集团行政管理导则(终稿).ppt

行政管理导则 二二 一二年十二月一二年十二月 东 宇 集 团 *集团行政管理导则集团行政管理导则 二二 目 录 一一 三 导 言 基本概念篇 管理篇 制度篇 五 结束语 四 *集团行政管理导则集团行政管理导则 导 言 行政管理是行政管理是*企业运营管理的重企业运营管理的重 要组成部分。建立卓越的行政管理体系要组成部分。建立卓越的行政管理体系 将对将对*企业的高效运营及战略的执行企业的高效运营及战略的执行 具有重大意义。具有重大意义。 为建设高效的行政管理体系，为使为建设高效的行政管理体系，为使 *企业经理人掌握行政管理方法，特企业经理人掌握行政管理方法，特 制定本导则。制定本导则。 *集团行政管理导则集团行政管理导则 基本概念篇 v 行政管理 v 档案 v 档案管理 v 通讯管理 v 商业秘密 v 工商事务管理 v 企业资质 v 企业认证 v 办公用品 v 配额消耗品 v 配额管制品 v 重要会议 v 公共关系 v 诉/非诉案件 *集团行政管理导则集团行政管理导则 管 理 篇 一、*企业行政管理理念 二、*集团行政管理组织体系及主要职责 三、*企业行政管理方案 四、*企业行政管理检查 五、*企业行政管理考核评价 六、*企业行政管理问责 *集团行政管理导则集团行政管理导则 1、行政管理是*企业价值链的枢纽。 2、“保证执行”立足于“督办协调”，“办公服 务”立足于“一体化服务”。 3、领导看不到、听不到、想不到、做不到的， 行政管理团队要看到、听到、想到、做到， 并做细、做好。 一、*企业行政管理理念 *集团行政管理导则集团行政管理导则 二、二、*集团行政管理组织体系及主要职责集团行政管理组织体系及主要职责 集团公司主管高级集团公司主管高级 副总裁副总裁 集团公司总裁办集团公司总裁办成员企业行政高管成员企业行政高管 成员企业行政管理部门成员企业行政管理部门 成员企业事业部行政管理部门成员企业事业部行政管理部门/ /岗位岗位 *集团行政管理导则集团行政管理导则 集团公司主管高级 副总裁 1、主持制定行政管理年度工作计划并报总裁批准； 2、协调并处理行政管理中的问题，对重大问题提出 解决方案，报集团公司总裁批准。 集团公司总裁办 1、完善并实施*集团行政管理导则； 2、组织行政管理考核与评价； 3、行政管理日常工作。 成员企业行政高管 1、在本企业组织贯彻*集团行政管理导则； 2、主持制定本企业行政管理年度工作计划，报本企 业ceo批准； 3、协调并处理本企业行政管理中的问题，对重大问 题提出解决方案，报本企业ceo批准。 成员企业 行政管理部门 1、贯彻*集团行政管理导则； 2、落实本企业行政管理年度工作计划； 3、组织本企业行政管理考核与评价； 4、本企业行政管理日常工作。 成员企业事业部行 政管理部门/岗位 1、贯彻*集团行政管理导则； 2、本部门行政日常管理工作； 3、执行本企业行政管理年度工作计划。 二、二、*集团行政管理组织体系及主要职责集团行政管理组织体系及主要职责 *集团行政管理导则集团行政管理导则 三、三、*企业行政管理方案企业行政管理方案（点击查看）（点击查看） 会议管理会议管理 档案管理档案管理 印鉴管理印鉴管理 保密管理保密管理 通讯管理通讯管理 车辆管理车辆管理 资质及认证管理资质及认证管理 工商事务管理工商事务管理 办公用品管理办公用品管理 办公环境管理办公环境管理 员工福利发放管理员工福利发放管理 文体娱乐活动管理文体娱乐活动管理 企业文件管理企业文件管理 外部公共关系管理外部公共关系管理 督办管理督办管理 法律事务管理法律事务管理 办公服务管理办公服务管理 *集团行政管理导则集团行政管理导则 四、四、*企业行政管理检查企业行政管理检查 检查项权重检查内容及标准 保证执 行抽查 从办公管理 要点中随机 抽取10项 50% 制度与流程执行情况；发现一项未执行 扣5分； 办公服 务抽查 从办公服务 一体化服务 措实中随机 抽取10项 50%措施是否落实，一项没落实扣5分； 为保证*企业行政管理制度、流程得到切实的贯彻，集团公司将 对各成员企业进行年度行政管理工作检查。 在行政管理检查过程中，对扣分项应根据情节决定是否问责。 *集团行政管理导则集团行政管理导则 四、四、*企业行政管理检查企业行政管理检查 说明: 一、集团对各成员企业行政管理检查结论分四等级： a：优秀95分以上（含95分） b：良好85分以上（含85分） c：一般80分以上（含80分） d：不及格79分以下（含79分） 二、行政管理检查结果应用： 1、对行政管理检查发现重大偏离及结果不及格企业将实施 问责。 2、此检查结论直接应用在“考核评价体系”中，其权重设置 为30%。 *集团行政管理导则集团行政管理导则 五、五、*企业行政管理考核评价企业行政管理考核评价 *集团实行行政管理两级考核评价： 第一级：集团公司对各成员企业的行政管 理进行考核评价； 第二级：各成员企业组织对本企业各事业 部的行政管理考核评价。 考核评价标准如下： *集团行政管理导则集团行政管理导则 考核内容 权重（% ） 考核评分标准 督办管理5% 出现一次被三级以上（含三级）问责处罚 ，扣1分 保密管理4% 印鉴管理4% 企业文件管理4% 办公用品管理4% 办公环境管理4% 法律事务管理5% 外部公共关系管理4%发生一次重大外部公共关系失误，扣4分 会议管理4%出现一次会议事故，扣1分 （常见事故表点击查看） 五、五、*企业行政管理考核评价企业行政管理考核评价 集团公司对成员企业的行政管理考核评价表 *集团行政管理导则集团行政管理导则 考核内容 权重（% ） 考核评分标准 工商事务管理4% 出现一次被三级以上（含三级）问责处罚 ，扣1分 资质及认证管理4% 档案管理4% 员工福利发放管理4% 文体娱乐活动管理4% 车辆管理4% 通讯管理4% 办公服务管理4% 集团公司对成员企业的行政管理考核评价表 五、五、*企业行政管理考核评价企业行政管理考核评价 *集团行政管理导则集团行政管理导则 考核内容 权重（% ） 考核评分标准 保密管理10% 出现一次被三级以上（含三级）问责处罚，扣 1分 印鉴管理10% 办公用品管理10% 办公环境管理10% 法律事务管理10% 资质及认证管理10% 档案管理10% 文体娱乐活动管理10% 通讯管理10% 会议管理10%出现一次会议事故，扣1分 成员企业对事业部的行政管理考核评价表 五、五、*企业行政管理考核评价企业行政管理考核评价 *集团行政管理导则集团行政管理导则 五、五、*企业行政管理考核评价企业行政管理考核评价 说明： 一、集团每年度将组织一次对各成员企业行政管理总体情况进行考核 综合评价，评价结论分四级： a：优秀 95分以上 b：良好 85-94分 c：及格 75-84分 d：不及格 74分以下 二、行政管理考核评价结果应用： 1、考核评价结论直接进入到企业/事业部核心管理团队成员素质考 评； 2、对不及格企业进行行政管理一级问责。 *集团行政管理导则集团行政管理导则 * *企业严格贯彻企业严格贯彻*集团行政管理导集团行政管理导 则则，并对在行政管理过程中出现的问题和，并对在行政管理过程中出现的问题和 违反本导则的行为实施行政管理问责。违反本导则的行为实施行政管理问责。 各成员企业可结合本企业经营管理活动各成员企业可结合本企业经营管理活动 中可能存在的失责表现补充问责内容。中可能存在的失责表现补充问责内容。 六、六、*企业行政管理问责企业行政管理问责 *集团行政管理导则集团行政管理导则 行政管理问责 责任等级失责表现 一级 1.不按工商事务管理相关流程进行注册、变更、注销； 2.与媒体、政府、社区、合作伙伴关系出现严重失误，给企 业造成严重后果； 3.违反集团公司车辆调度流程，造成车辆事故及人员伤 亡； 4.忽视岗位办公环境安全，造成重大财产、人员损失； 5.不参加集团公司集中采购，导致采购成本上升； 6.重要事项没有督办； 7.重要档案没有归档； 8.年度内未经准假缺席/严重迟到且拒绝改正； 9.泄露aaa级企业信息，造成严重后果； 10. 公司重要印鉴丢失； 11. 违反集团公司诉与非诉立案流程，造成严重后果 ； 12. 未进行普法教育； 13. 不执行法律服务集中采购及外聘律师管理制度； 14. 年度行政管理考核评价不及格; 15. 其他行政管理事项未按流程/一体化服务方案标准执行 ，并造成严重损失/不良影响； *集团行政管理导则集团行政管理导则 行政管理问责 责任等级失责表现 二级 1.延误工商年检，影响企业正常经营； 2.工商注册项目变更，不能及时办理其他相关变更（银行、税务 、组织机构代码证）； 3.故意损坏、挪用工商执照，造成不良后果； 4.车辆维修不执行相关标准，造成经济损失； 5.丢失、损坏企业认证与资质，给企业造成不良后果； 6.经理人在规定时间内不能保证通讯畅通，造成不良后果； 7.不执行档案调阅权限，忽视档案密级管理，造成不良后果； 8.员工文体娱乐活动的开展影响企业正常运营，造成不良后果 ； 9.督办事项没有进行整理与反馈； 10. 重要会议出现严重失误，造成不良后果； 11. 涉密岗位没有纳入安全点管理； 12. 案件管理拒绝导入项目管理技术，不制定项目管理方案； 13. 没有法律事务相关的制度及流程； 14. 诉/非诉案件未及时立案； 15. 将职务活动中形成的应当归档的文件、资料据为已有，拒绝 向本企业档案管理部门移交； 16. 其他行政管理事项未按流程/一体化服务方案标准执行，并 造成较大损失/不良影响； *集团行政管理导则集团行政管理导则 行政管理问责 责任等级失责表现 三级 1.岗位责任人发生变动，不进行正常交接手续，造成不良 后果； 2.用印文件未及时存档，导致没有备查资料； 3.年度内二次未经准假缺席/严重迟到者； 4.无故拖延用印，影响正常办事效率； 5.高管日程安排出现失误，造成一定影响； 6.没有实行通讯地址的统一管理及审批制度，导致通讯障 碍； 7.没有提前告知用印人文件对应的审批权限； 8.办公电话没有采取控制通讯费用成本措施，导致通讯费 用的增长； 9.档案保存不当，造成损失 ； 10. 福利采购经费超过预算的5%； 11. 其他行政管理事项未按流程/一体化服务方案标准执 行，并造成轻微损失/不良影响； *集团行政管理导则集团行政管理导则 行政管理问责 责任等级失责表现 四级 1.不填写用印登记簿； 2.用印失误； 3.遗失存放印鉴的柜门钥匙； 4.会议安排或会议服务出现失误； 5.因驾驶员自身原因，出现出车延误； 6.报销人员移动电话没有采用任何资费优惠政策； 7.通讯录更新不及时，影响办公通讯联络； 8.总机岗位管理不善，影响办公通讯联络； 9.没有信函管理存根制度，导致信函丢失及纠纷； 10. 浪费办公用品，携带办公用品回家私用； 11. 未与集团沟通私自进行诉讼案件处理； 12. 诉与非诉案件资料丢失； 14. 未建立档案工作或档案管理制度； 15. 档案保管条件差，危及档案安全； 16. 其他行政管理事项未按流程/一体化服务方案标准执行 ，并未造成损失。 *集团行政管理导则集团行政管理导则 制 度 篇 序号要素分类制度及流程 1督办管理 *集团执行力管理导则 集团公司督办管理系列流程 集团公司行政管理条例 2会议管理 集团公司会议组织工作细则 集团公司重要会议管理系列流程 集团公司一般会议管理流程 集团公司一般会议服务流程 3保密管理*集团保密管理制度 *集团保密协议 4印鉴管理集团公司用印管理流程 5企业文件管理沈阳*集团股份有限公司文件处理条例 *集团行政管理导则集团行政管理导则 制 度 篇 序号要素分类制度及流程 6办公用品管理*集团办公用品配置标准 7法律事务管理 集团公司律师聘用管理系列流程 集团公司诉与非诉立案流程 集团公司诉与非诉案件案例集 8工商事务管理*集团工商管理系列流程 9档案管理集团公司档案管理系列流程 10车辆管理 集团公司车辆管理系列流程 集团公司公务用车管理规定 集团公司驾驶员上岗考核标准 11通讯管理集团公司通讯管理系列流程 *集团行政管理导则集团行政管理导则 制 度 篇 序号要素分类制度及流程 12办公环境管理*集团办公环境装修审批流程 13企业文件管理集团公司文件收发流程 14办公服务管理 *集团高管一体化服务方案 *集团私车一体化服务方案 集团公司档案调阅一体化服务方案 集团公司法律咨询一体化服务方案 集团公司员工渡假一体化服务方案 集团公司员工特殊情况用车一体化服务方案 集团公司员工通勤一体化服务方案 做好行政管理定会事半功倍！做好行政管理定会事半功倍！ 外部公共关系管理外部公共关系管理 *集团行政管理导则之集团行政管理导则之 *集团行政管理导则集团行政管理导则 和谐互惠 公益在先 积极互动 共同发展 外部公共关系管理原则 *集团行政管理导则集团行政管理导则 外部公共关系管理要点 管理项目管理要点 政府关系 1.响应国家各级政府有关部门下达的各种文件、颁布的各 种法令，及时、全面、准确地掌握政府的有关方针、政策； 2.充分了解政府机构的设置、职能结构、工作范围和办事程 序，通过对外宣传，使国家各级政府有关部门对企业有所了 解； 3.遵守国家各级政府和有关部门颁布实施的各种法规制度； 4.在信任和理解的基础上，与国家各级政府有关主管部门 的工作人员保持经常性的联系，以提高办事效率； 5.坚持依法纳税、属地纳税。 *集团行政管理导则集团行政管理导则 外部公共关系管理要点 管理项目管理要点 社区关系 1. 响应社区管理部门下达的各种文件、颁布的各种规章制 度； 2. 遵守社区管理部门颁布实施的各种规章制度； 3. 充分了解企业所在社区的发展规划及目前存在的突出问题 ； 4. 支援社区建设，发动员工自觉、自愿地参与社区的各种 公益活动； 5. 资助企业所在社区的各项公益事业； 6. 通过企业的成长，增加企业所在社区人口就业机会； 7. 经常自动自发地反醒企业给社区带来的不便或损害； 8. 扶助社区弱势群体。 *集团行政管理导则集团行政管理导则 外部公共关系管理要点 管理项目管理要点 媒体关系 1. 掌握媒体信息，建立媒体信息库； 2. 根据企业战略的定位，合理选择重点媒体； 3. 企业应保持与媒体的合理距离； 4. 在对外宣传方面，严禁向媒体提供不实信息； 5. 尊重媒体的采访权与知情权； 6. 处理好媒体的相关利益。 *集团行政管理导则集团行政管理导则 外部公共关系管理要点 管理项目管理要点 客户关系 1.严格贯彻*企业价值观 1）创造完美的体验、追求客户成功； 2）诚实守信； 2.一丝不苟地落实一体化服务方案； *集团行政管理导则集团行政管理导则 外部公共关系管理要点 管理项目管理要点 合作伙伴 关系 1.对待合作伙伴态度诚恳，做到诚实守信以赢 得伙伴的信任； 2.对合作伙伴要做到充分了解； 3.坚持双赢、多赢原则； 4.订立平等、互利的契约； 5.在合作过程中，彼此能够相互理解和谅解，严 以律已，宽以待人。 *集团行政管理导则集团行政管理导则 外部公共关系管理要点 管理项目管理要点 竞争对手 关系 1.依法竞争； 2.尊重竞争对手； 3.努力寻求利益共同点，在可能的情况下， 争取合作； 4.虚心向竞争对手学习。 其他社会组 织/特定人群 关系 1.以*企业价值观为原则，建立相互关 系； 2.结合其特点，发展相互关系； 车辆管理车辆管理 *集团行政管理导则之集团行政管理导则之 *集团行政管理导则集团行政管理导则 车辆管理原则 安全准时安全准时 规范维护规范维护 热情周到热情周到 合理调配合理调配 *集团行政管理导则集团行政管理导则 车辆管理要点 管理项目管理要点 用车管理 1. 各企业车辆配备统一执行”私车公用 、少量配备办公用车”的原则，并执行集 团公司统一的补贴标准、费用标准及审批 制度。 2. 车辆调度严格执行集团公司车辆管理制 度及相关流程； 3. 员工特殊情况下用车，执行*企业员 工特殊情况用车流程。 （点击查看） （点击查看） *集团行政管理导则集团行政管理导则 车辆管理要点 管理项目管理要点 交通安全管理 1.对公车驾驶员进行严格考核后方可上岗，考 核标准及考核工作由集团公司总裁办统一制定并 组织； 2.公车检修及保养工作流程化，并由集团公司总 裁办统一监督管理； 3.公车须按集团公司统一规定配备安全设备； 4.任何人员非工作原因驾驶公车造成事故，所造 成的一切损失及责任由个人承担； 5.私车公用中，因驾车人违章所造成的一切损失 ，由驾车人个人承担。因对方违章肇事，企业承 担理赔后的损失差额。特殊原因事故造成的损失 ，理赔后的损失差额采取一事一议； 6.“私车公用”车辆必须是按法律规定完成车辆保 险的车辆。 （点击查看） （点击查看） *集团行政管理导则集团行政管理导则 车辆管理要点 管理项目管理要点 车辆维保 1.公车维修（包括内外装饰）执行*集 团车辆维修管理流程； 2.公车大修及总成更新应经集团公司总裁办 批准后列入年度经营计划。 (点击查看) 办公环境管理办公环境管理 *集团行政管理导则之集团行政管理导则之 *集团行政管理导则集团行政管理导则 办公环境管理原则 追求品味追求品味 舒适实用舒适实用 讲究文明讲究文明 尊重个性尊重个性 建立标准建立标准 责任到岗责任到岗 *集团行政管理导则集团行政管理导则 办公环境管理要点 管理项目管理要点 公共办公环境 管理 1、讲究品味 (1) 应进行专业设计； (2) 应具有一定的文化艺术特点 ； (3) 应以淡雅为基调； (4) 应具有时代气息； (5) 应能够产生客户体验； (6) 应体现企业cis。 2、保持整洁： (1) 专人定期按流程保洁； (2) 专人定期按流程维护； 3、注重绿化： (1)恰当布置绿色植物及花卉； (2)对植物及花卉定期按流程整修及更换。（点击查看） *集团行政管理导则集团行政管理导则 管理项目管理要点 公共办公环境 管理 4、保证安全： (1)公共办公区域配置闭路设备，专人负责按流程检查、维护并存 档； (2)进出办公区域的外来人员须进行登记； (3)关键区域设岗，由保安人员负责巡视管理； (4)注意防火与通风； 5、文明办公： (1)教育员工在办公区域内不大声喧哗； (2)教育员工不在公共环境内乱堆乱放，乱扔垃圾； (3)对在公共办公环境里发生的不文明行为进行问责并处罚。 6、节约能源： (1)核定公共办公区域的能耗标准，并建立能源管理方案； (2)能源管理方案要责任到岗； (3)对浪费能源的失责现象要及时组织问责。 办公环境管理要点 *集团行政管理导则集团行政管理导则 管理项目管理要点 岗位办公环境管理 1、讲究品味 参考公共办公环境管理； 2、标准岗位化 以职位为标准配置相应办公场地； 3、文明办公： (1) 在办公区域内不大声喧哗； (2) 保持个人办公环境的整洁； (3) 不做影响他人办公的事情； 办公环境管理要点 （点击查看） *集团行政管理导则集团行政管理导则 管理项目管理要点 岗位办公环境 管理 4、环境布置可以在公司统一规定基本布置标准的基础上 个性化布置： (1)个性化布置的费用由个人承担； (2)个性化布置不可以影响文明办公环境； (3)由于业务需要的特殊个性化布置，按流程报企业ceo批准。 （点击查看） 5、节约能源： (1)核定岗位办公区域能耗标准（不含集中供热/冷），并建立 能源管理方案； (2)对浪费能源的失责现象要及时组织问责。 6、保证安全： (1)落实安全点管理方案； (2)严禁在岗位办公环境内存放个人贵重物品，如存放且丢失 公司不承担任何责任； (3)熟悉安全防火规程； (4)注意发现岗位安全隐患。 办公环境管理要点 工商事务管理工商事务管理 *集团行政管理导则之集团行政管理导则之 *集团行政管理导则集团行政管理导则 工商事务管理原则 集中管理集中管理 责任到岗责任到岗 *集团行政管理导则集团行政管理导则 工商事务管理 管理项目管理要点 新企业 工商注册 1.新企业工商注册，须按新注册流程审批； （点击查看） 2.新企业工商注册由集团公司总裁办立项并严 格执行办理流程； 3.新注册企业按投资比例分类如下： （1）集团公司控股企业； （2）集团公司参股企业； （3）集团公司间接控股企业； （4）集团公司通过控股成员企业间接参股 。 *集团行政管理导则集团行政管理导则 管理项目管理要点 新企业 工商注册 4.各成员企业工商档案由集团公司统一建立 ，工商档案中包括注册情况、企业沿革、董 事会、监事会成员自然情况等。 5.新企业工商注册后，及时办理相关登记注 册（如：国、地税、银行开户、行业审批、 组织机构代码证等）； 工商事务管理 *集团行政管理导则集团行政管理导则 管理项目管理要点 企业工商注册 事项变更 1. 各成员企业工商注册事项变更，应向集团公司总裁办 提交申请，并按注册项目变更流程审批后方可进行；（ 点击查看） 2. 如成员企业董事会董事长发生变更，须在五个工作日 内由股东会立即做出决议，进行工商变更。如成员企业 董事会董事变更，可以随时变更或随年度年审变更； 3. 如集团公司或成员企业所在地发生变动，应在年审前 变更完毕； 4. 如集团公司或成员企业经营范围发生变化，应在经营 业务发生前完成变更； 5. 董事会成员不得随意变更签字字体，特殊情况变更，须 通知企业行政管理部门并及时到工商部门备案。 工商事务管理 *集团行政管理导则集团行政管理导则 管理项目管理要点 企业工商注册 事项变更 6. 如成员企业股权发生变化，应在协议签定后主办人应在 三个工作日内到集团公司总裁办立项，并由集团公司总 裁办及时完成变更； 7. 如成员企业注册资本发生变化，须按国家规定程序进 行； 8. 如集团公司或成员企业章程发生变动，须在十个工作 日内完成工商备案； 9. 办理各种注册变更后，须及时办理相关注册变更。（ 如：国、地税变更、银行开户、行业审批、组织机构代 码证等）； 10.变更结果及时录入ens工商管理数据库。 工商事务管理 *集团行政管理导则集团行政管理导则 管理项目管理要点 企业注销 管理 1. 对依法清算的企业按企业注销流程审批后须及时注 销；（点击查看） 2. 企业宣布破产后，按企业注销流程审批立即注销； 3. 成员企业因特殊原因中断年审而被吊销营业执照， 不得继续经营，由集团公司总裁办组织将相关工商证 照、印鉴及行政手续封存并有计划地组织清算注销； 4. 被工商管理部门吊销营业执照后，不得继续经营， 特殊原因使用营业执照或用印须经集团公司总裁批准 后解封使用； 工商事务管理 *集团行政管理导则集团行政管理导则 管理项目管理要点 企业工商 执照年检 1. 同一地区的成员企业联合年检在可能的情 况下应组织联合年检，联合年检事宜由集团 公司总裁办统一安排； 2. 外埠企业工商年检由各企业自行办理，办 理后须完成归档并报集团公司总裁办验收。 工商事务管理 *集团行政管理导则集团行政管理导则 管理项目管理要点 ens工商事务 管理子系统 1. 新企业工商注册、企业沿革、成员企 业注册事项变更、所有企业年检结果、 企业注销、吊销情况须及时录入ens工商 管理系统，且数据录入完整、及时、准 确； 2. 子系统按集团公司管理需要不断更新升 级； 3. 设定密级，规定各级经理人查阅、调用 系统中数据的权限。 工商事务管理 *集团行政管理导则集团行政管理导则 管理项目管理要点 工商执照 日常管理 1.营业执照及各类工商许可管理责任岗位化； 2.工商执照正本悬挂于行政办公室内墙壁高度的2/3醒目 处，执照周围无遮挡，保证执照的清洁； 3.责任者工作变动，必须同接管人员办理交接手续，交接 正、副本个数清楚、并由监交人监交，交接手续存档备 案； 4.携带副本外出应履行登记、审批手续； 5.严格管理营业执照影印件，严禁未加盖公章的营业执照 影印件流出，使用执照复印件须经企业主管领导批准后 ，在复印件正面中间位置上标注“仅供xx使用”字样， 且加盖企业公章； 6.执照如意外丢失或损坏应立即登相关报刊声明，并补办 新的营业执照。 工商事务管理 资质与认证管理资质与认证管理 *集团行政管理导则之集团行政管理导则之 *集团行政管理导则集团行政管理导则 资质及认证管理原则 集中管理集中管理 责任到岗责任到岗 *集团行政管理导则集团行政管理导则 企业资质及认证管理要点 管理项目管理要点 企业资质及 认证管理 1.*企业资质及认证申报前，首先向集团公司总裁办提交申报报 告，并由总裁办立项； 2.申报作业由申报企业自行组织； 3.资质及认证文件或证书实行编码管理制度； 4.资质及认证文件或证书由集团公司总裁办档案室统一管理，企业 使用时办理借出手续；特殊常用证书或文件可经集团公司主管高级 副总裁授权企业管理； 5.企业行政管理部门须指定资质升级及效期管理责任岗位，负责资 质及认证的效期管理； （点击查看） *集团行政管理导则集团行政管理导则 企业资质及认证管理要点 管理项目管理要点 企业资质 及认证管 理 6. 资质及认证参照ens工商事务管理子系统管理要求，将 资质及认证的申报结果、效期、变更、年检情况录入ens 工商事务管理系统； 7. 各成员企业统一建立*企业行业通行资质及认证规 划统一模版； 8. 资质年检及变更参照工商执照年审及变更管理要求； 9. 资质及认证的日常管理参照工商执照日常管理要求； （点击查看） *集团行政管理导则集团行政管理导则 资质及认证管理 资质或认证识别码 资质或认证类别 企业识别码 资质或认证序列号 qc xx x xxx 资质及认证编码构成 *集团对所有的资质及认证实行编码管理。 *集团行政管理导则集团行政管理导则 资质及认证编号示例 qc ph 1 001 药业公司药业公司药品生产许可证药品生产许可证资质编号示例资质编号示例： 资质认证 药品生产许可证药品生产许可证 药业公司 序列号 （编码规则点击查看） *集团行政管理导则集团行政管理导则 编码规则说明： 1、资质及认证识别码：采用“资质及认证”英语单词“qualification and certification ”的字头“qc”表示； 2、企业识别码：采用由集团信息管理部统一制定的企业识别码； 3、资质及认证类别：分为五类: 类 别代码 “专业能力” （professional ability rank ）1 “质量认证” （quality certification ）2 “市场准入” (market qualification)3 “合格供应商” (supplier certification )4 “其他认证” (other certification ) 5 4、序列号：序列号由3位数字组成（000999），由各企业按资 质及认证类别确定顺序排列。 *集团行政管理导则集团行政管理导则 xxx公司行业通行资质及认证规划模版 业务能力资质质量标准认证市场准入资质大客户认证其他 最高 级别 现有 级别 级别 规划 最高 认证 已达 认证 级别 规划 应获 资质 已取得 资质 级别 规划 规划 认证 已取 得认 证 级别 规划 资质 分类 战略业 务单元 通讯管理通讯管理 *集团行政管理导则之集团行政管理导则之 *集团行政管理导则集团行政管理导则 通讯管理原则 集中采购集中采购 严控成本严控成本 *集团行政管理导则集团行政管理导则 管理项目管理要点 电讯服务 全集团集 中采购 1. 严格贯彻*集团5r采购管理导则； 2. 注重以下功能： 1）通讯制式统一； 2）内部通话免费； 3）通讯及网络质量稳定； 4）客户服务及时； 5）安装赠送话机。 办公电话 机全集团 集中采购 1. 严格贯彻*集团5r采购管理导则； 2. 厂家直接采购； 3. 执行岗位标准； 4. 企业合理备用。 通讯管理要点 *集团行政管理导则集团行政管理导则 管理项目管理要点 办公座机 岗位配置 标准管理 集团公司发布统一的*集团办公座 机岗位配置参考标准，各直线经理人可 结合此标准进行岗位办公座机标准设计。 依据实际工作如需调整标准，可报所在企 业ceo批准，并在集团公司总裁办备案。 通讯管理要点 (点击查看) *集团行政管理导则集团行政管理导则 管理项目管理要点 办公座机 使用管理 1. 全部绑定长途ip特服号； 2. 话费详单按月份上传至ens公示； 3. 建立话费异动跟踪及处理制度； 4. 建立话费报销详单制度； 5. 建立长途挂拨审批制度； 6. 连接优惠网络电话； 7. 定期组织关键岗位电话反窍听检查； 8. 拨打长途应采用优惠资费方案。 通讯管理要点 *集团行政管理导则集团行政管理导则 管理项目管理要点 办公通讯设 备维护保养 1. 建立机房管理制度； 2. 定期组织设备检查； 3. 建立设备维修流程； 4. 办公话机统一调配维修； 5. 设备编号及管理责任岗位化。 话务交换 系统管理 1. 逐步实现电子化； 2. “人工服务”责任人熟悉公司业务及经营范围，可提供 咨询服务，并使用普通话，声音清晰，用语礼貌。 通讯管理要点 *集团行政管理导则集团行政管理导则 管理项目管理要点 移动电话 管理 1. *企业一律不公款配备移动电话； 2. 确定“岗位通讯标准”并写入岗位说明书，实行限内实报，超限 自付的报销制度； 3. “岗位通讯标准”依据岗位业务通讯量确定，确立过程为：本人自 行测量，据实申报，直线经理审核，企业行政管理部门审批，企业 ceo、cfo有权纠偏； 4. 特殊业务阶段，可经企业ceo批准后，确定通讯标准临时浮动限额 ，业务完成后，及时恢复为原通讯标准； 5. 公司报销话费的员工必须加入“*集团移动大客户网”； 6. 行政管理部门定期推介资费优惠计划，公司报销移动话费的员工有 义务加入该计划； 7. 员工须提供手机号码并录入ens通讯录； 8. 经理人应保证通讯畅通状态（7:0021:00,含节假日） 通讯管理要点 *集团行政管理导则集团行政管理导则 管理项目管理要点 住宅电话 管理 1. 员工须提供住宅电话号码，并录入ens通讯录； 2. 住宅电话费原则上一律不予报销，特殊情况按流程报批； 3. 特殊情况下发生的必须业务长途话费，提供话费发票及详单 并经企业ceo批准后方可报销。 网络通讯 管理 1. 集团负责协调企业互联网接入及集团广域网建设； 2. 行政管理部门协调本企业局域网的搭建与维护： 3. 行政管理部门充分督促使用电子邮箱、 ens呼叫、提醒、内 部rtx及即时通等网络通讯工具。 通讯管理要点 ；（点击查看） *集团行政管理导则集团行政管理导则 管理项目管理要点 邮政邮 件管理 1. 行政管理部门负责邮寄地址（中英文）标准化、规范化管 理； 2. 行政管理部门负责的普通邮件不必登记；挂号及快递邮件 必须实行登记存根制； 3. 无人认领的邮件，由行政管理部门负责退回； 4. 无果邮件追踪管理，并将追踪结论反馈给收/发件人。 通讯录 管理 1. *集团通讯录由集团公司总裁办统一编制； 2. 普及移动电话可导入的通讯录数据文件下载功能； 3. 及时、准确地更新ens通讯录。 通讯管理要点 *集团行政管理导则集团行政管理导则 管理项目管理要点 通讯成本 教育 企业行政管理部门要通过各种形式对员工进行 以下通讯成本教育： 1.定期发布全公司通讯成本，并按号公布话费 ； 2.教育员工养成不用办公电话唠家常的良好习惯 ； 3.教育员工养成长话短说的良好通讯习惯； 通讯管理要点 *集团行政管理导则集团行政管理导则 办公座机配置标准总裁团队 序号 规格单位功能数量/周期 1 有绳电话机（ 外线） 部 1、防雷击保护电路 2、来电显示功能 3、来电、去电信息存贮功能 4、日历、时钟、拨号、通话计时等显 示功能 5、ip速拨功能 6、预置拨号功能，可编辑、删改未拨 出的号码 7、重拨、暂停、r键、闪断功能 8、机械锁、防盗打功能 1/三年 2 有绳电话机（ 内线） 部 1、防雷击保护电路 2、来电显示功能 3、来电、去电信息存贮功能 4、日历、时钟、拨号、通话计时等显 示功能 5、重拨、暂停、r键、闪断功能 1/三年 *集团行政管理导则集团行政管理导则 办公座机配置标准中、高层管理人员 序号使用范围单位规格/功能数量/周期 1 有绳电话机 （外线） 部 1、防雷击保护电路 2、来电显示功能 3、来电、去电信息存贮功能 4、日历、时钟、拨号、通话计时 等显示功能 5、重拨、暂停、r键、闪断功能 6、机械锁、防盗打功能 1/三年 2 有绳电话机 （内线） 部 1、防雷击保护电路 2、来电显示功能 3、来电、去电信息存贮功能 4、日历、时钟、拨号、通话计时 等显示功能 5、重拨、暂停、r键、闪断功能 1/三年 *集团行政管理导则集团行政管理导则 办公座机配置标准员工 序号使用范围 单 位 规格/功能数量/周期 1 有绳电话机 （外线） 部 1、防雷击保护电路 2、重拨、暂停、r键、闪断功能 3、机械锁、防盗打功能 1/三年 档案管理档案管理 *集团行政管理导则之集团行政管理导则之 *集团行政管理导则集团行政管理导则 档案管理原则 归档及时 管理规范 服务高效 安全第一 *集团行政管理导则集团行政管理导则 档案管理要点档案管理要点 管理项目管理要点 档案分类由集团公司统一规范档案种类，明确归档范围。 档案资料 归档 1.在各项业务流程中均须设置归档闸口； 2.企业档案管理部门有权根据归档闸口或上级指示进行档案催缴并 对归档异常情况提出报警； 3.合同书、协议书、证照必须原件归档； 4.重大项目，在该项目组中设兼职档案管理负责人，负责督促项目 组成员完成归档，并实施相应的管理措施； 5.严格在集团公司统一规定的项目作业平台上进行项目作业，实现 自动归档； 6.对于不及时归档和借阅档案不按时归还以及擅自脱离项目作业平 台的行为要及时问责。 界定档案 密级 1.公开后公司利益将受损害的档案须界定保密密级； 2.竞争对手得到后公司利益将受损害的档案须界定保密密级； 3.保密密级及保密期限由归档人负责填报。 档案调阅 权限管理 1.执行档案调阅权限； 2.超权限调阅按流程报批； （点击查看） （点击查看） （点击查看） *集团行政管理导则集团行政管理导则 档案管理要点档案管理要点 管理项目管理要点 档案安全管理 1.档案室（库）必须制定安全点管理方案； 2.对aa密级以上的档案设立专门保管柜，并严格按密级调阅； 3.成员企业不能保管aaa档案，特殊的aaa级档案由集团公司董 事长/总裁指定专人保管。 档案借阅 管理 严格执行档案借阅管理流程； 档案解密 与销毁 集团每年统一组织一次档案解密与销毁工作； 参见档案解密流程、档案销毁流程； 档案工作hr管 理 1.专兼职档案管理工作人员岗位手册设计由集团公司总 裁办统一组织； 2.专兼职档案管理工作人员pmse达标由集团公司总裁办统一组 织； 3.全集团专兼职档案管理工作人员的专业考核评价由集团公司 总裁办统一组织。 档案管理信息 化建设 1.ens档案管理子系统不断升级； 2.集团公司统一组织电子档案备份管理。 （点击查看） （点击查看） *集团行政管理导则集团行政管理导则 档案归档分类 档案类别档案类型 党政工作类 1、党务工作：党委、工会、共青团、妇女工作、协会（学会）工作； 2、行政管理：行政事务、治安保卫、法纪监察、审计工作、人事劳资 、教育培训、医疗卫生工作、后勤福利、外事工作。 生产经营类 企业经营战略决策、计划管理、责任制管理、资产管理、房地产管理、 资本运作、对外投资、股权管理、多种经营管理、产权变动、清产核资 、属企业所有的知识产权和商业秘密及其管理 、企业信用管理、形象 宣传 、合同 、财务管理、资金管理、成本价格管理、会计管理 、产 品销售管理 、对外经贸 、境外项目管理 、招投标项目管理 生产技术 管理类 生产管理、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、设 备管理、基建管理 产品类 产品设计、产品制造工艺、产品检测和管理过程中形成的文件 科学技术 研究类 新开发项目的建议书、计划任务书、可行性研究方案、试验记录、成果 申报、总结、鉴定、推广应用、奖励证明、专利、技术转让等文件 、 技术改造和革新文件、图纸 、中断和取得负结果项目的各种有参考价 值的科研总结报告 、经审定或在学会上发表的学术论文或菱 *集团行政管理导则集团行政管理导则 档案类别档案类型 基本建设类 工程依据性文件材料 、工程前基础性文件材料 、工程设计文件材料 、工程管理性文件材料 、施工文件材料 、竣工验收文件材料 设备仪器类 外购设备 （ 国内） 及引进设备（国外）：申请报告、批复、调查报 告、报价单、洽谈记录、备忘录、合同、协议、随机图样及文字材料 、安装调试报告、运行记录、报废鉴定书、重大事故分析报告 会计档案类 会计凭证、会计帐簿、会计报表等 员工档案类 个人履历材料 、学历、培训和专业技术情况的材料 、党团材料、奖 励处分材料、聘任、劳动合同、待遇、工资等材料 声像档案类照片、录音带、录像带、光盘 实物档案类 牌匾、题词、奖状、奖章、荣誉证书、营业执照、税务登记证、法人 代码证、赠品、模型等 档案归档分类 *集团行政管理导则集团行政管理导则 密级档案调阅权限划分 级别调阅权限 绝密 aaa 集团公司董事长/总裁 机密 aa集团公司高级副总裁/成员企业ceo 秘密 a集团公司及成员企业部长以上经理人 文体娱乐活动管理文体娱乐活动管理 *集团行政管理导则之集团行政管理导则之 *集团行政管理导则集团行政管理导则 文体娱乐活动管理原则 坚持经常坚持经常 普遍参与普遍参与 形式多样形式多样 适度激励适度激励 *集团行政管理导则集团行政管理导则 管理项目管理项目管理要点管理要点 活动计划活动计划 1.1. 根据文体娱乐管理原则及集团统一推荐活动形式，安排活动计划内容根据文体娱乐管理原则及集团统一推荐活动形式，安排活动计划内容 ； 2.2. 文体活动计划纳入文体活动计划纳入企业文化年度工作计划企业文化年度工作计划； 3.3. 活动计划中，应明确活动经费来源及数量，活动经费来源可根据活动活动计划中，应明确活动经费来源及数量，活动经费来源可根据活动 项目的特点分为：项目的特点分为： （1 1）工会经费列支；）工会经费列支； （2 2）按流程报集团公司总裁特批管理费列支）按流程报集团公司总裁特批管理费列支 ； （3 3）aaaa制；制； 活动组织活动组织 1.1. 竞赛性活动由集团公司或成员企业组织；竞赛性活动由集团公司或成员企业组织； 2.2. 活动设施及器材投资与购置须列入活动设施及器材投资与购置须列入年度经营计划年度经营计划； 3.3. 休闲与文艺活动可由企业组织或员工自发集体组织；休闲与文艺活动可由企业组织或员工自发集体组织； 4.4. 员工自发集体组织的活动，原则上采用员工自发集体组织的活动，原则上采用aaaa制，企业可以适当给予交通制，企业可以适当给予交通 等方面的支持；等方面的支持； 5.5. 企业组织的各类活动时间安排，原则上不能影响企业的正常运营；员工企业组织的各类活动时间安排，原则上不能影响企业的正常运营；员工 自发集体组织的活动，原则上只能利用非工作时间；自发集体组织的活动，原则上只能利用非工作时间； 6.6. 在企业组织的各类活动中，应融入企业文化的传播；在企业组织的各类活动中，应融入企业文化的传播； 7.7. 在员工集体组织的活动中，倡导融入创意活动。在员工集体组织的活动中，倡导融入创意活动。 文体娱乐活动管理要点 （点击查看） （点击查看） （点击查看） （点击查看） *集团行政管理导则集团行政管理导则 *集团推荐文体活动形式表 文体娱乐活动管理要点 序号项目种 类 1球类活动 乒乓球、蓝球、排球、毽球 2棋牌活动 围棋、象棋、桥牌、跳棋、军棋、朴 克 3休闲活动 摄影、钓鱼、年度集体旅游、书画笔 会、野餐 4文艺活动 合唱团、卡拉ok、演讲 *集团行政管理导则集团行政管理导则 *集团文体活动年度计划 年度季度月份活动项目活动形式奖项设置负责人 二 零 零 六 年 第一季度 一月 二月 三月 第二季度 四月 五月 六月 第三季度 七月 八月 九月 第四季度 十月 十一月 十二月 文体娱乐活动管理要点 *集团行政管理导则集团行政管理导则 名词解释 aa是英文acting appointment的缩写。1617世纪时的荷兰 和威尼斯，是海上商品贸易和早期资源共享本主义的发迹之地。终 日奔波的意大利、荷兰商人们已衍生出聚时交流信息、散时各付资 费的习俗来。因为商人的流动性很强，一个人请别人的客，被请的 人说不定这辈子再也碰不到了，为了大家不吃亏，彼此分摊便是最 好的选择了。而荷兰人因其精明、凡事都要分清楚，逐渐形成了 lets go dutch（让我们做荷兰人）的俗语。而幽默的美国人将这 句话引申成为“aa制”。 acting appointment直译是“代委任制”，是指政府的高级官 员（包括首脑）出访外国的时候，下一级的最高官员将会暂时代替 他履行职责。acting appointment后来也用于民间的委任和授权 。因此，acting appointment有一个重要的含义，就是一个角色 由两人分担。付账的“aa制”说法