外贸销售业务员岗位职责及相关工作流程

外贸销售业务员岗位职责及相关工作流程外贸销售业务员岗位职责及相关工作流程 一、岗位名称：外贸销售业务员 直接上级：外贸主管 定员标准：3 人 二、岗位职责 （一） 概述 主要负责联系国外客户，签订合同。 （二）工作职责 1、配合公司的所需，及时作好翻译工作 2、熟悉产品，对产品有所掌握，并能独立分析其尺寸及结构和给予准确的报价 3、熟悉产品在市场上的定位，找出不同产品报价时的区别 4、能独立开发客户，对外贸流程了解，对产品的规格、质量等都能给客户及时 的答复 5、能有随机应变的能力，处理好客户的疑问，并努力下单 6、生产过程应跟踪、验货，做到质量保证 7、能够独立制作整套单据和相关的检验证明等，并独立联系货代，将货物安全 送入仓库 8、及时通知客户和货代有关货物装运的情况 9、妥善保管客户的资料和样品，有条理的归档 10、退税核销要及时，将所需全套资料送给财务办理 11、 提交季度业务汇总和年度总结 12、 注意提升自身产品知识、英语和业务能力 13、在国外的重要节假日里，需发送电子贺卡以示问候，及时向客户提供我司最 新产品信息和产品目录 14、处理好与各部门的关系，并及时地向他们请教有关产品的最新信息和动态 15、协助外贸主管，参与对外谈判 16、根据外贸市场的变化，适时地对设计部开发新产品提出合理化建议。 三、工作内容 1、及时安排好打样。 要按客户的要求，书面详细列出打样单。打样单上应严格明晰四大要素：数量、 原材料、产品结构和工期。打样单应由主管签字后，方能递交工厂安排打样，如 涉及新开模具，应请示 主管；打样需新购原料或辅料， 应书面通知采购部购买。样品完成后，应仔细 审核样品，寄出前，必须拍照存入电脑档案。如果是新客户，样品是否向客户收 费、收多少、快递费是预付还是到付，需请示经理，由经理决定。总的原则是： 样品收费，运费到付。 2、严格把握“报价单”，精确地报出美金销售价格。 报价单(成本核算单)原则上是由工厂核算的。业务员在向工厂索取报价单(成本核 算 单)时，应拿到 Excel 的电子格式，而不是纸张打印件。拿到工厂提供的报价 单(成本核算单) 后，业务员应逐字逐行进行审核，检查是否有任何可能的差错。 特别要有能力看出明显的错误，如发现材料使用错误或者材料价格使用错误以及 尺寸有偏差等，应立即通知工厂，要求工厂立即改正错误。 当遇到工厂未能及 时提供报价单(成本核算单)，客户又要马上提供报价时，业务员应立即动手，收 集相应的报价单(和以前的类似报价比较)数据，自己制作出准确的报价单。 业务 员一定要将报价单中利润和销售利润率的情况记录下来,供日后参考。 美金卖价 确定后，原则上必须经经理审核后，方能对外报价。个别客户提出佣金 要求的， 业务员必须把事情的来龙去脉向主管汇报清楚，由经理决定如何操作。 3、积极主动与客户保持联系，促使客户及早下订单。 样品寄给客户之后，应在快递网页上查阅客户是否已经收到样品，确认客户样品 收到后， 应立即发信给客户，非常客气地询问客户对样品的评价，询问客户是 否有下订单的可能。 4、业务员应始终牢固树立“订单就是命令”的企业理念。 客户下订单后，业务员应在第一时间整理出公司内部业务联系清单或者厂内合同， 并立即下发到有关部门。客户下订单后，业务员应立即放下手头其它并非万分要 紧的事情，全身心投入到对客户订单的分析，围绕“数量、原材料、产品结构和 工期”四个要素，与打样时的最后确认样核对（必要时要再次与车间沟通） ，如 有客户交待不清的，应立即发电子邮件与客户 书面确认。客户确认后，立即填 写厂内合同并下发。从收到客户原始订单到厂内合同下发， 整个过程的时间， 能半小时解决的，坚决不能用 1 小时解决，能 1 小时解决的，坚决不能用 2 小时解决，以此类推。整个过程，最长不能超过 48 个小时。如果期间业务员正 好轮到休息， 则无条件调休。如客户原始订单有交待不清，业务员发电子邮件 后，客户在上班时间的 4 个 小时内没有回复的，此时业务员应立即做两件事： 第一，尽快联系客户，催促客户尽快书面回复；第二，口头汇报主管，讲明情况， 如主管提出新的建议的，立即按主管要求去做。 厂内合同的填写应全部反映出 客户订单的所有内容及要求，以便车间的准确贯彻和执行。厂内合同中应绝对杜 绝模糊语言，如“与上次一样”、 “与去年一样”、 “有关部门”等等。 在厂内合同的右 下角，业务员应手工亲笔签下自己的姓名，而不能在电脑中打印出自己的姓名。 手工亲笔签名，表明业务员已对订单的内容已经彻底审核，已经没有任何丝毫的 差错，也表明业务员已对此订单已经完全承担全部的责任。 当然，订单最终确 认的另一个重要的指标是客户 30%定金到账，或信用证到手。如定金或信用证未到位，可下发订单，让技术部 先计算用料，但要书面通知采购部：“所有物料采购等通知”。 5、把客户的包装要求完整、全面、清晰、及时地告诉包装部门，以保证包装物 品的及时到位。6、与技术部、采购部和生产部负责人全程保持沟通，了解订单 的算料、物料采购、生产安排、 实际生产动态和包装物品到位程度的最新情况。如主管或经理询问有关这些情况， 业务员必须能对答如流，绝对要避免“我 不知道”、 “我还不清楚”、 “大概”这样 的言语。 7、 会同技术人员和生产部质量检验人员， 作好详细的书面验货记录。 技术人员和生产部质量检验人员随时检查成品质量情况，作好详细的书面验货记 录。 如果发现成品有质量问题，应立即汇报外贸主管，并立即通知生产部负责 人，以便在第一时间采取措施。反映质量问题时，应随机抽样，列出数据，显示 质量问题的百分比，养成用数据说话的良好习惯。既不能以偏概全、小题大做， 更不能视而不见、无所作为。 8、业务员在验货时，同时应对订单的所有货号进行现场拍照，并存入电脑档案。 9、提早与生产部负责人沟通，预先安排好大货的出货计划。 负责人沟通出货计划确认后，先与客户确认，客户确认后，立即准备好所有出货 资料，并在第一时间订好舱位或航班。所有拖箱时间或送货日期确认后，应立即 发出书面“出货通知”。 “出货通知”的发放范围应明确书写清楚。 10、做好货款的回收。 如果是信用证付款,要在发货之前将信用证上所要求的所有单据准备齐全,并确保 无误,以避免银行审核过程中发现任何不符点,而造成货款回收的延误,如因业务员 缮制单据出现任何 纰漏而导致货款无法回收,业务员将承担相关责任。 11、按照财务会计的要求,月底之前及时将本月发货的每批货物的相应单据包括提 单复印件 、报关单复印件、场站收据、订单合同、装箱单以及税务局出口产品 专用发票 提交到财务部门 。以便财务部门及时办理核销及退税。 12、完成主管交办的其他事项。 四、岗位权限 1、产品定价权（范围内） 2、所跟进客户销售策略制定及建议权 3、申诉权 五、应负责任 1、对公司销售任务的完成负责 2、对销售货款回笼负责 3、对应有的各种统计资料、表格、档案的完整性、正确性、安全性负责 六、劳动条件和环境工作场所 办公室 环境状况：基本舒适。 台式电脑：1 台 固定电话：1 台 七、资历 1、工作经验：从事相关外贸工作 1 年以上。 2、学历要求：营销类，国际贸易类或相关专业大专以上学历，具有较好的英语 水平和口语能力，有一定的社会阅历和工作经验，掌握一定的销售理论。 八、身体条件及心理品质 身体条件及心理品质身体健康，为人处事正直、坦诚、 成熟、豁达、自信，有高度的工作热情，良好的团队合作 精神，较强的观察力 和应变能力。 九、岗位要求： 岗位要求：能力要求： （一） 能力要求： 1、 能利用互联网、展会、政府推介、平面媒体等渠道收集业务和客户相关信息， 做好信息收集、整理和分析工作； 2、 能利用互联网、展会、政府推介、平面媒体等渠道开发客户资源； 3、 能根据各种展会要求和外贸主管的策划方案布展，做好参展过程的各种协调 工作； 4、 能根据外贸经理的要求就外贸合同各个条款与客户交流磋商； 5、 能起草完整正确的外贸合同，并能落实合同的签订事宜； 6、 能与供货商或生产部门及时沟通，跟进外贸合同的进度，落实合同履行的各 个环节。 （二）知识要求： 1、熟练掌握国际贸易基础知识以及进出口业务的基本流程； 2、熟练掌握有关国际贸易的法律法规、国际惯例和行业标准； 3、熟练掌握交易商品的相关知识； 4、熟练掌握外贸英语函电基本知识； 5、熟练掌握外贸单证和国际结算基本知识； 6、熟练掌握参加展会基本知识； 7、熟练掌握运输和运输保险基础知识； 8、熟练掌握报检和报关基础知识。 （三）素养要求：