检修试验工区电子公文常用格式及处理要求.docx

检修试验工区电子公文常用格式及处理要求电子公文要素一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、电子印章、附注、主题词、抄送单位、印发机关、印发日期等部分组成。一、秘密等级和保管期限、紧急程度用3号黑体字。二、发文机关标识即红头用小标宋体字，字号以醒目美观为原则酌定，最大不得等于或大于22mm15mm。三、发文字号用3号仿宋体字。四、签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。五、电子公文标题用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。六、电子公文的文字从左至右横写、横排；正文用3号仿宋体字；一般每页22行，每行28字（标点占一个汉字宽度）。七、主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空一个汉字宽度。主题词执行国家电力公司公文主题词表，可手工填写或由OA系统自动生成标准、规范、完整的主题词，一般由三至五个词汇组成。八、电子公文结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。只有两个层次可分别用“一、”和“1.”标识。正文中序号采用手工填写的方法处理，不采用自动序号生成，每个自然段前首行缩进2个字符。对于电子公文正文中出现表格的情况原则上采用文本、表格分离的处理办法，即表格内容作为文件附件来处理，不再列入正文。但对于与正文联系紧密、无法分离的表格，可根据表格的多少、大小、幅面来决定，对于表格个数少于或等于3个，表格总幅面小于1页页面的表格可以在正文中直接处理，对于表格个数多于3个，表格总幅面大于1页页面的表格一律从正文中拆离出来作为附件处理。对于纸制文件等需要进入OA系统进行流转的，一律将纸制材料扫描处理后进入OA系统，扫描软件一律采用PhotoShop，扫描材料要求文件首末彩页大小不得超过100K，黑白页扫描后大小不得超过50K，扫描后的电子材料要求字迹清晰，背景白净，不得出现黑色或灰色背景，扫描材料一律插入Word文档中，占满A4纸张版心大小。九、电子公文附件格式必须符合公文文档格式要求，统一规范为Word和Excel两种文件格式，对于一些特殊的文件格式要求可以特殊处理，文本文档附件一律采用Word文件格式，报表、表格附件一律采用Excel文件格式，图纸附件可以采用Auto CAD、JEPG、JIF文件格式，但严禁使用BMP文件格式。对于Word和Excel附件严禁在电子公文处理单附件中出现两个及以上同类型附件文件，对于有多个同类型附件的文件要求将多个同类型附件合并为一个附件，具体要求为：多个同类型Word文档附件，合并为一个Word文档附件，原各附件内容在合并后的附件文件中按照原附件文件的先后顺序排列，标题前加“附件1”、“附件2”等标识进行标示；在公文正文末尾标识附件名称的文字部分不再进行合并。多个同类型Excel附件，合并为一个Excel附件，原各附件内容在合并后的附件文件中按照原附件文件的先后顺序分别导入到Excel文件中的各个工作表中，工作表名称为原各个附件名称；在公文正文末尾标识附件名称的文字部分不再进行合并。十、电子印章是将正式印章扫描，经特殊技术处理而成，带有“电子专用章”字样的印章。电子公文加盖电子印章，其位置由OA系统自动控制完成。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标示“此页无正文”的方法解决。公司属各单位、各科室（部