《办公室礼貌美人》PPT课件.ppt

OL 办公室必修 话语规则 OL办公室必修话语规则(二) 有时候本想礼貌回答对方的问题,却激怒 了对方或使他感到厌烦,自己还莫名其妙。原因 其实在于说话时没有注意场合和对方的身份。 快快参加OL必修话语原则的讲解和测试,让自 己的事业的生活更成功! OL办公室必修话语规则(二) 你对自己的办公室礼貌用语有信心吗？首先 从 基础的基础开始验证，小心从自认为“绝对没问 题” 落到“不及格”下场哦！ 这样的情况可是经常发生的 OL办公室必修话语规则(二) 让我们一起来做一下试验! 遇到下列情况时,你会怎么说 ? OL办公室必修话语规则(二) 正在集中精力工作时,上司叫你,应该怎么说? 有急事想跟忙碌的上司谈,应怎么开口? 上司指责你的文件中有错误,该怎么办? 忙得不可开交时,上司给你新的任务,该怎么办? 上司同你讲话时,该说些什么随声附和? OL办公室必修话语规则(二) 双休日前后,想和同事换班休息,该怎样表达 自己的意思? 同事对你说“传真纸好像用完了”,该怎么 说? 下班后有约会,正要回去时,同事叫你做某件 事情该怎么办? 到了5点半,正说着“哦,回家吧”,却发现周 围 的同事仍在工作 OL办公室必修话语规则(二) 上班时遇到一桩交通事故，肯定要迟到了。 这时往公司打电话说明情况，应该怎么说？ 正接听内容错综复杂的电话时，另一部电话 铃响，而没人来接，这时怎么跟大家说？ 正在集中精力工作时，上司叫你 OL办公室必修话语规则(二) 因为正在集中精力做事，所以不知不觉 地喊出了反问的语气“啊？”,显得很不耐 烦。 “啊？”是反问的语调，让人觉得“上司叫我，感到 很意外”，而且易使人认为你有不耐烦的意思，效果 不 好。 在公司里的应答以“哎！”为基本。 OL办公室必修话语规则(二) 回答一声“哎”！并立即中断手中的工作，走 到上司的跟前，语尾不能上挑，尽量做出响亮 而 不拖泥带水的应答。 OL办公室必修话语规则(二) 想跟忙碌的上司谈事情 有急事，所以大声叫他在公司范围内用 的名字（英文）或职位，强行使他理睬，然 后很快说出用意。 OL办公室必修话语规则(二) 按公司习惯，外企比较普遍的是叫对方的英 文名字，而日本公司的习惯是把姓氏加在职位名 称前，比如“XX科长，现在方便吗？”之类表示 确 认的语言绝对必要，因为是紧急的事情，所以加 上“我很着急”或“我有急事”，等等引起注意 。 首先先叫他的名字，说开场白“现在方 便 吗”，然后才“我有件紧急的事情跟您谈”。 OL办公室必修话语规则(二) 被上司指责文件中有错误 “啊？”不会吧”说着看了文件， 发现 确实有错误，再加一句“不过，资料上也 是 这样写来着。” OL办公室必修话语规则(二) 首先做“是这样吗”，“但是”等等辨解是 不 对的，要郑重的道歉，先说“实在对不起”， 然 后再详细地问明情况，乱加不必要的解释， 就 等于自掘坟墓，炒自己鱿鱼。 首先要道歉“实在对不起”，然后说“我 马 上确证一下”，之后回到自己位子，仔细查 看 订正，不做笨拙的分辨。 正在忙碌的时候接到新的任务 OL办公室必修话语规则(二) 因为有好多事情没做完，所以提出抗 议 说“着急吗？现在忙得没有时间呀”。 OL办公室必修话语规则(二) 应询问“是，知道了，急吗”。如果对方说 “不着急”，那么就说“好，现在我”，说明现 状，再问“什么时候交给您好”。如果对方说“很 着急”，应马上去办才好。 首先说“是，知道了，着急吗？”确认 后 再说“但是，手头的活儿得在规定时间内完 成，您说怎么办好呢？ 在长时间谈话中的搭 腔 OL办公室必修话语规则(二) 以相同的调子重复“是”， 上司发 火说：“你怎么不好好听我说话？” OL办公室必修话语规则(二) 办公室礼貌搭腔语只有 “是”。 能分别使用沉着稳重的“是”和明快的“是”最 好不过了。此时搀杂一些“嗯，嗯”也可以，还有 重复对方的话，概括出讲话要点，也能表现出认 真听讲话的姿态，显出优良的素质。 根据上司的话语，语调说“是”，此时 说 “嗯、嗯”也可以，搀杂一些“知道啦”， “照您说 的做“这类的话语也比较好。 因为买好了飞机票，所以断然 说“我想从下周开始连休4天”。 OL办公室必修话语规则(二) （VS同事）传达换班休息的希望时 有事请求他人，或传达自己希望的技 巧 是“从商量开始入手，并提出意见”。无视 对 方意愿的“我要怎么样所以你们也要应和我 ” 这样的命令语调是不受欢迎的。 OL办公室必修话语规则(二) 即使已买好了机票，也要以“我想从下周 四 开始休息，跟你换换班行吗”这样的商量的形 式 传达自己的希望。 “啊？纸没有啦？现在库存也没有 呀，怎么办呢？” OL办公室必修话语规则(二) 同事跟你说传真纸用完 了 道歉以后再说明状况，然后考虑当前对 策，并提出建议。“不行，没有”之类的话尽量 不 要说。如果频繁使用这类语言，就会给周围人 “什么都不会”，“没有工作能力”的不良印象， 会 影响你在公司里的发展前途。 OL办公室必修话语规则(二) “对不起，我马上就订货，请您稍等 一 下，很着急吗？那么.”然后再一起研究 下一 步对策。 “？这个.非得现在吗？今晚六点， 我 有点事。” OL办公室必修话语规则(二) 正要回去时突然叫你做 事 沉默着接受加班，不情愿地做事当然不 好，但只强调自己的情况也不行，即使下班后， 在单位也要表现出对工作的热情，先以“什么事 情 啊”来接对方的话，再以“实在对不起”开始说明 自 己的事情，再进行商量。 OL办公室必修话语规则(二) “什么事情？真对不起，今天我有个约 会，明天一早行吗？” 已经是下班时间，自己的工作也 作 完了，先回家是理所当然的，欢欢喜喜 的向同事们打个招呼：“我先回去啦”。 OL办公室必修话语规则(二) 比同事先下班的时 候 如果大家都闲着，那么说：“我先走啦” 就 OK。如果大家都在忙着工作，上述的语言仍然是 必 要的，不要因不好意思而一声不吭地回去，这种 人 反倒更令人反感。 OL办公室必修话语规则(二) 向同事们询问“还有什么要帮忙的吗？” 如 果自己有约会就说“对不起，待会儿我有点事 ， 先走了。” “啊，我是XXX，我现在XX车站，电 车 半天也不来，肯定要迟到了。” OL办公室必修话语规则(二) 用电话传达迟到信息 时 报出姓名后要加一句“对不起”，然后说迟 到 时的理由，并一定要说明现在在何处，大概几分 钟后可以到达等详细状况，使办公室里的上司和 同事心里有数，便于安排工作。这样做，能表现 出你对工作负责任的态度。 OL办公室必修话语规则(二) “我是XXX，对不起，因为电车事故，要迟到 了，我现在在XX车站，XX分钟后会到达办公室。 ” 用手挡住正在接听的电话，大声 喊：“谁过来接个电话吧！” OL办公室必修话语规则(二) 电话铃响却没人听电话 电话最好应该在3次铃响之内接听，不能 向周围人大声喊，这样会妨碍他人的电话交 谈 或讨论问题。首先必须要保留正在接听的电 话，再以适中的声音向其他的同事发出请求 。 OL办公室必修话语规则(二) 首先对电话的另一方说：“对不起，请 稍 等，”然后对近处的人说“能不能接一下电 话？” OL办公室必修话语规则(二) 在11个问题中你有 几项是正确的？从正确答 案的个数推理出你在公司 中的形象分。 OL办公室必修话语规则(二) 02分 “差劲的OL” 只有这么一点正确的？周围的人认为你是“没用 的OL”。没关系，抓紧学习掌握这一基础篇的礼 貌用