电子档案长期保存方法研究

电子档案长期保存方法研究电子档案长期保存方法研究 档案信息化建设方面 电子档案是指具有参考和利用价值并作为档案保存的 电子文件，以及实体档案经数字化处理后形成的文字、图表、 图像、音频、视频等不同形式的历史记录。 近年来信息科技的进步改变了人类对信息的传播和存 储方式,当代档案不断地以电子形式被生产出来,而过去以纸 质为主要载体的档案文件也陆续进行数字化扫描,转置为电 子档案,国家政府机关的公文大多也是以纸本与电子形式兼 具的方式发布。数字信息具有易于传播、复制的特性，如何 长期保存电子档案呢，我们来研究电子档案长期保存方法。 一、一、电电子档案子档案长长期保存面期保存面临临的的问题问题 中 目前，电子档案长期保存的主要问题有以下几个方面： 自然灾害、人为原因、系统安全、保存载体的安全、电子档案 迁移风险及电子档案的真实性安全等。其中，电子档案的真 实性主要表现在两个方面：一是纸质档案数字化产生的电子 档案的真实性，二是信息系统产生的电子档案的真实性。 二、二、电电子档案子档案长长期保存的方法期保存的方法 1. 电子档案长期保存的政策法规建设。目前，我国关于 电子档案的有关政策、法规、法律还不是很健全，应当制定 专门的法律、法规，为我国电子档案管理提供可靠的保障。 2 在相关的法律、法规制定中，注重规范性和可操作性，管理 与技术并重，及时清理和修订现有相关法规制度，保证完整 配套。当前，我们要做的主要有三点：一是加快制度建设，要 根据我国的实际情况，借鉴国外在电子档案管理的经验基础 上，建立科学的、有利于电子档案长期保存的法律制度；二是 建立电子档案安全评估制度，制定一系列的保证电子档案资 源长期保存的体系结构；三是建立电子档案信息安全标准， 档案部门应加强网络安全防范和信息系统安全技术的研究， 研制出适合我国情况的电子档案的安全管理标准和技术。 2.数据备份与恢复方法。在日常数据信息系统的管理中， 应该注重数据备份工作，有效地减少电子档案灾害时所带来 的损失，主要是建立有效的数据备份和恢复机制。目前，我 们建议的是档案信息系统产生电子档案的日备份，定期大备 份，备份服务器的数据同步更新备份，成本不高，方便实用。 备份的时候要注意备份的完整性，一个完整的备份主要包括 数据备份系统、备份数据处理系统和完善的灾难恢复计划； 数字形态的电子档案，主要应该采用异地镜像保存的方法， 这样可以防止自然灾害所带来的毁灭性的灾难。 3.计算机防火墙与防病毒技术。安装防火墙主要有两种 方式，一种是防火墙软件，一种是设备防火墙。两种方式的 防火墙都各有优点，单位可以根据自己的情况来确定要使用 的防火墙。防火墙的安全策略主要有两条：一种是禁止方式 3 的防火墙，就是防火墙把所有不允许的通讯都给禁止掉，只 能通过被允许的数据信号；另外一种是允许方式的防火墙， 所有信号除了被禁止的都是可以通过的。防病毒技术除了安 装防火墙外还有以下几种：一是安装杀毒软件，安装正版的 杀毒软件，并且定时地更新和扫描；二是建立局域网，档案系 统不接入互联网，并且尽量限制使用移动设备；三是预订电 子邮件病毒警报服务，保证整个网络信息系统运行机制的安 全可控。 4.电子档案迁移和电子档案仿真技术。电子档案迁移和 电子档案仿真都是针对计算机技术的发展，系统的更新所不 得不采用的数据库升级，软件升级，将原系统中的数据迁移 到新的数据库或者系统中去。数据迁移是根据软件、硬件的 发展将电子档案资源迁移到不同的软件或硬件环境下，从而 保证电子档案资源可以在发展的环境中被识别、使用和检索， 从而进行电子档案的长期保存。根据迁移条件的不同，迁移 可以分为硬件迁移、软件迁移、版本迁移、格式迁移、载体迁 移及访问点迁移。目前数据迁移是电子档案长期保存的较优 选择，在迁移的过程中可以改变部分格式或者存储载体，这 样可以便于用户据此判断出所需信息的真实可靠性以及这 些电子档案与原始记录之间的联系。 电子档案仿真就是一个计算机系统对另一个计算机系统 的部分或全部的模拟，使模拟的计算机系统与被模拟的计算 4 机系统接收相同的数据，执行相同的程序，获得相同的结果。 也就是在新的系统环境下建立一个兼容原始数据、设备及其 管理系统的运行环境，使得原来的数据、设备和系统能运行 在现行的软硬件系统上，是延迟技术淘汰的一种方法。迁移 既有风险又有较高的费用，其主要风险是数据和格式的丢失、 信息失真，而仿真技术就可以避免这一问题的发生。但由于 其要求的技术较严格，目前还处于试验性阶段。这两种技术 都是电子档案档案长期保存的方法，各有各的特点，具体在 使用时应该根据实际情况来选择，尤其档案具有的原始记录 性特点，需要在最大程度上记录历史事实。工作人员在数据 迁移时要慎重选择。 5.物理安全方法。物理安全就是要保证计算机硬件设备 的安全，如计算机系统、信息管理系统、服务器、网络设备 （路由、交换机、光纤）的安全。具体策略主要有以下几种：一 是要严格遵守管理制度，防止外人非法进入计算机机房，避 免各种偷窃和破坏活动；二是要严格控制服务器和管理软件 的访问权限，利用用户访问认证，严格规定用户和管理人员 权限，防止有意和无意的非法操作所造成的系统安全问题； 三是防止电磁泄漏，确保服务器有个良好工作环境。 三、目前最有效的三、目前最有效的电电子档案子档案长长期保存方法是光期保存方法是光盘备盘备份。份。 随着档案行业信息化的快速发展，电子文件(档案) 大量产生， 档案工作面临着新的机遇和挑战，电子文件(档案)长期安全保 5 存问题是档案行最为关注的重要问题之一。电子文件(档案) 的 长期安全保存是未来相当长的历史时期的重要工作之一。脱 机备份、光盘备份是一个实际有效的方法。 电子文件(档案)的脱机备份、异质备份和异地备份工作中， 光盘以其存储适量、不可更改、寿命较长、文件便于查找、保 存成本低廉、数据可监测和寿命趋势可监测等突出特点已经 在档案行业电子文件长期保存方面得到普遍认同。 电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T38-2008 的公布实施，档案级光盘产品的上市以及光盘备份技术的形 成，三个基本要素的成熟与完善，光盘已经具备了成为电子文 件(档案)的长期安全保存有效载体的条件。 如如何何长长期期保保存存管管理理好好光光盘盘即即是是电电子档案子档案长长期保存方法期保存方法。 光盘管理可划分光盘管理、光盘保存和光盘长期保存应 注意的问题三部分。 （1）光盘管理：是对于从光盘选择、光盘制作、光盘检测、 光盘转运、光盘管理、光盘保存、光盘应用、光盘重制到光盘 销毁整个生命周期物流和信息流全过程的有效控制和监测。 建立光盘备份操作全过程可追溯性记录是光盘管理过程的 重要工作。 按照规范和实际需要建立光盘规范化的管理，包括光盘 信息管理、借阅管理、设备管理、监测管理。 （2）光盘保存：在产生合格的归档光盘产生之后，对于光 6 盘规范的保存是安全性保证的重要环节。按照规范归档光盘 长期保存必须盒装、竖立码放、避免挤压，放置在防尘，避光 的专用保存设备中。规范的保存条件十分必要，任何不规范 的操作，在长达 30 年以上的保存过程中都将被放大，后果难 与预料。 （3）光盘长期保存应注意的问题： 禁止在光盘盘面上粘贴任何标记，如果在盘面印刷面上 书写时应采用专业笔； 将光盘置于555，5%95%RH