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办公软件Office -Word专题 1 同时查看一个文件中的两个地方 如果在实际操作中想同时查看一个文件中的两 个地方, 以便于对比编辑,找到右侧滚动条的上面 那个小粗条,按住鼠标左键拖下来,会出现两个滚动 条了,你就可以看一篇文章的两个地方了。 2 快速复制和粘贴 先选中一处文本，然后在按住Ctrl键的同时， 用鼠标在其它文本上拖拉，可以选中多处不连续 的文本，并可以一次性完成被选中文本的复制（ 剪切）与粘贴操作。 按下“Ctrl+C+C”键（即在按住Ctrl键的同 时连按两下字母C），可以快捷打开“剪贴板” 任务窗格。 3 快速输入大写数字或大写金额 当文档中有多个大写数字或大写金额要输入时 ，一个个地输入非常麻烦。其实，在Word中可以 很容易地实现大小写之间的转换，只要点击菜单 “插入数字”，在“数字”文本框中输入需要 的数字，再在“数字类型”下拉列表框中选择需 要的方式就可以了。 另外一种方法是:直接输入阿拉伯数字（如 763210），选中它们后，使用“插入数字”命 令，在弹出的“数字”对话框中，选中“数字类 型”下面的“壹、贰”项后确定，则阿拉伯 数字转换成大写数字。反之亦然，可以把大写数 字变成小写数字。 4 统一设置相同内容的格式 如果在一篇文档中多次使用了相同的单词，我 们想一次全部选中它，然后对它的格式进行调整 ，那么可以采用下面的操作方法: 在“查找内容”框中输入要查找的单词或词组 ，然后选中“突出显示所有在该范围找到的项目 ”复选框，并从列表中选择要进行搜索的文档部 分。单击“查找全部”按钮，程序就会自动选中 所有相同的单词，然后单击“关闭”按钮，就可 以对选中的文本格式进行修改了。 5 F2功能键 在用Word编辑一篇长文档时，若想快速定位 到某页，只要按下F5键，在弹出的对话框中输人 页码即可。 在Word文档中选中需要“剪切”移动的内容 ，按下F2功能键（不需要按“剪切”和“粘贴” 按钮），然后将光标移至需要插入“剪切”内容 的地方，按下“Enter”键，即可快速实现内容的 准确“剪切”移动。 6 F4功能键 在Word中当输完一些内容后，按下 “Alt+Enter”键则刚才输入的内容会被自动拷贝 一遍，并且适用于拷贝粘贴后的重复粘贴。 对于重复性的工作，请使用键盘上的F4键。当你 按下该键时，最后一次操作将重复一次。例如， 你可以重复添加边框的操作，重复向所选文字添 加加粗格式的操作，重复插入文件或图片的操作 。 注意:格式刷适合于添加复杂的格式，但如果你只 需重复简单的操作，还是使用F4键吧。该技巧同 样适用于以下程序:Excel、PowerPoint。 7 F8功能键 按下F8功能键（或者双击状态栏中的“扩展” 文字），激活“扩展”状态（状态栏中的“扩展 ”按钮成激活状），此时可以实现以下操作： 第二次按F8键选定光标所在词，第三次按F8 键选定光标所在句子（两个句号之间），第四次 按F8键，选定光标所在段，第五次按F8键，选定 整个文档。 8 带“属性”的替换操作 在平时的替换操作中，我们一般都是进行不同 内容的简单文字替换，对文字的格式没有特殊的 要求。如果要将全文中的某个词或者字替换为统 一的格式，比如将“电脑报”改为红色、斜体、 下划线，一个一个地改当然费时费力。用下面的 方法可以轻松实现批量替换:打开“替换”对话框 ，在“查找内容”中输入“电脑报”，在“替换 为”中同样输入“电脑报”，然后打击“高级” 选项，打开“格式”菜单，将字体设置为红色、 斜体、下划线，单击“全部替换”即可。 9 关于“段落标记”的替换 将网页保存为文本文件后再用Word打开后发 现有一些文本不到一段就换行或者两行间还有个 空行，用手工删除整篇文章中无用的换行符十分 麻烦。利用Word的“替换”功能，可以快速删除 换行符。方法是:单击“编辑替换”命令，在弹 出的替换窗口中单击“高级”按钮，在“查找内 容”和“替换为”中使用“特殊字符”在查找内 容中输入两次“段落标记”，在替换为中输入一 个“段落标记”，然后单击“全部替换”按钮， 数千个没用的空行瞬间清理完毕。 10 替换过程中通配符的使用 通配符可以进行模糊匹配，提高效率，在查找 文字中得到大量应用，例如要将全文引号中的内 容设置为统一的格式，而引号中的内容又不一致 ，这就需要我们使用通配符。通配符有两个 :“*”号和“？”号，“*”表示多个字符，“？ ”表示一个字符。 操作方法如下:单击“编辑替换”命令，打 开替换对话框，单击“高级”按钮，在“使用通 配符”前打钩，在“查找内容”中输入通配符， 在“替换为”中用鼠标点一下，什么也不输入， 直接打开“高级”选项，设置好格式后全部替换 。 11 关于“首页不同”的设置 对于大型文档，我们常常希望取消第一页的页 眉和页脚。你可以用以下方法来实现:在“页眉和 页脚”工具条上点击“页面设置”按钮，选择“ 版式”选项卡，选中“首页不同”，然后单击“ 确定”按钮即可。 12 如何快速设置字体？ 我们在打印文件时正文往往使用仿宋字体，有 时文件中会包含有很多数字和英文，用仿宋体便 感觉不好看。英文和数字一般用英文字体比较好 ，例如“Arial字体”，这样文档就显得美观大方 了。但是如何快速让文章中的数字及英文都变成 英文字体而汉字采用中文字体呢？ 其实很简单，先按“Ctrl+A”全选整篇文章， 选择自己想要的中文字体，然后再选择相应的英 文字体，如“Arial字体”，你就会发现所有的数 字和英文都变成了“Arial字体”，而汉字却保留 了原来的字体。此技巧对于其它的英文字体也适 用，但对于在英文中替换想要的汉字字体却不可 以。 13 调整表格的列宽 在Word中，表格的列宽可自动调整尺寸以适 应文本或图形。如果键入的文字长度超过了列宽 ，Word将调整列宽以包含文字。如果不需要在键 入时调整列宽，请选中表格，然后单击“表格 表格属性”命令，选择“表格”选项卡，单击“ 选项”按钮，清除“自动重调尺寸以适应内容” 复选框，最后依次单击“确定”按钮。 14 快速调整页眉横线长度 在Word插人页眉后, 会自动在此位置添加一 条长横线。如果需要调整此线的长度及其水平位 置，可以首先激活页眉，选择格式下的段落命令 ，调整一下左右缩进的字符值，确定就可以看到 最终效果。 15 去掉页眉那条横线 在页眉中, 在“格式” “ 边框和底纹” 中设置 表格和边框为“无” , 应用于“ 段落” 同上, 只是把边框的颜色设置为白色(其实并没有 删除 只是看起来没有了.) 16 选择性删除文件菜单下的最近使用的文件快捷 方式 工具选项常规把“列出最近使用文件数改 为0”可以全部删除, 若要选择性删除, 可以按 Ctrl+Alt+-三个键, 光标变为一个粗减号后, 单击文 件, 再单击要删除的快捷方式就行了。 17 让Word表格快速一分为二 将光标定位在分开的表格某个位置上,按下 “Ctrl+Shift+Enter”组合键，或选中表格，“表 格”|“拆分表格”即可。这时你就会发现表格 中间自动插人一个空行,这样就达到了将一个表格 一分为二的目的。 18 加密文档 如果用户文档有 重要的信息，不希望 被人查阅，此时可以 为文档添加一个密码 ，对文档进行保护。 选择工具-选项命令 。 19 加密文档 我们可以对Word文档设置打开权限密码和修改权限 密码，这样，在打开或修改文档时，将分别弹出一个对话 框要求提供密码，如果打开密码错误，将无法打开文档； 如果修改密码错误，则只能浏览文档而无法修改。 一、设置打开权限密码 执行“文件”“另存为”，打开“另存为”对话框 ，单击“工具”按钮，在菜单中选择“安全措施选项” ，在“安全性”对话框中，输入打开文档时的密码(还可 以单击“高级”按钮，选择一种加密类型)，单击“确定 ”按钮，在弹出的“确认密码”对话框中再次输入以上密 码。单击“确定”按钮返回“另存为”对话框，最后单击 “保存”按钮。 20 加密文档 二、设置修改权限密码 执行“文件”“另存为”，打开“另存为” 对话框，单击“工具”按钮，在菜单中选择“安 全措施选项”，在“安全性”对话框中，输入修 改文档时的密码，单击“确定”按钮，在弹出的 “确认密码”对话框中再次输入以上密码。单击 “确定”按钮返回“另存为”对话框，最后单击 “保存”按钮。 21 办公软件Office -Excel专题 22 不连续单元格填充同一数据 选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其 他单元格，就将这些单元格全部都选中了。 松开Ctrl键，在编辑区中输入数据，然后按住 Ctrl键，同时敲一下回车，在所有选中的单元格中 都出现了这一数据。 23 在单元格中输入0值 一般情况下，在Excel表格中输入诸如“05” 、“4.00”之类数字后，只要光标一移出该单元 格，格中数字就会自动变成“5”、“4”，Excel 默认的这种做法让人使用非常不便，我们可以通 过下面的方法来避免出现这种情况： 先选定要输入诸如“05”、“4.00”之类数字 的单元格，鼠标右键单击，在弹出的快捷菜单中 单击“设置单元格格式”，在接着出现的界面中 选“数字”标签页，在列表框中选择“文本”， 单击“确定”。这样，在这些单元格中，我们就 可以输入诸如“05”、“4.00”之类的数字了。 24 单元格内容的合并 根据需要，有时想把B列与C列的内容进行合 并，如果行数较少，可以直接用“剪切”和“粘 贴”来完成操作，但如果有几万行，就不能这样 办了。 解决办法是：在C列后插入一个空列（如果D 列没有内容，就直接在D列操作），在1