供应管理制度汇编(1999年制度仅供参考.doc

第四部分 供应管理制度汇编第一章 采购管理制度一、供应商管理制度 QB/GJG09003-19991. 目的：1.1规范供应商甄选办法。1.2加强对供应商的管理，提高供应商的协作能力。1.3建立供应商基础档案，使之服务于采购过程。2. 适用范围：采购部业务范围内的材料供应商或其它供应商。3. 流程附图4. 细则：4.1 计划: 根据采购管理制度，做好整体计划的分析后，确定单项采购目标。4.2 市场调查：4.2.1 在搞好材料价格、市场趋势调查的同时，注意做好市场上的供应商的调查，大宗采购必须对不同性质的企业进行调查。4.2.2 调查主要竞争对手的该类供应商，了解目前市场的供应能力和质量水平，作为甄选供应商的参考。4.2.3 根据4.2.1和4.2.2项调查情况，完成该供应商的调查报告。4.3 供应商甄选：4.3.1 根据市场调查的情况，初选若干供应商送样洽谈。4.3.2 根据采购管理制度的要求和原则，选定供应商，填报供应商甄选审批表，由供应总部总经理（副总经理）审批，属大型供应商（预计年供货额超过500万元）的，必须经供应总部总经理审批。4.4 评审考核：4.4.1 对大型供应商和提供A级质量控制原辅料的供应商，要求必须根据公司分承包方评审程序和分承包方考核评级管理办法进行分承包方的评审和考核，不符合要求的，需重新甄选。4.4.2 对不完全具备条件进行分承包方评审和考核的大型供应商，须与相关职能部门协商确认后，报供应总部总经理同意，否则不准与之建立供销关系。对此类供应商和其它供应商，也要按分承包方评审和考核的原则和精神进行甄别，以提高供应商的协作能力，确保材料质量和供货顺利。4.4.3 对供应商的资信、财务状况、信誉等也要进行评核，这也是选择供应商的重要条件。4.5 存档：对已确定的供应商，建立供应商基础档案，将供应商有关的业务资料如价格状况、质量状况、进货情况等记录在案，作为监察其业务行为的重要依据。二、采购管理制度 QB/GJG09004-19991.目的：规范采购工作程序，以合理的价格按时按质按量地为公司提供物资采购服务。2.适用范围：公司产品所用的原料、辅料、广告促销品和办公用品及五金杂耗品等其它材料或物料。3.流程：（附图）4.细则:4.1 供应计划：4.1.1 在公司新的财政年度开始前，依据公司新的年度经营计划和供应商档案，制订本年度的供应规划，控制和调整供应规模，取舍供应商，分配供应份额。供应规划由采购部总监组织制订，报供应总部总经理批准后实施。4.1.2 月度供应计划依据公司月度经营计划会和年度供应规划制订，产销计划的调整由销售计划科控制。月度供应计划由采购部总监组织制订并审定执行。4.1.3 根据生产技术总部的周排产计划和月度供应计划制订周供应计划，安排短期小批量进货。4.1.4 除原辅材料外的其它材料，由使用部门或仓库提交经本部相应主管审批同意的物资认购通知单作为采购计划的依据。4.1.5 办公用品的采购计划由归口管理部门行政科以物资认购通知单的形式下达，特殊情况需部门总经理批准；指定的机器零配件和计算机及其配套设备及配件分别由设备科和信息技术中心自行负责购买。4.1.6 计划的执行要紧贴公司的销售状况，如市场发生较大波动时应及时调整供应计划，并调整相应的合同和订单，避免造成损失。对不能取消的合同和订单，要即时通知计划部门和采购部总监或供应总部总经理，及时作出决策，减少损失。要统计汇总损失情况报告供应总部总经理，追究非客观原因引起计划失误的责任。4.2 供应商管理：4.2.1 根据供应计划和供应商管理制度取舍供应商。4.2.2 根据分承包方评审程序、分承包方考核评级管理办法对供应商进行评审和考核评级，并记入供应商档案，作为供应计划的制订依据之一。4.2.3 对供应商的供货质量、价格和数量、材料使用情况、材料进检合格率、资金状况、质量事故等信息汇总入档。4.2.4 对供应商要适时巡查，采购员要加强材料生产过程和采购过程的质量监控，对供应商出现改变生产工艺或调整配方等生产技术重大变动情况时，要及时填写材料改变工艺或调整配方（结构）报告，提请技术和全质科进行审查，并提交相应的报告，由采购部总监审批同意后才能继续采购和使用。工艺或配方的调整情况记入供应商档案。对将引起公司产品质量隐患的工艺或指标的改变要及时禁止，对恶意隐瞒的供应商，即时取消供货资格，并马上停用有关材料。对材料的改变没有及时掌握和汇报的采购员将予以停职处理，造成公司产品质量问题的，还要追究相应的责任。4.3 签订合同：4.3.1 在供应规划中已定为全年客户的供应商或需长期连续采购的供应商，签订长期（当年内）供应合同和质量保证协议书，确立购销关系，规定质量标准、供货条件、违约责任等。日常工作以订单操作，订单属合同的组成部分，在订单中列明价格、交货数量、交货安排、特别质量要求等。订单不准脱离全年合同独立操作。4.3.2 对单项采购一般采用合同形式。4.3.3 订单一般根据月度供应计划、周供应计划、供应批量规范下达，由采购部总监审批。4.3.4 订单和单项采购合同签订前需先根据采购价格管理及质量/评审制度确定采购价格，新客户或新材料需填报核价报告和价格通知单，价格变动则填报价格通知单，由采购部总监或供应总部总经理审批。4.3.5 合同和订单必须注明有效期限。年度合同一般为一个年度,单项合同一般有效期截止至年底。如果产销计划发生变化，追加订单要当新订单处理。不能或预计不能执行的订单，要即时取消，并征得采购部总监以上主管同意。4.3.6 合同需符合供应合同管理制度。4.4 进货：4.4.1 采购员根据订单或合同下达计划进货通知单，通知仓库收货。4.4.2 办公用品、五金杂耗品由采购员根据物资请购通知单下达物资认购通知单，通知仓库收货。4.4.3 采购员要根据供应存量规范、材料库存和即时生产动态安排具体的进货数量。4.4.4 新材料首批到货前采购员需提供该材料质量标准、采购技术要求和材料属性说明等技术文件以书面文件形式给检验部门和仓库。4.5 检验：4.5.1 材料进仓需依据有关的原辅料检验制度和进货检验控制程序进行检验、入库。4.5.2 采购员应协助质检部门的检验工作，及时处理检验结果。对使用过程出现的材料质量问题进行研究和及时反馈供应商，参与由质检部门和全质科参加的质量会审，处理复检结果。4.5.3 对办公用品、其它特殊材料等未划入质检部门工作范围的材料检验工作，由采购部协同请购或使用部门联合验收。4.5.4 采购部要加强对材料质量标准和验收方法的分析和研究，提高材料的质量水平和进检合格率。对已不符合公司生产工艺或材料市场实际质量水平的质量标准和验收方法，要及时提请全质科和技术部门重新审议，作出必要的调整。4.5.5 对新材料或调整用料，经生产技术和全质科等有关部门会审同意，由采购部总监审核后，报供应总部总经理审批后实施。4.6 进仓：4.6.1 仓库按仓库管理制度规定的进仓程序办理合格材料的进仓入帐手续。4.6.2 对不合格的材料一般作退货处理，对不能消除公司或公司产品商标和标识的不合格材料则由有关采购员组织仓库销毁，并向采购部总监提交销毁报告。4.6.3 对因特殊原因作临时收货的材料，采购员一般要在三天内解决相关的问题，处理好该部分材料的进仓工作。4.7 让步使用:4.7.1 当采购材料进货检验不合格,而生产又急需时,对紧急、特别而且不会对公司产品造成品质上严重损害的材料，可以让步接收投入使用。具体按进货检验控制程序有关规定执行。4.7.2 由采购部或生产基地供应科提出让步接收的方案，生产基地质量部门进行会审和裁定，经质量部门负责人审核后报生产基地总经理审批。4.7.3 让步接收使用金额超过5万元或对产品质量影响不好估计的，须报总部技术部门和全质科会审，技术部总监审核，生产技术总部总经理批准。4.7.4 有关采购员要及时处理相应的结果，并追踪该批材料的使用情况。4.8 仓储使用：4.8.1 采购员要跟进材料的仓储和使用情况，提供材料的仓储条件并检查落实，收集仓损情况和材料使用质量问题。4.8.2 及时妥善清理库存积压材料，处理报废材料。4.9 付款：4.9.1 付款计划员根据公司月度资金配置计划制订当月的材料付款计划，经各供应业务主管讨论，采购部总监审核后，报供应总部总经理审批。4.9.2 付款计划员根据即时的资金状况和月度付款计划填写付款申请书，经采购部总监审核后，报供应总部总经理审批。4.9.3 对质量事故的处理和索赔要及时在付款计划中扣除，未处理完事故和明确责任归属前，不办理有关客户的付款工作。特殊情况需供应总部总经理批准。4.9.4 采购人员要及时把握库存积压物资情况和材料质量状况，并填写供应总部暂停付款通知单，交给付款计划员，作为付款的参考依据之一。4.10 质量追踪：4.10.1采购员对整个采购过程的质量负责，并且要收集材料的使用效果、消费者意见等反馈信息，参考同行业和主要竞争对手的情况，做好材料的研究开发和改进工作。4.10.2做好事故处理和索赔报告、材料使用情况汇总、材料进检合格率的收集、分析、归档的工作。4.11 特别说明：4.11.1 本制度为外设厂、外协厂采购工作的指导原则，具体工作参照相关的制度。4.12 特别工作：4.12.1新原料或新供应商的原料，还必须经过送样检测、中试、小批量试用、评审、正常投入使用的过程。采购部负责组织整个过程。4.12.2包装容器的结构改进、材料变动，还必须经过试验、中试、小批量生产、试销、评审、正常投入使用的过程。采购部负责组织整个过程。4.12.3生产用的印刷品需要经过设计方案的设计审批、法律审批、标准审批、供应审批的过程，广告促销品需广告科经理的项目审核和营销总部总经理等相应级别的主管的批准。该类物料还需先打样送采购部和广告科审查，认可后方可生产。样品留存采购部、广告科、质检部门或有关使用部门、仓库作为验收参考。4.12.4材料制作生产前期的模具、印刷版等的制作，需由采购部总监批准同意。经过试产或打样，样品送质检部门或使用部门检测认可后，才可投产。样品留存采购部、质检部门或有关使用部门、仓库作为验收参考。4.13 流程附图三、供应合同管理制度 QB/GJG09005-19991.目的：确立并保障供需双方的权利和义务，保障公司的整体利益。 2. 适用范围：2.1 所有原辅材料、广告促销品以及阶段性和长期使用的物料均需签订合同或具合同效力的协议、约定等；2.2 其他需确立供销关系的业务(如物资转让)必须签订合同或协议。2.3 合同所属的订单。3. 流程附图4. 形式：4.1 对需求稳定、用量大和长期使用的原辅材料或其他物料可与供应商签订年度采购合同，确定购销关系，除采购数量、具体交货安排、特别质量要求等条款用所属的订单操作外，其它条款必须符合经济合同法要求。4.2 其它材料采用单项采购合同。5. 格式要求：5.1 合同统一采用“广东今日集团有限公司购销合同”文本，或符合经济合同法要求的标准合同文本。5.2 订单采用“广东今日集团有限公司订货单”文本。6. 操作流程：6.1 计划：6.1.1根据采购管理制度的要求和规定，采购员需落实计划的可靠性和可操作性，并对计划进行分析处理，确定签订合同或下达订单的数量。原则上合同或订单的采购数量不能超过计划所需的数量，每种材料超出月计划总量10%以内的提前订货或存货要由采购部总监审批，每种材料超出月计划总量10%以上报供应总部总经理审批同意。6.1.2合同和订单的采购数量的确定要符合批量规范和存量规范的要求，保留调整的余地，以适应公司计划和销售情况变化的需要，避免和减少因计划的调整带来的库存积压或造成的直接损失。在计划缩减的同时，要及时取消未执行的合同和订单，并做好善后工作。6.2 定价：根据采购价格的管理办法，在签订合同或下达订单之前需确定有关材料的采购价格。6.3 签约下单：6.3.1采购员拟定合同或协议后，填写用印申请单，连同合同报经理审核，然后由总经理或副总经理审批后，到部门秘书处登记，填写合同编号和盖供应总部合同专用章。原则上供应商需即时签字盖印生效。如供应商未盖印，必须在合同上注明合同上要注明“供方签字后生效”字样，一份由采购部留底, 三份交供应商带回公司盖印，三份合同正本供应商必须在7天内送回采购部处，采购部留底的合同交回供应商，否则停止执行有关采购计划并追究有关采购员的责任；合同一式四份，由秘书送交行政总部和财务总部，一份留供应总部查阅、存档。合同审批权限: 单项采购合同额100万元以上报供应总部总经理审批，100万元以下由采购部总监审批。年度供应合同先经采购部总监审核后报供应总部总经理审批。6.3.2订单需经组长以上主管审批，到采购部指定人员处登记、填写订单编号和盖印后方可传真给供应商，回传确认后的订单由供应人员整理汇总，每月25日前统一交采购部指定人员处存档。未经双方签名和盖印的订单视为无效订单。6.3.3合同和订单需调整时，需重新拟定新合同和订单，在新合同和订单上注明原合同和订单取消（注明合同编号和订单编号），并交组长或经理以上主管审批，再到采购部指定人员处登记和盖印。 6.3.4合同和订单需取消时，必须在原合同和订单上说明取消的详细事项，明确注明“取消本合同（订单）”字样，并交组长或经理以上主管审批，到采购部指定人员处登记。取消的合同和订单未经双方签字盖印确认，同样视为无效。6.4 存档执行：6.4.1采购部要做好合同和档案的整理和保管工作，方便查询和检索。原则上保存期为两年(从签订日起计)，到期后经采购部总监批准后销毁。对在执行过程中发生纠纷或矛盾的，要做好特别标记，直到问题妥善解决为止。6.4.2采购员每月对合同和订单的执行情况进行检查汇总登记，主要内容包括进货量、进货额、价格执行情况、质量状况（扣罚额和退货额）、交货准确率、售后服务和付款情况等主要条款， 并就存在的问题和相应解决措施以书面的形式上报经理。6.4.3计划部门需作计划调整时，采购员需将合同和订单的实际执行情况反馈给计划部门，作为计划调整的参考依据之一。四、外设厂和外协厂材料供应制度 QB/GJG09006-19991.目的：规范外设厂（外协厂）的材料供应程序，以合理的价格按时按质按量满足外设厂（外协厂）的生产需要。2.适用范围：2.1 向外设厂转让材料的程序；2.2 向外协厂调拨材料的程序；2.3 外设厂直供材料的采购程序；2.4 外协厂直供材料的采购程序。3. 外设厂（外协厂）的材料供应和采购方式：3.1 外设厂是指公司在外独资或合资的生产本公司产品的生产厂，如丰润厂、成都厂、武汉厂、无锡厂等，外设厂所需原辅材料可由采购部采购并转让，外设厂向总公司结算。如材料的转让价格高于外设厂当地的普遍采购价格，外设厂可向供应总部申请在当地直接采购或由公司现有的供应商直接供货，外设厂直接与供应商结算。3.2 外协厂是指公司生产公司产品的委外加工厂、合作厂等，如夏进厂、松江厂、金星厂、圣八宝厂等。外协厂所需原辅材料由采购部调拨或由采购部安排供应商直接供货。3.3 外设厂所需的办公用品、五金杂耗品一般由外设厂供应主管直接在当地采购，无法采购或当地采购价高于公司转让价的物品或特别用品，可向供应总部申请转让。外协厂则申请调拨。4. 外设厂的材料转让：4.1 计划：4.1.1每月产供销财协调会后三天内，由工厂管理科下达当月和下月的外设厂的需求计划，采购部编制当月排运计划和下月发运预测计划，经采购部总监批准。4.1.2储运科根据采购部的发运计划，制定发运计划；若储运计划有变动，储运科应及时填写发运计划修改通知单通知采购部；若由于供应的原因计划需作变动时，采购部需提前3-6天通知储运科，若变更总量超过10个车皮时，储运科应将月度余下计划量和发运时间分布量书面通知采购部。4.2 装运：4.2.1 采购部根据与外设厂签订的购销合同，填写物资外调定价表，报采购部总监审批，报财务总监批准。4.2.2采购部外协组根据已确认的排运计划和物资外调定价表填写物资外调发运表相关的部分后交储运科；储运科根据排运计划填写物资外调发运表中相关的部分后交仓库；仓库根据储运科的排运单和装车情况填写物资外调发运表相关的部分，并开具材料转让通知单，交采购部外协组组长审批，确认转让的材料；审批后的材料转让通知单由仓储科将“财务联”交财务总部，“客户联”由储运科寄往外设（协）厂。发往外设（协）厂的材料必须是经过检验合格的材料。如有特殊情况需紧急放行的，须经全质科会签后报供应总部总经理或副总经理批准后方可放行。检验报告随同货物发往外设厂。没有检验报告的材料，外设（协）厂有权拒收。4.2.3仓库凭审批后的材料转让通知单开具出仓单，原辅材料和五金配件的出仓单只填写数量，不填写金额 。司机在出仓单签名后才能离厂。4.3 接货：4.3.1外设（协）厂在接到储运科传往的物资外调发运表后，要做好接货准备，车皮发运的还需按时派人到货场接货；接货时若发现破损或与发货数不符，要立即要求铁路部门如实填写货运记录，并在物资外调发运表回执上详细注明。4.3.2 外设（协）厂供应主管根据实收货物的情况和由储运科寄予的材料转让通知单 （客户联）填写物资外调发运表 回执，并于收货两天内把回执回传给采购部外协组。4.4 进仓：4.4.1 外设（协）厂仓库凭储运科寄予的转让单（客户联）和物资外调发运表、货运记录、实收情况和检验报告开具外设（协）厂的进仓单； 经检验为不合格（如受污染部分）的材料记入待处理材料备查帐，等待不合格材料的处理结果。4.4.2对确认不合格的材料，要马上通知采购部有关情况，由采购部委托外设（协）厂供应主管或派专人前往处理，并按采购管理制度、进货检验控制程序有关规定决定让步接收或退货，然后根据结果追索有关供应商的退货费用和有关责任。属运输损耗的，由储运科或负责运输的部门索赔，由采购部监督核对。4.5 核对：4.5.1外设（协）厂供应主管每周末把外设（协）厂的物料收货汇总表和进仓单等收接货资料寄给采购部外协组。4.5.2采购部外协组根据物资外调发运表回执和外设（协）厂的进仓单和临时收料报告确认每批发运材料的收货情况，并每月完成外运材料核对表。4.5.3如实收数量与发运数量不符或发生损耗，外协组需协同相关部门和外设厂供应主管，查明原因，分清责任，做好相关的工作（如由储运科负责办理好索赔工作），并通知财务总部。外设（协）厂寄回的收货信息及资料，由采购部转交到相关部门。4.5.4采购部每月汇总收、发货情况并反馈给工厂管理科。4.5.5结算：财务总部根据外协组组长审批的外运材料核对表、 材料索赔处理表、外设（协）厂的进仓单、公司的出仓单和材料转让通知单开具发票给外设（协）厂。4.6 附外设（协）厂材料转让流程图(附件1)5. 向外设（协）厂调拨材料的程序：5.1 计划：5.1.1每月产供销财协调会后三天内，由工厂管理科下达当月和下月外设(协)厂的需求计划，采购部编制当月排运计划和下月发运预测计划，报采购部总监批准。5.1.2储运科根据采购部外协组的发运计划，制定排运计划；若计划有变动，储运科应立即反馈信息给采购部，采购部作相应的调整。5.2 装运：5.2.1 向外设(协)厂调拨材料的装运程序： 采购部外协组根据已确认的排运计划填写物资外调发运表相关的部分后交储运科；储运科根据排运计划填写物资外调发运表中相关的部分后交仓库；仓库根据储运科的排运单和装车情况填写物资外调发运表相关的部分，并开具材料调拨通知单，交采购部外协组组长审批，确认调拨的材料；审批后的材料调拨通知单由仓储科将“财务联”交财务总部，“客户联”由储运科寄外设（协）厂；仓库装车完后，立即反馈信息给储运科。5.2.2 发运往外设（协）厂的材料必须是经过检验合格的材料。如有特殊情况需紧急放行的，可由采购部申请经全质科会签后报总经理或副总经理批准后方可放行。5.2.3检验报告随同货物发往外设（协）厂。没有检验报告的材料，外设（协）厂有权拒收。5.3 接货：5.3.1外设（协）厂在接到储运科传往的物资外调发运表后，要做好接货准备，车皮发运的还需按时派人到货场接货；接货时若发现破损或与发货数不符，要马上如实填写“货运记录”和取得车站的认证，并在物资外调发运表回执上详细注明。5.3.2外设（协）厂供应主管根据实收货物的情况和由储运科寄予的调拨单（客户联）填写物资外调发运表回执，并于到货二天内回传给采购部外协组。5.4 进仓：5.4.1外设（协）厂仓库凭储运科寄予的材料调拨通知单 （客户联）、物资外调发运表、货运记录、实收情况和原辅材料的检验报告开具外设（协）厂的进仓单。对经检验不合格的材料（如受污染部分）开具临时寄存单。5.4.2对确认为不合格的材料，参照4.4.2处理。5.5 核对：5.5.1外设（协）厂供应主管每周周末把外协厂的进仓单、临时收料报告和上批原辅材料的检验报告等收货资料寄给采购部外协组。 5.5.2采购部外协组根据物资外调发运表回执和外协厂的进仓单、临时收料报告和原辅材料的检验报告确认每批发运材料的收货情况，填写外运材料核对表。 5.5.3如实收数量与发运数量不符或发生损耗，外协组需协同相关部门和外设（协）厂供应主管，查明原因，分清责任，由储运科负责办理好相关的索赔，并通知财务总部。外设（协）厂寄回的收货信息及资料，由采购部转交到相关部门。5.5.4采购部将外设（协）厂每月的材料调拨及收、发货情况汇总，并及时反馈给工厂管理科。5.5.5 采购部及时了解发运情况，对实收数量和发运数量不符或发生损耗时，采购部需协同有关部门，查明原因，分清责任。5.7 附外设（协）厂材料调拨流程图(附件2)6. 外设厂直供材料的采购：外设厂直供材料的采购制度基本按公司材料采购制度执行；6.1 计划：6.1.1外设厂供应主管负责开设当地的直供供应商，并签订年度合同，受供应总部委托组织对供应商进行评审。6.1.2每月外设厂供应主管根据月生产计划编制月直供计划，经外设厂工作组组长审批，传回采购部备案；外设厂供应主管依据月直供计划向客户下达订货单，外设厂供应主管跟踪订单的执行情况，回传确认后的订单由外设厂供应主管整理和存档。6.2 进仓:6.2.1直供材料由外设厂供应主管根据检验报告和供应商送货情况开具公司的进仓单，把客户联交供应商。6.2.2外设厂供应主管根据公司总部与外设厂签订的购销合同开具公司的材料转让通知单和出仓单给外设厂，外设厂仓库根据公司的转让单开具进仓单，进仓单（客户联）给外设厂供应主管。（直接结算的除外）6.3 核对:6.3.1外设厂供应主管每周将材料的进仓单（仓库联和财务联）、转让单（仓库联和财务联）、出仓单（仓库联和财务联）和外设厂仓库开具的进仓单（客户联）整理并核对后寄给外协组，由外协组汇总后把单据交到相关的部门。6.3.2采购部外协组负责核对材料收发货情况，根据月直供计划、周生产计划、订单和外设厂供应主管开具的公司进仓单、材料转让通知单、出仓单，外设厂进仓单进行核对，对数量不符的、价格有误的，及时查明原因，分清责任并作相关的处理。6.4 付款： 付款计划员根据与供应商签订的合同、与外设厂签订的购销合同、周直供计划、外设厂开具的进仓单（客户联）和供应商的发票及送货单和直供材料核对情况做付款申请书,由采购经理审核，供应总部总经理审批。6.5 材料质量跟踪： 外设厂供应主管及时跟踪直供材料的质量状况，对材料的检验到生产使用过程的质量状况以及售后质量信息,外设厂供应主管需作好记录，汇总整理，每月传回采购部，作为付款和供应商评审的依据之一。6.6 外设厂直供材料流程图(附件3)7. 外协厂的直供材料管理制度：基本按材料采购管理制度的原则执行，直供计划由外协厂供应主管或总部相关供应人员下计划给供应商，供应商与公司总部结算，外协厂仓库每月21日前把当月全部直供供应商的进仓单（财务联）寄给财务总部，付款计划员根据月/周直供计划、订单、进仓单和发票做付款申请书，报采购部总监和供应总部总经理审批后交财务总部，付款计划员根据付款情况及时通知外协厂供应主管。8. 附单证样本外设厂材料转让、外协厂材料调拨流程、外设厂直供材料供应流程附图五、采购价格管理及质量/价格评审制度 QB/GJG09007-19991.目的：11有效控制采购价格和质量；12科学定价，提高质量价格比；13加强监督，促进定价水平的提高。2适用范围：采购部业务所属的原辅材料、广告促销品、五金杂耗和办公用品等物料的价格管理及评审工作。3流程附图4细则：41 采购计划：采购部根据正常的供应计划或各部门的请购单或销售部门的广告促销品制作计划等，按采购管理制度的规定做好供应安排。42 采购审核：421 采购部要对计划采购的物料进行调查，了解市场的供应能力、质量状况和制作水平，并结合采购部的采购能力和在此能力下的采购成本，判断计划的可操作性，并反馈给采购计划的下达部门，以便作出必要的调整。422 采购部根据采购管理制度等的规定，检查有关专业部门的审核意见和请购部门或项目主管的审批意见，对有争议的采购计划要在解决争议后方能做供应安排。43 核价及审批：431 对新材料或间断采购超过三个月的材料，必须组织两家以上的供应商送样和报价，属大宗采购（年采购额超过500万元）的材料，至少不能低于三家供应商报价。432 采购部要对相关的材料市场进行调查，掌握同类材料的市场采购价格及其原材料的价格，并预测价格趋势，做好核价和谈判的基础工作。433 掌握材料采购或制作的成本核算和费用核算的技巧和方法，对组成采购成本的项目如原材料组成及成本、制造费用、附加费用、利息和利税等明细项目进行核算，得出理论上的采购价格。434 结合以上三项内容，运用恰当的谈判技巧，完成采购价格的谈判和确定工作，并将以上三项内容和有关的资料，汇总整理成新材料核价报告，送业务主管审核后，报采购部总监以上主管审批。435 对连续采购的材料，有关采购员要密切关注材料市场的变化情况和趋势，及时调低采购价格，压住价格上升的势头。对价格的调整需填报价格通知单，解释调价的理由，送业务主管审核后，报供应总部总经理审批。436 为规范材料市场调查，除执行采购计划时调查外，每个采购员均须于每月18日提交一份材料市场调查报告，提供至少五类材料的即时行情，送采购部总监审核后，报供应总部总经理审阅。调查报告的完成质量作为采购员的业务水平考核项目之一。437 采购员对直接操作的采购价格负主要责任。44 执行：441 经以上程序确定的采购价格，才能实施于采购计划的执行。采购合同的签订和订单的下达，必须使用合法的价格，对使用不合法价格的订单或合同不予确认，并追究采购人员的失职责任。442 新材料核价报告和价格通知单存入供应商档案备查，并作为新采购计划的价格基础。45 质量/价格评审：451 每月18日，由采购部总监抽查至少五份新材料核价报告或价格通知单，组织采购部全体人员召开质量/价格评审会，由有关采购员讲解核价或调价的经过，集体评议价格与质量的合理性与科学性。452 采购部总监可邀请质检、全质、审计部门参加，对有关材料的质量价格比提出意见。453 如果新材料核价报告或价格通知单的实际执行结果与集体评议结果高出10%以上而又不能作出合理解释的，将追究有关采购员的失职责任，严重的予以即时停职。454 对新材料核价报告或价格通知单的实际执行结果的价格质量比高于集体评议结果的情况，要在会上定出解决方案和目标，马上实施，在新采购计划执行之前重新确定价格和质量，并在下一次评审会上汇报执行结果。5 特别说明：51 五金杂耗、办公用品的采购价格原则上执行以上的步骤，对不能按以上步骤操作的物料，则由采购员收集供应商报价，送业务主管审核后，报采购部总监以上的主管审批后执行。52 特别采购如礼品等的价格采取特批的方法，经采购经理审核后，报供应总部总经理审批。六、付款管理制度 QB/GJG09008-19991 目的：规范付款程序，准确核算付款金额。2. 适用范围：2.1 原辅材料、广告促销品、五金杂耗、办公用品等物料的付款管理工作；2.2 供应总部付款管理工作； 2.3 定金、预付款、保修款的管理工作等。3. 流程附图4. 细则：4.1 审核：4.1.1核对材料的合同、订单与计划进货通知单、送货单、进仓单数量的一致性，发现不一致时，有关采购员要作出合理解释，超出5%差异的，还要报告采购部总监，由经理处理其计划工作的质量问题。对应签而不签合同订单进货的行为，由采购部总监处理后再上报供应总部总经理。 4.1.2付款计划员负责核对新材料核价报告、价格通知单与进仓单、发票价格的一致性，确认无误后才能在进仓单的供应审核栏上签名通过。如发现差异应退回有关采购员或仓库重办，直到相符为止。4.1.3 办公用品、五金杂耗品等零星采购，由有关采购员核对物资认购通知单、进仓单、发票的数量、价格和有关验收手续无误后完成付款申请，交业务主管审核，再交采购部总监或供应总部总经理审批。4.1.4检查有无质量投诉或索赔报告，如有要及时停付有关款项的，由相关采购员填写供应总部暂停付款通知单并经审批后交付款计划员处。对造成或可能造成损失的供应商要做好登记，列入暂时停付的名单，直到处理完事故或接到供应总部总经理的解除指示为止。4.1.5核对定金、预付款和保修款等款项与所属合同或协议等书面形式文件的一致性。4.1.6一般要求供应商在货款到期前15天将发票、进仓单等有关的收款凭证送到付款计划员处审核。4.2 付款计划：每月月度生产经营和资金配置计划会后次日，计划员根据资金配置计划和材料付款条件做好月付款计划，交采购部讨论后，报供应总部总经理审批。4.3 付款申请：4.3.1计划员根据货款到期的具体情况和财务总部的具体资金安排，做好周付款计划，安排具体的付款顺序。4.3.2计划员按计划填写付款申请书，交采购部总监审核后，再交供应总部总经理审批。4.3.3计划员将合法的付款申请书送财务总部后，如果财务总部有新的调整，计划员要及时重办，并通报有关的采购员或客户。4.4 对帐：4.4.1计划员落实付款后，要及早通知有关采购员或客户，以便客户安排资金。4.4.2计划员在每月财务结帐后，要生成供应商已付款汇总和应付款汇总，再结合材料进仓情况生成供应商对帐单，及时与供应商对帐。一般情况下，财务总部不再与供应商直接对帐。4.4.3做好定金、预付款和保修款的登记工作。4.4.4不容许发生多付款或错付款的情况，否则视为重大失职。第二章 仓储管理制度一、原料进出仓制度 QB/GJG09009-1999总则：所有物资均须凭有关单据（如计划进货通知单、物资认购通知单、产品入库单、领料单、产品提货单等）办理进出仓手续，对无单据的物资仓库有权予以拒收或拒出。1.目的：规范原料进出仓程序，保证原料进出仓数量准确和妥善保管。2.适用范围：公司所有原料进出仓的管理工作。3.流程附图4.细则：4.1. 原料进仓 4.1.1收货准备：仓库以采购部的计划进货通知单为收货依据，并作好安排仓位、搬运工人和其它准备。4.1.2 质量检验：4.1.2.1原料进仓时先依据质量验收标准进行外观的初检，并根据要求确认所须附证明文 件，确认符合要求后方可进仓并开临时寄存单，同时通知检验部门进行检验。4.1.2.2需要抽捡原料，不得让客户自行送检，必须由仓管员指定提取并由中心检验室按规定的标准进行抽检。4.1.2.3所有原料由中心检验室出具原料检验报告， 化验合格后方可开进仓单并投入使用。4.1.2.4检验状态的标志具体按照检验状态控制程序有关规定执行;检验合格且正在使用的原料, 挂绿色标志牌 ；检验不合格的原料，挂红色标志牌 ；待检的原料挂蓝色标志牌；让步接收使用、可以使用而未使用的原料，挂黄色标志牌 。4.1.3数量核对：4.1.3.1所有原料必须凭采购部总监审批的计划进货通知单中计划数量收货。仓管员认真清点数量，将计划进货通知单、供应商送货单和实物相核对。允许收货数量正负差异不超出计划数量的5%，对超出5%部分，原则上拒收。4.1.3.2 如果供应商对多送部分作为赠送处理的，仓库就多送部分开具以采购部为客户名称的进仓单（注明供货单位），不作盘盈处理。4.1.3.3仓管员若抽检发现数量不符，则全批材料按抽检的平均实数来计算数量，另外，因质量和其他原因需要扣罚的，应在备注栏说明扣罚原因、比例和原来实数，并登记辅助帐备查。4.1.4其他：4.1.4.1经检验合格和数量无误后，仓库开具专用进仓单或普通进仓单。4.1.4.2仓管员初验如发现不符合验收标准或因特殊原因未确定价格等情况，不能立即开进仓单的,需填制临时寄存单，并通知采购部或相关部门三天内处理完毕，对逾期未能处理的原料，由仓库主管上报仓储科科长。4.1.4.3仓管员现场指挥工人在非风沙区和防雨区文明装卸，进货堆垛完毕后，在材料上记录好该批原料的供应商、品名、批号和数量等情况。4.1.4.4对调拨进仓的原料必须凭采购部组长以上主管审批的材料调拨通知单和该批材料的原料检验报告进仓收货。4.2原料出仓4.2.1生产领用： 4.2.1.1仓库根据生产科的排产单限额发料，由每班的工段长填写，领料单一式三联,仓管员按实际发料情况填写领料单相应栏并签名，留下仓库与财务联，退回车间联。排产计划内工段长有权批领，若实际用量超出排产计划，须凭车间主任审批的领料单方能发料，要求车间主任在当日排产单备注栏中注明原因。 车间每次领料必须凭领料单领料，对无单的领料仓库有权拒发。4.2.1.2若车间要求对领料的数量进行抽检，则按领料员与仓管员双方当面抽检的平均实数 填写实发数量。4.2.1.3 领用的材料必须是合格的材料, 仓管员发料时必须严格按标志牌上标识发料，领料后要马上结清数量。4.2.2非生产领用：须凭领料总部总经理以上主管签名的领料单发料。审批人：中心检验室主任、科研所所长、全质科经理、行政科经理、生产技术总部副总经理及各总部总经理。备注：生产领料用规定的专用领料单，非生产性领料用普通领料单，两者不能混淆使用。4.3原料退仓4.3.1具体按照原辅料退仓控制程序有关规定执行；原料在生产过程中发现有质量问题，车间要停止使用, 由车间填写不合格材料退回通知单，经车间主任签名和仓管员验收后进仓，仓库另行堆放，并作好标志牌的记录，车间退回仓库的材料，由仓库填写原辅料质量问题报告单，上报中心化验室和采购部三天内处理完毕。对逾期未处理的待处理原料，由仓库主管及时上报仓储科科长。4.3.2在仓储过程中确属不可抗拒的客观原因造成不合格材料，填写 原辅材料质量问题报告单，送中心检验室和采购部，同时，还要登记 待处理物料明细帐。4.3.3若检验部门认为材料可以使用，仓库有权发给车间使用，车间不能无理拒绝，否则，造成损失由车间负责；若车间发现质量问题，有权拒绝，并即时上报中心检验室处理。如经检验后确属废品，仓库须及时填写物资报废申请表，按审批权限报相关主管审批。4.3.4每天下班前或月末盘点，车间把剩余物资退回仓库，用红字领料单填写，由工段长以上主管审批，仓管员清点数量无误并验收后，办理退仓手续。停产和月末盘点仓管员有责任督促车间退回非暂存剩余物资。4.4 原料退货：4.4.1原料确属质量问题，仓管员凭中心化验室检验报告，协助采购部办理退货手续，不能采取以货抵货的形式，仓管员有责任督促采购部经办采购员及时处理需退货的原料，对逾期未能处理的退货(一般三天内处理完毕)，由相应仓库的主管上报仓储科科长。一般退货应根据业务发生情况开具红字进仓单，按进货时的价格计算（特殊情况由采购部通知），并且经收货单位经手人签字后方有效。 4.4.2生产线由于停产或转产退仓的各种原料再领用规定4.4.2.1生产线退仓的各种原料仓库要做好密封保存工作。4.4.2.2 白砂糖、乐百氏母液、羧甲基纤维素、柠檬酸钠、柠檬酸、乳酸、山梨酸钾、香精复产领用时若外观没有异常情况（变色、变味、结块），不需化验室重检，可直接领用。4.4.2.3对于全脂奶粉，停产超过七天，复产前三天通知中心检验室检测卫生指标。4.4.2.4用于生产出口反斗星的脱脂奶粉，在生产的三天前通知中心检验室检测卫生指标。4.5 破包奶粉处理规定4.5.1进仓时发现的破包奶粉，必须另行堆放，立即通知中心检验室，检验合格才能予以进仓；检验不合格的作暂收处理，通知采购部处理。4.5.2在仓储过程中发现的破包奶粉, 须通知中心检验室, 检验合格的打好包装,避免再受污染，检验不合格的，按造成破包的原因作相应的处理。5 复检：为避免进仓原料存储过久，在受到污染、侵蚀、挤压等导致品质变异而被误用，凡初检判定合格入库原料，仓储时间超过规定的安全、有效时限时，再启用（运）投入生产使用前必须实施复检。由仓管员对超期原料填写复检报告单提出一栏后，送中心化验室，由按中心化验室复检判定结果重新标识。对不合格者，由中心化验室会同采购部、品管科协商决定后，以书面形式通知仓库和有关方作相应之处置。 二、辅料进出仓制度 QB/GJG09010-1999总则：所有物资均须凭有关单据（如计划进货通知单、物资认购通知单、领料单、产品提货单等）办理进出仓手续，对无单据的物资仓库有权予以拒收或拒出。1. 目的：规范进出仓程序，保证辅料进出仓的数量准确和妥善保管。2. 适用范围：公司所有辅料的进出仓管理工作3. 流程附图4. 细则：4.1 辅料进仓制度：4.1.1 收货准备：仓库根据采购部的计划进货通知单作好收货准备，安排位置和搬运工人。4.1.2 质量检验：4.1.2.1 仓管员对辅料的外观和外包装进行初检，收取供应商的送货单和出货检验报告和送货单，填写申检记录单后，通知辅料检验中心进行检验。4.1.2.2 检验状态标志按照检验状态控制程序有关规定执行；经检验合格的辅料，辅料检验中心的质检员会以绿色的方形标签作标识，仓管员将合格的辅料移至规定区域储放，同时挂绿色标牌；经检验不合格的辅料，以红色的三角形的“IQC退货证”标签作标识，仓管员挂红色标牌，通知采购部作退货处理 ；待生产试用的辅料（如铝箔和PVC等），以蓝色的菱形“待处理”标签作标识 ，仓库挂暂收蓝色标牌，仓库开具临时收料报告。经检验不合格，但采购部提出异议时，经采购部总监批准后辅料检验中心进行复检，对复检结果有异议时，由相关部门会审，会审结果由全质科裁定。会审方主管共同签署批准方有效，仓库根据会审结果开具相应的单据，办理进仓或扣罚或退货手续。对经检验不合格，存在有不影响使用的缺陷，但属紧急或特别用料，会审时，裁定或批准为“让步接收”时，此类辅料质检员张贴圆形黄色标签，仓库挂黄色标牌，根据会审结果作进仓或扣罚处理。4.1.3 数量核对：4.1.3.1所有辅料必须凭采购部总监审批的计划进货通知单中计划数量收货。仓管员认真清点数量，将计划进货通知单、供应商送货单和实物相核对。允许收货数量正负差异不超出5%，对超出5%部分，原则上拒收。4.1.3.2 如果供应商对多送部分作为赠送处理的，仓库就多送部分开具以采购部为客户名称的进仓单（注明供货单位），不作盘盈处理。4.1.3.3仓管员若抽检发现数量不符，则全批材料按抽检的平均实数来计算数量，另外，因质量和其他原因需要扣罚的，应在备注栏说明扣罚原因，比例和原来实数，并登记辅助帐以作备查。4.1.4 其他：4.1.4.1 经检验合格和数量无误的辅料开具专用进仓单或普通进仓单。每天把一天的进仓单连同相应的送货单和计划进货通知单交到采购部付款计划员处审核。4.1.4.2仓管员收货时因质量或客户离开前没能出具检验报告或因单价未确定等原因不能即时开进仓单的，填制临时寄存单，并通知有关科室在三天内处理完毕，对在逾期内未能处理的，由仓库组长报仓储科科长。4.1.4.3仓管员现场指挥工人在非风沙区和防雨区文明装卸，进货堆垛完毕后，根据检验结果用相应的标志牌填写好该批辅料的厂家、品名、批号和数量等情况。 4.1.4.4从其它仓库调拨进仓的辅料，必须凭采购部组长以上主管审批的材料调拨通知单办理进仓手续。4.2 辅料出仓4.2.1 生产领用：4.2.1.1仓库根据生产技术总部排产单限额发料，由包装统计员填写辅助材料领用单，一式三联，仓管员按实际发料情况填写并签名，留下仓库与财务联，退回车间联。排产计划内工段长有权批领，排产计划外须凭车间主任的审批并由车间主任在备注栏中注明原因。车间每次领料必须凭领料单领料，没领料单的领料，仓库不予发料。4.2.1.2凡标识不清或无标识的辅料，仓管员严禁发料，使用部门必须拒领。仓管员