12基础设施和工作环境管理程序.doc

QKD-B642-2008基础设施和工作环境管理程序1 目的确定并提供和维护为实现服务的符合性所需的设施设备及财产物资，确定并管理为实现服务符合性所需的工作环境中的各种因素。2 适用范围本程序适用于公司为达到服务的符合性所需的一切办公场所、设备及工作环境。3 职责3.1 财务部负责归口管理公司一切固定财产物资。3.2 办公室负责对实现服务符合性所需的办公设施、办公用品、多媒体及网络系统的使用、管理实施维保和控制。3.3安防部负责对涉及安全防范设施设备进行检查和检测，对实现服务符合性所需的设施、设备、监测设备等进行控制.3.4物管部负责对实现服务符合性所需的维修设备、清洁用具、绿化机具等及进行控制。3.4 办公室负责审核采购计划，并报总经理批准后，由归口管理部门采购，为各部门实现服务配备必要的资源。3.5 办公室对办公场所中涉及到人和物的因素的工作环境进行控制，各部门对本部门实现服务符合所需的作业现场涉及到人和物的因素的工作环境进行控制。4 程序4.1基础设施的确定公司为实现服务符合性活动所需的基础设施包括：4.1.1工作场所：办公场所、健身娱乐场所、工作间、值班室等。4.1.2服务设施：包括软件和硬件，如计算机管理网络、通讯设施、运输设施、水、电、气供应、道路及排污管线等。4.1.3支持性设备和工具：如办公设备、维修用的设备和工具、清洁设备、绿化机具、保安使用的对讲机、服装和装备等。4.2对于各类设施的管理应做到：a） 各类设施图纸、合格证、保修档案资料齐全，管理良好；b） 设施运行正常，有正常的保养、检修制度；c） 运行人员严格按照操作规程执行。4.3 基础设施的提供4.3.1 物业配套设施的接管、验收：在接管物业设施时，由物管部和安防部分别组织验收小组按职责分工对对接管的设施进行验收。达不到要求的，应通知有关单位限期整改。设施接管的相关资料由物管部和安防部复核后存档，并建立公司物业配套设施设备统一台账。4.3.2 支持性设备和工具的采购：由使用部门填制采购申请，填写专项报告，注明设施名称、用途、型号规格、技术参数、单价、数量等，报总经理批准后，实施采购。4.3.3在接管或采购基础设施时，由使用部门进行验收及安装调试，确认满足要求后，由使用部门进行验收签字确认，并记录设施名称、型号规格、技术参数、单价、数量、随机附件及资料等内容。经验收不合格的基础设施时，由使用部门与供方协商解决，并记录验收结及处理结果。4.3.4 基础设施的登记建帐a） 验收合格基础设施，由使用部门进行编号，并在工程设施设备台帐上登记，建立设施档案；b） 使用部门对基础设施进行分类编号，统一登记台账，悬挂设施标识卡，并规定设施、设备责任人。4.4 基础设施的使用、保养和维修4.4.1使用部门根据需要组织编写工作手册等操作规程，发放给使用人。对于大型、精密设施或关键、特殊过程所用的设施必须有操作规程，相关操作人员应由工程组组织培训、考核合格后上岗。对国家有规定的特殊工种，要求操作人员持有相应的国家授权管理机构颁发的上岗证方可上岗。4.4.2设施的运行应由操作者按规定填写相关的运行记录。4.4.3使用部门制定设施、设备日常保养项目表，规定保养项目、频次，发给使用部门人执行，各部门负责人监督检查执行情况。4.4.4日常运行中使用部门无法排除的故障，应填写设施、设备检修单报相关部门检修。检修中的设施应挂检修牌，检修好的设施应有使用部门负责人签字验收方可使用。使用部门将检修情况记录在相应的设施、设备管理卡上。需外包维修的设施，应执行采购及外委项目控制程序的规定和对供方评定的有关规定。4.4.5使用部门每年12月制定下年度的设施、设备年度检修计划并监督执行。4.4.6现场使用的设施应按设备编码的规定统一编号，建立设备标识卡，以便于维护保养。4.4.7设施的报废a） 对无法维修或无使用价值的设施，由使用部门填写财产物资报废申请单，经财务部审核、总经理批准后报废；b） 报废的设施应挂报废牌标识；c） 废弃或变卖报废设施，填报财产物资变动表报公司财务部。4.5 公司一切办公设施设备、办公用品等财产物资，均由办公室负责归口管理.办公室应建立公司办公设施设备（包括服装、办公工具）总台账，并管理库存办公设施、用品，对各部门领取的设施、用品分别建立领用登记。4.6工作环境4.6.1各部门根据各自的业务范围确定并管理为实现服务符合性所需的工作和生活环境中人和物的因素，根据服务工作需要，负责确定并提供各服务场所必须的基础设施，创造良好的工作环境，包括：a） 配置适用的办公用房并根据服务需要适当装修，树立良好的企业形象；b） 配置必要的空调、消防器材、保持适宜的温度和职业卫生、安全；c） 对工程设备设施场所实行管理，保证设备设施处于适宜的温度、湿度条件，保证设备设施的安全；d） 对安防员工作状态进行管理，确保安防员连续工作时间不超过十二小时，前夜执勤后，第二天应确保足够的睡眠，保证服务状态满足服务工作的要求；e） 要考虑人体工效学的要求，努力提高工作效率。确保员工服务符合劳动法规的要求；4.6.2物管部为顾客以及公司员工维护清洁、优美的工作和生活环境。4.7.2工作环境检查a） 工作环境检查可分为集中检查和日常抽查两种；b） 集中检查在内部审核中由内审小组统一进行；c） 日常抽查由办公室牵头，采用不定期抽查形式，一年中抽查三至六次。5 相关文件5.1采购及外委项目控制程序5.2物资管理规定5.3房屋、公共设施接管验收工作规程5.4办公室设备使用