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浅谈服装制造企业内部财务控制 摘要本文浅谈了三个方面的内容:即货币资金内部控制存在的问题,货币资金内部控制失效的原因,货币资金内部控制的措施。 关键词服装 企业 内部财务控制 由于纺织服装业的基本技术要求不高,所以多以中小企业存在;轻工业产值相对较低,这样的中小企业在地理上的集聚,可以实现专业化分工,能够方便地进行信息交流,可以有效解决就业问题,所以纺织业多以产业集聚。例如著名的意大利普拉托地区:80年代从事树立羊毛等低附加值的传统初级产品生产;90年代开始注重提高企业内部管理,加大创新投入和终端产品生产;目前产业重点在于环境优化、环保投入和长远发展研发。 改革开放以来由于珠三角的地理位置优越,在“三来一补”贸易的促使下,广东省(特别是珠三角地区)劳动密集型产业集群发展十分迅速,其中服装制造业就是其中重要的产业集群之一。近年来,随着产业集群聚焦度不断提高,规模不断扩大,产业升级却迟迟没有实现;目前珠三角地区的土地资源短缺、地价不断上涨,能源电力紧张,招工困难、劳动成本上升,解决外来工子女读书、居住等社会问题压力增大,保护生态环境、治理污染任务沉重,企业的环境负担加重,生产要素价格上升,在珠三角产业集群升级过程中,不少集群经济发展陷入困境,大量中小企业破产,表明珠三角地区劳动密集型产业发展已陷入困境,持续繁荣与发展面临严峻的挑战。一方面政府的宏观政策正在相应调整,另一方面服装制造企业现代管理水平更需加强,而企业的内部财务控制是企业管理的重要内容之一。 内部控制是由企业董事会(决策、治理机构)、管理层和全体员工共同实施的,旨在合理保证企业战略、经营的效率和效果、财务报告及管理信息的真实、可靠和完整、资产的安全完整、遵循国家法律法规和有关监管要求的一系列控制活动。内控的根本目的是保护利益相关者在企业中的合法利益与权益;内控核心是风险防范。 内部控制的号角已在全球吹响:美国萨班斯奥克斯利法案用法律强制性手段要求上市公司以会计信息真实与完整为线索提交企业内控机制及报告体系。英国公司治理综合法典指导意见(Turnbull Guidance)的目的是帮助那些在美国证监会(SEC)注册的非美国企业应对内部控制要求,这些企业可选择采用该指导意见作为其内控框架,而SEC也认可该指南在评估内部控制有效性方面的权威性。加拿大安大略证券委员会之Multi-lateral Instrument 52-109(与SOX302相似)和52-111(与SOX404相似)要求企业与年报一同提交相关内部控制报告。 中国内部控制也在与时俱进发展:2008年5月22日财政部、审计署、中国保险监督管理委员会、中国银行业监督管理委员会、中国证券监督管理委员会联合发布企业内部控制基本规范(财会20087号),自2009年7月1日起施行。 为了促进企业建立、实施和评价内部控制,2010年4月26日下午3时财政部、审计署、中国保险监督管理委员会、中国银行业监督管理委员会、中国证券监督管理委员会联合发布18个企业内部控制应用指引和2个企业内部控制评价指引企业内部控制审计指引(财会201011号)自2011年1月1日起在境内外同时上市的公司施行;自2012年1月1日起在上海证券交易所、深圳证券交易所主板上市公司施行;在此基础上择机在中小板和创业板上市公司施行;鼓励非上市大中型企业提前执行。 全球如此高度重视企业的内部控制,究其因当然是内部控制对于公司发展影响重大,事关公司前途与命运。电脑天才盖维耶尔搞垮法国兴业银行,邯郸农行5100万元巨款被盗案, 2005年审计署发现广东南海华光诈骗银行70亿元一旦欲望脱离了控制的缰绳是无法想象的所以一个企业必须制定一套行之有的内部控制制度,这是现代企业管理的重要且不可缺失的关键环节。尤其是对于处在激烈竞争中的中国服装企业来说,如何在原有制造优势基础上实现产业升级和现代科学管理尤为重要。 目前我国服装企业内部管理现状:据一项调查表明,随着我国经济的飞速发展,珠三角地区一批批企业如雨后春笋般地涌现,但最后存活下来并发展壮大的企业微乎其微,这就给我们敲响了一个警钟,一些企业由盛转衰,甚或由兴转亡的过程中最沉痛的教训就是内控弱化,造成资产大量流失,抑或资金链断裂,使企业陷入困境。所以,服装企业的内部财务控制与监督管理亟待加强。 从服装行业具有季节性强、面向消费者、时尚性要求的特点分析,其企业内部财务控制重点之一在于货币资金的内部控制管理。 货币资金是单位资产的重要组成部分,加强货币资金管理,对保证单位的正常运转和经营效益意义重大,因此,应完善货币资金内部控制制度,实行不相容的职务相互分离制度,建立收入和支出环节的内部控制制度,强化货币资金的保管和控制,实行统一财务管理,防范资金风险。 广义货币资金范围: 1.现金。2.银行存款,核算单位存入银行或其他非银行金融机构的各种存款(含定期存款)。实行资金收支管理的单位,以及与公司各级资金结算中心发生资金往来的资金监控管理单位,均按照公司有关“资金结算中心会计核算办法”的规定,进行核算和管理,并正确选用不同的银行结算方式。3.其他货币资金包括外埠存款、银行本票存款、银行汇票存款、信用卡存款、信用证保证金存款、存出投资款、在途货币资金、银行保函抵押金。4.现金等价物是指企业持有的期限短、流动性强、易于转换为已知金额的现金、价值变动风险很小的投资。通常是指在3个月或更短时间内即到期可转换为现金的短期债券投资。现金及现金等价物包括库存现金、可以随时用于支付的存款、其他货币资金中的外埠存款、银行汇票存款、银行本票存款、信用卡存款、信用证保证存款、存出投资款、证券市场上流通的三个月内到期的短期债券投资。 一、货币资金内部控制存在的问题 1.现金收支存在漏洞 (1)随意使用现金,巨款结算现象普遍。根据现金管理暂行条例规定,除发放工资奖金收购单位向个人收购农副产品支付个人劳动报酬和各种劳保福利等零星支付可使用现金外,开户单位之间的经济往来,必须通过银行进行转账结算,但目前情况是开户单位使用现金结算极为随意,一些企业,尤其是服装企业及个体私营企业,携带巨款外出结算的现象十分普遍,金额少则几万,多则几十万甚至上百万,但很不安全,时常发生被偷盗被抢劫案件。 (2)私设小金库。 (3)虚构内容,更改凭证金额。 (4)无证无账或票据不相符。 (5)有些职工素质不高,如果人员安排不当,不具备相应的管理知识和能力以及较高的思想道德品质,也会影响内控制度效力的有效发挥。 2.银行存款管理漏洞 (1)私自提现财务人员私自签发现金支票,用于提现或购买商品物资,不留存根,不记账,将所提现金所购商品物资据为己有不能及时杜绝风险的发生。 (2)多头开户,套取利息,截留公款财务人员利用某些银行拉客户的机会,私自利用单位印章在其他银行开设存款账户,对收进的款项存入私设的户头,等期末再存入单位账号,将私存期间的利息据为己有。 (3)私自背书转让,出借支票财务人员将转账支票汇票及银行本票私自转让给其他单位,或将支票借给他人使用,允许他人使用本单位开设的银行账户,从中谋利。 二、货币资金内部控制失效的原因 1.没有建立科学完善的货币资金内部控制体系 当前多数企业没有一个健全有效的内控框架,控制环节薄弱,没有建立符合现代企业制度的组织机构。在日常工作中,许多单位货币资金内部控制制度不健全,也有的单位虽然建立了相对完善的货币资金内部控制制度,但实际操作中执行能力不强,货币资金内部控制制度没有得到有效执行,给舞弊者留下了可乘之机;针对货币资金管理工作中存在的漏洞,必须加强实施货币资金内部控制。 2.单位领导与职工素质不高。 3.企业文化的缺失。 三、货币资金内部控制的措施 1.转变观念,提高认识 单位领导对货币资金内部控制的重视程度是促使货币资金内部控制制度有效执行的关键。不管内部控制制度设计得如何完善,如果得不到单位领导的充分重视和有效执行,其结果只能等同于没有控制,同样会给单位带来巨大的风险。内部控制制度的成效取决于领导与职工素质的高低,领导与职工的素质控制是货币资金内部控制制度得以有效执行的重要因素。业务的人员应当具备良好的职业道德,忠于职守廉洁奉公遵纪守法;单位要定期加强对管理人员进行培训,不断提高其业务素质和职业道德水平;同时,定期进行考评,奖优罚劣,同时建立良好的企业核心文化。 2.实行不相容职务相互分离控制 主要包括:经济业务的授权批准者与业务执行者应当分离;经济业务的审核监督者与业务经办者应当分离;经济业务的会计记录者与业务经办者应当分离;经济业务的会计记录者与财产保管者应当分离;财产保管者与业务经办者应当分离;经济业务的授权批准者与检查者应当分离。该控制方法要求单位按照不相容职务相分离的原则,合理设置会计及相关工作岗位,明确各岗位的职责权限,某些职务分别由两个或两个以上的工作人员担任,形成相互制约的机制,以避免或减少差错,确保岗位之间权责分明相互制约、相互监督。 3.货币资金的支付全部实行预算管理 实行货币资金的预算制度,即财务规划系统:核心是预算过程。高管寻求控制绩效的主要机制是财务规划,包括资本支出预算和经营预算。资本支出预算以战略规划为基础:规定每年向事业部或子公司实际分配资金。项目建议书来自各个业务,对资金请求根据标准化方法制定。项目评估要求DCF和其他方法,并要求采用敏感性分析以检验投资风险。经营预算通常分为季度和月份,部分为计划,部分是目标。资本预算多按年度。 4.建立与完善货币资金收入支出保管控制制度 货币资金收入包括:(1)每笔收款都要开票。(2)要尽可能使用转账结算,现金结算的款项应及时送存银行。(3)要尽可能采用;集中收款方式,分散收款应及时送交单位出纳。(4)不得坐支销货款。 货币资金支出控制包括:(1)每笔支出都应有单位负责人审批会计主管审核会计人员复核。(2)出纳员支付每一笔款项都应以健全的凭证和完备的审批手续为依据,付款后,须在付款凭证上加盖付讫章。(3)各项支出都有预算或定额,并严格执行。 保管控制包括:(1)货币资金收付和保管只能由出纳员负责,其他任何人员(包括单位负责人)非经单位领导集体特别授权,不得接触货币资金。(2)要严格执行库存现金限额;所有收付款原始凭证必须事先连续编号并按顺序使用,一次复写,作废的应加盖作废章后妥善保管。 5.及时关注现金流量表预警 在关注资金活动的内控时,首要识别现金流量表中隐藏的风险预警信号;其次是报表关联分析,从销售应收款经营净现金流等报表数据的关联性发现异动。主要的资金活动风险识别方法有报表法;匹配法(结构和增幅)等。 6.企业年终由会计师事务所对内部控制的有效性进行专项审计 彻底改变会计作为管控企业唯一手段的错误观念,建立以“财务、税务、会计、审计”四合一全新管控方法,形成“内部环境、风险评估、控制活动、信息沟通、内部监督”五位一体新模式;运用风险规避、风险降低、风险分担和风险承受等风险应对策略,使用职务分离、授权