档案信息化管理中纸质档案的重要性分析.docx

档案信息化管理中纸质档案的重要性分析 摘 要：档案材料主要是用来记录档案信息的，大部分档案材料还具有一定证明作用，在引进了信息化技术之后，我国的档案行业也迎来了信息化变革活动，原有的常规档案管理系统被转变为信息化的管理系统，越来越多的档案材料被数据化，电子档案对原来的纸质档案进行了取代，一部分管理人员过度依赖电子档案，然而纸质档案在现代档案系统中仍旧不可取代，本文对档案管理系统信息化进程中的纸质型档案材料的价值加以阐释。 关键词：档案信息化；管理系统；纸质档案；重要性 信息化技术在渗入到我国的档案行业之中，给其带去了诸多积极可喜的改变，电子档案对纸质型档案的缺陷进行填补，节省了档案存储需要的纸质资源，同时还能加强档案保管系统的安全性，提升档案处理工作的工作效率，甚至还赋予了档案信息一些全新的价值，将一些新型档案应用活动带入到档案管理部门中，然而纸质档案在档案管理系统中的作用仍旧是不可取代的，管理者仍旧需要给纸质档案选出合适的处理方法。 1 纸质档案概述 1.1 原始凭证性 纸质档案的记录是对于历史发生时间的正式记录，是由文字直接形成的档案，所以可以更加准确客观的表达一个时间，更加容易让人信服，也更加容易使人们接受其内容。纸质档案作为信息的主要载体，是在特殊条件下通过特殊的管理人员制成的档案，其原始凭证性也就更好。 1.2 依附性极强 在纸质档案中，信息以及载体较为统一，保证了信息的原始性，所以更加能保证档案记录资料的真实性。在档案存储信息的可靠性与纸质存储介质的依附性上表现良好。并且由于信息与载体密不可分，所以在修改上较为困难，保证了信息的稳定性，是信息与载体得到了充分的结合，并且在对于档案信息进行利用的时候，只有按照载体记录的文字以及图表等进行信息的获取，实现信息的应用。 1.3 耐久性相对比较强 在纸质档案信息进行存储的时候，其可存储时间较长，不会轻易受到损伤，可以进行长时间的保存。虽然纸质档案在一定情况下也会存在水解以及氧化问题，但是只要在进行保管的过程中较少其化学反应发生条件，就可以很好地确保纸质档案的使用寿命。 2 纸质档案的重要性分析 2.1 确保档案的安全性 用计算机设备来保存档案信息可以节省纸质档案材料占用的空间，但是应用这种方式储存档案信息会给档案部门带来信息安全问题，在传递与储存档案信息时，信息的持有者可以直接无痕迹地更改信息，同时当存储设备出现故障之后，信息会被遗失，即使设置了信息安全防护系统，也难以全面控制档案信息安全问题，而纸质档案就会出现这一类安全问题，我国的档案管理人员管理纸质档案的时间比较长，管理经验极为丰富，可利用的安全管理模式也极为可靠，一般情况下，存在价值的纸质档案并不会出现被遗弃的问题。 2.2 保障档案材料的真实性 纸质档案可以被当做原始凭证使用，在特殊的情况下，纸质档案还可以被当做法律凭证材料使用，受到纸质档案的载体的影响，如果更改档案信息，就会留下痕迹，因此可知纸质档案比电子档案更具安全保障性。 ?质档案的真实性和法律效力比电子档案要高出很多。在档信息化管理过程中，因为真实性在电子档案中的难以确定性，对于那些比较重要的文件档案，若利用电子文档，就需要保存原始纸质档案来使其真实性和法律效力有可靠的保证。在计算机网络环境下，面对档案应用空间和种类急剧扩大的现实情况，这种做法对于有效保存和发挥纸质档案的原始凭证作用有着极其重要的作用。 2.3 延长档案信息的存留时间 一旦用于储存电子档案信息的电子设备出现了故障，仅仅凭借现有的技术很难将档案 材料完整地复原，电子档案信息可以依存的载体比较多，相对其受到的技术性限制也比较多，其保存时间与存储设备具有一致性，从保存时间这个角度来看，纸质档案虽然也会受到所处保存环境的影响，但是如果在合适的储存条件下，其储存时间也能够被延长，因此可明确纸质档案的稳定性也更强。 在进行纸质档案管理的时候，管理手段较为落后，电子档案在进行管理和利用的时候应用计算机就可以完成，所以就更加显得纸质档案管理的落后。在进行纸质档案管理时，需要占用的空间较大，并且在借阅以及记录的时候很不方便，在现阶段的管理模式也不能满足社会需求。 3 管理纸质档案的可靠方法 3.1 改变管理人员原有的管理观念 如果想要使纸质档案在档案系统中继续发挥出作用，只应用传统的管理方法并不能满足纸质档案的管理需求，管理者需要改变管理理念，重新认知纸质档案的应用价值，还要积极学习多种类型的档案材料的管理方法，学会将各类档案材料结合应用，独立解决档案处理工作中的各种问题，在工作中应用创新型的档案管理方法，使多种类型的档案的价值均可以被呈现，同时给自己设置更为严格的工作要求。 3.2 革新当前的纸质档案的管理制度 档案信息化管理离不开与计算机技术的结合。数据的质量决定着档案信息的质量，合格的数据格式必须将相关的标准建立和完善。同时，还要推进新型档案信息载体存贮格式与转换标准、多媒体设备标准等项目。因此，必须将完善的档案管理标准与制度建立起来，进一步规范电子档案和纸质档案工作。 4 结束语 本文以纸质档案这种档案管理部门的常见材料为研究核心，从其独具的优点入手，重点介绍了其重要性，很多管理人员过度忽视纸质档案，并没有给纸质档案提供合适的管理方法，导致纸质档案被破坏，其原有的价值也无法展现，纸质档案的很多价值是电子档案不具有的，管理者需要对过去采纳的纸质档案管理手段进行适当改进，应用各种新型方法来解决现有的纸质档案管理问题，通过将电子档案与纸质档案两种管理对象结合，来保障档案管理体系的完整性。 参考文献 赵玉秀. （2017）. 档案信息