会计电算化教程（第二版）-28第十二章多模块电算化系统期末处理.ppt

主 讲： 会计电算化教程（第二版） 第十二章 多模块电算化系统的期末处理 第节 多模块电算化系统期末处理综述 一、多模块电算化系统期末处 理的操作流程 n 1采购、销售、库存、核算四个子系统中， “核算”子系统必须最后结账；“库存”子系统的结 账要在“采购”和“销售”两个子系统结账以后进行 ；“采购”、“销售”两个子系统的结账没有先后顺 序的限制。由此，我们可以得出这四个子系统的 结账操作流程如下： n “采购”系统结账 “销售”系统结账 “库 存”系统结账 “核算”系统结账。 n 2工资和固定资产两个子系统的结账 操作可以独立进行；建议在采购、销售 、库存、核算四个子系统结账之前完成 。 n 3“总账”子系统的结账必须放在最后 。只有在所有子系统结完账以后，“总账 ”子系统才能结账。 月末结账操作顺序 n 月末结账操作顺序是： 工资固定资产采购 销售库存核算总账。 n 本章主要讲解采购、销售、库 存和核算四个模块的月末处理， 以及全系统的年末结转；另外介 绍“总账”子系统在多模块环境下 的期末处理。 二、各模块月末处理的工作内容 n“采购”子系统月末处理的工作内容包括： 月末结账； n“销售”子系统月末处理的工作内容包括： 月末结账； n“库存”子系统月末处理的工作内容包括： 月末结账； n“核算”子系统月末处理的工作内容包括： 期末处理、月末结转； “工资”子系统12月份的月末结转包含 在年末结转操作中。 n “总账”子系统在多模块环境下月末处 理的工作内容包括：其他模块生成凭证 的处理、自动转账凭证的生成（月末结 转）、对账、结账。 自动转账凭证的具体定义方法，也安 排在本章和转账生成一起介绍。 第节 工资管理系统的年末结转 n “工资”系统每年12月份的结转，是 作为年末结转来处理的。年末结转是 把本年的全年工资数据进行处理以后 ，结转到下一个会计年度。在进行年 末结转以前，应该先由账套主管建立 新一年的年度账。 （一）建立年度账 n 在“用友通10.3标准版”系统中，用户 不仅可以建立多个账套，而且每一个账 套当中还可以建立不同年度的年度账。 一套年度账里存放一个会计年度的会计 数据。 n 建立年度账的工作要由账套主管在 系统管理里做。 （二）年末结转 n 书附光盘中的“用友通 10.3”是演示版软件，“建立 年度账”功能不可用。这里 简单介绍一下。 本节小结 n 工资系统的年末结转包含了12月 份的月末结转。 n 在进行年末结转以前，要先建立 新一年的年度账。建立年度账的工 作由账套主管在系统管理里面 做。 第节 购销存和核算系统的月末处理 一、采购管理系统的月末处理 n “采购管理”子系统的月末结账是 把全月的所有单据进行封存，并且 把当月的采购数据记入有关账表中 。 n “采购管理”子系统的月末处理由 具有“采购管理”权限的操作员做。 请注意观摩操作演示 恢复结账前状态 n 如果在结账以后发现错误，可 以取消结账，恢复到结账以前状 态。 请注意观摩操作演示 注 意 n 如果还没有进行期初记账，系统不允许做月末结账。 n 可以连续把多个月的单据一起进行结账，但是不允许 跨月结账。月末结账以后，这个月的单据就不能再修改、 删除；这个月还没有输入的单据只能作为下个月的单据处 理。 n 如果“采购管理”子系统要取消月末结账，必须先通知“ 库存管理”子系统和“核算管理”子系统的操作人员，要求 他们先取消各自所管的子系统的月末结账。如果“库存”和 “核算”两个子系统中任何一个子系统没有取消月末结账， 那么就不能取消“采购管理”系统的月末结账。 注 意（续） n 如果没有启用“库存管理”和“核算管理” 两个子系统，并且不需要查看采购余额 一览表，那么“采购管理”子系统可以不 进行月末结账。 n 不允许跨月取消月末结账。只能从最后 一个月逐个月地往前取消月末结账。 二、销售管理系统的月末处理 n “销售管理”子系统的月末结账是 把全月的单据数据进行封存，并且 把当月的销售数据记入有关账表中 。这项操作要由具有“销售管理”权 限的操作员做。 请注意观摩操作演示 取消结账 n 如果用户发现哪个月的月末结 账有错误，可以取消月末结账。 请注意观摩操作演示 注 意 n 在上月没有结账的情况下，本月不能 结账，不过本月可以增加、修改和审核单 据；也就是说，上个月是不是已经结账， 不影响本月日常业务的处理。 n 结账每月只能进行一次，一般在当前 会计期间终了的时候进行。结账以后本月 不能再进行发货、开票、代垫费用等业务 的处理。 注 意（续） n 本月还有未审核单据的情况下，结账的时候系 统会提示尚有哪些单据还没有审核。用户可以选 择继续结账或者取消结账。也就是说，还有单据 没有审核，不影响月度结账；但是年末（12月份 ）结账的时候，所有的单据必须全部审核完毕才 能结帐。 n 已经结账的月份不能再录入单据。 n 年底结账的时候，要先进行数据备份，然后再 结账。建议每个月底结账以前，也做好数据备份 。 注 意（续） n “库存”子系统和“核算”子系统月末结账以后，“ 销售管理”子系统就不能取消月末结账了。如果要 取消结账，必须先依次取消“核算”系统和“库存” 系统的月末结账（“核算”系统取消结账在前）。 n “销售管理”系统的结账功能是独享功能，要求 在做“销售”系统的结账操作以前，退出电算化系 统的所有其它功能；在网络环境下，要确定电算 化系统所有其他的网络用户已经退出所有功能。 三、库存管理系统的月末处理 n “库存管理”子系统的月末处理 由具有“库存管理”权限的操作员 做。 请注意观摩操作演示 取消结账 n 如果月末结账有错误，可 以取消月末结账。 请注意观摩操作演示 注 意 n 结账操作每月只能进行一次。结账以后本月不 能再填制单据。 n 结账以前应该检查本会计月的所有工作是不是 已经全部完成。只有在当前会计月所有工作全部 完成的前提下，才能够进行月末结账，不然的话 会漏掉某些业务数据。 n 必须在“采购”子系统和“销售”子系统结账以后 ，才能够做“库存”子系统的结账。 注 意（续） n 不能跨月进行结账，只能连续结账；就是只能对 最后一个已经结账月份的下一个会计月进行结账。 n 月末结账之前一定要进行数据备份，不然的话一 旦发生错误，将造成无法挽回的后果。 n 月末结账以后不能再做这个会计月的业务，只能 做下个会计月的日常业务。 n 必须是在“核算”子系统当月还没有结账，或者虽 然已经结过账，不过又取消了结账的情况下，“库 存”子系统才能取消结账。 四、核算管理系统的月末处理 n “核算”子系统的月末处理，必须在采购 、销售和库存三个子系统都完成了结账处 理以后才能进行。 n “核算”子系统月末处理要分两步走：第 一步是进行“月末处理”；第二步是“月末结 账”。 n “核算”子系统的月末处理要由具有“核 算”管理权限的操作员做。 （一）月末处理 n “核算”子系统的月末处理，是在一个 月的日常业务全部完成以后，对按照“全 月平均”方式核算的存货的全月平均单价 ，及其本会计月的出库成本进行计算； 并且对已经完成同月全部日常业务的仓 库和相关部门做处理标志。 请注意观摩操作演示 恢复期末处理。 n 如果在期末处理以后发现哪 个仓库的数据处理有错误，可 以恢复到期末处理以前的状态 。 请注意观摩操作演示 注 意 n 本月已经进行期末处理的仓库（或者 部门）不能再进行期末处理。 n 进行期末处理之前，应该仔细检查本 月业务中是不是还有未记账的单据。应 该在处理完本会计月的全部日常业务以 后，再做期末处理工作。 n 期末成本计算每月只能执行一次，,因此要特别 小心。如果是在结账日之前执行，那么期末处理后 的当月出入库单将不能在本会计期间录入。例如： 把月份的25号作为该月的结账日，如果执行期末 处理是在23号，那么再录入出入库单就只能在25号 以后了。 n 如果“总账”系统已经结账，那么“核算”系统就不 能再恢复期末处理。 注 意（续） （二）月末结账 n 完成了月末处理以后，就可以 进行月末结账了。 请注意观摩操作演示 休 息 五、总账系统的月末处理 （一） 其他子系统生成凭证的处理 n 在“总账”子系统进入月末处理程序之前 ，首先要把所有其他子系统传递过来的凭证 审核完，并且进行记账。实际上这项工作属 于日常处理的工作范围。平时，除了“总账” 系统自身产生的凭证，其他子系统每天总会 有凭证传送到“总账”子系统里来。要注意对 这些凭证及时进行处理，不要积压。 （二）月末自动结转 n 企业期末账务处理中的某些业务，每个 月往往是重复的，程序化的，处理方法相对 固定不变，如各种费用的计提、期间损益的 结转等等。我们可以为这些处理方法相对固 定的期末账务处理业务，预先定义好自动转 账凭证模板，每个月的月底，只要调用凭证 模板，就可以让计算机自动生成转账凭证。 月末结转的种类 n “用友通”里的自动转账凭证有六种，它们 是：自定义转账凭证、对应结账凭证、销售 成本结转凭证、售价（计划价）销售成本结 转凭证、汇兑损益结转凭证和期间损益结转 凭证。这里向大家介绍自定义转账凭证和期 间损益结转凭证的定义以及生成的操作步骤 。 1定义自动转账凭证 （）定义自定义结转凭证； （）定义期间结转凭证。 【例题121】 n 请定义计提教育费附加的自动转账凭证。教育 费附加以应交增值税和应交营业税为计征依据； 计征比例3%。 凭证种类：转账凭证；转账序号：001； 摘 要：计提教育费附加 借：营业税金及附加教育费附加（640301） 贷：应交税费应交教育费附加（222105） 金额公式: （(QM(222101,月,贷)+QM(222103,月,贷)*0.03 。 请注意观摩操作演示 返回 （）定义期间结转凭证 n【例题122】 请定义期间损益结转的自动转账 凭证，把各个损益类科目的余额结 转到“4103本年利润”科目。 请注意观摩操作演示 下一张 2生成自动转账凭证 n（1）生成自定义转账凭证； n（2）生成期间损益结转凭证。 （1）生成自定义转账凭证 n【例题123】 1月31日，包括其他各个子模块传递 过来凭证在内的所有凭证都已经完成审 核和记账，请生成“教育费附加”自动转 账凭证，并执行审核记账。 请注意观摩操作演示 返回 （2）生成期间损益结转凭证 【例 题】 请生成期间损益结转凭证，并 且完成审核记账。 请注意观摩操作演示 下一张 注 意 n 生成自动转账凭证的时候，一定要注 意执行顺序。这是因为某一张自动转账 凭证的数据，可能要在其他自动转账凭 证记账以后才能得到。1至11月份“期间 损益结转”凭证的生成，必须要在除了结 转所得税凭证以外的所有其他自动转账 凭证全部生成，并且完成审核和记账以 后。 注 意（续） n 计算并且结转所得税费用以后，要专门为“ 所得税费用”科目做一次期间损益结转。在本 书实例中，“教育费附加”转账凭证一定要先生 成，并且先审核记账。这是因为在期间损益结 转中，需要“640301营业税金及附加教育费 附加”科目里的数据；而这个数据来自“教育费 附加”自动转账凭证。12月份还需要在生成结 转所得税费用的“期间损益结转”凭证，并且审 核记账以后，再执行“本年利润”（自定义结转 ）的结转。 （三）月末结账 n “总账”系统月末结账的操作，第 三章第节已有详细介绍。这里不 再重复。 本节小结： n “采购”、“销售”、“库存”三个子系统的月 末处理都只需要直接进行结账；“核算”子系统 的期末处理要分“月末处理”和“月末结账”两步 进行。 n “总账”子系统在做期末处理以前，必须先 对其他子系统传递过来的所有凭证完成审核和 记账，然后执行本模块内的月末自动结转。在 执行月末自动结转的时候，要注意生成凭证的 先后次序。 第4节 年度结转 n 在一个会计年度结束，新的会计年度 开始这个新老会计年度交接之际，需要 把上年度各项会计数据的最后余额结转 到新的会计年度账上来。这项工作叫作“ 年度结转”。 n 年度结转分“建立年度账”和“结转上年 数据”两大步骤。这两大步骤都要由账套 主管在系统管理模块中完成。 年度结转操作流程 建立年度账 供销链结转固定资产结转工资结转 总账结转 年度结转的操作 n “供销链结转”包括了采购、销售、库存 和核算四个子系统。“总账”子系统必须在所 有其他子系统都完成了结转以后，最后才能 进行结转。 n “建立年度账”的方法已经在第节里讲 过了，这里着重介绍年度结转的操作方法。 n 由账套主管以新的年度（当前会 计年度的后一年）作为注册会计年 度，同时选定账套（001账套），注 册登录系统管理，进行年度结 转的操作。 注 意 n 一定要按照规定的顺序进行年度数据的结转。 n 如果在使用“总账”系统的时候，使用了“工资” 系统、“固定资产”系统、“核算