商务交往中商务信函类型及其写作的注意事项

精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 1 / 53 商务交往中商务信函类型及其写作的注意事项 篇一：商务与社交信函写作 商务与社交信函写作简述 随着我国改革开放的深入和经济蓬勃发展，我们的对外交流活动日益频繁，信息交流显得至关重要。尽管现代的通讯手段十分发达，如电话、电报、电传、传真、电子邮件 (等，但信函仍不失为频繁的商务活动、社交活动中维持联系、增进友谊、互通信息的重要方式。信函载负信息量大，且讲求周全、严密、清楚、准确。信函较之其他通讯手段，有其特殊的风格、惯用词汇和套语。因此，信函的撰写十分值得探讨和研究。 在商务活 动与社交活动中，有时正确的信函格式和结构与信函的内容一样重要，它有助于信函给对方留下一个好的印象，并为双方关系持久下去奠定基础。 1. 信函的格式 齐头式 信函中所有内容，包括信内地址、日期、签名等都从信的左边开始，垂直成一条直线。这种格式相对来说现代、快捷、容易操作，无论在商务信函还是在社交信函中都很通行。见图： . 缩进式 地址和签名等需要换行的地方，通常向后缩进几个字母。此种格式易于打字，且外观新颖。见图： 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 2 / 53 . 混合式 混合式系齐头式与缩进式的综合形式。见 图： 注：通常，正式的英文书信中的段与段之间要用双行距，以示分段。 2. 信函的结构 信函通常由以下部分组成。 信头 (信头，亦称回信地址 (这是中国人所不习惯用的。其实，它很重要，是复信的依据。因为信封往往不被保留，而且，有些信封上并不标明寄信人的地址。 信头通常包括寄信人的地址或公司的名称、地址、电话、电传、传真号、电报挂号、邮政编码以及信函编号 (编号是用来标示有关的来往信函，并对信函编号 归档 )。信头通常写在信笺的右上方。如果信笺上已经有印刷信头，则可免去此项。地址的书写顺序是由小到大。如： 240 0193 684 7534 540913 期 (日期应该写在寄信人地址的下方，日期的表达方式英美各不相同。英式是按照日、月、年的顺序；美式是按照月、 日、年的顺序。 另外，写日期还应该注意： 1) 年份应写全，不可省略。 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 3 / 53 2) 月份用英文拼写，不可用数字代替，如 1/1/2000。除，可以用缩写，如： 但是，在较正式的公函或商务信函中，月份一般不可缩写。 3) 日期用基数词表示，尽量避免用序数词。以下两例均不可取： 02000; 000。月份在日期前，日期与年份间用逗号隔开，月份与日期之间不用标点；如日期在月份之前，月份与年份之间不用标点。 如 : , 2001; 29 003。 内地址 (除一般社交信函，正式的商务信函或社交信函必须有信内地址。信内地址应写在信笺的左上方，约在日期下两行。信内地址中的收信人地址应与信封上完全一致。 另外应注意： 1) 收信人的姓名应使用全名，如果收信人是男性，就写 起一行写出职务；如果是女性，就写 称呼婚姻状况不详的女士 )， 称呼未婚女士 )， 称呼已婚女士 )。如： s. ) 收信人的地址应确切、完整，并且按照投寄国家的惯用格式。英语国家的地址由小到大排列：门牌号，街名，市名，州名，邮编，国名。如： 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 4 / 53 31 0020, 呼 (称呼一般放在信内地址的下两行，常用 的称呼语如下： 1) 商务信函 r. , (冒号、逗号均可 ) , (用名字时，后面用逗号 ) , / To it (不知对方姓名时，称呼 ，后面用逗号 ) (写给部门负责人 ) (用于称呼美国公司，禁用单数，后面加冒号 ) , (用于称呼妇女所组织的公司、社团 ) 2) 社交信函 , (致不认识的人 ) r. , (致认识或仅知道姓的人 ) , / (致亲友或熟悉的人 ) 致配偶或亲密的人，可省去标点 ) 题行 (此项多用于商务信函写作中。 ) 主题行指用几个词，简要概括信 函的主题，旨在使收信人对信函内容一目了然，及时处理。另外，这样做也便于归档或查阅。 主题行通常放在称呼上或下一行，左起齐头或居中。为了精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 5 / 53 引起收信人的重视，主题行常用大写字母书写，或加下划线，简写成 (。 例 1 110 10002 例 2 . 文 (正文是信函的主体，是全信最重要的部分。写作时可以根据要表达的内容把正文分成若干段落，做到层次分明，语言得体，简明扼要，措辞礼貌，自然诚恳。现代商务信函与社交信函趋于口语化，避免陈词滥调。 为了使信函便于阅读和吸引读者，写作时应注意宽留页边距，每段之间留双行距，每段不易过长。 套敬语 (敬语类似中文书信末的“此致敬礼”、“顿首” 等等。敬语应与称呼相呼应。敬语通常放在正文下两行，即信笺的右下角。如果书信格式为齐头式，敬语则应放在左下脚与正文左起对齐。敬语后面加逗号，首字母大写。以下为常用敬语。 1) 用于一般性公函、商务信函、或收信人为不太熟悉的人： ) 收信人为长辈、上级： 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 6 / 53 3) 收信人为朋友、同学、同事： 4) 收信人为家人、亲戚： 5) 收信人为爱人，夫或妻： of 语按其正式程度排列如下： ：美国人常用 国人则倾向于 名 (签名通常放在敬语下方。签名最好是写信人亲笔，手签后也可附打字全名。如果签字是女性，签名前可以加 备对方回函时称呼之用。签名下 方可写上写信人的职务 (如果在信头中已涉及写信人的职务，此处可免去 )。 办人代号 (此栏是备日后查考之用。经办人代号通常为写信人和打字员的姓名的首字母，放在签名下方两行。两人姓名之间用“ :”、“ /”或“ -”连接。例： 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 7 / 53 发信人的姓名首字母； 为打字员的姓名首字母 ) 件 (随信如有附件，通常在信笺的左下角注明。形式如下： s)； s)；或 s) 如果有两个以上的附件，应写成： (送 (如果信函还应抄送给除收信人外的其他人，常用 表示，写在附件下方。 例： 2 言 (现代商务信函与社交信函 趋于不设附言，因为它给人一种随意不周密的感觉。如果确系不得已而为之，附言一般放在签名的下几行，左手齐头。简略式为： 3. 商务与社交信函的撰写原则 撰写商务信函或社交信函的目的是要解决一个具体问题，如建立贸易关系、询价、催款、邀请、答谢等等。因此，在草拟时应掌握以下几个原则：简洁明了、正确无误、完整周全、礼貌体谅。 简洁明了 简洁明了即在礼貌、体谅的前提下用简短、清晰、易懂的精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 8 / 53 语言，阐述写信人的意图。能用一个字就不用短语，能用短语就不用句子。总之要简明扼要。试比较下列句子： 另外，现代商务信函写作倾向口语化。口语化的表述形式使收信人感到亲切自然，易于沟通。例如： 以下为常见的冗赘的短语以及与其相应的简洁形式，试比较： 篇二：商务信函的写作特点 商务信函的写作特点 写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。 口语化 每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的 信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“ “ is 不是“ I 者“ We 其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不 过是把精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 9 / 53 交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我 /我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。 想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说“ I am we 既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“ It is be 放弃这种所 谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。 语气语调 由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。 真诚 不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍， 确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 10 / 53 够感受到您的自然和真诚。直接 跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。 礼貌 我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如就可以的。而是要体现一种为 他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。 特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。 还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关 键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 11 / 53 简洁 就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“ “ “ “ 些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了“ 那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“ 。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。 精确 当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。 针对性 请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“ ir 语言朴实 前 面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。根据西方精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 12 / 53 的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句。比如“ We to a of 就不如直接写成“ We to to in ，这样才更加符合西方人的语言习惯。 回复迅速及时 给买家的 回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。 标题 这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，事实上， 标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比如这样的标题“ ，“ we ”， 建 议 您 改 成 “ s 者“ 这样您的邮件会显得更加专业。 校对 写完之后，一定要检查。最基本是要确保拼写和语法正确，精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 13 / 53 然后检查一下您所提供的事实，数据等是否有错。我们都会犯错，但即使在您的信函里有一个极小的失误，也可能会破坏您在沟通方面的可信度，并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。 商务信函 的写法 信函是公司的脸面，它对于公司树立良好的形象有着极为重要的意义。典型商务信函的内容应包括如下几点： 信头：一般来讲，商业信函均使用印有 公函信笺，这样信头就不必自己再写了。 信内地址：写在信纸的左上角，编号和日期下方。顺序是从小到大： 公司名称或收信人姓名、职务 房屋或大楼名称 大楼号码及所在街道或路的名称 省市名称及邮编 国家名称 称呼敬语：如知道对方姓名，就用 r./不知道对方姓名，可用 也可用： To if 对方职务较高，则最好用其职务名称，如： r. 称呼一家公司就用 正文 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 14 / 53 结束敬语：如称呼用 结束敬语就应用 称呼用 r. r. 结束敬语就应用 名 英文信函中讲究五 C 原则，也就是要求做到正确(清晰 ( 、 简明 ( 、完整 ( 和礼貌( 。 信函的语调也是同样重要的，它表达了你对收信人的态度，适当的语调将会给双方创造良好的沟通气氛。 息网站邀请函 _： 您好！ 伴随着市场经济日益成熟，法制建设日益健全，市场对现代企业经营运作、财务管理的规范化、技巧性要求越来越高。如何高水平地进行投资理财 、纳税规划和财务决策，降低企业财税成本，直接关系企业的效益水平。而充分利用互联网广袤的信息资源，利用专业理税服务机构和财税专家，及时掌握最新的财税信息，严守财税法规，同时又用足用活财税政策，减少人为消耗，避免财税错弊，是提升企业竞争力的关键之一，也是每一个有远见的企业家、各类财税工作者努力的方向。 息网做为国内财税服务领域中最具实力、影精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 15 / 53 响和规模的机构，以国家财税管理部门、财税研究机构的良好关系为依托，借助突出的专业和人才（专家）优势，面向企业提供专业化、高层次的实务咨询、税收筹划和信息服务，满足了企事业 单位高水平理财纳税的需要。 息网主要功能包含财税法规与纳税辅导动态信息数据库检索系统、专家在线咨询服务和互动答疑系统、专家在线财税规划系统、财税政策评点和月度财税形势报告系统、专项财税业务分析研究报告、财税培训考试系统、网上计税系统、客户信息发布和宣传系统等。网站内容以财税法规、动态财税信息的检索查询、高效的财税辅导和政策分析评点为主，信息面延伸至投资、金融、证券、房地产、招商引资、优秀产品和成果推介等领域，数据库设置为法规、辅导、动态、理财、知识、用户等六大类二十七个数据库，下设五百多个专业子库； 会员服务区设有财税法规、财税辅导、动态信息、财会专区、税务规划、财税热点、行业频道、分省频道、涉外税务、会员宣传等频道。截止 2003 年 2 月，数据库信息总量为 214500 多条，会员服务区固定页面达 92000多页，数据库中包括中央财税法规 18961 件，地方财税法规29298 件，国外税收法规 563 件；财税指南和辅导信息 20745条；投资理财信息 68180 条；财税知识类信息 10092 条。至2003 年底，预计数据库信息量将达到 28 万条（件）以上，仍为互联网上独一无二的大型数据库。特别数据库中不仅包精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 16 / 53 含了中央财政税务部门 颁布的宏观政策，同时收录了各省、自治区、直辖市、计划单列市和部分地区（市）财税机关制定的具体实施条例，连同国家权威部门、研究机构的政策预报、政策评点、疑难分析和财税政策改革动向研究预测，以及 息网专家顾问、研究人员对企事业单位各种具体涉税、财会问题的深层分析和筹划，其全面性、准确性、专业性和权威性，也是目前国内其他同类网站无可匹敌的。 息网为企业提供高层次的纳税辅导和活性咨询服务。本网在协助客户探讨政策背景，分析政策含义，掌握政策利用的基础上，及时将客户单位以各种方式提交上来的常规咨询，在一个工 作日内予以解答；复杂的纳税实务问题，通过在线的财税专家和有密切指导关系的财税管理部门，尽快为企业整理出准确诠释或参考性建议，帮助企业提高财务管理与税务规划能力 ,降低或避免因纳税方法错误或政策理解不当而带来的经济损失。同时，将客户反馈的涉及企业税负、财税执法、税收征管和稽查及企税争议等问题及时转送到有关的财税管理机关和专业财税研究机构，促进和加快财税立法，加强税企沟通，维护企业的合法权益。为保证遍布全国各地的客户都能够得到及时快捷的服务，截止 2003 年 2 月，本网已在全国 29 个省、市、自治区设立了咨询服务中心，就近对当地客户进行咨询、回访、指导和培训。还受部分省区的财税管理部门、财税社团的委托，合作承建了北京、广精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 17 / 53 东、四川、山东等 20 个省级财税咨询服务频道或网站，更加贴近地方实际，满足各类纳税人的需求。 息网除提供网上信息检索查询，专家实务答疑等基础服务外，特别针对不同类别会员的不同情况和需求，提供各层次的专项服务和特有服务。其中最具特色的是对高级会员 的个案课题研究。用户可将本企业在经营中遇到的重大问题，例如具有行业共性、在现行法规中无依据、没有适当解决途径的等等，提交给本网的实务筹划项目组，配合在相关领 域知名的专家、财税顾问和政府研究员选领课题作专项研究，为用户量体裁衣制定解决方案。并将对现行政策的制定修改有参考价值的问题反馈给国家财税管理部门，以期对相关行业发展有所帮助。 息网作为高级理税专业服务的中介机构，力求最大限度地发挥纳税人与财税管理机关之间的桥梁作用。 为了加强税企、企企之间交流与合作， 息网每年举办多次全国用户单位财税研讨会，聘请国内权威的财税专家就最新财税政策进行剖析和点评，探讨财税政策改革趋向，就经营中的实际问题展开现场咨询。几年来，本网已成功举办或合办了北京昌平“加入 财税政策走向”高层论坛（与中国税务报社合办）、西安（与中国国际税收研究会合办）、成都 (与四川省国际税收研究会合作 )、武汉（武当山、与湖北省注册税务师协会合作）等多期专业高层次的政策分析、精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 18 / 53 税收筹划等高级研讨活动。 2002 年以来，本网还先后组织了多达 6 次的分省、分区域、分税种的财税高级培训活动，为会员客户提供更多的学习、培训及与财税专家面对面交流、咨询的机会。 2003 年 3 月起，本网还将筹办每单月一次的财税专家在线咨询会，充分利用互联网的先进技术手段，增加客户和知名财税专家的互动、交流时间，更好地解决会员单位 面临的各类财税疑难问题。 息网为广大财税人员提供多方面的工作协助。本网依照财税工作内容，建设有财务人员实务工作指南，包含各种财务制度典范、财务报表格式、计税公式、税务申报程序向导、财税人员工作技巧和常见问题处理等内容。财税实务指导不同于普通财务软件，随着新的财税规章制度的调整而随时更新，对财税工作者进行动态指导，极大地减轻了重复性工作和繁琐的计算，使整个财务工作高效、轻松，节省了大量的时间和精力。财税实务技巧来源于大量的实际案例，经过专家的提炼和分析解答，成为财税工作者可直接学习或借鉴的既成经验，对 提高个人业务水平，减少财税差错，避免经济损失，具有重要价值。 此外与国际接轨创建英文税政板块，已涵盖一百三十多个国家基本税制原文，并刊登我国重要涉外法规英文版，为我国企业的对外经贸合作和国际化创造重要条件。以及开辟会员服务频道，展示企业风貌，帮助会员单位打造品牌形象；精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 19 / 53 利用网络平台作为会员单位提供学术论文和专著发表的舞台；联合国家级专业媒体，聘请知名记者对有条件的高层会员单位进行跟踪报道，人物专访，增强企业社会效益。 为进一步密切本网与企事业单位、经营管理部门的联系，及时反映并解决纳税人经营管理工作中遇到 的新情况、新问题，加强沟通、交流与合作，特邀请贵单位作为 息网的合作服务单位，共同透视财税体制改革的方方面面，关注财税形势的今天、明天！迎接新经济、新挑战，为市场经济繁荣和企业腾飞贡献力量！ 此 致 敬 礼！ 息 网 商务回覆函范例 We to it is we we be if us We C we do C as us of C? us is 品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 20 / 53 it no we to 译文： 您好： 敝公司對貴公司傳真詢問，非常感激，因為與貴公司為首次接觸，可否請貴公司惠予示之貴公司交往的銀行或公司行號名稱，地址。 敝公司了解貴公司所需集成电路之型態，但不明瞭所需之規格，如電壓，电流等等資 料，是否能告知此集成电路的用途。 貴公司所傳真過來的部份字體不十分清楚，希望能重新傳真，但無須傳真圖片。 盼望能為貴公司提供最佳的服務。 Wed to to of We to Do S$ 1500, be on S$1200 as S$1500 to a/c : To we to to S $114,000 . to 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 21 / 53 we to by we in We we we do on of we to 译文： 您好： 首先，我們必須向您致歉，由於敝公司電腦網络的問題，以致信件延遲至今才能回覆您，請您見諒。 您送修的機器已經修理完成且已寄回，不知您收到沒？修理的費用是 1500 美元，發票開立如您所要求 1200 美元，如果確認無誤， 請貴公司將修理費用 1500美元匯至下列帳戶： 為了表示我們的誠意，我們願意將 價格降至最低114,000 美元。另外您要的三項東西，我們會用快遞寄去給您。 謝謝您的合作，並祝事業昌隆！ 敝公司是一家 製造商，生產的都是全新的機器，並無經營舊機器的買賣，所以很抱歉，無法提供您所需求的資訊。 您好： 敝公司對貴公司傳真詢問，非常感激，因為與貴公司為首精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 22 / 53 次接觸，可否請貴公司惠予示之貴公司交往的銀行或公司行號名稱，地址。 敝公司了解貴公司所需集成电路之型態，但不明瞭所需之規格，如電壓，电流等等資料，是否能告知此集成电路的用途。 貴公司所傳真過來的部份字體 不十分清楚，希望能重新傳真，但無須傳真圖片。 盼望能為貴公司提供最佳的服務。 主动报价 4 三：商务信函的格式和范文 商务信函的格式和范文 商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销；询问和答复问题、处理具体交易事项。其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔 函等多种。 文种特性 一）语气口语性 每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 23 / 53 者彼此之间的一种情感交流。人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的一面。而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”，信函读起来使人感到非常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。 （二）内容直接性 企业每天都要阅读大量信函文件。商务信函不需要用华丽的词句。所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切 中要点。用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解。当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语精确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。 （三）态度真诚性 商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。不管说什么，都要带着诚意去说。把写好的商务信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与你通话，他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，而是体现了一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。 （四）主旨单一性 商务信函 具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 24 / 53 中单一，围绕公务，突出主旨。 （五）格式规范性 商务信函结构类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名。外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例，用英语或对方国家所使用的语言书写，在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯。 （六）地位平等性 商务信函是两个平等法人之间的往来文书，反映双方平等、互惠互利的关系。商务信函的写作应相互尊重，以礼相待。 （七）要求时限性 商务信函是在商务活动的每个环节中形成的，每封信函都是一定时限内的双方意愿的明确表达。因此， 接收对方的信函后必须及时回复。目前，信函的传递越来越多地使用图文传真、电子邮件等快速传递形式，以适应这一特点的需要。 商务信函一般由三部分组成：信头、正文、信尾。 （一）信头 信头即信函的开头，由发信人名称及地址、标题、函号、称谓、收信人地址和单位等组成。 1 发信人名称及地址 发信人名称及地址一般写明发信人企业单位名称及详细地址。还包括电话号码、电报挂号、专用电码、电传、传真、网址等商务联系信息。 2标题 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 25 / 53 作为商务信函，它与一般的普通信件不同，只要不是企业单位个人与个人之间的交流，商务信函一般 可以有标题。标题位置在信文首页卜方，居中书写，其内容是标明事由。事由要求 概括出函件的主旨、中心，使收信人通过标题就对信文的主要内容有大致的了解。常见的商务信函标题有以下两种形式： (1)由事由加文种名称“函”构成，如“关于要求承付打印机货款的函”、“推销函”、“订购函”、“索赔函”等。 (2）先写“事由”二字，加冒号提示，然后直接标写该信函的内容，如“事由：机动车索赔”。 3 函号 函号即编号，分为对方编号和己方编号。在外贸业务信函的信头上注明编号，可保证信函便于管理和查阅。 函号位置一般出现在标题 右下方或信头的左上方。常见的有两种形式：一是仿效行政公文发文字号的格式，采用“ x 号”或（ “函第 x 号”的形式；二是采用直接编号的形式，如“第 x 号”。 4 称谓 称谓是对收信人或收信单位的称呼，一般写受文者的尊称，这是商务信函必须的一项。其位置一般在标题或函号的左下方，单独占行，顶格书写，后面用冒号。书写时有以下两种称谓： 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 26 / 53 (1)泛指尊称。“尊敬的”后加称谓并加冒号，如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。尊称中可以使用职务，如“尊敬的办公室主任”、“尊敬的财务部部长”、 “尊敬的销 售部经理”等。 (2)具体称谓。即具体指名道姓的尊称。在姓名后面加称谓语。这类称谓一般用于写信人与收信人彼此认识或者非常熟悉的情况。因为这种称谓能够体现写信人与收信人之间的情感与密切关系。称谓可用泛称中的“先生”、“女士”等，也可以使用职务，如“尊敬的办公室石主任”、“尊敬的财务部张部长”、“尊敬的销售部王经理”等。 5收信人地址、单位 收信人地址、单位要写明收信人企业单位名称及详细地址。 （二）正文 正文是商务信函的主体，叙述商务往来联系的实质问题。正文写作要求内容单纯，一文一事，文字简明，事 实有据，行文礼貌。 1 问候语 问候语也即应酬语或客气语。开头的问候语是商务信函必不可少的，即发信人对收信人打招呼的礼貌问候语。一般用一两句尊敬的客气话表示，如“您好” ,“近来生意可好，效益颇高”等。如果是初次联系，可使用“久仰大名，未亲雅教”等词语。如果是回函，可使用“惠书敬悉，不胜感激”精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 27 / 53 等词语表示感谢来函。 2 主体 主体是商务信函正文的核心内容，是发信人要说明的事项。不同的商务信函的内容是不同的。一般包括以下两个内容： (l 说明发函缘由。直截了当、简明扼要地说明发函的目的、根据、原因等内容；复函 则要引叙对方来函要点，以示复函的针对性。 (2)说明发函事项。主体表达信函的中心内容，一般是根据发函缘由详细地陈述具体事项，或是针对所要商洽的问题或联系事项，阐明自己的意见。要求语气要平和，问题要明确，事实要清楚，表达要明白。如商洽函的正文主体包括商洽缘由、商洽内容、意愿要求三部分；询问函的正文主体包括询问缘由、询问事项两部分；答复函的正文主体包括答复缘由、答复内容两部分；商品报价函的正文主体包括产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等。 如果正文主体内容简单，逻辑上可采用 篇、段合一式结构，如果正文主体内容较多，逻辑上可采用分段式结构。 3 结尾语 正文结束以后，一般用精练的语言将主体所叙之事加以简单概括，并提出本函的有关要求，强调发函的日的。如请求函的结尾语是“拜托之事，承望协助解决为盼”，希望回函的精品文档 2016