如何向上司和公众表达

案例一：给上司和客户看的案例一：给上司和客户看的技术报告技术报告 1.区分对象区分对象 个人感觉，最大的问题其实是区分说明文件的受众。基本上，类似于我们这 一级的工程师，是需要把自己面临的技术问题，以通俗化的语言描述反馈给 我们的技术“老大”，而“老大”获取这份文件之后，往往并不是终点，还得向 上一层传递和表达。某些时候，这些文件，也是需要给客户的工程师或者他 的 Boss，来说明某个问题。 因此，写此类报告，往往需要有几点要求： a.足够短，足够精干足够短，足够精干 因为越往上级传达，可能花在此问题的时间越短，所以得花较短的篇幅，将 最重要的点表达出来。 b.足够的背景说明与辅助文件足够的背景说明与辅助文件 文件需要保证能够在不补充的情况下，没有基本知识背景的条件下，看的人 也能够理解 75%以上。这就需要工程师自己准备一些说明材料，以最短的 时间，大概整理给老板，以便于其向上整理。 c.用词精确用词精确 已经有几任老大都觉得这是必要的。在本身篇幅较短的时候，用词不准将会 导致歧义等，将会使得事情变得非常糟糕。所以在做完内容，经过若干检查 后，对文辞的检查是非常重要的。需要特别注意的，还是基本英语的学习， 虽然大多数人都关注口语的表达，但写个简单的文档漏洞百出，结局会更惨。 而且在小会议厅里头，老板找你逐字逐句帮你挑错误，是何等的尴尬啊。 2.实际操作中的准备实际操作中的准备 在实际操作中，往往都是接到一个任务，比如老板希望把你某段时间中所遇 到的问题，以及某个项目中的 Issue，以总结的形式整理出来。往往是作为 其概述的一部分，因此需要注意几点： a.确定内容和范围确定内容和范围 与其在交代不清的前提下，死命整理材料，然后收获糟糕的评价，还不如耐 着性子，把要求仔细的分辨出来。这里就存在内容损耗和偏好问题。在确认 足够的清楚的条件下，整个文件最终的误差会在许可的范围内，或者可以经 过较小的修正就可以完成了。 b.屏蔽技术细节屏蔽技术细节 我经常犯的一个错误，就像写博文一样，把足够多的细节都整理出来了。脑 海中的问题，往往是个人的思维结果，一般而言，旁人是需要花很多的时间 去学习的，特别是离细节较远的老大们。这里就需要做足够的功课，把技术 的细节，以一种相对易懂的方式整理出来。目前理解的时间分配，可能需要 60 分钟准备基础材料，花更多的时间进行加工，最后检查也要留有足够的 时间 可能工程师们总以为陈述问题是相对容易和幼稚的活，但是糟糕的表达和沟 通，很可能会限制项目的效率。 案例二：如何写好案例二：如何写好 Presentation 材料材料 前段时间，对着公司很多人做了一个相对简短的 Presentation，是给其他工 程师科普一些相关的技术知识。虽然在小组里练过两次，在大组里头练过两 次，还是有些紧张和失误的地方。今明两天在公司里头被培训 REDX，觉得 想要讲好一个东西并不容易。谈谈我个人的一些看法： 1.做一个 Presentation 的前提，就是你必须对某个主题有着相对深入的认知 或者本身你就得有足够的经验和体会。在讲一个方面的内容的时候，演讲者 本人的思绪就是跳跃和浮动的，如果思绪在某个地方停顿和卡住，那么这个 地方就会成为一个败笔。更有可能出现的情况是，本身谈的一些内容就是错 误和片面的，这个事情就大了。所以，你即使自己很清楚的知道整个事情的 运行，也得花时间去看研究一些与之联系的理论(书本)、业界情况(论文)和 其他材料。因此首要做的事情，在圈定主题以后，得整理相关的资料使得信 息更为全面。 2.做一个结构清楚、信息干练和图文并茂的 PPT 材料。 a.结构清楚：由于演讲的时间有限，而且必须把演讲和问答的时间设置为 6：4 甚至更少，实际的情况，你会遇到听者更多的问题，互动环节也是能 够把演讲讲精彩，把材料讲清楚的一个重要的事情。结构清楚可以让听者清 楚的知道涉及的内容，避免在开始就遇到后面需要涉及的提问问题；也能让 读者在听之前就有机会概览整个演讲内容，找出自己感兴趣的地方。 b.信息干练：事实上，如果索引材料有太多的信息，很容易让听众产生只需 要阅读就能获取较多信息的判断，而忽略了演讲者需要添加的细节和分析过 程，这部分内容比结论更为重要。更何况这其中产生的思辨，能够给人以更 为直观的感受。 c.图文并茂：图给人以浅显的直观印象，文给人以主干和节点性概述。两者 的结合使用将使得主题脉络跃然纸上，为体会和提问产生足够的铺垫。 我个人对这方面做得比较糟糕，不过我相信用心做用心改，仔细体会容易得 到一些自己的风格。 3.找同事进行试讲 做完了 PPT 材料和自己的演讲稿，重要的就是找人练了。一方面是对材料 本身的修正，你在讲的过程中容易得到更多的反馈和问题，使得材料可以更 快地完善；另外一方面就是演讲本身的细节问题，这方面建议大家可以 google 一下，关键字为 Presetation 技巧，一篇典型的文章为：口头报告 (presentation)技巧。 再聊点相关的问题，在我任职的前后两个公司，就有人前仆后继地想要推进 形成 Presentation 的文化。搞到后面，这个事情就从交流知识演变成为政绩 工程，或者干脆就完全消失了。这里不妨探究一下这个事情的几个关键的点： a.多长的周期，多广的范围：这个事情的问题在于，你要让多少人去涉及， 听的人的范围和讲的人的范围。首先确定的事情，间隔周期不能过短，也不 能过长，要让人有时间准备也要让人有时间去听。 b.选题和激励：确定主题是个很让人难办的事情，很多主题可能有人很了解， 但是对其他的人可能并没有太多的意义。因此需要让人去选择合适的话题， 也要激励人去做抛砖引玉的材料。 c.改进和意义：事实上，做一个交流，对演讲者本身是有意义的，对听众也 是有意义的。我发现大