档案的立卷方法和要求.ppt

档案的立卷方法和 要求 讲解提纲 一.档案的作用 二.立卷制度的确定 三.立卷的准备 四.归档文件整理工作的内容和方法 五.各类档案年度号的确定原则 六.档案归档时间和归档手续 一.档案的作用 它是国家、企事业单位一种重要的资源,是一种重 要的科技知识财富,为国家现代化建设具有重要作用, 为企事业单位经营发展具有重要作用.概括为五点: 1.行政管理的查考凭据 档案记录了各种机关、单位过去活动的状况,其中 包括行使行政职权的法律依据,处理行政事务的过程 与结果以及管理活动的经验,为企、事业单位的领导 工作和业务管理,提供证据和咨询材料,借以熟悉情况 、总结经验、制定计划、进行决策、处理问题. 2.生产建设的参考依据 档案中记载了各种生产活动的情况、成果、经验 、和教训,从自然资源、生产手段到生产过程以及计 划管理和生产技术等各方面的信息,可以作为工农业 生产和经济管理的科学依据和参考材料. 3.科学研究的可靠资料 档案可以从两方面为科学研究提供丰富的历史资料:一方 面,专门进行科学研究的原始记录,可供现实的研究工作直接 借鉴;另一方面,从记录的广泛事实和经验中,为各项研究活动 提供大量的实验、观察和理论概括的基础材料.所以,档案是 科学研究的必要条件. 4.宣传教育的生动素材 利用档案写回忆录、著书、演讲报告,进行文艺创作、举 办各种展览等宣传教育活动,都富有强烈的说服力和感染力. 5.维护国家、集体和个人权益的法律书证 档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史的 某些事实,作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件, 许多单位和个人以档案为证据,解决了债务、产权和著作权等 各种纠纷,也有的人证实了个人的学历、经历以及工资、福利 待遇方面的诸多问题. 二.立卷制度的确定 文件处理部门立卷制度是我国机关文书工作中 实行的一项基本制度。 1.文件处理部门立卷制度的确立 早在1955年1月17日经中共中央批准的中 国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作 和档案工作暂行条例中，将文书部门承担立 卷工作作为一项制度确定下来并开始试行。 1956年4月16日，国务院作出的关于加强国家 档案工作的决定，单独写了一条“全面推行 文 书处理部门立卷，以建立统一的归档制度”， 规定立档部门在日常工作中形成的文书材料， 在作为档案移交给档案部门保存(即归档)之前, 均要按照档案部门的要求将其组合成一个个便 于管理的案卷(即立卷).立卷工作在我国应由文 书部门等形成档案部门的人员来承担.并定期向 档案部门归档。 2. 档案部门整理的弊端 由档案部门整理归档文件会产生以下弊端： 由档案部门整理该归档的文件，整理工作几乎成 了档案部门的全部工作。尽管档案人员花费了大 量的精力，但由于他们不熟悉、不了解具体的业 务工作和文件处理过程，不掌握文件之间的联系 ，因此立卷的工作难度大，案卷质量也难以保证 。另外，当年形成的文件要经常使用，如果办完 后就归档，每次需要时要到档案部门查阅，这就 给文件的利用者带来不便。所以往往有些人为了 使用方便，到年终才将文件清理上交。这样就加 大了档案部门年终接收归档文件和分类归卷的工 作量。同时文件存在个人手里，极易丢失，他人 又无法利用。 3.文件部门整理的优点 1）可以充分发挥文书部门熟悉本机关、本部门 业务工作情况，了解文书处理过程的长处，有利 于提高整理的质量和工作的效率。 2）文件在本部门随时归卷，可以防止文件散失 ，有利于文件的保管，有利于归档文件材料的齐 全、完整和保密。 3）文书部门暂存当年文件，方便了本部门工作 人员对文件的查阅，也便于平时文件的收集。 4）有利于档案工作的全面开展。 三.立卷的准备 1.什么叫立卷 将零散的文件材料根据其相互联系、特征和保存 价值分类组成案卷的整理过程. 2.立卷的准备 第一准备工作是对本部门形成的文件材料根据院颁发的 、和的要求,逐一鉴别、分类、整理,最终归档. 第二准备是平时归卷。依照编制好的立卷类目，将已经处理完 毕的文件材料，随时按类目上的有关条款归入临时卷夹（或卷 盒）内，这就是平时归卷。平时归卷要求“随办随归”，不能积 累到第二年立卷时再归卷。这样，有利于保持文件材料之间的 联系，保证归档文件材料的齐全完整。还要根据形成文件材料 的实际情况，随时修改或增补立卷类目的有关条款。 四.归档文件整理工作的内容和方法 1.案卷的含义和组卷要求 1)案卷的含义 案卷是档案基本的个体保管单位, 它是一组具 有有机联系、价值和密级大体相同的文件的集合 体. 构成案卷的四个要素: a)文件的集合体,案卷是管理档案的基本单元; b)它们的价值大体相同(就是说案卷里面各种文件的 价值基本一致); c)密级大体相同; d)材料具有有机联系(这点最重要). 2)组卷要求(也叫立卷的五点要求.是办法的第11- 15条) a) 各门类档案的质量总的要求是：遵循文件材料的 形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同 价值，便于保管和利用; b) 归档文件材料必须准确反映我院科研项目和管理 活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利 于长期保存; C)凡应立卷归档的档案资料任何人不得擅自占有， 任意涂改，或用复印件替换，应将完整的原件按 时归档; d)使用国家统一标准的目录、卷皮、卷盒；卷内目 录、纸制文件、卷内备考表的规格统一为：A4 （ 297mm210mm）的纸张，并且要用激光或喷墨打 印，脊背规格与卷盒、卷夹的长度和厚度相同， 规格为300mm20（30、40、50、60）mm。除有特 殊要求，档案所用各种表格、档案盒，内容规格 应统一（具体规格以国家制定的有关标准为准）; e） 归档文件材料字迹工整，用碳素、蓝黑墨水书写 ；图纸必须符合国家标准，字图清晰，纸质优良. 2.案卷的组织方法(也叫归档文件组卷原则.是办法的 第16条) 1)文书档案一般以每份文件为一件，文件正本为一件 ，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文 与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本） 为一件，来文与复文为一件，去文与复文为一件。并 且按年度-保管期限(再按文件材料的不同内容分别组 卷)分类. 2)地质项目档案以每一课题为单元组成案卷,它具有 专题性、成套性特点,如果文件材料多的话,可分阶段 (开题、中期、成果鉴定)分别组卷归档.重要项目的 科技文件材料应复制二份至三份配套归档。 3）基建档案按每一工程项目(名称)为单元来组成案卷, 它具有成套性特点,一般按一项一卷，一项有多卷的按 工程阶段排列组卷。 4）设备档案按设备的使用性质结合名称、型号分类组 成案卷,一个型号的文件材料组一个或几个案卷. 5) 会计档案应将一本凭证作为一个保管单位。对于 账簿，原则上保持原样，一本账簿作为一个保管单位。 会计报表的整理，是将年报、季报和月报分开，同时也 考虑报表的多少来组成保管单位。使用电子计算机进行 会计核算的会计档案，应当保存打印件。并且按年度- 名称分类.可分为凭证、帐簿、报表、其它.结合保管期 限分别组成案卷. 6)房地产档案应当以房地产权利人（即权属单元）为宗 立卷，房地产档案应当以一栋楼为单元归档。 3.案卷内排序(办法的十七条) 1) 管理内容的档案（也包括文书档案）按问题、时 间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序 是：批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正 本在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后 ；结论性材料在前，依据性材料在后. 2) 项目课题按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定 阶段、成果申报奖励和推广应用等时间阶段排列(如文 字混合卷:文字在前、图件在后). 3)基建工程按依据性材料、基础性材料、工程设计 （初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工 程竣工验收等排列(如文字混合卷:文字在前、图件在 后). 4)设备按依据性材料、设备开箱验收、设 备安装调试、设备运行维修、随机图样 等排列。随机图样也可单独组卷(如文字 混合卷:文字在前、图件在后). 5）会计档案按归档材料的保管期限呈递 减排列,凭证按时间顺序排列. 6）应当按照房地产权属变化、产权文件 形成时间及权属文件主次关系排列(如文 字混合卷:文字在前、图件在后). 4.案卷编目方法(办法的第十八条) 4.1.文书档案案卷编目方法 4.1.1填制文件目录和加盖归档章 文书档案应对案卷内的文件填制文件目录,按照卷内排列顺序 逐件编目，比如来文与复文为一件时,只对复文进行编目.并在 文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容(也就是说 在一件的首页空白位置).归档章设置全宗号、年度、保管期限 、件号等必备项，并可设置机构、问题等选择项。(注归档章尺 寸见手中材料). 案卷内归档文件目录的格式(采用excel表格,统一表格到 院内 网中获取) 件号责任者 文号题名日期页数备注 表格的名词解释 a)件号 文件的排列顺序号，归档文件应在分类方案的最低 一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始逐件编流水号 ，即每年按永久、长期、短期分别从“1”开始逐件编流 水号。 b)责任者 是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或 署名者。 c)文号 文号即发文的字号，是由发文机关按发文次序编制 的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。 d)题名 题名即文件标题，它是直接表达文件内容和中心 主题的文件特征，是了解归档文件内容的起点。 e)日期 日期即文件的形成时间。它是文件的重要特征之 一，反映文件产生的时代背景，是查找档案的常用 途径。 f)页数 页数项填写一件文件的总页数，用于统计和核对。 g)备注 备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况 ，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。 4.1.2填写备考表 备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内 归档文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目 包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补 充、移出、销毁等情况。 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日 期：归档文件整理完毕的日期。 注:备考表尺寸见手中材料(电子表格到院内网中获 取) 4.1.3填制案卷封面 每一案卷需填写案卷标题(题名) 、年度、保管 期限、机构名称、起止件号. 案卷(顺序)号题 名 年度 页数期限 备 注 4.1.4填制案卷目录(数量)表 用于逐卷登计案卷封面上的基本信息.每一 案卷的登录内容由下面表格项目构成. 案卷目录(数量)表 (采用excel表格,统一表格到院内 网中获取) 案卷(顺序)号:用阿拉伯数字书写; 案卷标题(题名):应与按案卷封面上的标 题完全一致,不允许随意改动或增减文字 ; 年度:即该案卷的所属年度; 保管期限:即该案卷的保管期限; 页数:即卷内实有档案文件的总页数; 备注:用于说明某些特殊情况,如卷内文 件字迹已扩散、模糊、卷内文件的销毁 、损坏、移出等情况. 4.2会计档案案卷编目方法 4.2.1填制案卷封面 a)填制会计凭证封面(对照实物讲解) b)填制会计帐簿(报表)封面 填写项目: 编报单位名称、会计帐簿(报表)名称、保管期限、 年度. 4.2.2填制会计档案案卷目录(采用excel表格,统一表格到 院内网中获取) 会计凭证目录 顺顺序 号 案卷 号 案卷题题名起止年 月日 册 数 凭证证 号 保管 期限 备备 注 1环境院(财 务处 )2002年度 原始凭证证 2002.1. 5- 2002.1. 20 21-30 15 会计帐簿(报表)目录 需按照会计档案保管期限表上内容归档 顺顺序 号 案卷 号 案卷题题名起止年 月日 册 数 类类型保管 期限 备备 注 1环境院(财务 处)2002年度 决算报表 2002.1. 1- 2002.12. 31 2决算报 表 永久 2环境院(财务 处)2002年度 帐本 2002.1. 1- 2002.12. 31 2现金出 纳帐、 银行存 款帐 25 3环境院(财务 处)2002年度 帐本 2002.1. 1- 2002.12. 31 2总帐、 明细帐 15 4.3科技档案(项目、基建、设备)和房产档 案编目方法 4.3.1编页号 为案卷内每一页科技文件编制顺序号,以便 固定案卷内文件的顺序,便于确定统计案卷内 科技文件的数量,有助于保护和查找使用.其方 法是: (a)凡是有书写内容的页面,都要采用阿拉伯数 字从“1”开始依次逐页标注(采用HB铅笔); (b)单面书写的文件在右下角编号,双面书写的 文件,正面在右下角编号,背面在左下角编号; (c)卷内目录、备考表和案卷封面不编写页号. 情况说明: 某些科技文件,如成套图样、说 明书、计算书等,在编制时已经编 有页号,不必另行编号.只有在案卷 内科技文件没有统一顺序号,或者 编号顺序不连贯,或者排列次序不 连贯,或者排列次序有了变动及出 现差误时,才需要编页号或重新编 页号. 4.3.2填制案卷内科技文件目录 案卷内科技文件目录,是卷内每一份文字材料 或每一张图样的明细表.它对于管理和使用 案卷具有重要作用. 成套图样或科技文字材料,一般在编制时就有 图样目录或文件目录,编目时应尽量利用原有 目录.如果在科技文件形成时没有编制目录, 或原有目录不适用时,则要编制或重新编制目 录. 案卷内科技文件目录 (采用excel表格,统一表格到院内网中获取) 序号责任者编号题名 日期页次 备注 表格的名词解释 序号:指该份文字材料或图样在案卷内的排列 序号; 责任者:指该份文字材料或图样的直接编制部 门或个人的姓名; 编号:指该份文字材料的文件号或图样的图号; 题名:指该份文字材料或图样的标题(全称); 日期:指该份文字材料或图样的编制日期; 页次:指该份文字材料或图样的起止页号; 备注:用于填写归档文件需要补充和说明的情 况，包括缺损、修改、补充、移出、销毁等。 4.3.3填写备考表(备考表尺寸见手中材料并到 院内网中获取) 备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内 归档文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项 目 包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补 充、移出、销毁等情况。 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日 期：归档文件整理完毕的日期。 4.3.4填制案卷封面 主要有三部分组成: a)案卷题名(案卷标题) 拟写案卷题名,要注意概括性,做到文字间练,表达 准确,恰当地揭示案卷的内容和成分,掌握三段结构: 对象特征 内容特征 名称特征. 例如:北京大学图书馆楼电气竣工图 b)案卷的管理性内容项目 编制单位(责任者):指案卷内科技文件是由何人 何部门编制的; 编制日期:指案卷内科技文件形成日期或起止日期; 保管期限:填写经鉴别划定的保管期限; 密级,根据保密规定填写. c)档号项:由档案人员填写,在此不需说明. 4.3.5填制案卷目录(数量)表 用于逐卷登计案卷封面上的基本信息.每一案卷的 登录内容由下面表格项目构成. 案卷目录(数量)表 (采用excel表格,统一表格到院内 网中获取) 案卷(顺序)号 题 名 年度 页数期限 备注 案卷(顺序)号:用阿拉伯数字书写; 案卷标题(题名):应与按案卷封面上的标 题完全一致,不允许随意改动或增减文字 ; 年度:即该案卷的所属年度; 保管期限:即该案卷的保管期限; 页数:即卷内实有档案文件的总页数; 备注:用于说明某些特殊情况,如卷内文 件字迹已扩散、模糊、卷内文件的销毁 、损坏、移出等情况. 5.案卷装订装盒的要求(办法的十九条) 1)归档文件可采用装订和不装订两种形式。 归档文件的装订需要使用符合档案保护要求 的装订材料加以装订。 2)归档文件应按件装订，装订前应将件内的 各页按一定方式对齐，去掉文件上的金属物 ，托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制并放 在原件之后。一般以每份文件为一件，文件 正本为一件，正文与附件为一件，原件与复 印件为一件，转发文与被转发文为一件，报 表、名册、图册等一册（本）为一件，来文 与复文为一件，去文与复文为一件归档文件 的装订。 3)归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案 盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相 一致。装盒时，应按照分类方法的不同，将不 同类别的归档文件装入不同的档案盒中，每个 档案盒中均应放置备考表，并填写盒内归档文 件需要说明的情况，如无需要说明的内容，也 应将检查人的姓名以及归档时间写上。检查人 应是归档单位负责人。 4) 案卷内不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅 面。 5）长期保存的案卷装订时必须取掉金属物。 6）案卷不装订时其归档文件材料要按照卷内目 录的编排次序排列有序。 1. 文书档案（行政