E-Mail撰写和发送注意事项.ppt

,E-Mail撰写和发送注意事项,Agenda,一. E-Mail的简介 二. E-Mail的格式与礼节 三. E-Mail写作技巧 四. E-Mail应注意事项 五. E-Mail常犯的小错误,一. E-Mail的简介,1.何谓E-Mail E-Mail(电子邮件): 顾名思义, 就是将”邮件”电子化, 将电子文件或数据, 通过因特网的方式, 在一瞬间送至地球另一个角落的人手上 2. E-Mail的优点 传递速度快 降低成本 人性化 & 弹性化 保存性 & 记录性佳 可一次给许多人 内容易于再次利用 3.E-Mail的缺点: 在此不予讨论,二. E-Mail的格式与礼节,1. 格式,表头 a.正本收件人(To:) b.副本收件人(Cc:) c.Mail主题(Subject) d.密本收件人(Bcc:),本文 1.开头敬辞 2.本文 3.结尾敬辞 4.署名/签名檔 5.底图/背景音乐,二. E-Mail的格式与礼节,2.礼节 英文字不要全部大写(或小写) 引用来信应力求精简 如引用他文, 应注明出处 勿忘礼貌 注意文化 / 生活习惯的差异 不用歧视用语或不雅词汇 注意错别字 / 语法 / 语气 遵守24小时(或48小时)回复原则 不要把E-Mail随意发给无关的第三者 全文不要过于花梢,三. E-Mail写作技巧,1.使本文易于阅读 将每行字数控制在50 70字(英文)之间(中文25 35字) 长信应分段 适当应用条列式写法 合理使用文字加强效果 若有附加档案, 应在文中相关之处标记说明 如需对方回复, 应标明希望回复的时间 & 事宜,三. E-Mail写作技巧,2. 本文的文体 & 组织 a.协调性四原则: 仅叙述相关事宜(关联性) 传递完整讯息(完整性) 不说谎或说没根据的事(真实性) 依序简洁表达欲传达的事项(条理性) b.措辞礼貌三原则 不带命令式语气(地位) 给对方选择权(敬意) 表现亲切(同侪) c.文体 简单明了 不卖弄词汇 清楚明白双方关系, 语气用辞全文一致 d.三段式结构 起言(引述) 展开(主旨) 收尾(建议或要求),三. E-Mail写作技巧,3. E-Mail(或便条纸)五原则 a.主题(Subject)简单明了点明主旨 b.将主旨内容写入本文第一段 c.具体内容在第二段之后说明, 并力求精简(条列法) d.本文仅叙述与主题相关事宜 e.本文长度, 最好限定在一页(一张)或一个画面呈现叙述,9,四. E-Mail应注意事项,1. 注意主题乱码 2. 勿发给无关人员 3. 你不是明星请署名 4. “All”不是人 5. 慎用”密本抄送”(双面刃),10,1.注意主题乱码,转发Mail出现乱码时, 最好重新拟主题, 避免题不达意 (但仅回复时可以不重新拟主题, 以保持主题一致),11,2.勿发给无关人员,Mail应避免发给无关人员, 尤其是发给客户或供应商的邮件, 涉及商业机密, 更应注意,- Original Message - From: To: “万宝至MS.曾敏仪“ ; ; “技研新阳MS 陈“ ; “技研新阳 MS.肖“ ; “技研新阳MS.汪/陶“ ; “丸山MR.崔.MS.刘“ ; “东马MR.崔成焕“ ; “东马 姜雁“ ; “东马 MR.易“ ; “新光荣MR.William“ ; “新光荣MR.叶洋“ ; “新光荣 MS Emily“ ; “台翰 胡平芳“ ; “台翰 MS.史振瑞“ ; “环旭MS.李青密“ ; “环旭 欧阳杰“ ; “环旭MR 虞“ ; “协隆桂S“ ; “协隆MR.黄竟升“ ; “ 黄 様“ ; “万旭MS.吴丽敏“ ; “凌进MS 韩“ ; “凌进MR.梁“ ; “敎 MR.石橋“ ; “OKI MR. 侯永平“ ; “OKI 宋彦冰“ ; “新确MS.蔡“ ; “新确MS.甘“ ; “新确MS.刘海霞“ ; “新确MS.龙“ Sent: Monday, March 06, 2006 9:12 AM Subject: 关于无电解镍电镀铅含有的调查! 大家早上好! 以下是敝公司的部品调查表，调查对象为DCE所有部品。 仅含有“无电解镍电镀“的部品，请填写在中间的表中。 要求纳期：3/13前，谢谢！ 东莞市长安镇乌沙李屋第六大道新星工业园 日华电子厂 购买1课 杨平,示例邮件由客户ALPS发出，未注意检查，使所有供应商都清楚地知道了自己的竞争对手。,12,3. 你不是明星请署名,所有正式发出的Mail都应有署名, 即使没有包含名字、公司、职务、电话等信息的签名, 至少应把自已的名字写在Mail尾部, 这样做也体现了基本的礼貌, 发给客户的Mail尤其应当注意,13,4. “All”不是人,请记住! Mail要发给确定的人, 盡量避免写出“All”的称呼 以下Mail是需要“Sales”做事, 却写着“Dear all”明显不妥,14,五. E-Mail常犯的小错误,1. 发送前执行姓名检查 2. 避免发送大邮件 3.回复或转寄时, 须重新确认主题与本文内容是否一致,避免文不对题 4.谨慎使用全部回复功能(理由同”勿发给无关人员”),15,1. 发送前执行姓名检查(一),检查收件人是否正确, 避免发错而误事 检查方法: 点击“检查姓名”按钮,16,1. 发送前执行姓名检查(二),检查前,检查后,17,2. 避免发送大Mail,发Mail前先确认Mail大小是否太大(原则上超过3M的文件不宜通过Mail的形式来发送) 以下例子中的Mail附件超过了50M(55,678 KB=55.678 MB), 发送时造成收件人Mail瘫痪 如果附件太大, 又在公司内部发给很多人, 将会造成公司Mail Server崩溃, 从而影响全公司的正常工作,18,3. 避免文不对题,Mail内容与主题不符或回复Mail时换了本文内容却未改主题,- Original Message - From: sue.yang To: (USI/SZ/VQA)杜月珍 ; (USI/SZ/VQA)乔岩 Cc: USI/SZ 王仁峰 ; (USI/SZ/BSD3)曹晓辉 Sent: Wednesday, March 15, 2006 9:00 AM Subject: Fw: 元件温度调查表格式（客户文件） Dear 乔岩，月珍， 今天晚上要开始备料，明天要进行试产，所以客户已经同意所有物料均可