工作邮件注意事项.doc

办公室里隐藏的地雷:在工作邮件上栽跟头的5种死法电子邮件，已成了办公室里隐藏的地雷。 8 h8 r5 k3 3 0 C3 A# U4 s0 P: ?- 守则一：不要随便“回复所有人” X% j# |: b8 G; N阿康 外企职员 b0 u% D5 S2 ) Q* _# K) 千万不要在回复邮件时随便点击“回复所有人”这是我从我那倒霉的客户那里学来的“血的教训”。 + d1 A5 I: X) E# J9 q那次接手一个挑剔的客户，耗了很久，价格一直谈不拢，差不多有两周时间，我每天上班头一件事，就是和对方互通邮件、打探进展。那段日子，老板盯、对方拖，搞得我每天灰头土脸、心力憔悴。直到有一天，在我们通过20封邮件时，我的邮箱里忽然出现了一封“机密”信函，上面有这家公司讨论我们公司的报价的详细经过，包括各级老板的回复意见、他们预期争取的价格，还有准备对付我们的具体计划。 ( R R* y, l6 R8 _* u b这下好了，掌握了对方的底线，后面的事情做得极其顺利。那个项目谈完，老板对我刮目相看。 5 O# ?7 P7 q6 f E/ s$ k/ X我心里有鬼。冷静之后仔细研究了这封邮件的来龙去脉，终于发现：发给我这封邮件的人一定是在某次疏忽之下按了“回复所有人”，才把信不小心传到了我手里。 / u! m6 N/ o3 v9 v N也真怪不得他，之前我们往来的邮件实在过多，而且所有的邮件题目都是一长串“RE：RE：RE”，看起来极其相似。我的邮件发给他、他的老板后，他老板回复给了他，还有他们公司的财务、我以及更多人。之后他们内部还讨论了很多问题，他就沿用那些几经回复的信件，继续发给我询问。这个倒霉蛋初期一直把这项工作做得有条不紊，哪些人在“收件人”一栏里，哪些人在“抄送”栏里，从不混淆，直到有一次，在这么多个类似标题的邮件里，他终于“迷失”了，一点“全部回复” # |, K9 4 - p) N6 z守则二：沟通重要事件时，最好使用邮件，如果你光打电话，对方可以耍赖 - K 5 z1 + W( _) , o3 f大卫 物流管理 # 3 E. b1 f( b7 x ?4 L在我还是新人时，吃过一次这样的亏。那是一个做事非常拖拉、工作极为马虎的客户，每次交接，都需要我无数次催促、反复提醒。 : n$ X4 C$ d- W P S- m6 T3 O! |有一次，由于缺少一些材料，他们公司委托我们发的一批货无法申报。我第一时间就给对方打电话交代了这个情况。我们这行，时间就是金钱。我反复跟他说，如果在几点前备不齐这些材料导致耽搁进程，那就是他们的责任了。 U8 y6 1 W5 _B他满口答应，说两个小时后就能给我回音。没想到，两小时过去了、一个上午过去了，还是没发材料来。下午我又催了一次，他还是说“马上”、“马上”。 * k+ h; N5 M9 kU% e3 D* V# l h7 T最后的结果可想而知。对方老板怒了，一个电话打到我老板那儿，投诉我工作不力。 ( B% U7 Z0 M- e0 M, t! O“我确实打过电话了呀。”我向我们老板诉苦。 1 e1 / f- K% ?/ T“你为什么不发邮件呢？”老板虽然相信我，可是对方一口咬定我没通知，口说无凭，没有邮件作证据，只能由我们来赔偿损失。 : q/ R& 4 P J. Q2 E! 老板亲授心得：“下回遇到这样的人，非但给他写邮件，还应该明抄一份给他的上司，这样，他就不敢怠慢了。” + 5 P5 f5 & K姜还是老的辣，办公室“游戏准则”之一就是：遇见重要的事，先发邮件，把责任扔给对方再说。 8 O4 p& * S* v0 B) u% i. W3 d守则三：如有需要，请用BCC（暗抄） / i* 1 - z0 + ! r, 金子 银行客服 % T/ ; D0 P$ i1 ) 前不久，办公室里议论纷纷，说领导最近准备给上上下下所有人配备商务手机。一时间人人纳闷一向精打细算的领导怎么一下子出手大方起来了？ $ A7 s. 4 B m不久，手机如期而至，公司里还搞了统一的培训，教大家如何用手机收发邮件、处理公文。又过了一阵子，下达最新指令：所有关键部门的员工，24小时开机，随时处理邮件！消息一出，各路流言飞转，出现了多种关于此举动机的猜测：一说公司里各部门严重推卸责任，出现事故，互相推诿，A怪B没有告知，B说自己已经书面邮件通知，A说没有收到邮件；另一种说法是，前不久公司内部出现“打小报告邮件事件”，有人趁他人不备，在对方电脑上使用邮件系统，发送出一份举报信，结果，该信还落入了被举报人手中，他找到发信人论理，该人说一定是有人为了陷害自己，盗用信箱发信；还有传言，说是两个部门的人结怨，跑去领导那里论理，要求每次发完邮件，必须电话通知或者消息确认，不然存在“陷害”的可能性 - X0 o- P8 a9 kF2 a* I7 也不知是哪个“军师”的主意，最后让领导下决心给每个人都配置了这款可发邮件的商务手机，现在，所有人都胆战心惊地24小时开机，并且一看到有“CC”（抄送）给自己上司的邮件就格外认真，如果看到了显示BCC（暗抄）的邮件，那么，赶紧起床吧，这觉是再也睡不好了。 7 l6 ! P7 I1 % m守则四：如果你是老板，请设置“敏感词” % U+ v; 9 K2 1 K5 M. k- S; u1 I& V$ Y小言 外企行政 & * X7 u& ; j8 _6 c# Y! o0 w3 O前不久公司出了一件大事：一个不满工作的员工在跳槽前夜，调出所有同事和客户的电邮，群发了一封“控诉信”。 4 O P, d! c& I* B/ z0 y9 除了对公司内部关键人物的投诉之外，还列举了公司内部存在的种种管理漏洞。邮件最后说：“这样缺乏信誉的公司，你们还敢和他继续有生意方面的合作么？” % K% y2 c# Q6 c+ R+ J3 Q; * M& F/ m- m, y+ Q! M邮件是周一早上群发的，那天我正好在外面办事，下午回到办公室，据说已经被集体删除了。不过，好多人都悄悄备份存在自己的电脑里，我就是那样看到了这封邮件。有好一阵子，它被当作上班生活的调味剂。 ! y) . s+ W0 C据说，高层大骇，虽然最后找到那名员工并追究了法律责任，可对于我们这样的大公司来说，毕竟很是“坍台”。 . P2 T( O2 h: u& S% F. 于是，消息灵通人士最近通知我们，老板出资百万购了一套新系统，据说，现在任何从公司发出的邮件，一旦出现“状况”，系统会自动警报，并阻止发送。 0 p+ A0 |6 F$ r0 B为这事，我们八卦了半天，都在推测系统会设置多少敏感词汇来自动阻止邮件。经讨论，大家达成共识：少写中文邮件我们工作往来的邮件，大部分是用英语写的，而那封控诉信用的是中文这种信，还是用母语写比较顺畅。 1 . p8 v/ |4 T9 D; P8 T, M. w$ E守则五：不要随意转发 0 r- * Mi, : YXKen 项目经理 9 - 0 i/ B( Ym通常我们汇报工作时，贪图方便，会直接把邮件转发给老板。但你的老板如果足够细心和专业，他会批评你。 - 0 J6 K8 Q z: 我对我们老板肃然起敬，也是因为一封邮件。那次，他把我叫到办公室：“Ken，你是不是偷懒，直接把对方的公文发给我了？” * V: n4 M3 M6 M. G* V8 + s我的确转发了邮件，因为一样是总结，既然对方总结好了，我就顺手按了转发，可是，他怎么会知道？ 6 8 |. w/ a* ?L1 K0 t7 _“你过来，转发的字色是灰色，并且前面会出现的符号。” $ O: G0 f, X. A7 X# n+ I i c我满脸通红。到底是老板！ ! q! z4 L* R+ C* T, TIPS： $ X& M f2 z# ?9 |邮件最能撒谎。面谈时，有可能通过表情泄漏天机；打电话，难免语塞。而邮件永远不会。 : b7 ; ; s: l3 R! L- 0 K& B9 Q邮件是最职业的公务交办手段，它可以丝毫不带感情色彩。 ; H2 0 i1 v/ A2 4 U公务邮件的最后，一般要设置“免责声明”，大体需要明确的意思是：“如果这封信不是给你的，希望收到后退还给我，以免引起之后的纠纷。” 5 q- K7 h- u8 r2 E8 K. z( w% u最后填写收件人，因为一个误操作，有可能送出一份空信，令对方造成你工作粗糙的印象。 - I: no7 T. 3 T2 K: 愤怒时不要用Email.Email很难传送幽默，但很容易传达愤怒。 $ D7 w u7 u