规模型企业集中采购风险控制研究.docx

规模型企业集中采购风险控制研究 摘 要采购成本的控制是企业运营总成本得到控制的关键所在，对于规模型企业，虽然集中采购比较成熟，但在实际采购中，存在成本风险、进度风险、质量风险，其原因表现在集中采购管理、集中采购计划和集中采购计划执行等三个方面。在规模型企业集中采购中，要从历史数据分析和信息化建设两个方面入手加强集中采购成本风险控制，要从采购计划的管理上入手，严格集中采购的进度管控，要从注重采购文件编制审查和加强采购人才培养等两个方面入手强化集中采购质量审查。 关键词规模型企业；集中采购；风险控制 DOI10.13939/j.c对于企业来讲，采购是保证企业生产经营正常开展的重要的企业活动，采购成本的控制是企业运营总成本得到控制的关键所在，而集中采购是以数量的优势获得供应商的价格折扣，是降低企业采购成本以提高企业经营效益的有效手段。对于规模型企业来讲，集中采购存在数量和采购款项巨大的特点，规避企业供应链内外部带来的风险，提高采购效率，保障企业的经济效益，值得探索。笔者通过对几家石油大型企业的集中采购进行调研，梳理了企业物资采购中存在的风险，研究了这些规模型企业集中采购风险控制。 1 规模型企业集中采购中存在的风险 笔者利用工作之便，对几家石油大型企业进行了实地调研，通过对企业20122016年五年来企业采购风险进行统计、分析，归纳出企业集中采购存在以下风险。 1.1 集中采购中的成本风险 在调研中发现，几家石油大型企业采购比较完善，市场化和规范化程度比较高，但市场外部环境的干扰导致采购成本大幅度上涨的情况时有发生，影响了企业的经济效益，主要表现在集中采购的成本超计划和集中采购的数量超计划等“两超”方面。 一是集中采购的成本超计划。对于规模型企业来讲，因为集中采购业务比较成熟，对于集中采购中成本效益分析重视度不高，大多都是完成采购目标，还没有设置专门的部门或人员负责集中采购中的成本效益分析，既没有形成对集中采购过程管理控制的意识，也没有对集中采购过程管理控制的有效手段。 二是集中采购的数量超计划。因为前期采购分析不足，规模型企业在集中采购的范围上没有划清，一刀切式地全部是集中采购模式的采购，忽略了一些可以灵活采购的物资可以通过分散采购来完成，片面地追求采购的集中，结果导致采购数量严重超计划，采购成本增高。同时，在采购中采购部门与需求部门信息沟通不及时，也导致出现了采购数量严重超计划的现象。 1.2 集中采购中的进度风险 在调研中发现，几家石油大型企业集中采购进度管理是比较完善的，但也存在交货、物流和仓储周转中存在风险。 一是交货风险，规模型企业集中采购的物资数量比较大，供应商因为保存不当问题、企业运营问题、采购清单出现分歧等问题，导致出现逾期交货风险的产生。 二是物流风险，对于规模型企业，因为集中采购的物资量比较大，对企业的仓库存放要求比较高，笔者调研几家企业，通常采用的是干线运输，虽然成本比较低，但因为运输周期长，导致出现了影响正常运营的问题。同时，因为运输流程过多，导致周期复杂加长，重复运输现象存在。 三是仓储周转风险，因为集中采购的数量大，库存量动态管理及需求预测不准，仓库物资分配管理存在不足，经常出现突发性的物质需求增加，仓库周转面临困难。 1.3 集中采购中的质量风险 在调研中发现，几家石油大型企?I都建立了采购质量管理保证体系，但是在集中采购中，也存在供需不匹配采购质量缺陷的风险。 一是供需不匹配，因为需求描述不准确，采购要求不清，技术变化和市场变化导致的集中采购目标变化大，需求部门描述难度加大，同时，因为集中采购量比较大，需求部门采购申请单录入不完整，与采购部门沟通又不及时，导致信息传递失真。 二是采购质量缺陷，因为采购人员和供应商的服务质量意识不强，集中采购过程流于形式，因为数量大，采购对象质量检测具有难度，质量检测走形式，使用过程也没有进行复查，同时，供应商也没有及时提供技术指导。 2 规模型企业集中采购中存在风险的原因 针对几家石油大型企业集中采购中存在的成本风险、进度风险、质量风险，究其原因，主要表现在集中采购管理、集中采购计划和集中采购计划执行等三个方面。 2.1 集中采购管理因素 集中采购管理主要包括数量方面的管理、质量方面的管理、价格方面的管理和交货方面的管理，这四个方面的协调控制可以有效地控制集中采购风险。但从几家石油大型企业来看，存在偏颇问题，有的企业非常关注集中采购的质量，成立了质量监控部门，但过于重视质量，导致了集中采购管理成本提高，而且也影响了交货时间和存货周转率，提高了集中采购成本。有的企业特别注重价格的管理，努力打价格战，但是压低价格的同时，导致出现供应商以次充好的问题，因为集中采购数量大，有时很难通过质量监控来完全规避质量风险，如果查出，又要面临重新采购的风险。 2.2 集中采购计划因素 当前，在规模型企业集中采购风险发生中，其中一个重要的原因就在于采购计划不明确。虽然企业采购部门严格执行了需求部门的采购需求，但需求部分没有科学完整的计划，采购存在盲目性，甚至是不确定性。同时，因为集中采购物资量比较大，使用周期也比较长，在其中，企业出现项目变更，导致集中采购的物资存储积压，也带来采购成本的提升，导致采购风险的发生。 2.3 集中采购计划执行因素 合理的采购计划也无法完全规避采购风险，在集中采购计划执行中，因为供应商的数量少，采购选择空间不大，采购计划落实不了，导致交货延迟，同时，一些供应商的办事效率较低，集中采购的物资提运不及时。此外，因为市场行情变化，物资价格出现变动，供应商容易出现延期交付风险。 3 规模型企业集中采购中风险控制措施 针对几家石油大型企业集中采购中存在的成本风险、进度风险、质量风险，剖析成因，需要从以下几个方面加强风险控制。 3.1 加强集中采购成本风险控制 对于规模型企业，要做好集中采购成本风险控制，要从历史数据分析和信息化建设两个方面入手。 一是加强历史数据的分析以做好采购预测。当前，规模型企业集中采购业务比较成熟，企业在集中采购中经常以人的经验来掌握采购信息，只关注了客观外界原因导致的采购风险的管理，对于人为主观因素导致采购成本风险的配套管理措施不足。因而，在大数据时代，要加强对企业采购历史数据进行统计分析，如对供应商数据进行统计，严格规避主体冲突、资格不符、实质不符、资信不良、逾期交货的供应商。对于报价超限、无效报价等问题的供应商，不能作为集中采购供应商，从源头上对集中采购进行管控。 二是加强信息化建设。规模型企业集中采购要充分利用信息技术手段，在采购前做好价格因素预测，在采购后做好数据统计，加强信息化管理。购置或是自主开发集中采购管理平台，将集中采购计划、物资仓储和供应商关系管理等进行整合，可以根据采购部门或是需求部门的条件设置，通过计算机进行采购成本分析之后，为采购计划制订和供应商选择提供参考。 3.2 严格集中采购的进度管控 对于集中采购的进度管控，主要从采购计?的管理上入手，加强年度采购计划的管理，加强分散采购与集中采购协调发展方面，加强采购审核与预警，加强采购计划考核及统计。 在加强年度采购计划的管理方面，要严格按集中采购的目录报采购计划，要与财务预算进行无缝对接，合理确定采购计划，保证集中采购计划的合理性和准确性。在加强分散采购与集中采购协调发展，要注意通过前期的分析，规避一刀切式地集中采购，在集中采购中也可实行分散采购，在分散采购中也可加强集中采购。在加强采购审核与预警方面，要对采购范围、方式及周期进行严格的审查，提高工作质量及效率，同时，要对采购计划进行常态化管理，做好与财务预算的衔接，加强预警。在加强采购计划考核及统计方面，要实行批次、月度和年度等多层考核，提高采购计划管理水平，同时，加强集中采购计划的业务统计分析，推进制度化建设。 3.3 强化集中采购质量审查 对于规模型企业，要强化集中采购质量审查，要从注重采购文件编制审查和加强采购人才培养等两个方面入手。 一是注重采购文件编制审查，规范化的采购文件，可以提供明确的采购范围，保证采购物资技术指标的准确性，规范技术要求，规避不合理的需求，采购文件的质量要提高，条目明晰，可执行性强，一定程度上可以有效地提高采购质量。 二是加强采购人才培养。人力资源在保证集中采购的质量中具有举足轻重的作用，加强采购队伍建设，通过培训方式提高在职人员的综合素质，通过各种激励政策吸引优秀人才加入，可以有效地做好风险点的管控，建立集中采购风险防控的长效机制。 参考文献