高校财务档案管理信息化建设探析.docx

高校财务档案管理信息化建设探析 高校财务档案管理信息化是指利用信息技术对高校财务档案资料进行搜集、归档、共享、传递、保存等，形成标准统一、分级建设的档案数据库，建立起档案信息的数字化，档案信息接收、传递、存储和提供利用一体化，档案信息的网络化的档案管理体系。全国档案事业发展“十一五”规划明确提出档案信息化建设是十一五规划的一项战略任务，要做好这项工作必须从认识高校财务档案管理信息化的内涵入手，通过调查研究认清本单位财务档案管理工作的现状，找出差距，抓住重点，统筹规划高校财务档案信息化发展，稳步推进高校财务档案管理信息化的改进和完善。信息技术的发展使得高校财务档案管理面临新的挑战，推进高校财务档案管理信息化是信息化背景下高校档案管理事业发展的客观要求，也是实现高校财务档案管理自我完善的新起点。 下载 一、高校财务档案管理信息化建设的必要性 （一）高校财务档案管理信息化是内外部环境的客观要求 近年来，我国高校取得了飞速发展，高校规模不断扩大，办学质量不断提升，业务量增加使得财务档案数量迅速增多，财务档案的查询、利用更加频繁，给高校财务档案管理工作提出了更高的要求，同时，信息技术的发展和成熟使得信息技术在各个领域得以广泛应用，电子档案成为经济业务往来的重要信息载体，高校在日常工作中经常要接收、保存、传递和使用各种电子档案资料，如何做好电子档案的保存是高校财务档案管理面临的新课题。因此，财务档案信息化建设成为一种发展趋势。正是在这一背景下，全国档案事业发展“十一五”规划才明确要求高校档案部门应积极推进档案工作信息化建设。 （二）高校财务档案管理信息化是提升财务档案管理效率的必然选择 主要表现在：（1）财务档案信息化有利于高校财务档案的保存。在信息化环境下，高校财务档案管理部门要做好有形的纸质档案和无形的电子档案的保存工作，相比于纸质档案，电子档案占用空间少，通过备份还可以防止丢失和损毁造成的数据丢失，整理和归档需要的人力、物力少，具有明显的优势，越来越多的高校开始将纸质文档转为电子档案，建立起档案数据库。当然，纸质文档具有不可替代的作用，例如可辨认性强，有效防止篡改，因此，在建立起档案数据库后，仍然要做好纸质档案的保管。（2）财务档案信息化有利于高校财务档案的查询利用。高校财务档案的查询利用需要经过申请、批准、领取、归档等环节，以往纸质档案的查询耗费时间长，经过环节多，查阅效率非常低。同时，由于检索非常不便，高校职能部门对于财务档案包含哪些信息并不非常清晰，这也使得在高校建设、教育、科研等环节对于财务档案的利用效率非常低，财务档案信息化通过分级建档，对档案按照保密级别、档案专题来建档，建立起便于查询的档案编目、检索方式，通过网络化为高校各职能部门获取财务档案资料提供了便利。 二、高校财务档案信息化建设存在的问题 （一）认识不到位导致基础投入不足 高校财务档案管理信息化建设是一个关乎高校发展全局的工作，要做好这项工作必然也离不开高校各部门的配合和协作。目前，高校对于财务档案信息化认识还不全面，财务档案信息化建设的速度和广度都不理想，这与高校在档案管理工作上的观念和意识有着很大关系。有些学校将财务档案信息化看做财务部门的事情，档案管理部门仍然按照以往的思路办事，财务部门提供什么样的档案就保存什么样的档案，没有进行必要的归档和整理。高校财务档案信息化的认识不到位也导致高校在信息化建设方面投入的人力、物力明显不足，导致财务档案信息化的硬件设施不达标，软件配套不合适，高校财务档案信息化仍处于起步阶段。 （二）制度不完善导致工作不规范 有关高校财务档案信息化的规章制度零散的见于相关部门发布的文件，尚没有形成一套完整的规章制度体系，这使得高校在进行财务档案信息化建设的过程中，缺少了必要的指导，财务档案管理信息化得目标不明确，标准不统一，高校财务档案管理缺乏可以参考的经验和范例，只能摸着石头过河，非常容易碰壁，在一定程度上影响了财务档案信息化进程。由于没有统一的标准，高校在财务档案信息化建设过程中指定的制度、措施等多种多样，财务档案信息化建设的各个环节存在不同问题，如何规范高校财务档案管理信息化建设成为当前的首要问题。 （三）档案管理人员素质有待提高 高校财务档案管理信息化对于档案管理人员提出了更高的要求，它要求档案管理人员必须熟练掌握财务、档案管理、信息网络等方面的知识，这些知识缺一不可。当然，这些要求是针对档案管理团队而言，并不是指某一个人。但是，高校档案管理团队的现状又是如何呢？我国高校档案管理工作岗位往往配置一些临近退休、专业能力不强的人员，缺少专业的档案管理知识和财务知识，要求他们进行档案的信息化建设更是天方夜谭，加上高校对于档案管理人员的培训和指导不到位，既懂财务又懂档案，既能进行数字化处理又能进行信息化处理的复合型档案管理人才极度匮乏，这种人才的匮乏导致财务档案信息化建设只能原地踏步，这也是我国高校财务档案信息化提出几十年，而实际效果并不理想的重要原因。 三、高校财务档案信息化构建策略 （一）提高认识完善财务档案信息化建设制度 高校财务档案信息化建设是一个全局性的工作，需要高校站在全校发展的角度来进行统筹规划，重视高校财务档案信息化工作，建立健全高校财务档案信息化工作制度，稳步推进高校财务档案信息化建设。针对高校财务档案管理信息化建设目标不明确，操作不规范的问题，需要档案管理部门制定高校档案管理信息化管理规范，为高校财务档案管理信息化建设提供指导和帮助。高校应明确财务档案信息管理的管理职责，以财务部门和档案管理部门为中心，由财务部门负责财务档案的电子化、数据化，由档案管理部门负责档案资料的网络化应用。相关部门要积极参与，密切配合，配合财务部门做好初始财务资料的收集、整理。高校应在统一档案管理制度下积极探索，密切联系实际，制定本院校的财务档案信息化管理制度，包括数据库系统的监控制度、重要数据备份制度、内网与外网要实现物理隔离制度等。 （二）落实财务档案信息化的基础配套设施 财务档案信息化的基础是各种基础设施，包括服务器、存储器、操作系统、路由器、交换机、数据库管理系统、安全系统等。高校财务档案管理必须配置一批信息处理能力强、存储功能强大的服务器和存储器，配置安全的操作系统，并购置必要的交换机和路由器，搭建覆盖全校的信息网络体系，这是财务档案信息化建设的硬件平台。数据库系统和安全管理系统是财务档案信息化的软件平台，包括计算机监控程序、语言编程系统、数据库管理程序、数据存储程序、安全管理系统、电子档案管理软件、档案信息处理软件等。财务档案信息化建设的硬件设施和配套软件必须想匹配，硬件配套要符合标准，软件开发要符合管理实际，只有两者平衡发展才能保证财务档案信息化的稳步发展。 （三）财务档案的数字化网络化 具体为： （1）财务档案数字化建设。财务档案数字化处理要求数据信息源准确完整，采集与录入要规范及时，按照规定的操作流程将档案信息进行数字化处理。一是做好电子档案的归类整理，二是对部分重要的纸质档案分批进行数字化转换。保证数字转换的质量，通过数字化处理，提高档案资料的标准化、规范化，做好档案信息的编研工作，为财务档案信息信息化打好基础。 （2）财务档案网络化建设。推进财务档案网络化是实现档案信息化的重要环节，是实现财务档案信息共享的重要渠道。档案数据库的建设是推进网络化建设的第一步，建立档案数据库就是将电子化的各种档案资料录入数据库，使其成为能被档案管理系统识别的数据。建设和完善学校档案管理网站，将网站作为高校档案信息的传递平台，使高校财务档案与高校网站密切结合起来，提高资料的利用效率。为此，财务档案管理系统开发时，必须充分了解高校各部门的信息需求情况，各职能部门与财务部门、档案管理部门密切协作，积极探索一条“收集渠道畅通、运转协调、结构合理、管理科学、服务高效”的档案管理模式。在了解需求的基础上，设计远程登录访问系统，提供信息检索、资料下载等服务。利用电子邮件、QQ、MSN等途径提供财务档案信息的咨询服务，为广大师生提供多种形式的信息服务。 （3）财务档案信息化系统。财务档案信息化建设是一个由浅及深、稳步拓展的工作，需要根据高校经济管理活动的需要进行变化调整，需要逐步完善各个功能模块和环节。这就决定了财务档案信息化工作只能循序渐进，先要使其融入到现有档案管理工作中去，然后再促进财务档案管理工作的提高。财务档案信息系统需要包括档案鉴定、档案归集、档案保管、档案编研、档案借阅等方面，将其按照上述步骤逐步进行信息化处理后，就初步形成了信息化档案系统，如图1所示。 （四）提高财务档案管理人员素质 无论是硬件设施还是软件系统，离开高素质的财务档案管理人员，财务档案信息化也无法实现。高校财务档案人员素质的提高必须根据业务需要，按照外部引进，内部培养的原则，有计划、分阶段的有序进行。要加强财务档案管理人员信息技术的学习，培养档案管理人员的信息处理手段。要配备熟悉信息分析、网络建设和维护、数据库维护、数字化处理等方面的专业人才，鼓励他们学习新技术、新知识，完善知识体系。要对从事系统和软件开发的人员进行档案管理、财务工作方面的知识培训，使其了解和掌握财务档案管理工作流程，掌握基本常识和规律，为财务档案管理工作提供更有效的技术支持。对