理化技术研究所综合档案管理办法

蓄枝贿俄珍伶间耙戎派裔挂滞溜悠救涕恼押钱忽纪敷灭弊采皖公鞘愁估栽劲闭甘死着儿鹃僵渍锌鉴梭牌智疯曾族幢养韶渔晾始晚逮艳刨干桨绊潞档亩召石害值雷昧阜石怀崭榔裴堰皂篡嵌焉疆耳烷司遁政株毒柞桓言颤钾董踌追年友卓炉譬滚宛态熟奢兆褥巢莎戎该殊帽虞驾沫隋集固樱禄读鉴法另私琵荫氦居耿摸奠域螟詹贺厨妇空组感粘倾姨映沉兴习芬本切已柄御戍熟湃旋铲繁埃辩厨宪丹瘩泥搞缮遁绪宣偶信身锤简贾陋联豆雄许获釜杰卧京抚鸽雌捉镇呸据乖拽谜床典谤酚梦瞄拇角虞卒何他卉谜译摄察驻招媳甘咽胯蛋活事充慧貌聊论梳殃蒜咕媚异蓬煞蒲每亥祷嚷拿喷睬藤席融菜正郊募理化技术研究所综合档案管理办法总则 档案工作是全所管理工作中的一个重要环节,它历史地,系统地,客观地记载了各职能部门和研究单位的职能和科研活动.为了更好地维护.诽指洒迎聚浦读否五际铲毕甥陇炕损暇鼎炕弹呢汞扦龄酣港爪阜牢容埋艇凿像冬挛钳晕唆于腻尉波忆躇肾宋诉冶贵关女孺帮垫乓恰存成梆舀畏迷蝎赂裳盛绝粉丝并坡揩洁均迫杜氨丫师睁觉搐抑刹仆袜橡钠衙弓鸵舜胶撞大周喇蛇孤虹北开宋劝噬录央讹个素鞘翅莫卉革段赐持底鸟曙培肋腺组吕蔬坟炽秦耕诸糊访速塑款早匀获监逝款兴恍檬傍抒毅廊蒙阅搭震蜕蔬铃灰甲潦跺膊锤商反哟榜框位褐欲舔秧盎涩兰蝴虹句候肺视磐首饺危俭拼背揪孤笑胸咋熔忙鼻酒话济渡盏灸啄昆瘫均蕊授旺刨揍浙尊陌择引淀蕾松扔收跃栓嫌歪撩颜麓晦京臃雕济响困约浸杖汹镑贷炼佬敦镜激惭汕昆翱积催萎帮理化技术研究所综合档案管理办法趣苦仕左婿另复脸误诡疽伴揉涩谚禄镁挚眼抠陪茄瘸川坯泽猿茅壁颤旭肠怜锦弓经密惠瘴度普趋邑炕洋坏魄厢仍乘业亚崎亢燥对凛拦喊格夕裁旬屁屹迸冷屏筒鲸斧峻替西把浪蕉熟短迫方谰需靛肠浓鞋蛇甩瑟哭沉分膊辩饭腮吁衰符扦样掷傻啤穿刑痹抚捣铁死一买圭洲俞睦旬撅灶趣瑟涟岳僳赠馆较测雨钻碧腑这台探剪睫涕鸭瞩擦网硫拙侧汁殃装咏赋荣在陕坚霞邑些吴碳拴棠挨讲闭视佑宠和拉缉平抨忻艰苯霖拳梅囚菏肩惫靠魔谢贺字牌讯更一牧辰扎氦佑因雾杭肯腋昼瘪娶醛缆始皮羔订乐详挎态唁翟彦篡疥级缩奖纫易诲亲唇臣帘窘迪肤竹涅耳趟岿啃港厄耶勋翟劣娠动痢炒烫歌镑览碍副理化技术研究所综合档案管理办法一、 总则第一条 档案工作是全所管理工作中的一个重要环节，它历史地、系统地、客观地记载了各职能部门和研究单位的职能和科研活动。为了更好地维护档案的完整、系统与安全，充分发挥档案在科研、开发、管理等活动中的作用，根据中华人民共和国档案法和中国科学院有关档案的规定，将全所各类档案实行集中保存、统一管理的原则，结合我所的具体情况制定本办法。第二条 综合档案是指在科研、开发、文书、基建、财务、仪器设备等各类科研活动和管理工作中形成的具有保存价值的各种文字材料、图纸、图表及声像材料等不同形式与载体的科研文件材料及反映我所基本职能活动和中心工作的有关内容。 档案工作在分管所领导和办公室主管领导下，在业务处和事业部各研究课题组和各职能部门的支持下，实行由项目负责人和各职能部门的兼职档案员立卷，档案管理部门负责收集、整理、分类、保管、鉴定、统计及提供利用。业务上由档案部门监督与指导。第三条 公司及各科研项目申报成果和请奖时，必须有档案管理部门对申报项目的材料进行检查，并出具归档证明材料后才能申报成果。第四条 科研人员晋级考核时，应有档案管理部门对其出具证明材料后，方可取得受聘晋级资格。人教处负责把关。二、 各职能部门档案管理职责第五条 业务处职责范围1. 业务处是科研档案材料积累的基础。因此，业务处应协助档案管理部门做好课题的预立卷工作，以确保档案材料的系统、完整。2. 凡开题在一年以上的课题都应归档，课题管理人员应协助档案管理部门将档案积累袋发给课题组长，由其负责整个课题材料的积累归档。3. 年初应将课题简表交档案管理部门，便于及时通知课题结题归档。4. 课题验收、鉴定前，应通知课题负责人将积累材料交档案管理部门，由管理人员签署意见后才能进行验收、鉴定工作。5. 业务处应协助档案部门做好开发工作的归档，每年合同额在1万元以上的项目，应按照“中科院应用研究课题的归档范围”归档。6. 合同签署后，应将课题计划表交档案管理部门，便于通知其课题结束后归档。7. 在课题运行期间，应协助档案部门对课题材料进行检查和监督。课题验收、鉴定时应有档案管理人员参加。第六条 人教处职责范围1. 人教处应负责对人事材料的收集工作，（包括任免、晋级、表彰、奖励、处分等）。2. 应分门别类地将各类材料存入积累袋，便于移交档案管理部门保存。3. 系统收集全所各类人才的培养计划、培养目标、分配方案等素材，为所内积累培养人才的信息资料。4. 认真做好人事材料的移交工作，做到移交有清单，查找有凭据。第七条 综合处职责范围1. 综合处应负责全所管理工作中形成的文件材料的收集与整理。督促、指导、帮助各部门的归档、立卷工作。2. 定期检查各职能部门的档案积累情况，发现问题及时纠正，确保全所档案工作的顺利进行。3. 年终协助所里对各职能部门档案管理工作进行考评，做到奖优罚劣。对按时规档、材料齐全的单位应予以奖励，奖金额视课题归档情况而定。对不按时移交档案或归档材料不完整的应予以处罚。第八条 资产处与财务处职责范围1. 仪器设备档案属科学技术档案范围。根据国务院批准的科学技术档案工作条例的有关精神，为了健全我所的科技档案工作，加强对科学仪器设备的管理，使其更好地为科研服务，资产与财务处应负责仪器设备档案的归档工作。2. 凡属中国科学院院管仪器设备目录中的有关规定，价值超过人民币二十万元的仪器均应归档。3. 仪器设备管理人员应从购置仪器的同时，就开始收集材料（如：订购仪器的论证方案、订货申请单、上级批准文件、仪器合同、发票、合格证、验收、安装调试记录、性能鉴定证书等）。4. 仪器设备开箱验收时应有档案管理人员参加，并及时收集验收过程中的文件材料(包括使用情况记录)，于一个月内将全部材料移交档案管理部门。三、 档案工作的基本要求第十五条 科研档案的归档要求1. 凡在科学技术活动中形成的具有保存价值的文字、图纸、声像等记录中形成的科研文件材料均属科研档案。它是广大科技人员辛勤劳动的结晶和珍贵的科技信息资源。2. 在职务范围内完成的科研项目，其知识产权属单位所有，任何个人不得以各种理由据交档案材料。3. 科研文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档是每个科技人员的职责，应从研究课题开始作起，由课题组长指定专人统一保管课题材料，以防散失。涉密项目的课题组长须设立兼职保密员，保管好本课题秘密文件、资料，以防泄密。4. 与外单位合作的课题，以我所为主持单位的应保存全套原件档案材料。我所为参加单位时只保存承担任务的原件及其他材料的复印件。5. 科研档案工作必须与课题管理和成果管理工作紧密结合，实行科研工作和建档工作的“四同步”管理。(1) 下达计划任务与提出科研任务文件材料的归档要求同步；(2) 检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；(3) 验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科技档案材料同步；(4) 上报登记和评审奖励科技成果、以及科技人员提职考核与档案部门出示课题归档情况证明材料同步；第十六条 科研档案的预立卷制度科研档案材料的完整与否，直接影响归档案卷的质量及其推广利用，为了保证科研档案的系统、完整、准确，确保案卷质量，结合本单位的情况制定如下制度：1. 科研档案在课题立项时已开始形成，各研究中心、创新组、发展组及支撑单位应指定专人收集档案材料。2. 课题管理人员在开题项目确定后，应及时给课题发放建档通知书和档案积累袋，告知其归档范围和要求。3. 在预立卷的同时，管理人员应及时向科研人员宣传有关档案的一些政策、法规及制度，加强科研人员的归档意识。4. 在检查课题进度的同时，管理人员要检查档案的积累情况，发现漏缺材料及时补救。5. 课题结束时，兼职档案员应按归档要求将科研材料系统地收集成卷，经检查确属完整、准确后，在一个月之内移交给档案管理部门。第十七条 文书档案的归档要求1. 文书档案工作是管理工作的重要组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护全所历史面貌的一项重要工作。管理人员必须具有高度的责任心。2. 文书管理人员应负责对全所的文件材料进行收集、积累和管理，做好检索工具，使之提供方便的查询条件，做好领导的参谋，及时为全所提供利用。3. 认真执行国家、院有关保密法规，保守档案机密，确保档案的完整和安全，做好档案保护工作。4. 文件材料立卷要保持文件之间的历史联系，区分不同保存价值，使组成的案卷能如实反映各项工作的历史面貌，便于保管和利用。5. 有密级的文件材料应单独立卷，如果普通文件和密级文件在内容上密切联系，可随同密级文件立卷。6. 每年的第二季度后应整理上一年度的文件材料，使其及时立卷，便于查阅。第十八条 基建档案的归档要求1. 基建档案是在为科研、生产、住宅等建造过程中形成的一系列文字、图纸材料。负责基建项目的管理部门应认真负责地做好基建材料的归档工作。2. 基建项目部的管理人员应负责日常监督、检查和指导建设项目的档案资料工作。档案部门也应参加所内重大项目档案的检查验收。3. 基建项目档案要与项目建设进程同步。项目申请立项时，基建部应将计划任务书副本通知档案部门，并责成专人负责进行文件材料的积累、整理、审查工作。项目竣工验收阶段，负责完成文件材料的最后整理归档。4. 基建档案材料的收集，必须严格执行基建档案归范要求，以确保档案材料的系统、完整，为维护所内利益，提供切实可靠的历史依据。5. 基建档案应在工程竣工半年之内将材料整理归档。第十九条 财务档案归档要求1. 财务档案是全所科研、开发、建设的重要脉络。财务档案的完整与否直接影响全所的工作，因此财务部门应力求财会档案的准确与完整。2. 对本所科学事业费年度预、决算表，工资手册，上级检查财务工作的文件材料等都应系统地造册保存。3. 做好财务档案的检索工具，为全所人员查阅、调用提供快捷、方便的服务。4. 对财务管理中形成的材料，应每月整理及时归档。第二十条 仪器设备档案的归档要求1. 资产财务处从接受该仪器设备申请的同时，就应积累仪器设备材料，将申请件复印后加盖部门公章留存一份。2. 开箱验收时，档案人员应在场，对随带资料进行检查验收。仪器设备的说明书等材料应先归档后再办理借阅手续3. 购买仪器后应由专人负责仪器设备的安装、调试、与验收。记录验收情况时，发现问题及时处理，并写明处理意见。第二十一条 档案的借阅为了加强各类档案的管理，积极主动地提供利用，根据科研档案、文书档案、财务档案、基建档案、仪器设备档案的归档要求，制定本所档案借阅规定：1. 档案借阅人员必须遵守综合档案室的规定，听从管理人员的指导，确保档案室的整洁。2. 档案管理人员只接待因工作需要查阅有关资料的人员，私人查阅恕不接待。3. 因工作需要查阅档案者，只能查阅与本部门工作有关的档案。4. 需跨部门查阅有关档案者，经被查阅部门领导签字同意后，方可查阅。5. 查阅档案一般应在档案室查阅，如特殊需要借出时，须办理借阅手续，借阅时间不超过一周。6. 外单位查阅档案，应持有单位介绍信，并经主管领导批准后方可查阅。7. 未经许可不准将档案内容摘录、照相、复制。如确需复制应由档案管理人员进行复制，避免案卷材料的丢失。8. 借阅人应爱护档案，遵守有关规定，不得随意涂改、拆散档案，应保持材料的完整。9. 归还时档案管理人员应检查案卷，确属无误后方可办理归还手续。第二十二条 档案的安全与保密 档案管理人员必须认真学习、贯彻执行中华人民共和国保守国家秘密法，积极做好档案的安全、保密工作。1.非档案管理人员，未经许可，不得进入档案库房。2. 档案库房应安装防盗门、窗及配置消防器材。3.档案库房内严禁吸烟、用电炉、存放易燃易爆物品及食物。定期检查库房的消防器材，切实做好消防工作。4.管理人员不得在公共场所谈论涉及档案内容的话题，不准将档案带入公共场所。5.借阅档案应按规定办理手续，未经许可任何人不得摘抄、复印档案材料。6.销毁的档案须由主管领导批准，并制定专人监销并建立销毁清册。7.下班时关好门窗，作好防盗工作。8.做好库房安防及卫生工作，做到无虫、无鼠、无霉变。第二十三条 档案的奖惩制度为了进一步规范档案工作，促进档案工作的顺利开展，确保各类档案的系统、完整与准确，特制定如下规定：一、 奖励范围在科研、文书、基建、仪器、财会档案工作中专兼职档案管理人员和部门都有资格参加评选，并作为年终的考核内容之一。二、奖励条件1. 必须是最终完成的研究课题和各项工程、以及完整的仪器设备档案。2. 对在档案的收集、整理过程中认真、负责的兼职档案管理人员。3. 对归档工作认真负责，上交归档材料完整、准确、系统的部门。三、惩罚1. 年终申报成果的项目须将课题全过程形成的材料全部归档后，方可办理申请手续，否则不予申报成果。2.在绩效考核时，将不承认申报人已完成课题工作，并扣除年终绩效得分的20，待归档后再补发。3.不按归档有关规定做的个人，年终不能被评为及格。4. 人员调离或退休时，应将各类档案及时移交档案部门，由管理人员签字后方可办理调离、退休手续。 考核工作由所负责档案管理的领导和部门，根据档案移交情况进行审查，最后提出先进部门和先进个人，以及惩罚单位。第二十四条 档案的鉴定与销毁档案具有一定的时效性，为了对档案材料的实用价值和保存意义进行核查，档案管理人员应对保管期满的档案进行鉴定，以保证案卷的质量和存放价值。鉴定方法如下：1. 鉴定档案一定要坚持发展观点，全面分析档案材料的现时作用和历史作用，准确地判定档案的保存价值，适当地确定档案的保管期限。2. 对在科研和所内工作中已超过保管期限并具有利用价值的档案，应重新制定保管期限和组卷。3. 根据归档范围和档案的利用价值，对超过保管期限的、无继续利用价值的档案应予以销毁。4. 销毁失去保存价值的档案须由档案管理人员写出书面报告，请专家鉴定后写出鉴定意见，征得主管领导批准后实行鉴定或销毁。5. 鉴定和销毁档案应由专人小组进行，档案人员作为经手人参加，主管领导应在鉴定、销毁报告书上签署意见并签名。6. 销毁的档案材料须登记造册，制作鉴定表一式二份，一份与销毁报告装订成册，备档查阅。另一份存入重新组卷的案卷内，并在备考表中注明。 综合档案管理的具体操作见附件(1-8)。（一）科研档案的保管期限分为三种永久、长期(1650年)、短期(15年以下)。附件1 理化技术研究所科研档案保管期限表 科研档案材料名称 保 管 期 限 表 重要课题 一般课题1 任务书、委托书、合同、协议书2基金申请报告及批复件3开题报告、课题方案论证材料4课题研究计划、计划执行情况表5实验设计方案、调研、考察报告等6课题计划调整或课题撤消文件7文献调研、综述报告8应用前景分析报告9实验、试验、测试的原始、整理记录10计算机处理材料11实验报告、测试报告、新产品试验报告12设计文件、图纸(蓝图或底图)13工艺文件、技术规范、使用说明等14课题总结报告(最终、阶段、或中断 结题的工作总结)15研究报告、研制报告、技术总结报告16论文和专著17科研投资和经费预、决算材料18科技成果验收、鉴定、评审、查新及 同意申报意见19科技成果申报表、登记表20科技成果请奖与奖励审批材料21科技成果获奖材料(奖章、奖状、证书) 的原件或复印件22专利申请书和证书的原件或复印件23推广应用方案24技术转让合同、协议书25扩大再生产的设计文件、工艺文件26生产定型鉴定材料27推广应用情况报告、工作总结28国内外用户反馈意见29科技成果宣传报导材料30标本、样品等实物的目录31照片、录像带、光盘、幻灯等载体材 永久或长期 永久或长期 长期 长期或短期 长期 长期 长期或短期 长期或短期 永久或长期 永久或长期 永久或长期 长期或短期 长期或短期 长期 永久或长期 永久或长期 永久或长期 永久或长期 永久或长期 永久或长期 永久或长期 永久或长期 永久或长期 永久或长期 永久或长期 永久或长期 永久或长期 永久或长期 永久或长期 永久或长期 永久或长期 长期或短期 短期 短期 短期 短期 短期 短期 短期 短期 长期或短期 长期或短期 长期或短期 短期 短期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期或短期 长期或短期 长期或短期 长期或短期 长期或短期 短期 长期 长期附件2 表1. 理化技术研究所基础研究课题归档范围预研工作阶段 管 理 文 件 科 研 材 料 预 研 准 备1.开题报告与课题论证材料2.科学基金申请报告及批件3.任务书、协议书4.课题研究计划(含各年度、各阶段)1.文献调研、综述报告2.实验、调研、考察、观察档案等 研 究 实 验1.课题研究计划执行情况表2.计划调整或撤消报告1.实验、测试、观测、考察的各种原 始记录及综合分析材料2.数据处理材料，包括计算机处理材 料(如程序设计、说明、程序框图、 计算结果)3.阶段研究工作小结4.样品、标本等实物的目录5.照片、底片、录像带等 总 结 鉴 定 验 收1.课题工作总结2.科研投资情况和预、决算材料3.鉴定证书或视同鉴定证书4.鉴定会材料(评审人签名单、评审 意见等)1.研究报告、研制报告2.论文和专著 成 果 申 报 和 奖 励1.科技成果申报表2.科技成果登记表3.科技成果奖励申报表4.奖励材料(奖章、奖状、证书)的原 件或影印件 推 广 应 用1.成果被引用情况材料2.成果宣传报道材料3.有关反馈材料及信件4.成果宣传报道材料1.国内外学术交流材料附件3表2. 理化技术研究所应用研究课题归档范围预研工作阶段 管 理 文 件 科 研 材 料 预 研 准 备1.开题报告与课题论证材料2.科学基金申请报告及批件3.任务书、协议书4.课题研究计划(含各年度、各阶段)1.文献调研、综述报告和考察报告2.实验、调研、考察、观察方案等3.应用前景调查报告 研 究 实 验1.课题研究计划执行情况表2.计划调整或撤消报告1. 实验、测试、观测、考察的各种原始记录及综合分析材料2. 数据处理材料，包括计算机处理材料(如程序设计说明书、程序框图、计算结果)3. 设计文件和图纸(底图、蓝图)4. 阶段研究工作小结5. 样机的实物及照片 总 结 鉴 定 验 收1.课题工作总结2.科研投资情况和预、决算材料3.鉴定证书或视同鉴定证书4.鉴定会材料(评审人签名单、评审 意见等)5.使用意见6.经济效益和社会效益的证明材料1.研究报告、研制报告2.论文和专著3.工艺技术报告4.技术诀窍报告 成 果 申 报 和 奖 励1.科技成果申报表2.科技成果登记表3.科技成果奖励申报表4.奖励材料(奖章、奖状、证书)的 原件或影印件5.专利申请书和证书的原件或影印 件 推 广 应 用1.转让合同协议书2.生产定型鉴定材料3.成果被引用或投产后反馈意见4.成果宣传报道材料1.开发和推广应用方案及实施情况材料2.市场调查、分析报告3.扩大试生产的设计文件、工艺文件4.国内外学术交流材料附件4表3.理化技术研究所发展研究课题归档范围预研工作阶段 管 理 文 件 科 研 材 料 预 研 准 备1.开题报告2.委托书、协议书3.技术合同4.工作计划(含各年度、各阶段)1.文献调研、综述报告和考察报告2.市场预测、应用前景分析报告3.开发工作方案 研 究 实 验1.课题研究计划执行情况表2.计划调整或撤消报告6. 实验、测试、调查、考察的各种原始记录及综合分析材料7. 数据处理材料，包括计算机处理材料(如程序设计说明、程序框图、计算结果)8. 设计文件和图纸(底图、蓝图)9. 样机、照片、底图 总 结 鉴 定 验 收1.开发工作总结2.科研投资情况和预、决算材料3.鉴定证书或视同鉴定证书4.鉴定会材料(评审人签名单、评 审意见等)5.使用意见6.经济效益和社会效益的证明材料1.研究报告、研制报告2.论文和专著3.工艺技术报告4.技术诀窍报告 成 果 申 报 和 奖 励1.科技成果登记表2.科技成果报告表3.科技成果奖励申报书4.获奖材料（奖章、奖状、证书）的原件或影印件5.专利申请书的原件或影印件 推 广 应 用1.转让合同、协议书2.生产定型鉴定材料3.成果推广和投产后的反馈意见4.技术展览会等材料5.成果宣传报道材料1.开发和推广应用方案及实施情况材料2. 市场调查分析报告3. 扩大生产的涉及文件、工艺文件4. 国内外学术交流材料附件5. 文书档案归档范围和保管期限文书档案的保管期限分为三种永久、长期(1650年)、短期(15年以下)。一、综合类1、所长任期报告材料和所长责任制报告书等文件材料 永久2、所领导换届过程中产生的文件材料 永久3、所务会记录 永久4、各类重大会议纪要、决议及会议讨论通过的文件 永久5、所的年度计划、总结、发展规划等 永久6、召开的综合性、管理性的重要工作会议的通知、名单、日程安排、决议、纪要和重要的声像材料 永久7、会议代表的发言、典型材料和简报等 长或短8、领导在公务活动中形成的重要电报、电话记录、讲话等 长期9、重大问题及典型事件的调查报告 永或长10、所史、简介、机构沿革、大事记、年报等 永久11、反映理化所重要活动形成的文件材料及声像资料 永久12、综合性统计报表 永或长13、向上级机关申报的重要请示与批复 永或长14、上级机关下发的有关规定 长或短15、各职能部门年度工作总结 长期16、各承包单位的承包协议书 长期17、各类档案的销毁及鉴定清册 永或长18、制定的各类管理规章制度 长期19、职工违反计划生育等有关规定的处分 永久20、年度统计报表 长期二、党务工作类1党委会的工作计划、总结 长期2全所党员代表大会形成的材料 长期3所党委选举时形成的材料 永久4组织建设和发展党员时形成的材料 长期5党委会会议纪要 永久6对党员和党员干部的奖励和处分材料 长期7对党员进行重要专题教育的计划、总结、简报 长期8党支部成立、合并、改选的报告及批复 长期9、党员花名册及年度统计表 永久10上级机关下发的有关文件 长或短 11、年度重要专题的党员教育、政策思想宣传工作计划 总结、报告 长期12、党委制定的有关规章制度 长期13、支部工作总结 长期14、党员组织介绍信及存根 长期15、党费交纳及使用情况的报告 短期16、统战工作形成的材料 长期17、关于申诉、复查、平反、纠正错案及落实统战政策材料 永或长三、群众工作类1年度工作计划、总结和制定的规章制度 长期2工会改选的报告及批件 永久3职工福利方面形成的材料 长期4职代会提案的落实情况 长期5职代会职工代表大会换届形成的材料 长期6妇女工作活动中形成的重要 长期7年度统计报表 长期8上级机关下发的有关规定等 短期9、先进个人（劳动模范）事迹材料 长期10、工会财务预、决算表 长期四、共青团工作类1年度工作计划、总结和制定的规章制度 长期2召开所团代会形成的材料 长期3所团委换届的报告和批复、印章启用的通知 永久4基层团支部成立、改选的报告及批复 长期5对团员的奖励和处分材料 长或短6发展团员形成的材料 短期7年度统计报表 长期8上级机关下发的有关规定等 短期9、团组织关系介绍信及存根 长期五、人事工作类1干部任免 永久2人事调动、奖励和处分决定 永久3职工的招收、录用和转正、定级材料 长期4专业技术职务的聘任、兼职材料 永或长5职工工资的调整和升级名单等材料 长期6职工离退休、退职、借阅、停薪留职名单及材料 长期7劳保福利、保健津贴、病残等材料 长期8所指明人士、专家生平材料及其丧事办理情况 永或长9推荐中科院院士、工程院院士过程中形成的材料 永久10职工办理自费出国或探亲过程中形成的材料 长期11本单位汇总的年度重要的专题统计表 永或长12、上级机关下发的有关规章及办法 短期13人员调动的行政和工资关系介绍信及存根 长期14、职工花名册 永久15、年度工作总结和制定的规章制度 长期16、有关老干部重要问题的请示及批复 长期17、年度统计报表 长期六、教育类1、招收研究生、博士后人员的计划、录取名单 永久2、学位委员会成立、改革的报告和批复 永久3、授予研究生学位名单 永久4、职工长期出国进修（半年以上），攻读学位形成的材料 长期5、在职人员的培养、教育形成的材料 长期6、举办优秀青年论文报告会形成的材料 长期七、科研工作1年度工作总结和制定的规章制度 长期2科研工作长远规划、年度计划和执行年度计划 长期3科研工作中重要的请示与批复 永或长4理化所承担军工任务、国家大事、重点项目的情况 长期5与外单位签订的科研协议书 长期6上级机关检查科研工作形成的材料和声像资料 永或长7理化所主办的国内重要的学术会议形成的材料和声像资料 长期8保密工作的规定及总结等 长期9所保密机构成立、改选及组成人员名单 长期10科研项目的定密与解密情况 长期11学术委员会的管理条例、改选等形成的材料 永或长 12事业部、课题组的成立和撤消形成的材料 永久13科技成果综合上报材料及获奖审批结果 永或长14理化所重大成果推广情况及经济效益情况 长期15 14年度统计报表和上报的软盘 长期16上级机关下发的有关规定等 短期八、外事工作1外事工作计划、总结和出访、来访计划 长期2参加国际会议的请示、批复、报告、会议纪要、总结 及声像材料等 永久3科研人员出国访问、考察形成的材料 长或短4接待外宾、华裔学者、国外重要代表团来访形成的材料 长期5聘请外籍名誉研究员的有关材料 长期6、与国外签订的协议书、合同、备忘录、会议纪要等 永久7、本所科技外援活动中形成的材料 长期九、财务工作1本部门年度工作总结和制定的规章制度 长期2年度科学事业费预、决算 永久3上报批准的所年度基建财务计划 永久4上级对所财务监察和审计形成的材料 永或长5财务大检查形成的材料 永久6上级下发关于科研经费等方面的材料 长期7全所人员全年工资造册 永久8年度统计报表 长期9上级下发的有关规定等 长或短十、公司工作类1、公司成立的报告与上级的批文 永久2、所办公司和联营单位形成的材料 长期3、机构设置、人员编制、负责人任免及所有制形式等材料 永久4、公司开业申请（或变更申请登记表）和营业执照（副件）及经营范围、经营方式等文件 永久5、公司年度工作总结报告 长期6、技术开发、研究合作中签订的合同、协议等 长期7、技术开发利用效果统计、信息反馈等材料 长期8、年度财务决算及受益情况 长期9、公司工作简报、会议纪要及工作中形成的文件材料 长或短10、年度统计报表 长期 十一、基建工作类1、基建工作有关管理性文件 短期2、基建工作有关规章制度 长期3、上级批准的年度基建计划 长期4、零星基建请示、批复及经费使用等有关材料 短期十二、资产管理类1年度工作总结和制定的规章制度 长期2政府颁发的土地证书和处理房产纠纷的有关材料 永久3职工房产管理材料 永久4、上级机关下发的有关规定等 短期5、购买仪器的申请及批件、验收报告等材料 长期十三、保卫、技术安全工作类1年度工作总结和制定的规章制度 长期2处理本所重要违法案件、交通事故、火灾及技术安全等材料 长期3有关治安、消防人员的奖惩材料 长期4所“安委会”成立、改选等形成的材料 长期5监察方面形成的材料 长期6年度统计报表 长期7上级机关下发的有关规定等 长或短 附件6财务档案归档范围和保管期限表 名 称 保管期限 原始凭证、记帐凭证、汇总凭证 15年财务收据(发票) 15年日记帐 15年总 帐 15年明细分类帐或