易飞电子签核使用说明.ppt

易飞电子签核使用说明 大 纲 u 系统目的 u 系统特色功能 u 系统效益 u 系统功能介绍 1 表单单据性质设定 2 表单流程向导设定 3 表单签核 4 条件式流程设定 5 表单容许签核时间与逾时警告设置 u 审核权限表使用说明 系统目的 存档 处理 审批 申请 流程处理平台 以电子表单流转的方式 实现对企业业务流程管理的 电子审批及处理的办公平台。 目标：提升企业整体业务流程的效率 系统特色 u 有效提升企业程工作效 易飞中的签核单据，透过EasyFlow.NET程引擎快速传递，突破地距离的限制，人员出 差亦可透过Internet连线实时处理，彻底解决人员出差在外无法处事务的限制，提高整 体程工作效，有效提升企业竞争 u 实时的程追踪管有效防止工作积压 提供在线程追踪查询功能，可以随时查询目前的签核程处况，大幅低管成本 u 有效透视企业程瓶颈提供程再造新机 EasyFlow.NET可以针对，人员、部门、程之工作负荷与作业效，提供对应的统计分析 表，有效透视企业程瓶颈，提供企业程再造的新机，提升整体工作效。 u 内建自动稽核功能，提升整体工作效 EasyFlow.NET系统内建自动稽核功能，对于逾时签核者，自动寄发警示邮件通知，有效防 止文件积压，提升整体工作效。 系统效益 系统功能介绍 在EasyFlow流程基本 设置下的表单性质维 护作业中，可以设置 表单编码方式、超级 警告设置（后续会有 使用说明）、结案通 知以及设置相关的打 印、附件、抄送的方 式。 一、表单单据性质设置 流程设定向导 开启流程设定向导作业， 找到需要进行审批流程设 定的表单 可直接选择流程图左侧的 流程角色，拖拉到右侧的 流程中，存盘即可！ 在每一个签核的签核支号点击鼠标左 键即可跳出功能选项，可设定流程参 数参数内容或删除流程 1. 设置签核流程 系统功能介绍 二、流程设定向导 设定流程角色 设定签核种类 设定特定关、支号的直 属主管 针对每一个流程关卡 设定不同的流程提示 。 针对每一个流程关卡设定不同的容许签 核时间。当容许签核时间届满而尚未签 核或会办处理时，系统自动寄发警示信 函给相关人员。 2. 流程参数一般页签内容说明 系统功能介绍 二、流程设定向导 针对每一个流程关卡设定是否自动bypass 当设定可以自动bypass后，容许签核时间届满而 尚未签核或会办处理时，系统将自动bypass给下 一个流程，或者是代理人。(此功能需搭配逾时提 醒工具及邮件通知设置) 针对每一个流程关卡设定是否为强制审批。例如 ：针对流程中的某一关卡(假设为张三)，若设定张 三为强制签核，即始张三出差或请假而该关卡被 Bypass，此流程也必须在张三签核完毕时才可以 结案(张三没有签核则该流程无法结案）。 当同一支号的签核关卡为两人以上时可设定是否 为单一签核。例如：当流程中的某一个关卡经过 解析后为多个收件人，且该关卡只要有任何一个 人同意时，可以设定该关卡为单一签核。因此， 虽然收件者有好几个人，但是只要有一个人同意 或处理就可以了。 针对每一个流程关卡设定是否需要密码验证。例 如：为了确保安全，每一个关卡都可以独立设定 是否在签核之前，必须先验证签核人员的NT网域 密码，以免有冒名签核的情形发生。 当强制需要每个签核关卡皆需要回复意见时，可选 取 当容许逾时时间届满而尚未签核或会办处理时，系 统自动寄发警示信函给相关人员。 3. 流程参数审批页签内容说明 系统功能介绍 二、流程设定向导 针对每一个流程关卡设定是否允许撤签。流程中 的每一个关卡均可以设定是否可以撤签，祇要流 程尚未结案，则针对流程上已签核的人可以撤销 原来签核之记录，已签核者可以再重签一次。 针对每一个流程关卡设定是否可以加签。我们通 常会需要介入某个正在进行中的案子 ，并将某个 步骤收件人临时更改为指定人员处理，或者在原 来设定好的流程中加入或取消某一些步骤。 针对每一个流程关卡设定是否可以转会表单。有 时候流程中的签核人员必须征询其它人员的意见 ，才能决定该如何处理。此时可以透过转会的功 能，将该表单转会给其它指定的人员，征询他们 的意见。转会的流程可以由转会者自行决定，同 时也可以透过转会的原稿来追踪转会的流程状况 。 针对每一个流程关卡设定是否允许转寄表单。对 于没有被列入流程中的人员，有时候必须知道该 表单的内容，此时可以透过转寄的功能，将该表 单转寄给指定的人员。 4. 流程参数审批页签内容说明 在此页签可设定流程的撤签、加签等流程改变的权限 系统功能介绍 二、流程设定向导 5. 流程参数附件档设定页签内容说明 可以设置新增、删除或者阅读附加档的权限 系统功能介绍 二、流程设定向导 点击打开需要签核的单据 1、签核 易飞中的单据送签成功后，即可在电子签核系统表单追踪处理-收件文件夹中查 看到该单据 点击勾代表审核过 点击叉代表不通过 输入签核意见 系统功能介绍 三、表单签核 易飞中的单据送签成功后，即可在电子签核系统表单追踪处理-收件文件夹中查 看到该单据 如果需追踪表单后续签核状态，可以将表单选取完 成后，按下加入追踪钮；后续只需在收件资料夹中 按下追踪资料夹按钮即可进入追踪资料夹察看 2、签核追踪 系统功能介绍 三、表单签核 3、签核单头按钮说明 系统功能介绍 三、表单签核 4、表单追踪单头按钮说明 系统功能介绍 三、表单签核 5、表单追踪处理区说明 系统功能介绍 三、表单签核 6、表单追踪数据夹操作说明 系统功能介绍 三、表单签核 报价单别流程第一关流程第二关流程第二关 210 单别18江小明结束 非210单别17 吴柏人18 江小明结束 一般易飞ERP表单通常需要依照表单特定值进行动态的流程解析，故若当表单栏位有特定条 件时需要有特定的审批流程时，可使用条件式(或是后续会介绍审核权限表) 流程范例：不同报价单别设置不同个签核流程 系统功能介绍 四、条件式流程设定 第一步：在表单条件段维护作业中(RESI061)设置EasyFlow设定条件字段，EasyFlow以 TYPE对应易飞单别字段。 系统功能介绍 四、条件式流程设定 第二步：至易飞集成向导中(ERPI004)设置EasyFlow条件式与易飞条件式关连。 在编辑表单关连页签中找到COPI05录入报价单，并在该程序中按右键 弹出编辑条件式的窗口 设置栏位关连 系统功能介绍 四、条件式流程设定 第三步：在工作流的表单流程设定中设定EasyFlow流程： 单别210，转给0020(18江小明)。其它单别，0010(17吴柏仁)签合后即结束流程。 设置完成后，即可从易飞中抛单据进行签核。 系统功能介绍 四、条件式流程设定 第四步：签核实例 I 易飞中新增报价单，单别210 送签 检查抛单者原稿文件夹，找到表单 ，检查解析的流程，流程解析正确 系统功能介绍 四、条件式流程设定 第四步：签核实例 II 易飞中新增报价单，单别211 送签 检查抛单者原稿文件夹，找到表单 ，检查解析的流程，流程解析正确 系统功能介绍 四、条件式流程设定 为加快表单审批效率，故需求EasyFlow 提供逾时警示通知及自动bypass 功能，控 管有时效之表单之签核效! 预设容许逾时时间：当超过容许逾时时间时，系统发送逾时警示信件给签核者。 预设容许签核时间：当超过容许签核时间时，系统字自动将表单ByPass转发送到给下 一关或代人签核。 一般许签核时间应该大于容许逾时时间，程序为保留弹性不做检查设定。 系统功能介绍 五、表单容许签核时间与逾时警告设置 1、在表单性质维护作业(RESI050)设定特定表单的预设容许逾时时间 如：设定容许签核时间为3小时，容许逾时时间设为2小时， 表示表单发送第2 个小时后会发送逾时警示信件，表单发送后第3 个小时后会ByPass 到下一 关代人 系统功能介绍 五、表单容许签核时间与逾时警告设置 2、系统会默认此表单每一流程关卡的逾时时间都是抓取表单性质维护作业(RESI050)设定的预设 容许逾时时间，但当需要每个流程关卡个别设置容许逾时时间时，可至程设定精灵(RESI052) 设定特定表单的每个程关卡的容许逾时时间， 系统功能介绍 五、表单容许签核时间与逾时警告设置 3、 在IIS 主机或特定主机设定并执EF2Kagent，系统会依照设定的参数自动执 系统功能介绍 五、表单容许签核时间与逾时警告设置 审核权限表使用说明 目前EasyFlow 提供数种动态解析的审核权限表，分别是职等核决权限、组织核决权限、子流程、 组织直属主管核决权限供使用者在企业各种状态下皆可依企业实际状态使用. 以下我们针对以上四种不同的核决权限进行说明 审核权限表使用说明 核决权限种类使用时机判断逻辑 职等核决权限当公司内各员工及主管的职等非 常明确，且员工没有兼任多部门 主管时，当签核需要以特定域值 并解析目前表单关系人的职等后 进行逐级进行签核时适用! 以表单关系人找员工数据文件的直属主管 (resak013)，以找到的直属主管(resak013) 所对应的职等去比对职等审核权限表，若职 等未达到职等审核权限表之职等则继续往上 找直属主管;反之则停止解析 组织核决权限当公司内组织层级非常明确，且 员工没有兼任多部门主管时，当 签核需要以特定域值并解析目前 表单关系人的组织进行逐级进行 签核时适用! 以表单关系人找员工数据文件的直属主管 (resak013)，以找到的直属主管所属的所有 部门中的最高部门层级去比对组织审核权限 表，若部门层级未达到组织审核权限表之部 门层级则继续往上找直属主管;反之则停止 解析 一、审核权限表种类及使用时机及判断逻辑 I 职等核决权限 组织直属主管核 决权限 当公司内各员工及主管的职等 非常明确，且员工有兼任多部 门主管时，当签核需要以特定 域值并解析目前表单关系人的 职等进行逐级进行签核时适用 ! 以表单关系人找部门员工数据文件的直属主 管员工代号 (resan062)及直属主管部门代号 (resan061)，以找到的直属主管员工代号 (resan062) 的职等层级去比对职等审核权限 表，若职等未达到职等审核权限表之职等则 继续往上找直属主管员工代号 (resan062);反 之则停止解析 组织核决权限 组织直属主管核 决权限 当公司内组织层级非常明确， 且员工有兼任多部门主管时， 当签核需要以特定域值并解析 目前表单关系人的组织进行逐 级进行签核时适用! 以表单关系人找部门员工数据文件的直属主 管员工代号 (resan062)及直属主管部门代号 (resan061)，以找到的直属主管部门代号 (resan061) 的部门层级去比对组织审核权限 表，若部门层级未达到组织审核权限表之部 门层级则继续往上找部门员工数据文件的直 属主管员工代号 (resan062)及直属主管部门 代号(resan061);反之则停止解析 一、审核权限表种类及使用时机及判断逻辑 II 子流程当签核时需要以表单特定域值 进行数个复杂条件式解析并有 事先定义的固定流程时使用， 且不需 进行逐级签核时适用! 以表单设定的特定域值进行解析，若有符合 则直接跑特定的子签核流程，若不符合则不 执行该指定子流程。 一、审核权限表种类及使用时机及判断逻辑 III 审核权限表使用说明 二、核决权限建立流程图 审核权限表使用说明 三、各种核决权限解析 （一）、组织核决权限 1. 先规划出部门层级图及组织核决权限图 I 总公司(10000) L10 1-郭永靖 总经理(11000) L20 3-郭明亮 管理处(12000) L30 11-许圣杰 研发处(14000) L30 2-林丽雯 研发部(14100) L40 15-郑茹钰 管理部(12100) L40 12-黄福仁 资讯课(12130) L50 17-吴柏仁(主管) 18-陈振兴(员工) 研发课(14110) L50 17-吳柏仁(主管) 16-颜琼惠(员工) 部门组织图 审核权限表使用说明 三、各种核决权限解析 （一）、组织核决权限 1. 先规划出部门层级图及组织核决权限图 II 审核权限表使用说明 三、各种核决权限解析 2、规划出组织相关核决权限 组织核决权限代号组织阶层所属部门ID所属部门名称部门主管 L10 总公司 Dep0110000总公司 1郭永靖 L20 总经理室 Dep0211000总经理3郭明亮 L30 处级 Dep0312000管理处11许圣杰 14000研发处2 林丽雯 L40 部级 Dep0312100管理部12黄福仁 14100研发部15郑茹钰 L50 课级 Dep0412130信息课17吴柏仁 14110研发课17吴柏仁 审核权限表使用说明 三、各种核决权限解析 3、依照核决权限设定流程图进行数据建立 (1).建立组织阶层代号 (2).建立组织核决权限代号 审核权限表使用说明 三、各种核决权限解析 3、依照核决权限设定流程图进行数据建立 (3).维护部门对应之部门阶层 审核权限表使用说明 三、各种核决权限解析 3、依照核决权限设定流程图进行数据建立 (4).在表单条件字段设定表单的条件字段 审核权限表使