行政公文处理规范(转)

行政机关公文处理办法 第一章 总 则 第一条 为使 xxxxx 的行政机关公文处理工作规范化、制 度化、科学化，提高公文处理工作的质量和效率，特制定本办法。 第二条 xxxxx 的公文是指市农信办和各县级行社在各种 公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是市农信 办和各县级行社依法行政、进行公务活动的重要工具。 第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归 档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条 公文处理应当严格执行国家法律、法规等有关规 定，坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。 第五条 xxxxx 和 xxxxx 是公文处理管理部门，主管本机关 的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。 第六条 公文处理管理部门应指定专人负责公文处理工作， 并严格遵守本办法。 第二章 公文种类 第七条 xxxxx 常用的公文种类主要有： （一）决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位 及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 （二）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （三）通知 适用于传达上级机关的指示；要求下级机关办理和需要知道 或执行的事项；批转下级机关的公文或者转发上级机关、同级机 关和不相隶属机关的公文；发布规章、制度、办法，任免人员。 （四）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要情况以及需要下级或 同级机关周知的事项。 （五）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议， 答复上级机关的询问。 （六）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 （七）批复 适用于答复下级机关的请示事项。 （八）函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，向平 级业务主管部门请求批准和答复审批事宜等。 （九）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第三章 公文格式 第八条 公文一般由眉首、主体、版记三部分组成。公文首 页红色反线以上部分统称为眉首，红色反线（不含）以下至主题 词（不含）之间的部分统称为主体，主题词以下部分统称为版记。 第九条 公文眉首包括公文份数序号、秘密等级和保密期 限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。 （一）公文份数序号 带有密级的公文，应当用阿拉伯数码在版心左上角第一行 顶格标识公文份数序号。公文份数序号不能低于两位（1 编为 01）。 （二）秘密等级和保密期限 涉及国家和商业秘密的公文应当标明密级和保密期限，秘 密等级和保密期限并排，之间用“”隔开；如有具体保密期限应 当明确标注，凡未标明或者未通知保密期限的秘密事项，其保密 期限按照绝密事项 30 年、机密事项 20 年、秘密事项 10 年认定。 （三）紧急程度 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。 （四）发文机关标识 发文机关标识由发文机关全称或者规范化简称加“文件”组 成。下行文和平行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为 25mm，上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为 80mm。发 文机关标识用红色小标宋体字，字号不得超过 19mm14mm。 （五）发文字号 发文字号由机关代字、年份、序号组成，用 3 号方正仿宋体 字标识在红色反线之上 4mm 处。下行文和平行文发文字号居中 排列。上行文发文字号居版心左边缘空 1 字排列。其中：年份、序 号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，不加“年”字，用六角括号 “”括入；序号不编虚位（即 1 不编为 01），序号前不加“第”字，序 号后不加“文”或“发”字。例如：三农信 X20XXXX 号。 （六）签发人 上行文须标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。签发 人姓名居版心右边缘空 1 字；签发人用 3 号方正仿宋体字，签发 人后标全角冒号，冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓名。签发人 必须是单位负责人（单位正职或主持工作的负责人）。 第十条 公文主体包括公文标题、主送机关、公文正文、附 件、附注、成文时间、公文生效标识（印章）等内容。 （一）公文标题 公文标题包括发文机关名称、公文主要内容、公文种类，在 红色反线下空 2 行，用 2 号小标宋体字，一行或多行居中排列。 标题力求准确简要，除法规、规章外，一般不用标点符号。回行 时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 批转或转发的请示、报告、意见或资料性没有抬头的文件， 标题不冠机关名称。转发公文标题中应避免介词“关于”和文种 “通知”重复出现，禁止出现类似“关于转发关于 XXXX 的通知的 通知”现象。具体处理方法：一是省略法，省略原文中介词“关于” 和文种“通知”，直接拟为“XX 转发 XXXX 的通知”。二是替代法， 用发文字号作为新拟标题的事由，以替代原文标题。例如：“XX 转发 XX20XXXX 号文件的通知”。三是直转法，如遇层层转发 的文件，上级转发时没有提出要求的，可以直接转发初始发文单 位文件，不要间接层层转发。 （二）主送机关 主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范 化简称、统称。在标题下空 1 行，左侧顶格用 3 号方正仿宋体字， 回行时仍顶格；主送机关后标全角冒号。 （三）公文正文 正文是公文的主体。正文用 3 号方正仿宋体字，每自然段左 空 2 字，回行顶格。文中如出现数字、年份的用阿拉伯数码，且 不能回行。文中如有小标题，第一层小标题用 3 号黑体字，第二 层小标题用 3 号楷体字。需标结构层次序数的，第一层为“一”， 第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。 （四）附件 公文如有附件，在正文下空 1 行左空 2 字用 3 号方正仿宋 体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件超过两个（包含）以 上的使用阿拉伯数码标注序号。例如：“附件：1. XXXX”。附件名 称之后不加标点符号，回行时与附件序号后的附件名称对齐。附 件和正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格用三号黑体字 标注“附件”或“附件 X”。 （五）成文日期 成文日期以领导最后签发日期为准。成文时间用汉字将年、 月、日标全，“”不得写为“零”，“一月”不得写为“元月”。例如： 二XX 年 XX 月 XX 日。成文时间居正文或附件下空 3 行，最 后一个字居右版心空 4 字。 （六）公文生效标识（印章） 公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。加盖印章采用下套方 式，上距正文 2mm4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红 色。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应适当调整 行距、字距，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正 文”的方法。 （七）附注 公文如有附注（需要说明的其他事项），用 3 号方正仿宋体 字，居左空 2 字，加括号标注在成文日期下一行。例如：请示性公 文一般要加附注“（联系人：XXX 电话：0398- XXXXXXX）”。 第十一条 版记包括主题词、抄送、印发机关和印发时间等 内容。 （一）主题词 公文应当标注主题词。主题词的词目按类别词、类属词、文 种词的顺序排列，一般不超过 5 个。“主题词”用 3 号黑体字，居 左顶格标识，后标全角冒号；词目用 3 号小标宋体字；词目之间 空 1 字，不用标点符号。 （二）抄送机关 公文如有抄送，在主题词下一行，左空 1 字用 3 号方正仿宋 体字标识“抄送”，后标全角冒号；多个抄送机关的用逗号隔开， 回行与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。 抄送机关应当使用全称或者规范化简称、统称，并按照党、政、 军群顺序排列。 （三）印发机关和印发日期 位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占 1 行位置， 用 3 号方正仿宋体字标识。印发机关左空 1 字，印发时间右空 1 字。印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数码标识。 （四）版记中的反线及位置 版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。版记应置于 公文最后一页（即第四页或四的倍数页）。 （五）页码 用 4 号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下 1 行，数码左右各放一条 4 号一字线，一字线距版心下边缘 7mm。 单页码居右空 1 字，双页码居左空 1 字。无正文的空白页不标页 码。 第十二条 公文中的表格 公文如需附表，横排 A4 纸型表格，应将页码放在横表的左 侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表 头在订口一边，双页码表头在切口一边。 第十三条 排版印刷 公文按照 A4 型纸排版，用 A3 型纸印刷，骑马装订。版心尺 寸 156225mm。页面设置：上页边距 39mm，下页边距 33mm，左 页边距 27mm，右页边距 27mm。文档网格：指定行和字符网格， 每页 22 行，每行 28 个字，跨度（行距）28 磅。 第四章 行文规则 第十四条 公文的行文关系根据隶属关系和职权范围确定， 不得越级请示和报告。 第十五条 属于单位职权范围内的事务，一般应当由单位 自行发文；如涉及其他单位职权的，可与其他相关单位联合行文， 联合行文应当明确主办单位；需政府审批的事项，须经政府同意 后方可发文，文中应标明“经政府同意”字样。 第十六条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需 要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关， 也不得抄送个人。“报告”可以提出意见和建议，但不得夹带请示 事项。 第十七条 向上级机关报送“请示”、“意见”和“报告”，应报送 上级机关办公室。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得直 接报送上级机关负责人，不得多头报送，也不能抄送上级机关有 关负责人。 第十八条 与不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问 题，向有关主管部门请求批准，或者向来文机关答复请求批准的 事项，应当使用“函”，不得使用“请示”或“批复”。 第十九条 转发文件一般不转原文件的发文机关标识和版 记。 第二十条 公文发文字号不得随意增加、裁减或修改。确需 废除原有发文字号或启用新发文字号的，应下发废除或启用通 知，并抄送上级机关备案。 第二十一条 发文应坚持少而精的原则，提高质量，控制数 量。凡是可以用电话、协商、原件批回等方式解决的问题，不发 文件；凡是可以用便函解决的问题，不发正式文件；贯彻上级文 件，必须结合实际，提出切实可行的贯彻落实意见。 第六章 发文办理 第二十二条 发文办理指以本机关名义制发公文的全过程， 包括草拟、审核、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、分发等过 程。 第二十三条 发出的公文，原则上“谁主办、谁拟稿”，主办 部门经办人员及部门负责人负责拟稿、填制发文处理签。 第二十四条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事 项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行 文。如有分歧，应当积极协调，仍不能取得一致时，应及时报请 领导协调。 涉及其他部门职权范围内事项的公文，应由其他部门会稿。 拟稿人和参加会稿人应在相应栏内签名。 第二十五条 草拟公文应当符合以下要求： （一）公文内容要符合国家的法律、法规，符合金融方针政策。 拟稿人应当主动查询有关资料和过去办理的相关文件，做好衔 接。 （二）起草公文应当实事求是，观点明确，表述准确，结构严 谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，文字精炼，言简 意赅。 （三）公文的文种应当根据行文的目的、职责和与主送机关 的行文关系确定。 （四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据需要确定 紧急程度。 （五）人名、地名、数字、日期、引文准确、规范。 1.引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用公文一般应 当原文引用，引用的原文部分应当标注引号；不便原文引用的， 必须准确引用原意，不标注引号。引用外文应当注明中文含义。 2.公文中，同一人员、机构、地点的称谓应当前后一致。使用 简称应当用规范化简称，如使用非规范化简称，应当先用全称并 注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次 出现时注明准确的中文译名。 3.公文应当使用国家法定计量单位。 4.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、 词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必 须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 5.日期应当写具体的年、月、日。 （六）会议纪要和领导讲话的起草时限 1.各类会议纪要，应在会后 2 个工作日内起草完毕，需征求 与会人员意见的，会后 4 个工作日内整理完毕交综合科（办公室） 审核。 2.需印发的领导讲话，应在会后 2 个工作日内整理修改完毕， 经领导本人审核同意后交综合科（办公室）审核。 第二十六条 公文审核 （一）公文审核实行分级负责制。主办部门负责人要对文稿 内容、数字的真实性、准确性负责，要全面核稿，并签署意见。涉 及几个业务部门的文稿，主办部门负责人审签后，需送有关部门 负责人会签。部门负责人审签后再送综合科（办公室）核稿。 （二）公文送领导签发前，除涉及人事或领导同志有特殊要 求外，应当由综合科（办公室）进行审核。核稿的重点是：是否确 需行文，是否符合法律法规、金融方针政策及有关规定，涉及其 他部门的事项是否已协商、会签，行文方式是否妥当，文件要素 是否齐全，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，拟稿部门、 拟稿人是否明确，主办部门及部门负责人是否有明确审核意见， 文字的表达是否清楚明了，公文格式是否符合本办法等。 （三）综合科（办公室）收到办文部门的文稿应即时办理。当 天收到的文稿，应在下一工作日核稿完毕；注明特急或急件的文 稿，要即时核稿；因有重大会议筹备等特殊情况不能及时核稿时， 向相关部门说明原因后顺延核稿时间。 （四）公文经审核，如需进一步明确政策、清稿、会签、补充 附件、修改较大或不需要发文等，综合科（办公室）应与相关部门 协商，协商一致的，交主办部门修改；协商不一致的，可附退稿意 见退回主办部门，或向领导做出说明。 （五）凡草拟文稿出现有结构不合理、逻辑不严密、数字不衔 接、口语化严重、错别字出现 5 处以上等情况的，综合科（办公室） 有权作退稿处理；草拟稿每被退回 1 次，核稿时间顺延 1 天，第 二次送审时仍有同样错误的，综合科（办公室）应进行通报或进 行相应处理；主办部门要求文稿内容不得修改的，部门负责人或 拟稿人应在文稿注明“不得修改”字样并签名，以示文责自负。 第二十七条 以本机关名义制发的上行文，由主要负责人 签发；以本机关名义制发的下行文和平行文，由主要负责人或主 要负责人授权的其他负责人（主管领导）签发。 一般情况下，领导在收到送审的文稿后 1 个工作日内完成 审签，超过 1 个工作日的，综合科（办公室）应适时进行提醒。 第二十八条 公文复核 公文正式印制前，综合科（办公室）应将定稿公文交主办部 门校对，校对结束后文秘人员应当进行复核，重点是：审批、签发 手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经 复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。 第二十九条 公文缮印 （一）公文文稿经领导签发、综合科（办公室）编发文字号和 核定份数后，应在半个工作日内按规定的公文格式排版完毕并 由主办部门对文稿进行最终校对、签字确认。 （二）未按规定审批、签发的公文，一律不得印制。 （三）经主办部门校对后的文稿，综合科要确保在半个工作 日之内印制完毕；注明特急或急件的文稿，即时付印。 （四）印制文件要准确、迅速、整洁、美观、清晰，符合公文格 式的要求。 （五）文印工作人员要严格文印登记手续，做到来文有登记、 取文有签字，杜绝文件丢失和漏印。要增强保密意识，严守机密， 妥善处理废版废页，杜绝口头或文字泄密。要按照先急后缓，保 证重点的原则，确保时效，做到急件急办。 第三十条 用印。公文用印前，文秘人员应对照本办法逐项 审核，确认无误后方可加印。 第三十一条 文件的校对、报送、留存工作由主办部门负责； 文件的分发、立卷、归档、管理工作由综合科（办公室）负责。 第七章 收文办理 第三十二条 收文办理是指对收到公文的办理过程，包括 签收、登记、审核、拟办、转办、承办、催办等程序。 第三十三条 单位收到的公文应交与综合科（办公室）收文 人员，收文人员签收公文应当逐件清点，并登记收文登记簿和来 文处理签。 第三十四条 收到公文后，综合科（办公室）应及时提出拟 办意见，然后送领导阅批。紧急公文，应当明确办理时限，直接 送相关部门阅办。 （一）上级机关来文，一般按领导班子成员排名顺序传阅。急 办的，可先送分管领导和相关部门阅办，再送其他人员传阅。 （二）下级机关来文，应先审核。经审核，符合本办法规定的 方可按流程办理。属于重要的报告、请示和情况反映，分送主要 领导、分管领导阅批，其他的分送有关部门阅处。 第三十五条 网上传阅公文的，收文人员应当及时将收到 公文扫描上传到办公网，并填写来文处理签，然后转至综合科 （办公室）负责人，由综合科（办公室）负责人签署拟办意见后，转 至领导阅批。紧急公文，传送领导阅批同时，可先行传阅