《资金内部控制》PPT课件.ppt

论资金内部控制 杨瑞平 山西财经大学 本讲主要内容 资金内部控制的意义 资金的分工控制 资金的收入控制 资金的支出控制 资金的结存控制 票据与财务印章的控制 一、资金内部控制的意义 （一）资金的含义 资金，也称货币资金，是指企业所拥有或控制的 现金、银行存款和其他资金。资金是充当一般等 价物的特殊商品，是贪污舞弊的主要对象；资金 是一个单位进行经济活动的血液，使财务管理的 主要对象；资金是最重要的资产，使内部控制的 主要对象。 （二）资金内部控制的含义 资金内部控制，是指企业为了保证资金的安全、 完整，保证资金收、付业务的合理、合法和 一、资金内部控制的意义 有效，保证资金收、付、存信息的真实可靠而建立 的各种控制政策与程序的总称。 （三）资金内部控制的内容 资金内部控制的内容通常可分为以下五个方面：分 工控制、收入控制、支出控制、结存控制和相关 票据、印章控制。 （四）资金内部控制的意义 加强资金内控，对于保护资金的安全、完整，防 止贪污、舞弊的发生，提高资金使用效益，妥善 处理各种财务关系，都有十分重要的意义。 二、资金的分工控制 资金分工控制的主要内容： （一）资金分工控制的一般要求 （二）出纳员在资金控制中的职责 （三）会计员在资金控制中的职责 （四）内审员在资金控制中的职责 （五）各级领导人员在资金控制中的职责 二、资金的分工控制 （一）资金分工控制的一般要求 主要有三点： 1、坚持不相容职务相分离原则：企业应当建立资 金业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职 责权限，确保办理资金业务的不相容岗位相互分 离、制约和监督。负责企业资金的授权审批、收 支保管、会计记录、稽核检查等工作的各级领导 人员、出纳员、会计员、内部审计人员等，应当 相互独立、职责明确和相互制衡，不得兼任不相 容职务。 二、资金的分工控制 2、要任用高素质的人员办理资金业务 由于资金具有更高的被盗、被贪污、被挪用、被侵 占的风险，企业应当配备较高素质的人员办理资 金业务。 企业负责人和财务负责人不但要任用贤能的人从事 资金控制，还要特别留意参与资金内部控制的有 关人员是否有吸毒、赌博、嫖娼、过度挥霍等不 良行为。一旦发现有这些行为或情况之一的，应 当将有关人员尽早调离货币资金内部控制岗位。 二、资金的分工控制 3、实行关键岗位的定期轮换 企业应当根据企业实际情况，对办理资金业务的人 员定期进行岗位轮换。岗位轮换的周期最长不得 超过五年。 4、实行关键岗位的强制休假制度 关键财会岗位通常是指出纳员岗位、总账记账员岗 位、稽核员岗位等。休假起止时应办好工作交接 手续。休假岗位、周期和时间应当明文规定，规 范执行。 二、资金的分工控制 （二）出纳员在资金控制中的职责 出纳员在资金内部控制中的职责是：资金的收支和 保管，现金和银行存款日记账的登记等工作，必 要时还可负责资金收支原始凭证的购置、保管、 使用或发放以及登记工作等，但不得兼任稽核、 会计档案保管、总分类账及收入、费用、债权、 债务等明细分类账的登记工作。 出纳人员一般不得同时从事银行对账单的获取、银 行存款余额调节表的编制等工作。确需出纳人员 办理上述工作的，应当指定其他人员定期进行审 核、监督。 二、资金的分工控制 规模较大的单位，各种货币资金收支存及其日记 账的登记，也可以由不同的出纳人员分工负责； 还可设立独立的结算中心或内部银行，集中负责 办理对下属单位或分支机构的货币资金收支，单 位财会部门设立出纳员岗位，只负责总部日常货 币资金收支、保管及其日记账的登记。 （三）会计员在资金控制中的职责 在资金内部控制中，会计员的职责是：原始凭证的 复核，收、付款记账凭证的编制，总分类账和明 细分类账登记，账目稽核，会计档案的临时保管 二、资金的分工控制 等记录性的工作，不得以任何方式接触企业的货币 资金。 在会计人员较多的情况下，上述工作可作进一步分 工，如分别设置复核、制单、记账、稽核等岗位 ；各种明细分类账的登记也可分工为成本组、材 料组、工资组、债权债务组等分别负责。 负责稽核工作的会计人员最好不兼管账目登记工作 ，以防掩盖自己的记账错误。 会计员与出纳员之间应当相互独立，不能有伦理上 的亲密关系、经济上的共同利益、工作上的长期 协作等损害相互独立的情形，否则，就应当进行 二、资金的分工控制 岗位调换或及时进行岗位轮换。 必须严格坚持钱账分管原则，严格控制会计人员通 过代理货币资金收支等非法接触企业货币资金。 （四）内审员在资金控制中的职责 内审员应负责库存现金的突击盘点，银行账的独立 核对，收支凭证及账簿记录的审计，内部控制运 行的日常检查和评价等核查性的工作。 不得负责资金管理与核算的任何工作，不得负责资 金内部控制的建立和修改，也不得有罚款和盘点 库存现金时收缴保险柜钥匙等接触资金的行为。 二、资金的分工控制 （五）各级领导人员在资金控制中的职责 1、部门负责人 部门的负责人在资金内部控制中主要负责审批本部 门发生的各项开支，其中，重大开支还应集体审 批。此外，还应负责提出本单位预算及其调整申 请，参与企业货币资金预算制定。 为了保证单位财务资源的完整性，提高资金使用效 率，减少接触资金的人员和机会，保证企业的凝 聚力，企业可以划小核算单位，但是不可以下放 和分散企业资金收支、结算权力。 二、资金的分工控制 2、财务负责人 在资金内部控制中，财务部门负责人应负责企业财 务预算的起草，企业各项资金支出的审批，起草 财会部门内部控制制度和各项岗位责任制，监督 和考核全体财会人员的工作及其业绩，关注和控 制企业资金被挪用、贪污、盗窃、诈骗等各种风 险，留意货币资金关键控制岗位上的工作人是否 沾染有容易诱发挪用、贪污、盗窃等罪行的无不 良行为，决定财会人员的职责分工和岗位轮换， 代表总经理定期向企业权力机构报告财务预算和 收支决算情况等工作。 二、资金的分工控制 规模较小企业的财会负责人可以兼任稽核，但无 论如何都不得兼任或代理出纳工作。 3、总会计师 规模较大的企业，可设总会计师，接受企业总经 理的授权，协助总经理筹集、调度、使用资金， 协调财务部门、结算中心的工作，审批一定范围 内的一般开支，与总经理等一起签发财务报告等 ，对财务报告的真实、完整性负责。 4、总经理 在资金内部控制中，总经理应负责组织企业资金 二、资金的分工控制 内部控制的建设，主持财务预算的制定，控制各 部门预算的执行及其效果，审批企业预算内的重 大开支，决定财会人员的任免，向董事会或股东 代表大会提出财务部门负责人和内审部门负责人 的任免建议等工作。 为了提高财务支出审批质量和效率，总经理应当： 1）将预算范围内的日常开支授权下属副总经理 、总会计师等分工审批，以调动下属管理人员工 作的积极性和创造性；2）对预算内的重大开支 应实行经理办公会集体审批；3）预算外的开支 应报董事会审批，以防止独断专行。 二、资金的分工控制 总经理、副总经理、总会计师、会计部门负责人等 关键管理人员也不得直接兼管企业的资金，其日 常活动经费也要纳入企业财务预算，开支实行定 额备用金制度，实际报销经费开支时，应由董事 长予以审批后才能报销。 5、董事会及其董事长 资金内部控制中，董事会的主要职责是：监督资金 内部控制制度的运行，审批企业财务预算和决算 及预算外重大开支，决定财务经理、内审经理及 总经理等关键管理人员的任免等。 二、资金的分工控制 资金内部控制中，董事长的职责除主持董事会会议 外，还应负责签发权力机构批准的财务预算及财 务决算报告；根据权力机构的授权，审批预算外 零星开支及关键管理人员、权力机构分委员会及 监事会的日常开支等。 董事长也不得亲自保管或代管企业的资金；董事 会成员的日常活动经费也要纳入企业财务预算， 并实行定额备用金制度；报销开支时，应由董事 长审批，并在每年的股东（代表）大会上报告。 二、资金的分工控制 6、董事长与总经理在资金控制中的分工 财务开支审批权是企业经营管理权的重要内容，根 据两权分离和现代公司治理的要求，应由董事会 通过审批、检查和考核预算方式授权总经理具体 行使，以便总经理有完成经营任务所需的充分的 财权。 董事会应通过审批预算和预算外支出，监事会应通 过组织内部审计和聘请外部审计等对总经理行使 财务支出审批权的情况应进行监督。 由董事长审批日常财务开支不符合两权分离的原则 ，不仅剥夺了企业经理班子的财务自主权， 二、资金的分工控制 模糊其经营管理责任，不利于保证其实现经营目标 ，而且弱化了企业治理层对企业财务收支的监督 能力。 企业权力机构及其负责人应当通过预算、决算、 预算外支出和关键管理人员经费报销审批、组织 财务收支审计等，控制和监督企业财务收支，维 护所有者权益。 案例讨论： 资料： 某小型企业给出纳员岗位设置职责如下： 负责货币资金的收入、支出和保管；登记现金和 银行存款日记账，并通过自点库存现金和编制银行 存款余额调节表，保证账实相符；负责收据和支 票的购买、保管与开具或发出；负责保管企业财 务专用章和受托保管企业负责人及企业财务负责人 印章；负责管理费用和存货明细账的登记工作。 试分析该企业给出纳员设定的岗位职责所存在的问 题及其后果。 参考答案 存在的问题：盘点库存现金和编制银行存款余额 调节表属于稽核工作，与出纳工作是不相容的， 应当由出纳员以外的人员来执行。让出纳员兼任 这些工作会掩盖出纳工作中可能存在的问题； 保管支票与保管付款印章是不相容职务，让一个 人保管支付款项的全部印章也不符合分工控制的 要求。该企业让出纳员保管支票的同时保管支付 款项的全部印章，是非常危险的，很容易发生出 纳员贪污、挪用问题，且不易被很快发现。出 纳工作与收入、费用、债权、债务账目登记工作 是不相容职务。让出纳员负责管理费用明细账的 登记，很容易造成出纳员虚报冒领，掩盖贪污舞 弊问题。 三、资金的收入控制 为了确保企业货币资金能及时足额入账。企业应当 从收据、入账依据、结算方式、收款方式、坐支 等方面加强对资金收入的控制。 （一）收据控制 企业收取现金必须开具收据，这是保证现金及时 、足额入账的基础。只有控制住收据的完整性和 真实性，才能控制收入入账的足额性。 收据有外购收据和自制收据两种。每笔现金收款 都要开具收据，并及时、足额入账。 三、资金的收入控制 应指定专人负责收据的购置、保管、领用和登记 ，建立严格的岗位责任制；应分别设置外购收据 和自制收据登记簿，详细登记收据增减变动情况 ；经常盘点收据的安全、完整性，妥善保管好各 种收据，防止空白收据的遗失和被盗用；所有收 据必须事先连续编号，顺序使用；作废的收据应 加盖“作废”章，并附在存根之后妥善保管；应优 先使用电子票据，手工填写收据应一次复写；发 放票据应有经批准的领用申请，并要求领用人在 票据登记簿中签字；有关分散收款的业务结束时 ，应及时收缴剩余收据，妥善办理收回收据的 三、资金的收入控制 核销手续；已开出的票据应及时全部入账。 对于外购收据，企业应定期对收据的购买、保管 、领用和登记进行稽核和审计，发现问题要严肃 处理。 对于自制收据的控制，应由票据保管员和企业财 务印章保管员分工负责。票据保管员负责印制或 编号、保管、发放或使用，以及登记自制量、发 放或使用量；印章保管员负责盖章和登记盖章数 量。双方要经常核对自制数量，确保数量相符， 严格控制自制收据总量。 三、资金的收入控制 为了查明收据保管与入账的完整性和真实性。企 业应加强收据审查，其步骤如下： 1）到收据销售机关调查收据购买数量及起止号码 ；向企业财务印章保管人员查询自制收据自制数 量及起止号码； 2）与票据保管员在票据登记簿中的记录进行核对 ，确定登记簿中记录是否真实； 3）与保管和使用的收据进行抽查核对，确定企业 保管和使用的收据是否真实。 4）全面监盘收据，确定实存与登记簿结存数量是 否相符； 三、资金的收入控制 5）鉴定填错收据的数量和收回已领用收据的数量； 6）根据期初收据的数量加本期购置的数量减期末监 盘数量和填错数量，确定本期应入账数量，核对 入账数额的正确性。 （二）入账依据控制 总要求：每笔入账的收款都要有能证明其入账金 额是及时、足额的原始凭证。 证明收款入账及时、足额的原始凭证主要有：销 售合同、发票、发货证明或资产处置批准文件和 定价依据、银行收款通知单或收据等等。 三、资金的收入控制 企业应定期检查收款入账凭证的真实性、完备性 、入账及时性及帐实相符性。 （三）结算与收款方式的控制 目的：尽可能减少接触企业现金的人员和时间， 以减少贪污、舞弊机会。 控制措施：1）要尽可能使用转帐结算，严格限 制现金结算；2）现金收款要及时送存银行；3） 要尽可能使用集中收款方式，严格限制分散收款 方式。 分散收款的控制：分散收款1）应经过企业权力 三、资金的收入控制 机构批准；2）只能限于小额、临时收款； 3）必须领取统一收据收款；4）必须限期 送交企业出纳员； 5）出纳员应及时催交 逾期未交款项；6）出纳员收款时须核对收 据存根和款项是否相符确保足额收缴；7） 出纳员收款时也必须开具收据，交款人员 应妥善保管交款收据，备作备查簿登记；8 ）分散收款业务结束后，出纳员应及时有 关收缴收款员的剩余收据和款项，并办理 严密的交接手续。 三、资金的收入控制 （四）“坐支”的内部控制 坐支是指以现金收入直接支付现金支出，即不通 过开户银行进行结算。坐支极易产生收支混乱， 给贪污、舞弊、偷漏税款等提供机会，须严加控 制。 总要求：企业所有的现金收入都应及时送存开户 银行，所有的现金支出都应最初是从开户银行里 提取的，确保收支两条线。 现金收支两条线，不仅可以清楚地反映现金收支 情况，防止各种舞弊发生，而且可以通过与开户 三、资金的收入控制 银行对帐，强化货币资金控制。因此，有条件的 企业，可以实行收支两条线制度：负责收款的部 门或人员不得负责付款；负责付款的部门或人员 不得负责收款。 如果因特殊情况需要坐支的，应事先经企业权力 机构和开户银行批准，在批准的额度和范围内坐 支，每日编制坐支详细情况表，并向开户银行报 送一份，以确保企业与银行的对帐能顺利进行。 四、资金的支出控制 为确保企业资金支出的真实、合理、合法和有效 ，企业应加强资金支出的授权审批控制、支出程 序控制、预算和定额控制、结算方式控制等。 （一）支出的授权审批控制 总要求：企业应建立严格的资金支出授权审批制 度，明确审批人的授权批准方式、权限、程序、 责任和相关控制措施，规定经办人员办理资金支 出的职责范围和工作要求，建立责任追究制度。 企业发生的各项支出，包括借出款项等，必须执 行严格的批准审核程序，严禁擅自挪用、借出货 币资金。 四、资金的支出控制 关键：正确处理一般授权与特殊授权、集体授权与 个人授权、董事会授权与经理会授权、授权与担 责等的关系。 1、一般授权与特殊授权关系的处理 一般授权是指以书面文件的形式，长期性授予有 关管理人员，办理常规经济业务的权限、条件及 相关责任的授权方式。 特殊授权则是指以上级特批的形式临时性授予有 关管理人员办理特殊经济业务的权限、条件及其 相关责任的授权方式。 企业各级管理层的一般授权与特殊授权的范围应 以书面文件的形式加以明确而合理地规定。 四、资金的支出控制 要防止一般授权过大，使授权批准控制失效；也 要防止特殊授权过大，这不仅会降低企业经营管 理效率，弱化下级管理人员工作的责任心和积极 性，而且会使上级领导忙于审批，而忽略大政方 针的制定和把握，还有可降低审批的质量。 2、个人授权与集体授权关系的处理 个人授权，是指负责财务支出审批的人员，根据 自己拥有的审批权限，独立地对日常财务支出进 行审批的授权制度； 集体授权，是指有权参加财务支出审批的人员， 四、资金的支出控制 通过召开会议，按照少数服从多数的原则形成会 议决议，对重大财务支出进行审批的授权制度。 个人授权具有效率较高、责任明确的优点。但是 ，如果相关制衡措施不到位，个人授权就会变成 个人专断，极易产生贪污舞弊等行为。 集体授权具有质量较高，权威性较大的优点。但 是，集体授权成本较高，不利于明确审批责任。 企业应以书面文件的方式明确规定个人授权审批 的依据、业务范围、金额限额，接受监督检查的 方式和途径，应承担的审批责任和失责应受到的 追究等；明确规定参与集体审批的人员范围、 四、资金的支出控制 集体审批的议事程序和决议方式、应当集体审批的 支出业务种类和金额标准等。 在处理个人授权与集体授权关系上，既要防止“ 一支笔”独裁问题的出现，也要防止“人人拥有否 决权”的“共同审批”，还要防止将财务支出切块 进行“分块审批”的财务“割据”问题。 “一支笔”独裁极易导致贪污腐败；“共同审批”极 易导致议而不决 ；“分块审批”极易导致争预算， 扩大支出，损失浪费等问题，而且容易形成变相 的“一支笔”独裁 。 四、资金的支出控制 3、授权与担责关系的处理 要按程序授权：预算内的一般开支，可由部门负责 人和财务负责人审批；预算内的重大开支和预算 外开支，还应得到总经理的审批；预算外的开支 和关键管理人员开支及重大投融资决策还要得到 董事会甚至股东会的审批。 承担责任的原则：谁在最后审批，谁就应当对审批 的合理性、合法性和有效性承担第一责任。集体 审批由会议召集人承担第一责任。 4、董事会授权与经理会授权关系的处理 见分工控制有关内容 四、资金的支出控制 （二）支出的程序控制 企业应当按照下列控制程序发生支出： 1、支付申请。有关部门或个人用款时，应当提前 向审批人提交资金支付申请，注明款项的用途、 金额、预算、限额、支付方式等内容，并附有效 经济合同协议、原始单据或相关证明。 2、支付审批。审批人根据其职责、权限和相应程 序对支付申请进行审批。对不合规的资金支付申 请，审批人应当拒绝批准；性质或金额重大的， 不但要集体审批，还应及时报告有关政府部门。 四、资金的支出控制 3、支付复核。批准后的支付申请应交出纳员以外的 财会人员进行复核。复核内容包括：批准范围、 权限、程序是否正确，手续及相关单证是否齐备 ，金额计算是否准确，支付方式、支付企业是否 妥当等。复核无误后，应据以填制付款凭证，交 由出纳人员等相关负责人员办理支付手续。对复 核发现审批有问题的支付申请，应要求申请人补 办审批手续或提请审批人纠正审批意见。如遭审 批人拒绝，应向企业最高领导人员报告，请求作 出如何处理的书面的指示，同时有义务向国家有 关机关报告有关违法犯罪问题。 四、资金的支出控制 4、办理支付。出纳员应根据经过批准并复核无误 的支付申请和会计人员编制的付款凭证，按批准 的金额、支付方式、受款单位等办理支付手续， 在付款凭证上加盖“付讫”章，同时登记现金或银 行存款日记账，最后将凭证交会计人员登记分类 账。 （三）支出的预算、定额控制 企业的货币资金开支应当于每年初制订有全面预算 ，并报经股东会批准；经批准的预算应得到严格 的执行；年末应认真考核预算执行情况，据以进 行奖惩。 四、资金的支出控制 为保证预算得到贯彻执行，各项支出必须事先制订 开支定额，日常开支可实行定额备用金制度。 重大开支应实行招投标确定支出额，日常物品的采 购应实行集中采购。 （四）支出的结算方式控制 企业应当根据现金管理暂行条例的规定，结合 本企业的实际情况，确定本企业的现金开支范围 和现金支付限额。不属于现金开支范围或超过现 金开支限额的业务应当通过银行办理转账结算。 资金开支应尽量实行集中办理。 五、资金的保管控制 为了保证货币资金的安全完整，防止侵占、挪用 、贪污行为的发生，企业应当通过限制接触、严 格执行库存现金限额、健全会计记录、加强稽核 检查和审计监督、妥善保管会计档案等，进行资 金保管控制。 （一）限制接触控制 企业资金只能由出纳员和经企业权力机构授权的人 保管，未经权力机构授权的机构和人员都不得接 触企业货币资金或办理货币资金业务，否则就是 侵占公款。 五、资金的保管控制 （二）库存限额控制 企业应当严格遵守库存现金限额规定，超限额的现 金应当及时送存银行。稽核和内审应经常检查库 存现金限额的遵守情况。 （三） 稽核控制 稽核员应当经常核对库存现金余额与现金日记账余 额，银行存款日记账与开户银行对账单，现金、 银行存款日记账与会计分类账，及时查明和处理 不相符情况。 稽核员应定期核对银行账，每月至少核对一次，编 制银行存款余额调节表，并由内审人员进行 五、资金的保管控制 审核，确定银行存款账面余额与银行对账单 余额 是否调节相符。如调节不符，应当查明原因 ，及时处理。 （四）内审控制 总要求：企业内审人员要定期突击监盘库存 现金，独立核对银行账，进行资金收支审 计，测试资金内部控制的健全、有效性， 并及时提出修改、完善建议。 五、资金的保管控制 企业应当定期和不定期地进行现金盘点，确 保现金账面余额与实际库存相符。发现不 符，及时查明原因，作出处理。 企业内审人员应当定期检查、清理银行账户 的开立及使用情况，发现未经审批擅自开 立银行账户或者不按规定及时清理、撤销 银行账户等问题，应当及时处理并追究有 关责任人的责任。 （五）会计记录控制 五、资金的保管控制 企业应当按照国家统一的会计准则制度的规定对现 金、银行存款和其他货币资金进行核算和报告。 资金的会计记录应当真实、准确、完整和及时。 （六）会计档案控制 会计档案应由出纳员以外的人员专门保管，重要 档案应及时送交企业档案部门保管，严格档案保 管、借阅和销毁制度。 （七）资金管理信息化条件下的特别控制 实行网上交易、电子支付等方式办理资金支付业务 的企业，应当与承办银行签订网上银行操作协议 五、资金的保管控制 实行网上交易、电子支付等方式办理资金支付业 务的企业，应当与承办银行签订网上银行操作协 议，明确双方在资金安全方面的责任与义务、交 易范围等。操作人员应当根据操作授权和密码进 行规范操作。使用网上交易、电子支付方式的企 业办理资金支付业务，不应因支付方式的改变而 随意简化、变更支付货币资金所必需的授权批准 程序。企业在严格实行网上交易、电子支付操作 人员不相容岗位相互分离控制的同时，应当配备 专人加强对交易和支付行为的审核。 案例讨论 某日，甲单位会计员张三到主管部门会计处开会 。散会时，主管部门出纳员王五叫住张三说：“ 你单位为建某高速公路的捐款20000元已经返还 回来了，你就捎回去吧。”随即张三就签了字， 将捐款装入自己的皮包中。过了数日，甲单位的 职工得知本系统其他单位的捐款都已返还到了职 工手中后，遂向本单位领导询问本单位捐款为什 么还没有返还。甲单位领导立即向该单位出纳员 李四询问此事的原因。李四说：“我还没有收到 厅里的返还款。”说完就打电话向主管部门会计 处查询此事。王五回电话说：“已于一个星期前 让你单位会计员张三捎回去了。”放下电话，李 四就问张三：“咱单位建太旧高速公路