担保类公司信息化项目需求分析报告.doc

XX 担保类公司项目担保类公司项目 信息化项目需求分析报告信息化项目需求分析报告 （总账、固定资产、现金银行、网络报销、IUFO 报表、合并报表） 建立日期: 修改日期: 文控编号: XXXX 项目经理项目经理： 日日 期：期： 用友用友项目项目经理：经理： 日日 期：期： - 1 - 目目 录录 文档控制文档控制 .3 第一部分第一部分. . 概述概述 .4 1.1企业简介4 1.2调研总结4 1.2.1调研目的 .4 1.2.2调研范围和内容 .4 1.2.3调研报告编写的依据 .5 1.2.4调研计划执行情况 .5 1.3系统建设整体目标5 第二部分第二部分. 组织结构组织结构7 2.1财务核算与人力资源组织架构不同 .7 2.1.1管理现状及需求描述 .7 2.1.2需求分析及产品配匹 .9 2.2核算主体与报表主体不同需求 .9 2.2.1管理现状及需求描述 .9 2.2.2需求分析及产品配匹 .11 2.3集团总部与下属各分支机构一体化需求 .11 2.3.1管理现状及需求描述 .11 2.3.2需求分析及产品匹配 .12 第三部分第三部分. 财务核算现状及需求分析财务核算现状及需求分析14 3.1基本档案管理需求 .14 3.1.1会计科目 .14 3.1.2利润中心 .15 3.1.3其他基本档案 .15 3.2总账核算管理需求 .16 3.2.1管理现状及需求描述 .16 3.2.2需求分析及产品配匹 .17 3.3固定资产类管理需求 .18 3.3.1管理现状及需求描述 .18 3.3.2需求分析及产品配匹 .19 3.4现金银行需求 .20 3.4.1管理现状及需求描述 .20 3.4.2需求分析及产品配匹 .20 3.5报销管理需求 .20 3.5.1管理现状及需求描述 .20 3.5.2需求分析及产品配匹 .21 3.6内部往来管理需求 .22 3.6.1管理现状及需求描述 .22 3.6.2需求分析及产品配匹 .22 3.7应收、应付管理需求 .22 - 2 - 3.7.1管理现状及需求描述 .22 3.7.2需求分析 .23 3.8报表和合并报表需求 .23 3.8.1管理现状及需求描述 .23 3.8.2需求分析及产品配匹 .24 第四部分第四部分. 重点需求分析重点需求分析27 第五部分第五部分. 历史数据迁移历史数据迁移29 第六部分第六部分. 调研采集资料清单调研采集资料清单30 第七部分第七部分. 报告签字确认报告签字确认31 - 3 - 文档控制文档控制 文档更新记录： 日期作者 职务 版本备注 2012-5-31XXV1.0初稿 2012-6-7XXV1.1讨论版 2012-6-10XXV1.2讨论版 2012-6-17XXV1.3讨论版 2011-6-20XXV2.0最终版 审阅人: 姓名职位审阅签字 存档: 拷贝号地点备注 - 4 - 第一部分第一部分. .概概述述 1.11.1 企业简介企业简介 XX 于 1994 年进驻中国零售业市场，并在北京复兴门内大街开设首家百货店，定位于中高档 消费群体。XX 担保类公司是最早在中国经营时尚百货外资连锁企业之一，并且目前已经发展成 为中国最大的时尚百货集团之一，拥有覆盖中国 30 个主要城市的最广泛的营销网络。XX 担保类 公司集团现经营 46 家百货店，其中 40 家为自有店及 6 家为管理店，另有正在筹建的新店及 6 家 咨询及物业公司。 对中国日益富足的中高档消费群体而言，XX 担保类公司已成为家喻户晓并标志着品味和时 尚的知名品牌。XX 担保类公司与许多国内、国际知名品牌建立了长期而稳定的合作伙伴关系， 使 XX 担保类公司能够不断的在商品和品牌组合等方面得以完善，并通过引入质量好、价值含量 高的品牌或创新产品系列提高商品的吸引力，从而加强并巩固 XX 担保类公司的领先地位。 XX 担保类公司项目的管理系统在原有分布式应用的方式下，经过较长时间的运行逐渐暴露 出一些问题，如会计核算制度无法实现统一、无法进行有效及时控制等，而企业目前快速扩张， 为了能对分公司进行及时有效的控制，使企业既能快速发展，又能及时准确的了解分子公司的运 营情况，因此对于集中财务和业务的管理需求越来越迫切。 1.21.2 调研总结调研总结 本次调研是根据 XX 担保类公司项目要求，对整个 XX 担保类公司项目进行了较为全面的调研。 调研主要针对集团内现有业务管理运行模式、现行管理存在的问题。并对其中各个业务展开了专 项调研。 1.2.11.2.1 调研目的调研目的 本次调研的目的，就是要通过充分了解 XX 担保类公司项目各分子公司财务核算、固定资产、 现金银行、应收应付、员工报销及报表的相关内容、业务流程、管控特点、以及信息化的需求， 在此基础上，完成 XX 担保类公司项目财务信息化项目的方案规划。 - 5 - 1.2.21.2.2 调研范围和内容调研范围和内容 针对不同的财务岗位，涉及不同的相关业务调研内容。 主要包括：XX 担保类公司项目财务管理模式、财务核算、固定资产、现金银行、费用报销、 应收应付、报表及其他相关业务。 1.2.31.2.3 调研报告编写的依据调研报告编写的依据 （1）针对 XX 担保类公司项目财务不同业务/岗位的调研日志； （2）调研过程中采集到的相关资料等。 1.2.41.2.4 调研计划执行情况调研计划执行情况 时间部门被访者调研人备注 6、13资材部采购科陈晓梅、王勇甘书钰、钟旭兴、 黄维瀚 2012.5.9财务张江涛财务核算总体情况 及试点公司财务情 况调研 2012.5.9财务张江涛本部固定资产调研 2012.5.10财务张江涛报销管理调研 现金银行管理调研 资金管理的大体调 研 2012.5.11财务张江涛太阳宫店财务调研 2012.5.11财务/电脑部张江涛集团财务管理设想 与信息化系统管理 要求调研 2012.5.19财务张江涛会计基础资料调研 2012.5.25财务张江涛复兴门店及一市多 店财务总体调研 2012.5.25财务张江涛报表及合并报表调 研 2012.5.26审计张江涛内审及财务内控调 研 1.31.3 系统建设整体目标系统建设整体目标 通过对 XX 担保类公司项目领导层的调研和汇报，明确此次项目管理信息化建设的总体目标 如下： 按照“整体规划、统一标准、分步实施、务实求效”的原则建设 XX 担保类公司项目的管理 - 6 - 信息化集成系统。系统以战略实现为目的，以集约管控为主线，以财务管理为重点，以协同平台 为支撑，以信息标准和基础信息编码统一为基础，实现一体化业务协同。 系统实施的具体目标是： （1）构建 XX 担保类公司项目本部统一的财务信息化管理平台，统一管理制度，规范业务处 理，使集团及本部下属各成员单位都在统一的财务管理信息平台上实现集中会计核算和财务管理， 打破信息孤岛。 （2）通过自动化、向导式、智能化等机制，减轻和化解财务非增值作业量，提高财务工作 效率。 （3）通过集中核算和管理，实现信息对称，其次是加强信息披露质量，提升信息的透明度 和可信任度。 （4）配合集团正在建设的财务内控体系，通过信息化形式统一、固化和推行财务制度政策， 加强财务风险的控制。 （5）在信息集中的基础上，进一步将信息资源转化为企业管理价值，为管理者提供强有力 的管理决策支持，帮助完善集团绩效管理体系，实现科学的考评。 - 7 - 第二部分第二部分.组织结构组织结构 2.1 财务核算与人力资源组织架构不同财务核算与人力资源组织架构不同 2.1.12.1.1 管理现状及需求描述管理现状及需求描述 从人力资源提供的组织架构图来看，XX 担保类公司项目的组织结构为六层架构，其 中中债股份共同承担着 XX 担保类公司项目总部的职能，但在组织架构图中未做标注。 2.1.22.1.2 需求分析及产品配匹需求分析及产品配匹 从财务核算的角度来看，层级并不是很重要，因此建议以人力资源的组织结构框架 为主，但是前提是每个独立核算的分子公司均是独立的会计主体并分别建立独立账套。 2.2 核算主体与报表主体不同需求核算主体与报表主体不同需求 2.2.12.2.1 管理现状及需求描述管理现状及需求描述 财务核算主体服务于合并报表结构，同时要求按投资关系进行管理报告汇总财务核算主体服务于合并报表结构，同时要求按投资关系进行管理报告汇总 财务主体建账是按照独立核算建立会计账，并按照个别报表和合并报表方式参与集 团合并需要。要求按照国家会计准则反映企业运营情况，按照合并报表要求建立报表主体 结构。 报表主体汇总结构设置，打破财务核算主体组织架构建立企业按照投资关系进行报 表汇总。任何一个上级公司可以对下级公司进行汇总、合并，满足管理需求 未纳入财务核算主体的国外公司也要纳入报表体系未纳入财务核算主体的国外公司也要纳入报表体系 XX 担保类公司项目还有如下国外公司：以上公司因科目、币种、准则与其他公司的 差异，本次不纳入财务核算实施范围，但 - 8 - 是因并表时需要合并，因此这些公司需要纳入报表体系，手工录入已经转换成人民币的报 表。 2.2.22.2.2 需求分析及产品配匹需求分析及产品配匹 通过建立以核算为主的组织结构框架，分别对公司主体进行按区域划分的属性描述， 分别按照属性分类进行汇总报表取数。 在报表主体增加其他国外公司，手工录入已经换算为人民币的报表。 2.3 集团总部与下属各分支机构一体化需求集团总部与下属各分支机构一体化需求 2.3.12.3.1 管理现状及需求描述管理现状及需求描述 集团成员单位数据集中心管理，有效实现集团内信息的共享； 能够支持的集团的多组织架构图，能够充分支持企业集团行业扩充、组织结构的变 化； 统一管理流程，最低层的数据直接采集到系统中，实现全程监控下属成员单位，满 足母子公司、成员公司间协同业务处理； 业务管理控制保证信息的及时性、真实性、完整性。 企业集团的业务层、管理层、和高级决策层的相关人员都能够从这个集中的数据库 中获取相关信息。 2.3.22.3.2 需求分析及产品匹配需求分析及产品匹配 通过 NC 协同中心，建立企业协同中心，从而实现搭建企业管理平台，满足资源的全 面整合； 利用 NC 系统建立企业业务流和审批流，通过系统登录等方式严格审批流程，固化企 业流程，规范管理； 集团通过制定统一的基础档案实现统一的财务政策，多级参数控制实现统一的会计 政策； 细化的权限管理实现集团应用，同时一个用户可以拥有几个公司的权限，进行跨公 - 9 - 司的查询等； 审批流平台； NC 提供了强大的审批流平台，可以制定审批流程，界定审批权限，明确岗位、 人员的权责； 审批流平台提供了面向工作流的管理，可以加强和完善企业的内部控制制度； 审批的过程自动集中便捷； 请款、报销、固定资产盘亏等内容都可以通过审批流来进行审批。 动态会计平台； 通过 NC 的动态会计平台，能够实现业务数据一经确认就自动进入财务系统，一 方面大大提高了工作效率，减少了人为干预，另外还可以满足财务对业务及时的反 映的监控； 预警平台； 通过预警平台的定义，可实现对各项业务的预警。 NC 可对费用等业务进行预警，如当大额凭证在系统设定的警戒线后，系统的自 动进行预警。 当相关人员（根据预警平台的定义）进入 NC 时，系统会自动弹出一个窗口告 知 日常的财务核算流程； 在日常操作时，各单位财务人员登录到所属的公司账中，进行本公司的凭证填 制、审核、记账、出报表等工作，各单位之间互相不发生影响。 与以往不同的是： 1、各单位的财务工作均受到集团统一设置的影响（如折旧计提方式等等） ，当 然，如果集团公司根本没有进行统一设置，则这种影响将不存在。 2、集团公司的财务主管有权限对各单位的财务数据进行查询（也可以跨单位查 询） 3、涉及到内部往来业务（如 A 公司向 B 公司付款）时，B 公司的收款单可根据 A 公司的付款单自动生成，从而实现了内部单位业务的协同。 跨单位审核 实时查询整个企业的财务状况和经营情况； 查询统计基本都提供了多单位选择； - 10 - 可以按任意维度进行汇总统计分析； 通过严密的权限管理，控制只能对已授权单位进行查询； 预警 公司间交易使得集团对账和财务合并极为便捷； 通过公司间交易功能，可以由集团内一个公司的数据自动生成另外一个公司的数 据。 - 11 - 第三部分第三部分.财务核算现状及需求分析财务核算现状及需求分析 利用财务系统与收付业务系统集成应用，达到监控下级单位规范业务，统一流程的管理目 标。 3.1 基本档案管理需求基本档案管理需求 3.1.13.1.1 会计科目会计科目 会计科目体系使用现状： 1、 XX 担保类公司项目会计科目现状是每个公司一套财务帐（自主开发） ，每个公司 的会计科目是独立的，其中百货业态的一二级科目是集团统一的，二级以下科目 在不违反集团统一规定的情况下可以自行增加需要的会计科目。 2、 非百货业态与百货业态有所差异，但是差异不大，也是集团管控到一二级科目， 二级以下科目可以自行添加。 3、 目前一、二级会计科目的辅助核算由集团统一设置，二级以下自行增加的科目的 辅助核算在不违反集团统一规定的情况下可以适当调整，但是从目前的系统管控 来看上级科目挂了某个辅助核算，各公司自行增加的下级科目如果不挂的话系统 也是允许的 4、 会计科目级次目前最多到四级，编码规则遵循的是 4-2-2-2 的形式 会计科目处理建议： 1、 中债的会计科目体系由于是通过规章制度及人为控制统一的，但由于各分公司财 务系统都是独立帐套，造成集团的整体编码规则尚未完全统一。这对于集团整体 管理和费用明细分析是完全不够的。但是集团统一全部的会计科目是不大可能实 现的，建议集团建立统一管控的科目，管控级别的科目可以是一二级，也可以是 三、四级，凡是集团管控的科目各公司不得删减，但是可以增加具体的下级科目。 2、 目前的科目体系中，大量的财务分类统计信息中部分单位是通过明细科目实现的， 如银行存款科目按照银行账号设置明细科目，应收应付的内部客商是按内部公司 - 12 - 名称设置明细科目，这样设置虽然比较直观，但造成了科目数量的剧增，同时由 于这些信息变动比较频繁，造成科目经常新增，而且已无往来的客商对应的科目 则较难删除，这样科目数量的增长就没法限制，日积月累会给日常财务核算、信 息处理带来不便。建议充分利用系统里的基本档案等信息作为科目辅助核算，这 样不仅可以共享信息，而且同样能完成科目信息的分类统计需求，同时大大减少 了科目数量。 3、 财务核算的目的是为了满足管理需要。因此设置科目体系时，要充分考虑管理的 需要、核算统计的要求。同时应把握核算细致程度，核算越细致，虽然提供信息 越多，但同时也会带来工作量显著增加，及过多的分析反而使处理效率低下等问 题。应当适当考虑两者的平衡。 4、 在 NC 总账系统中提供了总账、明细账、科目余额表、辅助明细账（余额表） 、 多栏账等多种账簿类型，可以按科目或辅助项查询一段时期内科目的借、贷发生 和余额。对于科目中有数据但需要进行一定加工处理的复杂分析报表，可以通过 报表系统予以实现。 3.1.23.1.2 利润中心利润中心 利润中心是财务核算的口径，会计科目中损益类科目均挂利润中心的辅助核算 利润中心与人力资源的部门档案寻在差异，即每个公司自己的利润中心和部门档案 并不是完全一致的，从全集团的范围来看，利润中心和部门档案更是存在较大差异 建议：每个公司自己的利润中心和部门进行统一，因为涉及到人力资源、账务核算、 业务模块与财务核算的集成及接口开发，若两者不能统一的话，将会严重影响各模块实 施方案 3.1.33.1.3 其他基本档案其他基本档案 1、地区分类：客商档案建立在地区分类下，地区主要对客商进行分类后以便归集和 查询。建议至少集团统一分为内部（上市公司和非上市公司）和外部，便于后期 报表统计。 2、客商：对应于之前财务系统中的“往来单位” ，但是增加了内部客商的概念，可 在集团系统参数设置中设置客商档案是否允许下级单位增加 - 13 - 建议：对于内部单位由集团统一维护分配给各公司使用，各公司只允许增加外部 客商，客商属性统一设置为客商，外部客商从进销存模块同步到 NC 3、部门及人员：各公司自行设置，财务模块与人力资源模块在同一个平台上，因此 财务引用的人力资源设置好的部门和人员信息 4、币种、会计期间由集团统一维护，分配下属单位使用 5、凭证类别：统一使用记账凭证 6、收支项目：用于应收应付及报销管理等业务单据，作为后期入账的影响因素。建 议参考会计科目进行收支项目的细化，由集团统一维护，分配下属单位使用 7、结算方式、银行类别、银行档案等结算信息建议由集团统一维护，分配下属单位 使用 8、银行账号由下属单位申请，审批通过之后自行维护银行账户档案； 9、现金流量项目：目前使用的现金流量项目仅是现金流量表上的大项，建议进行细 分，有助于报表分析取数 3.2 总账核算管理需求总账核算管理需求 3.2.13.2.1 管理现状及需求描述管理现状及需求描述 集团对各公司的财务核算监控和管理力度较低，集团无法及时获取各公司的财务信 息，只能通过上报余额表、报表或者实地检查的方式进行监控，不灵活也不及时 XX 担保类公司项目的凭证分为机制凭证和手工凭证两种 目前使用的业务系统模块包括：进销存、POS、会员卡、金卡、结算等，各业务模块 的业务情况会经过技术处理之后会往财务系统传凭证，也就是所谓的机制凭证部分， 机制凭证在日后的系统建设中将继续以机制凭证的形式存在，具体实现方式见开发 方案 目前从其他业务模块传过来的机制凭证在发现错误的前提下，会手工删除该机制凭 证，然后重新生成一张，并且也可以手工添加该科目的会计凭证，希望之后可以严 格控制 - 14 - 3.2.23.2.2 需求分析及产品配匹需求分析及产品配匹 基本功能需求 总账是财务的核心模块，应具备以下基本功能： 总账 期初余额凭证管理期末处理账簿查询 填制凭证 出纳签字 审核凭证 凭证记账 查询凭证 凭证整理 试算平衡 月末结转 月末结账 科目余额表 三栏式总账 科目汇总表 三栏式明细账 序时账 日记账 多栏账 辅助余额表 辅助明细账 日报表 摘要汇总表 2、扩展功能需求 （1）集团管控，全公司财务数据由总部统一备份维护，统一使用同一个会计准则账 簿 需求描述： 从集中管理的角度出发，集团及各子公司的账在同一个会计准则账簿中设置管理，在 一个统一的账簿下再分别建立集团及各子公司的公司账，不论各子公司的行业、企业性 质是否一致，均能在一个账簿中设置，同时，各子公司又可以根据业态及性质的不同而 进行个性化的设置 整个集团公司财务要进行集中管理，各个子公司的财务数据均集中在集团，以实现总 部统一备份维护。 （2）对整个集团财务信息的实时查询 需求描述： 实时查询体现在随时查询所需要的各个子公司的财务信息，在一套公司账中即可查 询到其他公司账的财务信息，能及时地了解各子公司当前发生的业务，只要是各子公司 财务及时地把各种已发生的业务在系统中处理完，则可实时查询到整个公司的财务信息。 可从多个维度查询总账信息： - 15 - 科目余额表可以提供明细科目级次选择；在总部层面可以查询到选定范围内的科目 余额汇总表（明细到集团管控级别） ；在总部层面可以一次查询到选定范围内的每个公司 的某个科目的余额情况 （3）加强内控管理，对凭证的来源和删除进行控制 需求描述： 对科目的来源系统进行控制，限定某个科目只能通过特定的系统生成，而不得通过 手工增加凭证 机制凭证或者业务模块生成的凭证不得手工删除，可先进行冲销，保留修改痕迹。 （4）反结账的控制 需求描述： 原则上说各公司在结账、上报报表之后不得进行反结账的操作，但是在特殊情况下 经过申请可以进行反结账，但这种特殊情况较多。 建议先从管理上进行规范，特殊情况较频繁的话其实就已经是一种普遍现象了，在 管理上进行了规范的前提下，可以通过参数或者功能按钮权限的分配对反结账进行控制。 （5）集团内部往来协同 集团内部往来，可自动生成计提咨询费、商标费的机制凭证（狮贸、金狮） ，并且汇 总各店计算报表。 各店向狮贸及金狮支付的咨询费、商标费等可以通过协同自动生成收方的凭证。计提 及计算情况可以通过报表体现。 3.3 固定资产类管理需求固定资产类管理需求 3.3.13.3.1 管理现状及需求描述管理现状及需求描述 固定资产分类包括：房屋及建筑物、机械与设备（分为大型和一般） 、办公设备、计算机 设备、卖场设备、运输设备、装修装饰，自有物业改良支出（新增） ，固定资产分类集团 统一 房屋及建筑物、大型机械与设备、装修装饰及自由物业改良支出的使用年限不确定，其他 资产类别的折旧年限均是集团统一的 - 16 - 折旧方法采用了平均年限法，企业净残值率为 10（装修装饰和自有物业改良支出为 0） ； 固定资产编码使用 8 位流水号，系统自动编码 待摊费用等目前使用 EXCEL 手工管理，进行摊销等操作 目前需要使用 EXCEL 做固定资产的分析表格，每月上报分析表格 计提折旧可以自动传凭证至总账凭证 3.3.23.3.2 需求分析及产品配匹需求分析及产品配匹 固定资产模块的基本功能包括基础设置、卡片管理、资产增加、资产变动、折旧计提、期 末处理、账簿查询等 应应用用准准备备 组组织织机机构构 变变动动原原因因资资产产类类别别 选选项项设设置置参参数数设设置置会会计计平平台台 基基础础设设置置 折折旧旧方方法法使使用用状状态态卡卡片片样样式式增增减减方方式式卡卡片片项项目目 卡卡片片管管理理 卡卡片片录录入入新新增增资资产产资资产产变变动动资资产产减减少少 资资产产评评估估资资产产减减值值变变动动单单管管理理 日日常常业业务务管管理理 折折旧旧计计提提期期末末处处理理 价价值值汇汇总总表表 账账簿簿管管理理 总总账账部部门门折折旧旧汇汇总总表表明明细细账账折折旧旧计计算算明明细细表表 减减值值准准备备汇汇总总表表增增减减变变动动表表统统计计分分析析表表逾逾龄龄役役龄龄资资产产统统计计表表 1、集团统一管控固定资产大类，并进行统一编码规则的设定； 2、建议可以将待摊费用、无形资产等性质的业务放在固定资产作为一项固定资产管理，当 月增加，当月计提折旧，可以每月自动进行摊销，生成会计凭证等； 3、固定资产的原值、净值、累计折旧、固定资产、总帐、明细帐、固定资产余额表、折旧 费分摊表等可在资产模块中对应的功能节点上直接查询取得，特定的分析表格也可以通过报表来 - 17 - 实现，避免手工繁琐操作 4、通过会计平台的设置，实现固定资产与总账的集成资产增加、资产减少、折旧摊销等均 可直接由固定资产模块的业务单据生成实时凭证进而生成总账凭证； 5、资产卡片按照资产类别加流水号进行编码，但是需要在卡片上记录原有编号； 6、可以按照资产类别控制卡片项目是否能修改，比如房屋及建筑物是可以修改折旧年限的， 但是办公设备是不允许修改的，残值率均是可以修改的 3.4 现金银行需求现金银行需求 3.4.13.4.1 管理现状及需求描述管理现状及需求描述 各公司的招商银行开通网银，可以进行网银支付，并可从网页上导出对账单，之后导入 财务系统，进行银行对账，其他银行均未开通网银，手工在财务系统中录入银行对账单 由系统生成银行余额调节表 因开通网银的银行较少，因此支票的使用仍然较多，支票的使用分为两个部分：结算模 块使用、财务使用，目前结算模块使用支票的情况可以在结算模块进行登记，记录供应 商使用支票的情况，财务使用的部分手工登记 银行账户申请：集团要求各公司开立账户的时候需要到集团进行申请，但是因为是线下 操作且监控成本较高，因此目前执行情况不是很好，有的公司未申请通过就开立了账户 3.4.23.4.2 需求分析及产品配匹需求分析及产品配匹 银行对账功能，可以通过导入 EXCEL 格式对账单的形式，实现银行对账单与总账的核对， 生成余额调节表 支票登记功能可对支票进行购置、领用、报销的管理 利用 NC 银行账户管理功能，严格银行账户申请、审批程序，不进行审批则无法进行银行 账户的添加。 - 18 - 3.5 报销管理需求报销管理需求 3.5.13.5.1 管理现状及需求描述管理现状及需求描述 目前集团本部使用 OA 进行员工报销流程的管理，各店区总的报销也在 OA 中完成， 其他各公司员工的报销由员工手工填写报销单据，走线下审批流程 员工报销的凭证由财务人员手工在财务系统录入 希望日后可以全面跟踪、控制集团企业的费用发生全过程；规范化、标准化、透明 化、自动化费用报销流程；可随时获取各费用发生的数据，实时了解企业的费用状 况 员工报销涉及的业务包括借款和各种员工费用报销 目前 OA 中涉及到的报销单据包括：通用借款单、差旅费报销单、招待费报销单和通 用报销单 所有借款和报销单据使用统一的审批流，根据发起人的不同又区分为以下几种（以 本部为例）： （1）普通员工：员工-部门领导-财务经理-黄总(人力资源总监) （2）副总-财务经理-黄总 （3）总经理-财务经理-CEO （4）张先生-CFO-CEO （5）CFO-张先生-CEO 审批流中无金额判断 存在报销人所在公司与费用承担主体不同的情况，如：某集团员工到外地店出差， 该员工是集团的，但是费用由外地店来承担。 3.5.23.5.2 需求分析及产品配匹需求分析及产品配匹 员工费用报销可以通过 NC 登录进行单据填写，也可以使用 POTAL 版登录进行单据填 写，前者的功能较强大，但是登录需要安装插件，POTAL 版较为简单易操作，但是功 能上稍显欠缺，建议普通员工及领导登录填写报销单据时使用 POTAL 版，但是财务 - 19 - 人员在后续结算及查询时使用 NC 系统； 各报销单据均可以设置审批流实现线上业务审批，提高审批速度； 报销业务审批完成之后，因模块集成，凭证可自动生成，提高财务人员工作效率； 通过网上报销或银企互联将报销款汇入员工个人账户降低财务出纳库存现金； 报销时间灵活，解决报销排队情况 ； 3.6 内部往来管理需求内部往来管理需求 3.6.13.6.1 管理现状及需求描述管理现状及需求描述 为了满足公司总部和分公司、分公司部门之间精细核算和重点管理的要求，公司制 定了大量内部往来核算科目。 在此种模式下，公司会计科目变得非常烦多，因科目、部门、账本过多，给查询、 核算和管理带来了很大困难。 减少由于信息不对称对信息使用者造成的影响，满足中债管理报表的要求。 3.6.23.6.2 需求分析及产品配匹需求分析及产品配匹 为了强化管理、将会计人员从烦琐的手工记账工作中解放出来，将精力更多地投入 到会计分析及控制中去，对内部往来的资金结算，利用软件提供的辅助核算功能， 采用内部协同解决资金管理这一难题。 从上面的业务可以看到，中债的内部往来完全是网状的，业务上通过内部交易协同 能保证双方数据的一致，集团内部的往来款项也比较清晰，因此，不需要在集团内 部各公司账之间进行对帐；但集团内部往来最好设置专门的内部往来科目，如主营 业务收入科目为了区分内部销售收入应设置客商辅助核算，内部应收应付之间也继 续单独列出； 集团整理出所有内部往来业务类型，统一规范每种业务类型入账核算方式和业务涉 及各方的操作方式。制订业务入账规范和设置内部往来科目对于以后实现各分公司 独立核算和内部往来的协同等非常重要。 - 20 - 3.7 报表和合并报表需求报表和合并报表需求 3.7.13.7.1 管理现状及需求描述管理现状及需求描述 1 XX 担保类公司项目的报表包含机制报表和手工报表 机制报表：资产负债表、利润表、现金流量表、收入表、费用表、税金及附 加表，机制报表通过财务系统生成，同时可以上传给总部，余额表也可以上 传到总部 手工报表：除机制报表外，目前还有大量手工编制的报表，每月手工编制并 上报区域和总部，主要包括： 业绩汇总表：按季度、半年进行业绩指标的分析（4 张） 收入和费用汇总表：以公司为维度进行某些损益类科目的汇总和比较 （21 张） STA 报表：包括基本财务报表、各项财务分析报表、内部往来/交易报表 等（43 张） 其他报表：经营面积统计表、平米销售统计表、平米 Revenue 统计表和 平米水电费统计表（4 张） 2 集团暂无外币报表，外币的报表折算成人民币后录入报表系统； 3 目前集团手工报表工作比较繁琐，希望以后各手工报表由系统自动生成； 4 区域上每月需要直接汇总下级上报的各种报表，一般都是简单的加总； 5 合并报表的报表种类有：资产负债表、损益表、现金流量表； 6 合并方式：原来的合并报表采用大合并，使用发生额进行合并 7 抵销业务类型：主要是内部交易业务、内部债权债务、投资收益、委托贷款等 3.7.23.7.2 需求分析及产品配匹需求分析及产品配匹 1 统一科目是统一报表的前提，财务制度的规范也需要作为基础；希望 XX 担保 类公司项目能加快这方面的规划和执行工作； 2 从 XX 担保类公司项目现有的报表来看，目前集团内报表的种类数目过多，报 - 21 - 表分类模糊，而且不少相同数据信息会在不同报表里上报，这些都大大影响了 报表制作和报送；建议 XX 担保类公司项目能汇总各管理岗位等需要报送的数 据指标和报表，对其进行分析整理和归类，尽量能用最少的报表种类和数量满 足各类报送需求，提高报表的共享度，这对报表体系的管理是个规范，同时也 能提高报表系统的效率； 3 凡是基于总账科目或辅助核算的报表，均使用 IUFO 编制；其他非来源于 NC 的 报表只能分析填列； 4 关于预算数据，只要在报表里预先输入预算数据，就能做出项目预算和实际的 对比报表； 5 集团级报表可以通过任务将报表格式下发和上报达到集团统一报表格式和核算 制度的目的； 6 IUFO 报表系统提供了与 NC 财务系统的接口，可以通过设置从账务系统自动取 数完成大部分会计报表的制作；对于部分报表，无法直接一次性从 IUFO 报表取 数完成的，建议先定义大部分能取数的公式，充分利用报表工具的各类数学公 式等，在人工录入必要的补充信息后，由报表系统完成最终的考核报表； 7 IUFO 系统允许分子公司拥有自己制作报表的权限，可以与财务报表数据进行分 析。 8 不同类型的报表根据实际管理需要，明确报表的时间属性（如年报、季报、月 报等）和分类（如部门报表、集团管理报表等） 。 9 分析填报的报表，集团可以看到分析填报部分并且希望集团人员可以补充填写 该部分； 10部分报表需要有排序功能，如可按照金额大小进行排序 11中债整个集团目前采用的都是同一会计政策，合并前的个别报表无需进行调整 12内部往来的对帐，需要各单位的内部往来录入或计算取出自己的交易记录，系 统才能自动对帐。不符合的系统会出不符清单。 合并报表的口径是可以任意设置的，而且系统提供逐级合并、大合并、混合合并 等方式。 合并报表一定是以单位为级别进行合并的，单位内部的部门、个人可以进行汇总。 因为每月都要报表合并，在合并之前，要求内部单位每月对账清楚，往来一定要 - 22 - 对平，否则合并报表会虚增资产虚增负债。对因往来单位做账时间的前后差异， 造成的对账不平情况，建议规定先挂账后处理。系统提供内部交易的对账功能。 说明： 1、母公司统一制定合并报表的格式（参与合并的国内公司与国外公司报表应 统一） 、内部交易的抵销项目、抵销关系，定义参与合并报表的组织范围。 2、基础单位录入报表数据和内部交易数据，并可以根据会计政策、法律法规等 的差异，调整个别会计报表数据 3、合并报表单位根据内部交易数据和抵销关系，选择对账单位后，系统自动对 账 4、系统根据对账结果自动产生抵销分录、自动生成合并工作底稿，并据此生成 合并报表. 13希望合并报表底稿固定，如新增加的店需要放在后面，不能插入到前面 14STA 报表需提供汇总查询，选定范围店的汇总 15合并报表可提供调整分录模板，能够生成机制调整分录。机制分录可以是固定 数值也可以是取科目数据，可以是针对某个店也可以是针对所有店；提供调整 前报表（分各店） 、调整后抵消前报表（分各店） 、和抵消后报表；部分店按比 例合并。 16希望调整分录和抵消分录可以按不同期间、不同摘要、不同科目进行查询 17导入、导出功能： 国外公司报表可进行导入或复制，同时若某个会计期间没有变动可将上期报表 自动转入； 导出功能：所有报表及科目余额表提供批量导出功能；不同角色的人导出权限 不同。1）财务人员可导出各店财务数据报表和分析报表；2）安永审计需一次导出 所有店当期报表、科目余额表、固定资产卡片、部分明细账及账龄；3）税务稽查时 需一次导出某个店连续年度的凭证、明细账、报表等；4）其他非财务部人员，仅可 查询或导出部分报表。 - 23 - - 24 - 第四部分第四部分.重点需求分析重点需求分析 1财务核算主体上以人力资源的组织结构框架为主，但是前提是每个独立核算的分子公司 均是独立的会计主体； 2报表主体以财务核算主体为基础，按照报表汇总合并的级次建立与财务核算不同的层级 关系； 3在报表主体增加其他国外公司，手工录入已经换算为人民币的报表，国内公司报表与国 外公司报表格式统一； 4会计科目的集中管控，统一管理； 5各公司各自的利润中心需与部门档案进行统一； 6集团实时查询、获取子公司财务信息，并可从多个维度查询总账信息，管控程度更加深 入； 7业务模块（固定资产、员工报销及应收应付）与总账模块的集成； 8加强内部管控，对科目的来源系统进行控制，限定某个科目只能通过特定的系统生成， 而不得通过手工增加凭证； 9加强内控管理，机制凭证或者业务模块生成的凭证不得手工删除