如何开高质量的会议.doc

如何开高质量的会议我们从以下的五个方面交流： 一、无效会议的危害二、高质量会议的好处三、如何组织一场高质量的会议四、如何衡量是高质量的会议五、参会者会议礼仪会议是我们工作中不可或缺的一种工作方式。可是经常会听到人们这样的抱怨：又要开会烦死了；天天开会，天天不会；开会简直是浪费我的时间，一听开会头疼，不去又不行等等这样的牢骚。为什么会出现这样的情况呢？主要是因为公司会议的效率太低，无数次重复同样的内容始终没有结果，使人们对会议很反感，却又不得不做，无效会议的危害产生了。一、无效会议的危害：(1)目标没有办法实现，会议成了抱怨的载体。会议涉及到营销目标的制定、人事、薪资调整等，一定要前期做充分的准备，否则就会成为抱怨会。比如：会议本来是想告诉大家目标制定的情况，却成了抱怨会。宣布了脱离现实的目标就会出现“这样的目标简直是不可能实现的，”“真是站得说话不腰疼，目标拍脑袋就定了，也不看看现在的市场是什么样的”“这么高的目标我不做了”等等的抱怨，这样会议就成为了抱怨的载体了。(2) 时间成本、场地费用、资料成本等损失巨大。时间是看不见的内耗，如果会议没有结果，其时间成本、场地费用、资料成本等损失是无法量化的。无效的会议造成企业巨大的浪费，有些是有形的，有些是无形的，有型的指：会议资料、场地费用、销售的影响等等，无型的指：时间、机会等等，而这样的成本浪费往往没有引起企业足够的注意和重视。(3)与会者对会议不满，会降低士气，对团队工作没有任何帮助。由于对会议没有足够的认识，就使例会成为一种形式。比如：有一家餐饮公司，例会内容只有一项：把店内的问题讲出来。会议的气氛就开始紧张了。而且最要命的每次几乎就是那几个问题：员工士气不好、卫生不达标、员工服务不好。这些问题都是管理层面的问题，不是一天两天就可以解决的，然而就是次次说，次次没有解决方法。这样的会议由什么意义呢？对团队工作没有任何帮助。天天开会，天天不会，长此以往，会议失去了应有的价值。(4)形成巨大的公司内耗。把大量的时间用在无效的会议上，停滞和阻碍工作的有效进行。这主要体现在时间成本、沟通成本等等方面，这些属于公司看不见的内耗，而这些内耗严重停滞和阻碍工作的有效进行。二、高质量会议的好处(1)开会是一种群体决策的方式，可以避免结论的片面性。避免出现闭门造车、纸上谈兵、一叶障目、乱作决定的现象出现。就像有些公司的主管，比较大男子注意，所有觉得就得我说了算，这样就不好了，偏激的决定既影响内部的和谐，影响决策的执行情况、员工士气等。应该让大家都有发言权，群策群力，这样朝着一种良性的状态发展。(2)会议让大家面对面地沟通和交流，可以弥合工作中的一些裂痕。沟通可以解决一切问题。当然沟通也是有讲究的，高效沟通会起到事半功倍效果，如果有机会我们在交流一下关于沟通质量的话题。开会就是公司内部沟通最有效的方法之一，可以批发领导的思想，短时间发现、分析、制定、解决公司问题。(3)会议比简单地发一个文件更有效，因为会议是通过互动把某些观点提升、提炼、进行有效加工的过程。比如：有些公司老总很重视开晨会，然而把文件下发下去之后发现执行不了，。有些人觉得早会无所谓，开不开都行；有些人在开，却流于形式；有些人开了，落实不了；有些人开几天可以，却坚持不了等等的问题。如果通过讨论让大家意识到早会有多重要，在配合合理的绩效，这比简单的下发一个开晨会的文件要有效的多。如果“意识”没有改变，“行为”就不会有好的结果。(4)会议能够让与会者参与决策，更容易执行会议所定的目标和任务。要知道会议的内容是需要员工去执行的，如果员工对所执行的内容有看法、不想执行，其会议决策落实打折扣了。比如：目标、制度、方案等执行层面的内容就会出现执行难的问题。(5)会议也是一种有效的培训，是进行信息交流和培训的很好方式。有句话说：最好的培训是分享。因为在会议中通过交流会有很多的经验和思想撞击出来，有心人会发现，这样的交流可以学到的很多知识。三、如何组织一场高质量的会议前段时间有个向日葵说，为什么一件简简单单的会议组织我都做不好呢？呵呵，看似简单，其实并不简单，它也是一项庞大的系统工程啊。怎样才能组织好一场会议呢？从四个方面来交流：a、确定会议的性质b会前准备c会中注意d会后注意先说第一个方面：确定会议的性质首先你要对会议的性质有所了解。一般按照参会人员来分：1、外部会议公司外部会议，可以分成产品发布会、研讨会、座谈会、招商会等。2、内部会议内部会议包括定期的工作周例会、月例会、年终的总结会、表彰会，以及计划会等等。每次开会前总是手忙脚乱，好像有一堆事情需要确定，但却总是等到最后一分钟才定下来，还经常漏掉一些事项。我们将会议分成会议前、会议中、会议后三大块。第二个方面：会前准备会前的准备工作根据角色的不同包括二个方面：1、组织者准备的内容时间，你要告诉所有的参会人员，会议开始的时间和要进行多长时间。这样能够让参加会议的人员很好地安排自己的工作。地点，是指会议在什么地点进行，要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行。人物，以公司内部会议为例，会议有哪些部门来参加，会议有哪些人物来参加？主持人？会议记录？会议内容整理？会议决策下发？拍照？摄像？等等相关岗位人员的确定。会议的主题 会议需要做什么决定？决定前找谁商议？谁会赞成或否定这一决定？这次会议希望有什么效果？会议组织者对这次会议的期望值实现了多少？会议议程是什么？会后如何跟进？与会人员是否明白会议议题、任务？是否拿到了会议议程？是否有备而来？是否明白会议结果向谁传达、怎样传达、如何贯彻？物品准备：就是根据这次会议的类型、目的，需要哪些物品。一般来讲：纸、笔、笔记本、投影仪、照相机、dv、咖啡、小点心、条幅、会议议程、会议纪律、座次排列等。2、参会者准备的内容根据收到的会议通知精神，从主题出发，准备相关的工作资料。 “凡事预则立，不预则废”，会议组织者恰恰是制造员工行为效果的决定因素。第三个方面：会中注意在会议进行过程中，大家总是没有重点，东拉西扯，该解决的问题没有解决，无关紧要的话反倒扯了一堆，最后搞得大家筋疲力尽，不了了之。 这就需要一个会议主持人作为议程管理的核心了。一个有经验的会议主持人应该起到以下作用：介绍参会人员控制会议进程避免跑题或议而不决控制会议时间当然会议之前的沟通也很重要，让大家对议题充分熟悉和准备，有的放矢，不做空谈，能够就重要事项达成共识，这就是一个高效会议的诀窍。第四个方面：会后准备在会议完毕之后，我们应该注意以下细节，主要包括：会谈要形成文字结果，哪怕没有文字结果，也要形成阶段性的决议，落实到纸面上，还应该有专人负责相关事物的跟进；如果必要，合影留念。四、如何衡量会议是高质量的(1)目标能实现。富有成效的会议的目标应该能够实现，这是一个非常重要的衡量标准。上次会议当时提出的各类问题是否解决？解决了多少？解决得程度？需要那些帮助？(2)目标在最短的时间内被实现。不能开一个马拉松式的会议，今天开完明天接着开，虽然最后也把目标实现了，但这并不是富有成效的。(3)所有的参会者都感到满意。这种满意并不是说对会议的内容，而是对会议进行的方式。要在轻松的状态下进行会议，大家也都感到满意，那么目的就达到了。也就是说会议的气氛要和谐、热烈、互动。五、开会注意事项细心准备、按时开会。按时开会可以取得主动权，以良好的精神状态来组织的会议才可谈效率、质量。注意状态很重要。主题明确、有议必决。一次会议多个议题，效果不会很好，而布置任务一类的会议，可把内容综合到一个会上讲，要求分别贯彻落实，减少开会，减少决议文件，文山会海之中，效率何来？会上可以决定的事，不要拖到会后还无决议，一议再议，议而不决，只是徒劳无功，浪费时间。言简意赅、清晰表达。汇报、建议、交流等必须简明扼要，言之有物，废话、空话、套话更要严格禁止，切忌不断重复。参会人明确、形式多样。会议要求什么样的人参加，该来的一个不能少，无关人员一个不要。如果范围比较大的会议，还可以采用电视电话会议形式，充分利用现代信息手段，这样可以节省时间、节约会议费用开支。五、参会者会议礼仪1、 着装整洁，最好穿正装。2、 女士应化淡妆。3、主动把手机调成震动或者关机。手机尽量不要放在会议桌上。如遇到紧急事务必须接电话，要长话短说，尽量在半分钟内完成，等会议结束后再处理。4、随身携带笔记本，记录重要的信息。5、主讲人的课件或者电脑未经本人同意不要擅自打开。6、会议期间不要随意走动或者交头接耳。7、会议期间如有特殊情况必须离开，先和坐在旁边的人讲：对不起，打扰了。或者和领导示意有事要出去。征得领导同意后