如何做好档案管理

搞好机关档案管理 为建设和谐社会服务 档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为原始记录保 存起来，以备查考的文字、图表、声像及其它各种方式和载体的文 件材料。而机关档案是各部门在建设和发展中直接形成并反映本单 位真实历史面貌的记录，是一个单位的自己的“文脉” ，更是一个地 区自身的宝贵财富。每个机关职能部门在长期工作中都形成了丰富 的档案资料。如何搞好机关档案管理，使机关档案更好地为建设和 谐社会服务，是档案管理部门的课题，也是其他职能机关的重要任 务。本文仅结合机关工作实际对加强档案管理工作进行初步探索。 一、一、机关档案工作的重要性机关档案工作的重要性 董必武同志在题赠档案工作的诗中写到：“典谟训诰，宝 之无佚；只字片言，亦所珍惜。规圆矩方，依时顺序，创业扩基， 前轨可迹 ，察往知来，视兹帮帙。 ”意思是说，宝贵的档案财 富，对当前和今后的建设事业都有好处。国务院办公厅颁发的机 关档案工作条例也指出：“机关档案工作是机关工作的组成部分， 是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实 面貌的一项重要工作。 ”机关部门担负着一个地区、一个领域的管理 工作，在工作中形成的大量档案资料对地区的建设发展，对深化社 会管理、对落实科学发展观，建设和谐社会都起着重要作用，具体 表现在： 、档案是搞好机关自身工作必须查考的材料。我们党和各级 2 政府历来强调开展各项工作都要加强调查研究，充分占有材料。档 案是机关过去工作活动的记录，机关工作人员要熟悉情况，总结经 验、制定计划、处理问题，常需要从档案中查考过去的记载。如果 有档案可查，许多问题就可以很方便地解决。否则就会给工作造成 困难和损失，出现不必要的麻烦。 、档案是和谐社会建设的重要基础。全部档案都是由各级政 府机关记录形成的。档案记载了本地区的政治、经济、科学、文化 等等活动的有关情况、成果、经验和教训。是过去开展工作的记录， 又是社会继续发展的基础。我们当前进行和谐建设，各项工作都要 利用档案，查阅参考过去的记载。因为有了完整准确的档案材料， 才使我们的建设少走弯路；因为有了完整准确的档案材料，才使我 们更好的落实科学发展观；因为有了完整准确的档案材料，才使我 们的各方面建设保持平衡稳健发展。 、档案是对群众进行宣传教育的生动教材。利用档案提供的 材料写教育文章、著书、讲课、办展览、创作文艺作品、为群众解 决困难，都能凝聚广大群众的思想，保持社会稳定，引导群众践行 三个代表，不忘八荣八耻，极富说服力和感染力。 二、当前机关档案管理中存在的问题二、当前机关档案管理中存在的问题 当前基层机关档案工作情况总体是好的，但由于各单位档案管 理参差不齐，有的单位还存在一些问题，影响了档案规范化管理， 如： 、材料管理不集中。机关工作事务烦杂，工作人员大都分管 3 几块工作，已形成的档案材料往往分散存放在项目负责者手中，有 时工作一忙，时有材料丢失。 、材料处理不规范。有些工作人员在平时形成档案材料时不符 合存档要求，如有的纸张大小不一，有的用圆珠笔、铅笔，有的字 迹潦草，有的材料无落款单位和时间，还有的单位没有建立工作 大事记 。 、材料收集不完整。每个机关都有长期都要做的工作，也有临 时增加的阶段性重要工作；有纸张性文字材料，也有录音、软盘、 光盘、照片等非文字材料；有工作计划总结，也有奖牌、荣誉证书； 有固定资产资料，也有产品说明书、保修卡等必存本册。以前在收 集材料时往往重视了“主件” ，而忽视了“附件” 。有的部门大事 记 、人员变动、单位基础数据变化等登记不及时，造成材料不完整。 、材料保管不严格。少数工作人员材料放置较乱，有的随便散 放在办公桌上，有的把材料装在纸袋里丢在柜子一角，还有的散放 在工作人员抽屉里。归档时很容易遗漏。 、档案全宗分类不科学。有的单位虽然重视了档案材料收集整 理，但分类不清，材料交叉，界限不明，卷内目录登记不规范，资 料查找起来非常困难。 出现以上问题的根本原因是工作人员缺乏档案管理知识，档案的 形成和保管意识淡漠。因此，亟待加强机关档案工作。 三、以建设和谐社会为目标三、以建设和谐社会为目标 改进机关档案管理改进机关档案管理 4 党的十六届四中全会提出了建设社会主义和谐社会的要求。我们 的档案工作要充分发挥在建设和谐社会中记录历史、服务社会、传 承文明、造福群众的特殊作用，紧密围绕和谐社会建设，大力加强 档案业务建设，筑牢档案管理基础，强化档案服务功能，增强档案 活力，当好建设和谐社会的“后勤” 。根据基层单位档案管理的现状， 当前上级档案管理部门和机关领导要切实抓好机关档案管理的组织、 培训、指导等系统性工作，应着重从以下几方面入手： 、开展机关档案工作的调查研究。深入了解下属单位档案管 理情况，找出存在问题和产生问题的原因，结合实际，制定和完善 机关档案管理办法 。对档案材料的形成、收集、整理、鉴定、保 管期限、检索、利用、保密、移交等做出规范，以便各机关部门落 实执行。 、加强培训。采取上级档案管理部门集中辅导，组织机关工作 人员走出去参观学习，请专业人员来本单位具体指导，组织观看档 案知识光盘，进行岗上档案知识考核等方法，重点提高基层档案工 作人员档案管理水平和部门领导的档案管理意识，带动其他工作人 员掌握档案业务一般知识。对用纸、用笔、字迹及行文格式、资料 保管等相关要求都要熟悉，同时加强工作人员对搞好档案工作重要 性的教育，增强机关工作人员的档案意识。 、指导机关各部门注意保存有价值的资料。档案管理部门要在 掌握各机关主要职能的基础上，明确各部门档案材料的收集范围， 收集范围相对要宽些，以利于鉴定整理。要求机关工作人员在平时 5 注意保存和收集一切与地区建设相关，有档案价值的资料，如业务 资料、文件资料、经验资料、政策资料、专题资料、剪报资料、照 片资料、光（软）盘资料、综合资料、会议记录等等，力求归档材 料的全面、准确、有价值、可利用。 、结合机关职能实际进行全宗档案科学分类，以方便管理检索 使用。根据档案管理理论和机关工作实际，机关全宗档案应按年度 和按问题相结合的方法来制定分类方案，如下图： 机关档案分类大纲 年 度 综 合 工 作 类 党 群 工 作 类 劳 动 人 事 类 财 务 工 作 类 职 能 业 务 类 职 能 业 务 类 职 能 业 务 类 职 能 业 务 类 职 能 业 务 类 行 政 后 勤 类 照 片 软 盘 类 这种分类方法的好处，一是克服了按组织机构分类时，由于内 部机构时而增减、时而合并带来的分类难题；二是克服了按组织机 构分类常出现的有部门档案材料过多，有部门档案材料过少问题； 6 三是克服了按组织机构分类时的几个部门联合办公务、联合发文件 带来的归档材料的重复和混乱；四是机关部门每年工作增减有变化， 按问题分类可随年度实际工作增减而增减类别。这样分类就保证了 档案管理的隐定性、统一性、内容排斥性和类别伸缩性，既有连续 性、便于检索，又能适应事物客观发展变化的需要。 、鉴于机关工作事务烦杂，为防止平时档案材料的遗失，保 证归档的全面，应该采取部门对档案材料日常积累与定期收集相结 合方法，在日常注意保存基础上，应每季或半年集中收集一次，按 照档案分类大纲分类存放，集中保存，年底全面鉴别、整理、立卷、 归档。 、上级档案管理机关要加强对基层档案工作的检查，深化和 完善档案管理评级标准，并将档案管理水平作为对部门领导和部