露天矿文件、记录管理办法.doc

露天矿文件、记录管理办法第一章 总 则第一条 为有序管理各种文件、记录，便于工作利用，规范管理，提高工作效率，依据国家法律法规、神华集团公司相关要求，结合我矿工作实际，制定扎尼河露天矿文件、记录管理办法。第二条 本制度用于规范露天矿文件、记录管理。第三条 本制度适用于露天矿所属各单位及外委施工单位。第二章 组织与职责第四条 综合部负责全矿文件、记录的总体管理及监督检查。第五条 矿属各单位建立本单位文件、记录管理内业。第三章 具体要求第六条 矿内发文管理（一）制定与起草1 制定文件应保障本单位、法人、员工及相关组织的合法权益，并符合宪法、法律及相关行政法规。文件用语应当准确、简洁，条文内容应该明确具体，具有可操作性。2 部门专业性文件由各部门负责人负责起草3 综合管理类文件由综合办负责起草（二）审核与批准1 矿所有文件经过起草、制定后，由矿各部门负责人，对本部门制定与起草的文件，进行全面的审核。2 经负责人全面审核后，交矿领导对文件进行最终批准与签发。（三）管理、发放与使用1 文件下发后，由各部门负责人负责文件内容的执行，综合部负责监督文件的执行情况，并针对文件内容组织相关部门及成员学习、考核。2 矿领导签发后，由综合部分发到与文件内容相关的所有部门并在发文簿上签字。3 所有重要文件除了相关部门需要完整保管外，综合部有详细的分类文件管理。4 文件发放到个部门或个人应当妥善保管各类文件，建立文件清单，管理部门应不定期检查各部门的文件保管情况。5 外来的有关政策、法规性文件由本单位综合部负责归档管理，并登记签收后，传阅到相关领导和部门。（四）更改、作废与销毁1 文件在使用过程中不顺畅或与实务相抵触，可以向部门主管反应，并填写提案建议表交矿综合部，由矿综合部组织相关部门评审，并将评审有的修订意见反馈给编制部门。2 文件的修订由编制部门负责，修订前填写文件修订申请单详细说明修订原因。3 文件文件修订的审批流程同新起草文件由相关部门会签，矿领导批准生效。4 修订文件批准后，由归口部门安原来发放名单收回修订版本文件进行统一修订（换页或划改）在文件修订申请单上注明修订标记和修订时间，并将修订完成的文件按原发名单发放。5 修订文件应按划改或换页方式进行，划改时间双线法，工整地写上修订内容并加盖修订人印章或签名。6 作废文件由发放部门及时收回，并加盖“作废”印章并填写文件作废登记表；需保留的作废后保留。7 作废或保管年限已到的文件需销毁时应由对口管理部门整理登记造册填写档案资料销毁鉴定工作单，经部门负责人批准后指派专人监销方可销毁。8 销毁的文件，要在原目录下注销9 因法律或保留信息需要保留失效文件时，保留文件必须单独存放，并在文件上加盖“此文件作废，仅供参考”的标识，防治误用。（五）外来文件管理1 收发（1） 新文件直接送有关收件人。（2） 属于方针政策的、关系全局的、重大问题的文件，文书人员不能判定应由哪个部门承办的文件，均应先送办公室负责人批办，然后按批示的意见分发。 （3） 对于已经有明确分工的、日常业务性的文件，可按主管业务的分工范围，分送有关部门或承办人处理。（4） 下发文件和送去批办的文件，都应附上文书处理单，写明拟办处理时间。2 传阅（1）文书人员要组织好文件的传阅，要合理安排与灵活调度，使文件尽快满足各个传阅对象的阅读需要，保证他们及时了解文件的内容。（2）要加强管理，避免发生混乱、丢失、中间误压停顿等现象。（3）传阅的先后顺序一般先送给主要领导、主管负责人和主管业务部门阅读，然后送其他有关需要阅知的对象，一时无暇阅读的，应适当调整其传阅顺序。（4）文书人员必须及时督促检查文件的传阅情况，力争以最快的速度传阅文件。（5）为了避免文件漏阅、积压和文件下落不明，各传阅对象收、退文件均应直接向组织传阅的文书人员交接，切忌传阅对象之间直接相互传递和交接。（6）组织传阅文件还应建立简便易行的登记手续，阅文人阅后要签注姓名和阅读时间。3 组织机构（1）组织机构组 长：陈茂辉副组长：厉福生成 员：耿敬驰 王庆惠领导小组办公室设在综合部，专职收发员耿敬驰，负责安规定对各类文件进行保管、发放、提供、复制、销毁、归档等的工作。（2）各单位文件管理人员名单安全管理部：蔺铁柱生产调度中心：阮洪福机电供应中心：夏彬辉经 营: 付大勇运输队：王志勇采煤队：张 宇机运队：关嘉岩4 相关职责各单位或各部门文件管理员负责本单位文件的签收，保管和传阅，及时将失效盒作废的文件进行标识和销毁。5 编号管理对于管理性的文件的发放、保管、回收、废止等进行有效的控制，确保文件的清晰、易于识别和检索。根据我矿的实际情况，收文、发文以及记录编号均按年度、类别进行编号，保证了文件的收发与记录管理的清晰度便于查找、检索和提供利用。6 文件保管与归档单位文件要统一管理、安全保密、有效利用。遵循文件的形成规律保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和有效利用。归档文件用齐全完整，保管期限准确，整理归档的文件所用的书写材料及纸张、装订材料应符合档案保管要求，已破损的文件要予修补等。总之要按照文书档案归档标准进行此项工作。7 文件复制不得擅自复印秘密文件。确因工作需要复制时，须经主管领导批准。复制绝密文件或制发机关明确规定不准复制的密件，须经制发机关批准，否则禁止复印。秘密文件的复制件要视同正式文本，进行编号、登记、清退，按规定保管、销毁。8 记录管理（1）记录标识记录采用编号进行标识，执行本单位文件记录统一编号的办法（2）记录填写记录的填写要真实正确、字迹清晰、内容完整，应用钢笔或碳素笔填写，要填写清记录人、审核人的姓名和填写日期。9 记录收集、整理与保管（1）综合部建立本单位记录总清单，各单位/部门应建立记录清单，清单内容包括：序号、记录名称、记录编号、建立/保存单位、保存期限、备注等栏目，并明确专（兼）职人员管理记录。(2)各单位、部门负责按档案管理制度的要求，按年、季、月及时收集整理记录，并分类装订成册编制目录，按要求统一归档案室保存。10 记录查阅查阅记录时，记录保管部门要做到有效提供利用。一般查阅记录可由部门负责人批准外单位查阅须经分管领导批准，并填写文件查阅记录表11 记录处理记录在保管期限到后需销毁时，由保管单位鉴定并填写文件销毁申请表，经指定负责人批准后方可销毁。 （六）扎尼河露天矿风险预控管理体系文件和记录编号办法1 风险预控管理体系文件编号办法1.1编号样式：SHDY ZNH ES WJ2011 XX YY- ZZ 序列编号（以01、02表示） 文件编号（以1.1.1表示） 部门代码 年度 文件 本质安全管理体系 扎尼河露天矿 神华大雁集团公司 1.2文件序列号：1.2.1本质安全管理体系安全手册01。1.2.2本质安全管理体系程序文件02。1.2.3本质安全管理体系风险管理手册03。1.2.4本质安全管理体系风险管理标准与管理措施04。1.2.5本质安全管理体系不安全行为管理手册05。1.2.6本质安全管理体系制度汇编06。1.2.7本质安全管理体系考核评分标准07。1.2.8本质安全管理体系本质安全文化建设实施手册08。1.2.9安全生产责任制汇编09。1.2.10扎尼河露天矿应急预案010。1.2.11国家相关法律法规及行业标准011。1.2.12本质安全管理体系其他文件012。1.3说明本质安全管理体系相关文件包括1.3.1矿发相关文件。1.3.2本质安全管理体系建立、实施与运行的相关文件。1.3.3安全通报。1.3.4根据文件发放的具体时间顺序登记相关安全文件，如“手指口述”文件、安全抽奖活动文件、安全教育培训文件、事故案例教育文件、质量标准化和“精品工程”文件、隐患排查文件、安全活动文件、重大安全决定等。2本质安全管理体系记录编号办法2.1编号样式：SHDY ZNH ESJL 2011 XX YY- ZZ 序列编号（以01、02表示） 文件编号（以1.1.1表示） 部门代码 年度 文件 本质安全管理体系 扎尼河露天矿 神华大雁集团公司2.2记录代码2.2.1本质安全管理体系例会纪要01。2.2.2各单位、科室本质安全管理体系月度考核检查表02。2.2.3本质安全管理体系危险源辨识记录03。2.2.4本质安全管理体系现场考核汇总表04。2.2.5本质安全管理体系现场检查问题汇总表052.2.6本质安全管理体系内业检查存问题整改“五定表”06。2.2.7本质安全管理体系记录总清单07。2.2.8本质安全管理体系其他记录（如班前会记录，周五活动记录等）08。第四章 附 则第七条 本办法由综合部负责解释第八条 本办法自下发之日起执行，原文件记录管理办法废止。附表：1.部门代码； 2.XX单位本质安全管理体系文件现行文件总清单； 3.XX单位本质安全管理体系现行文件登记表。1 附表1神华大雁集团扎尼河露天矿各单位、科室代码单位名称单位部室代 码单位名称单位部