时间管理技巧——修改版.pptx

secmin secmin secmin secmin secmin 1930年，胡适先生在一次毕业典礼上 发表了一篇演讲，内容如下： 诸位毕业同学：你们现在要离开母校了，我没有 什么礼物送给你们，只好送你们一句话。 这一句话是：珍惜时间，不要抛弃学问。 听完胡适先生的这一番语重心长的话语，听完胡适先生的这一番语重心长的话语， 你有何感受你有何感受 时间就是时间就是 时间就是时间就是 时间就是时间就是 ? 我们经常听到: 我应该昨天把它做完就好了! 再等一下吧,我等一下就做. 我应该少打两圈麻将,好好约束一下自己,多学点东西! 天天那么多事,怎么都做不完! 每件事都很重要,所以每件事我都要全心全力去做. 那么到底什么是“时间” 哲学家说：哲学家说：“时间是物质运动的顺序性和持续性，时间是物质运动的顺序性和持续性， 其特点是一维性，是一种其特点是一维性，是一种特殊特殊的资源。的资源。” ” 时间轴时间轴 ? 请考虑：请考虑： 如果银行每天早晨向你的帐号拨款如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.648.64万元。你在这一天万元。你在这一天 可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何的规可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何的规 定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再用，也不定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再用，也不 能节余归自己。前一天的钱你用光也好，分文不花也好，能节余归自己。前一天的钱你用光也好，分文不花也好， 第二天你又有第二天你又有8.648.64万元。万元。 请问：你如何用这笔钱？请问：你如何用这笔钱？ 认识认识“时间管理时间管理” “时间管理时间管理”所探索的是如何所探索的是如何减少时间浪费减少时间浪费， 以便以便有效地完成有效地完成既定目标。既定目标。 所谓“时间的浪费”，是指对目标毫无贡献的时间消耗。 有人曾粗略地统计过一个活到有人曾粗略地统计过一个活到7373岁的美国人对时间是怎么花的：岁的美国人对时间是怎么花的： 睡觉：睡觉：2121年年 工作： 工作：1414年年 个人卫生： 个人卫生：7 7年年 吃饭： 吃饭：6 6年年 旅行： 旅行：6 6年年 排队：6年 学习：4年 开会：3年 打电话：2年 找东西：1年 其它：3年 时间管理的时间管理的5 5大误区大误区: : 误区一误区一: :工作缺乏计划工作缺乏计划 主要体现主要体现: : 1 1、目标不明确、目标不明确 2 2、没有进行工作归类的习惯、没有进行工作归类的习惯 3 3、缺乏做事轻重缓急的顺序、缺乏做事轻重缓急的顺序 4 4、没有时间分配的原则、没有时间分配的原则 改善方法改善方法: : “ “每日记事本每日记事本” 时间管理的时间管理的5 5大误区大误区: : 误区二误区二: :组织工作不当组织工作不当 主要体现主要体现: : 1 1、职责权限不清，工作内容重复、职责权限不清，工作内容重复 2 2、事必躬亲，亲力而为、事必躬亲，亲力而为 3 3、沟通不良、沟通不良 4 4、工作时断时续、工作时断时续 改善方法改善方法: : “明智的接受请托明智的接受请托”、 “ “学会利用资源学会利用资源” 误区三误区三: :时间控制不够时间控制不够 主要体现主要体现: : 1 1、习惯拖延时间、习惯拖延时间 2 2、不擅处理不速之客的打扰、不擅处理不速之客的打扰 3 3、不擅处理无端电话的打扰、不擅处理无端电话的打扰 4 4、泛滥的、泛滥的“会议病会议病”困扰困扰 改善方法改善方法: : “杜绝拖延杜绝拖延”、“减少打扰减少打扰” 时间管理的时间管理的5 5大误区大误区: : 请考虑：请考虑： 假设当你可以活到假设当你可以活到7373岁岁, ,预测一下你的时间消费预测一下你的时间消费? ? 请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案：请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案： a a非常同意非常同意 b b略表同意略表同意 c c略表不同意略表不同意 dd极不同意极不同意 （1 1）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。 ( ) ( ) （2 2）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。 ( )( ) （3 3）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。 ( )( ) （4 4）我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。）我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。 ( )( ) （5 5）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。 ( )( ) （6 6）我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。）我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。 ( )( ) （7 7）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。 ( )( ) （8 8）我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。）我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。 ( ) ( ) （9 9）我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，以致无法处理所面对的困难任）我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，以致无法处理所面对的困难任 务。务。 ( ) ( ) （1010）在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。）在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。( ) ( ) 评分标准: 每一个每一个 “ “非常同意非常同意”评评4 4分，分， “ “略表同意略表同意”评评3 3分，分， “ “略表不同意略表不同意”评评2 2分，分， “ “极不同意极不同意”评评1 1分。分。 总分小于总分小于2020分分表示你不是拖延 表示你不是拖延 者，你也许偶尔 者，你也许偶尔 有拖延的习惯。 有拖延的习惯。 2121至至3030分之间分之间表示你有拖延的表示你有拖延的 毛病，不太严重 毛病，不太严重 总分多于总分多于3030分分表示你或许已患表示你或许已患 上严重的拖延毛病 上严重的拖延毛病 时间管理的时间管理的5 5大误区大误区: : 误区四误区四: :整理整顿不足整理整顿不足 主要体现主要体现: : 办公桌杂乱无章办公桌杂乱无章 改善方法改善方法: : “文件堆积定律文件堆积定律” 时间管理的时间管理的5 5大误区大误区: : 误区五误区五: :进取意识不强进取意识不强 主要体现主要体现: : 1 1、个人的消极态度、个人的消极态度 2 2、做事拖拉，找借口不干工作、做事拖拉，找借口不干工作 3 3、唏嘘不已，做白日梦、唏嘘不已，做白日梦 4 4、工作中闲聊、工作中闲聊 改善方法改善方法: : “积极面对积极面对” 记取记取“过去过去”，把握，把握“现在现在”，放眼，放眼“未来未来” 昨天是一张已被注销的昨天是一张已被注销的支票支票， 明天是一张尚未到期的明天是一张尚未到期的本票本票， 今天则是随时可运用的今天则是随时可运用的现金现金。 请善用它！请善用它！ 请考虑：请考虑： 前面的前面的5 5个误区个误区, ,你有没有被困住你有没有被困住? ? 时间管理简介 目 录 时间管理的现状评估 提升效率的主要理论 时间管理技能提升 制定时间计划 计划执行技巧 小组演练 时间管理就是个人管理，把握自己才能把时间管理就是个人管理，把握自己才能把 握时间。握时间。 如果你不能管理时间，那么你什么也如果你不能管理时间，那么你什么也 不能管理不能管理 彼得彼得 杜拉克杜拉克 假如此刻你准备去一个完全陌生 的地方，你首先考虑带什么？ 通常大多数人在还不通常大多数人在还不 知道要去哪儿时便已知道要去哪儿时便已 经上路了！经上路了！ 认识时间 时间管理的概念 时间管理简介 时间管理的理论发展 认识时间： 时间尺游戏 你的时间足迹在哪里？ 时间仅仅是： l 太阳、月亮的运行规律、日晷、沙漏？ l 机械表、电子石英表上的指针和数字？ 认识时间 对于个人而言： l 人生就是时间，时间是不存在的，只有经历（个 人的时间足迹）是存在的； l 能够把握住时间的价值，就是把握了人生的价值 ； l 时间包含在人与事务中。 时间作为一种特殊的资源，具有如下独特性： l 供给毫无弹性 l 无法蓄积 l 无法取代 l 无法失而复得。 认识时间 可以改变的才适合管理，因为时间本身的特点，我们发现： l 时间本身不能改变也不能管理（自然规律）； l 可以改变的是自己的思想、行为、习惯最有效的是改变思想。 时间管理其实是： l 资源管理： 将资源合理配置，让合适的资源在合适的时间点出现在合适的位置 ； l 自我行为的管理： 把事情很快地做完，叫做效率； 把事情很快又很对地做完，叫做效能； l 提高时间资源的使用效率 事前规划和长期计划 时间管理 时间是串起过去、现在及未来的无数事件的连续线 构成时间的基本元素是事件 时间管理的关键在于控制事件 事件经由选择 选择以价值为基础（排列优先顺序） 适当地掌控事件可以提升较高的效率，并获得内心的 平和。 时间管理 过去、现在、未来过去、现在、未来 昨天是一张已被注销的支票； 明天则是一张远期的本票； 今天则是随时可运用的现金，善用智慧 ，善用它吧！ 自然法则 时间管理 学习时间管理的意义 l 时间管理是职业成功的源泉 l 适应快鱼吃慢鱼的社会 l 提升自我面对变化的能力 l 增加给自己“充电”的时间 l 增加放松自己的时间 时间管理 时间管理的作用 l 时间是有效地应用资源，时间管理可以帮助我们减少对 时间的浪费，抛弃陋习、引进新的工作方式和生活习惯（ 如订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重、权力下放 ）从而通过自我约束、持之以恒、事半功倍地取得个人重 要的目标。 时间管理 时间管理的历程 用 完 consume 用 好 utilize 用 对 right 时间管理的理论发展 传统的时间管理理论： 第一代理论：着重利用便条和备忘录，在忙碌中调配时间 与精力。 第二代理论：强调行事历与日程表，反映出时间管理以注 意到规划未来的重要。 第三代理论：强调优先顺序的观念，依据轻重缓急设定 短、中、长期目标，再逐日设定实现目标的计划，将有限 的时间，精力加以分配，争取最高的效率。 第四代时间管理理论： 主张关键不在于时间管理，而在于个人管理，把重 心放在维持产出与产能的平衡上。 l重要的事先做，兼顾重要性与急迫性 l 讲求多方面平衡 l 改变思想而非改变行为 时间管理的理论发展 第一代时间管理理论是备忘录型 主要目的在于提醒人们切勿遗忘，管理工具为简要的备忘录及查核 表。 备忘录型时间管理的优点是： l 重要的事情变化时应变力很强，顺应事实，便于追踪那些待办事项； l 没有压力，或者压力比较小。 备忘录型时间管理的缺点是： l 没有严整的组织架构，忽略整体性的组织规划； l 比较随意，所以往往会漏掉一些事情。 时间管理的理论发展 第二代时间管理理论是记事簿型 第二代理论强调效率手册和日程表，其管理工具为工作清单。 这种时间管理模式的优点是： （1）追踪约会以及应该做的事情； （2）通过制定的目标和规划完成的事情达成率比较高。 这种时间管理模式的缺点是： 容易产生凡事都要安排的习惯，找不到思考的空间。 时间管理的理论发展 第三代时间管理理论是abc分类时间管理法 著名管理学家科维（cover，1989）：把工作按照重要和紧急两个不 同的程度进行划分，基本上可以分为四个“象限”： 时间管理的理论发展 紧 急不紧急 重 要不重要 干扰、电话 信件、报告 会议 迫在眉睫的事 符合别人期望的事 做规划、计划 人际关系的建立 准备工作 预防措施 提升自己的能力 抓住新机会 忙碌琐碎的事 广告函件 电话 逃避性活动 闲聊天 紧急状况 迫切的问题 限期完成的工作 计划好的会议 第四代时间管理理论罗盘理论 第四代时间管理与以往截然不同，它根本否定名词“时间管理”， 主张关键不在于时间管理，而在于个人管理。 时间管理的理论发展 时间管理能力的负面表现 时间管理能力的正面表现 时间管理的现状评估 时间管理能力的高低强弱也许可以从其反面得到更好地 反应和印证。 理解时间是如何被错误管理的就更容易了解在时间管理 中需要改变什么，不需要改变什么。 常见的消耗时间的错误表现有：目标不清、患得患失、 精力不集中、拖延、躲闪、过早放弃和过度追求完美。 时间管理能力的负面表现 时间管理能力的负面表现 一、目标不清 孔子说过：吾十有五而志于学，三十而立，四十而不惑，五十而知天命， 六十而耳顺，七十从心所欲不逾矩。 心理学家埃里克森认为：青春期过后，健康发展的个体就能克服角色混乱 ，形成良好的自我统一性。 如果个体不知道自己要做什么，时间管理就完全没有意义，不能朝向一个 目标发挥自己的潜能和精力也许是时间管理中的最大错误。 二、患得患失 患得患失往往导致个体在时间管理上犹豫不决。犹豫不决往往意味 着无法一鼓作气完成一项任务，忽东忽西的转换制约了个体潜能的释放 ，并增加了个体的惶惑和紧张，无所适从。患得患失的后果不只局限于 个体范围，这种“场”会影响组织和团体的效率。 时间管理能力的负面表现 三、精力无法集中 精力无法集中的个体往往同时想做很多事情，对即将发生的事情殚 精竭虑，面对千头万绪不知从何开始，对当前工作的投入浅尝辄止，时 刻准备放弃。 事实上，被干扰导致的精力无法集中并非完全不可避免，有些中断 可以由自己的行动防止，这里就以最为典型的“电话干扰”进行分析。 时间管理能力的负面表现 四、拖延 拖延是一种十分常见的心理现象，人们或多或少地存在拖延行为， 这种拖延行为导致诸多不良后果。 2007年，steel对推延的概念和性质进行了系统的梳理，将拖延定 义为：尽管预见到该行动会因推迟而变糟，也自愿地推迟开始或完成某 一计划好的行动。该定义强调了拖延的三个特征： （1）拖延是一种自愿的行为，既不是胁迫的不得己行 为，也不是因为突发事件而导致的客观延误； （2）拖延是将已经计划好的行动推后，具有回避性， 拖延者不愿开始或完成己经打算做的事情； （3）拖延是一种非理性的行为，尽管没有适当的理由 且会造成不利的后果，个体还是会选择拖延 时间管理能力的负面表现 四、拖延 拖延的危害：不急的事情一经拖延之后往往变成紧急的事情 拖延的克服办法： l 养成速战速决的习惯； l 各个击破：将事情分割成若干小块任务，快速的完成每一块任务； l 改变思维方式：这件事虽然很困难，但是它非作不可，因此就立即 做完它，以便尽早忘掉； l 避免过分追求尽善尽美； l 进行成本效益分析，快速完成最关键的部分； l 制作工作平衡表 时间管理能力的负面表现 五、逃避 还有些人总是以表面的忙碌掩盖自己的拖延，这时我们往往将其称 为逃避。 拖延是浪费时间的重要因素，很多人在有紧迫的时间限制时，总能 找出完成工作的办法；而当时间充裕时，却很容易变得拖沓和效率低 下。对此，要给自己规定最后时限，并实行自我约束。持之以恒地坚持 能克服拖延等弊病。对员工也可以推行该制度，在组织内部推行“限时 办事制”，规定相关人员在限定时间内报告处理结果。 时间管理能力的负面表现 六、完美主义 习惯性拖延、逃避有时也和完美主义有关。在生活、工作中寻求完 美并没有错，但理想到过分的程度就是个问题。 而积极的完美主义者在努力成为第一的过程中，会产生满意感，而 神经症性完美主义者则是无论做的多好，都觉得做的不够，因此不会产 生满意感。为了避免失败，个体可能会采取包括拖延、躲避等消极行为 避免行为的执行，从而避免对自身行为结果的评价。 时间管理能力的负面表现 七、事必躬亲 l 韩非子八经： 下君，尽已之能 中君，尽人之力 上君，尽人之智 l 诸葛亮凡事必亲躬，后来过劳而死； l 为何事必躬亲？ 因为怕部属取代 不放心部属，不信任部属 要求标准过高 时间管理能力的负面表现 八、有求必应 有求必应的表现为面对请托基本不予拒绝，花费太多时间，时间不 够会牺牲第二项。 不好意思拒绝请托的原因 接纳请托比拒绝请托容易 担心触怒请托者 想要做广受爱戴之好人 不知如何拒绝他人之请托 每個人都有一個好朋友,，叫 “施小惠”， 可以适当地拒绝。 受人尊敬重要，还是受人欢迎重要？ 时间管理能力的负面表现 一、能够通盘考虑 德国时间管理专家罗塔塞维特认为，单一的时间管理方法无效。真 正会利用时间的管理者不是把大量时间用在忙乱的工作上，而是用在构 思、拟订计划上。 有人提出有效的时间管理系统都包含以下五个步骤： 1、明确你的价值观； 2、确定你的目标； 3、对你的目标按优先级排序； 4、明确你的任务； 5、对任务按优先级排序。 时间管理能力的正面表现 一、能够通盘考虑 从另一个层面讲，时间管理不仅仅是个人的事情，更是组织层面的 事情。 组织内部工作彼此关联，领导者和下属之间以及下属与下属之间的 时间管理相互制约。 时间管理能力的正面表现 “时间块”原理 二、要事优先 1879年，意大利经济学家和社会学家威夫莱多帕累托（vifredo pareto）提出：社会财富的80%掌握在20%的人手中，而余下的80%的 人只占有20%的财富。渐渐地，这种理论广泛应用于社会学和经济学中 ，并被称之为帕累托原则（二八原则）。 时间管理能力的正面表现 把把80%80%的时间和精力花在的时间和精力花在20%20%真正重要的事情上真正重要的事情上 不但要努力工作不但要努力工作 更要聪明的工作。更要聪明的工作。 二、要事优先 需要注意的是，个体应该将短期目标分为更实际的任务： 1、每周应梳理可达到的、具体的目标，衡量这些目标为达到主要 目标做出了什么贡献？ 2、每天应列出一个“要做事情”的清单，用以组织个人和职业时 间。 时间管理能力的正面表现 要事优先要事优先 三、合理授权 一个人要相信自己的同事，花很多时间处理自己不熟悉的事情非常 不明智，对于领导者更是如此。真正有效的领导者都是懂得用人的领导 ，他们总是明白一个人最能做些什么，善于发挥每个人的长处。 时间管理能力的正面表现 授权而非揽权，减少事必躬亲 四、集中注意力 集中注意力表现在两个方面： 一、较长时间地将注意力集中在工作上，并坚持工作直到完成。 二、集中注意力并不仅仅是抓住每一分钟、每一秒钟。实际上，关 键不在于是不是每分钟都在工作，而在于如何安排时间，时间是零散的 还是整块的。 时间管理能力的正面表现 五、遵守计划和灵活转化 在时间管理过程中，还需应付意外的不确定性事件。因为计划没有 变化快，需为意外事件留时间。有三个预防此类事件发生的方法： 1、为每件计划都留有多余的预备时间； 2、努力使自己在不留余地，又饱受干扰的情况下，完成预计的工 作。这并非不可能，事实上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精确些 ； 3、另准备一套应变计划。 时间管理能力的正面表现 案例：某分公司总经理的时间分配状况（作业时间分析） 2002年我们对某公司总经理某周一的时间分配进行了实地调查，并作 出分析和评估： 他自行制定了当天的工作任务： l 制定一周工作计划 l 进行质量控制 l 工作会议 l 电话 l 接待供应商的拜访 l 检查下属的工作状况 l 处理员工纠纷 时间管理能力的正面表现 时间分配 工作项目 预测实际 时间比例时间比例 1、制定工作计划180120 2、进行质量控制4830 3、工作会议72120 4、电话2442 5、接待供应商拜访2450 6、检查下属工作2430 7、处理员工纠纷240 8、午餐2420 9、其它60100 总计480512 根据计划，他制定了时间分配计划并就实际使用情况进行了统计， 如下表所示： 时间管理能力的正面表现 提升效率的主要理论 一、6点优先工作制 该方法是效率大师艾维利向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的。 这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分别从“1”到 “6”标出6件最重要的事情。 每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到完成或完 全准备好，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依此类推。该方法 突出反映了“要事优先”的时间管理理念。 二、麦肯锡30秒电梯理论 凡事要归纳在3条以内。这就是30秒电梯理论，或者电梯演讲。该 方法突出反应了“简约性”特点，它是时间管理“最后受限原则”的极 致表现。 简约性简约性简约性简约性 三、办公室美学 1、物以类聚，东西用毕物归原处； 2、不乱放东西； 3、把整理好的东西编上号，贴上标签，做好登记； 4、好记性不如烂笔头，要勤于记录； 5、处理文件满足以下要求： （1）迅速回复； （2）迅速归档，以免文件弄乱或弄丢； （3）及时销毁。 四、莫法特休息法 圣经新约的翻译者詹姆斯莫法特的书房里有3张桌子：第一 张摆着他正在翻译的圣经译稿；第二张摆的是他的一篇论文的原稿 ；第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。 莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。类 似于“间作套种”种田方法，莫法特休息法通过改变工作内容，产生新 的优势兴奋灶，抑制原来的兴奋灶，从而达到脑力和体力的调剂和放 松。 五、重要的事先做 “二八原则” 20%20%80%80% a a：activities activities 活动活动 r: results r: results 结果 结果 80%的价值来自20%的因子;其余20%的价值来自 80%的因子。 -意大利经济学家兼社会学家维弗列度.柏 瑞图 80/20原则 去寻找用20%的努力就可得到80%的效果的领域 集中精力解决少数重要问题,而不是解决所有问题 在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创 意的工作 l区分事情重要与否的标准 能直接为实现目标服务 能为实现目标创造条件 能为预防危机服务 l二八原则举 例 说 明 80%的结果来自投入的20%的时间 80%的价值集中在20%的项目上 80%的销售额是源自20%的顾客 80%的工作失误来自20%的管理不当 80%的看报时间都花在20%的版面 80%的病假来自20%的员工 五、重要的事先做 “二八原则” 时间自然法则总结 时间管理技能提升 技能一：学会授权的技巧 l授权的主要原则： 目的明确 因事授权，视能授权 不能重复授权 权与责相对应 逐级授权 单一隶属授权 适度授权 良好的沟通 充分的信任和有效的控制 技能一：学会授权的技巧 l授权的错误理解： 授权不是参与 授权不是弃权 授权不是授责 授权不是代理职务 授权不是工作分工 技能一：学会授权的技巧 l授权的七步骤： 1、挑选你计划授权的人（对他是不是一个成长的机会？） 2、先做好计划 3、与被授权者谈话，做授权谈话时，要按照下列原则： a、清楚说明期望达到的结果 b、务使对方清楚了解规则与限制 c、务使对方清楚了解评估与标准 4、请他报告行动计划，注意聆听 5、与对方复阅一遍整个计划，并得到你完全的同意 6、支持他执行该计划 7、保持正向的追踪，以确定达到期望的结果 授权时让对方觉得这是一项新挑战！授权时让对方觉得这是一项新挑战！授权时让对方觉得这是一项新挑战！授权时让对方觉得这是一项新挑战！ 输入 输出 事必躬亲者 输入 输出 管理者 技能一：学会授权的技巧 l授权的与个人管理技巧的关系： 买回来： 悬在半空中： 唯他是赖： 这样的说法，表示工作尚未授权出去。你 仍然在处理这些工作。如果你不赶紧想个 办法，授权根本无法进展。 这样的说法，授权的进展十分缓慢，也会 拖延决策时间。你只做到部分授权而已。 这样的说法，清楚表示职责已完全转移。 你的授权已达成。 技能一：学会授权的技巧 l当你授权他人工作，你是否 技能二：怎样拒绝外界的干扰 l用制度拒绝干扰 l拒绝之前要倾听对方 l拒绝之前不要使用挡箭牌 l拒绝时保持和颜悦色 l拒绝的态度要坚决 l拒绝中要争取主动 l拒绝时要避免争吵 l拒绝时对事不对人 l拒绝后提出建设性的意见 l可以安排专人拒绝外界的干扰 技能二：怎样拒绝外界的干扰 根据一项调查统计，如果你平均每8分钟被打扰一次，你的工作会 不断的被启动、冷却、启动、冷却。 在这种情况下安排封锁时间，你将可以在开始工作后持续下去而无 须重复无数次的开始及停止。 l封锁时间的基本规则： 1、不接听或打出电话 2、不见访客也不拜访他人 3、不做不需要的谈话及转移 4、同事知道你封锁时间的时段及地点 技能三：会议时间的管理技巧 1、会前准备： l确定会议的必要性 l确定会议目标 l确定会议议题 l确定会议参加者 l选择会议地点 l准备必要的会议设备 技能三：会议时间的管理技巧 2、进行会议： l宣布会议开始 l会议进行中主持 l处理会议过程中的问题 消极情绪 两派意见对立 全体保持沉默 有人打岔 技能四：高效的文件管理技巧 l敢于扔掉废旧文件 l分门别类管理文件 l不要积压文件 l不放无关物件，物品放在固定位置 l让文件在面前只流通一次 l下班前收拾办公室 技能四：高效的文件管理技巧 l从办公桌开始 1、建立三到五个文件档案 2、根据4d原则整理好所有东西 3、把“立即做”的工作一件件处理完 4、给待处理活动定下时间并相应存放文件资料 5、每日清理桌面 技能五：电话的时间管理技巧 l快速拨号，电话录音 l派人接电话 l只做简短交流（长话以e-mail代替） l考虑在重要时间内停接电话 l每一通电话都有明确的目的 l聆听仔细 l电话旁备存电话纪录 l养成集中使用电话的习惯 技能六：学习的时间管理技巧 l学习速度与学习效果同样重要 l要学会对自己的学习进行规划 l学会选择还要善于放弃 l要保持强烈的好奇心和想像力 l要善于提问 l要独立思考 思 维 理 解 沟 通 活 知 识 知识系统树 处于分散 状态的知 识是没有 力量的！ 技能七：生活时间管理技巧点滴 l吃饭的时间管理 l身边物品的管理法 l家务劳动的时间管理 l就寝的时间管理 l上下班途中的时间管理 技能七：email处理时间管理技巧 l个动作就是把所有信件的主题浏览一遍，然后做分类的动作 l养成习惯，一天只有三个时段集中处理email l除了急件以外，集中时段回信 l细分邮件类目，将邮件按时间段、类别进行分类存放，比如公务、 私人等 时段信箱回信备注 08:30公司 13:30公司x 16:30公司 22:00私人 制定时间计划 一、任务待办单有效的时间计划方法 1、任务代办单模板 今日待办事项预计耗时预计完成 时间 完成情况备注 1 2 一、任务待办单有效的时间计划方法 2、怎样填写任务待办单 l首先列出计划中今天要完成的工作； l其次，把这些事情按紧迫程度分成abc三类； a类：必须要在两个小时内完成 b类：必须在当天完成 c类：三天之内要完成 一、任务待办单有效的时间计划方法 3、填写任务待办单的注意事项 l明确每天工作任务中的重点任务 l在高效率时间段安排高价值的活动 百灵鸟型 猫头鹰型 混合型 l注意平衡性和交替性 l注意连续出现的工作任务 l把任务待办单变成自己的习惯！ 二、团队时间计划方法简介 l工作任务分解结构（wbs） l甘特图 l网络图 工作任务 分解结构 甘特图 网络图 三、制定时间计划的基本步骤 确定目标 列出途径 选定最佳途径 将途径转化时间安排表 执行时间安排表 调整时间安排表 四、设置时间管理矩阵，正确分配时间使用量 1、根据事情的紧急与重要程度进行分类 重 要不 重 要 紧 急 不 紧 急 iii iiiiv * 危机 * 急迫的问题 * 有期限压力的任务 * 突发事件 * 不速之客 * 某些电话 * 某些信件与报告 * 某些会议 * 必要而不重要的问题 * 迎会的活动 * 防患未然 * 改进产能 * 建立人际关系 * 发掘新机会 * 规划、目标管理 * 休闲 * 烦琐的工作 * 某些信件 * 某些电话 * 浪费时间之事 * 有趣的活动 四、设置时间管理矩阵，正确分配时间 2、请排出正确的优先顺序 不紧急紧急 重 要不重要 ? ? a b c d 四、设置时间管理矩阵，正确分配时间 2、请排出正确的优先顺序 不紧急紧急 重 要不重要 1st 急 2nd 重 4th 缓 3rd 轻 a b c d 四、设置时间管理矩阵，正确分配时间 3、时间管理矩阵告诉我们正确的做事顺序是： l第一优先：做“重要且紧迫”的事 l第二优先：做“重要但不紧迫”的事 l第三优先：做“不重要但紧迫”的事 l第四优先：做“不重要也不紧迫”的事 紧急不紧急 重要i. 45% 处理危机 ii 5% iv 15%不重要 iii. 35% 四、设置时间管理矩阵，正确分配时间 4、合理分配各项工作的时间 （1）不合理的时间分配 iii iii iv 结果： * 压力 * 筋疲力尽 * 危机处理 * 忙于收拾残局 四、设置时间管理矩阵，正确分配时间 4、合理分配各项工作的时间 （1）不合理的时间分配偏重于第一类事务： iii iiiiv 结果： * 短视近利 * 危机处理 * 被视为巧言令色 * 轻视目标与计划 * 缺乏自制力，怪罪他人 * 人际关系浮泛，甚至破裂 四、设置时间管理矩阵，正确分配时间 4、合理分配各项工作的时间 （1）不合理的时间分配偏重于第三类事务： iii iiiiv 结果： * 全无责任感 * 工作不保 * 依赖他人 四、设置时间管理矩阵，正确分配时间 4、合理分配各项工作的时间 （1）不合理的时间分配偏重于第三、四类事务： iii 结果： * 有远见、有理想 * 平衡 * 纪律 * 自制 * 少