收货部单据管理规范.docx

收货部单据管理规范一、目的：规范门店收货部各项业务单据的日常管理，包括传递、整理、归档等，提高单据流转效率，保证单据完整、齐全。二、适用范围：华南区大综超门店收货部三、具体要求：1、 管理原则（1） 业务单据按属地分类整理与传递，收货部单据组每月对本部门所有业务单据的归档与封存。（2） 收货部单据组每天必须将当天产生的各类业务单据整理登记、传递归档完毕，并建立登记本，传递须办理登记交接手续，如因特殊情况要做好交接班本。（3） 业务单据为各项业务提供利用，无关人员不得借用，因工作需要，须征得收货部经理同意，借用时，必须登记、签名，并限期归还。（4） 所有业务单据登记本用完后，应编号、装订成册，按公司业务单据管理办法操作保管业务单据。（5） 收货部各主管负责指导、监督本组员工，保证各种业务单据的及时整理、传递完毕。（6） 收货经理每月应对各个单据的传递、保管、进行检查核对。2、 单据传递（1） 收货员负责验收、调拨、配送等相关业务单据传递。（2） 索赔员负责对各类退货、报损、削价等单据的传递。（3） 单据员根据单据业务性质，将清品/清商通知单、调价商品价签打印清单、促销折让单、转类通知单、退货通知单、商品调出调拨单返配通知单财务否决单等单据传递到各相应商品部门，将订货单、商品验收单、退货单、削价单、报损单、调出调拨单、调入调拨单、配送收货单、物料领用单、辅助材料明细表等单据传递到门店财务部（销售审计）。（4） 单据传递时，打印一式两联的“已审核业务单据一览表”，互相签字后各留一联。3、 单据保管（1） 单据员每天营业后需整理单据组留存的业务单据：补货申请单、退货申请单、削价申请单、报损申请单、出清申请单、商品调出调拨单、商品调入调拨单、配送容器单、异地退货通知单，返配通知单；需整理的登记本有：验收登记本、退货登记本、配送返配登记本、调拔登记本等。（2） 收货员每天营业后需整理收货组留存的登记本：商品质量问题登记本、验收抽查登记本。（3） 索赔员每天营业后需整理索赔组留存的业务单据：退货申请单、削价申请单、报损申请单、出清申请单，并登记、退货异常登记本、退货商品交接登记本。4、 单据归档、封存（1） 单据组每月对收货部留存的所有业务单据进行归档封存，并贴上“封箱贴”，登记“业务单据归档情况表”。（2） 单据组每月对收货部所有整理好的登记本编号、装订成册。（3） 根据公司业务单据管理办法规定的单据保管期限妥善保管收货部各种业务单据。5、 单据销毁处理根据公司业务单据管理规定对本部门单据进行销毁处理。6、 单据登记本格式（1） 验收单登记本日期大类供应商名称订货单号收货员验收单号（2） 退货单登记本日期大类供应商名称索赔办理员退货单号直上柜（保鲜）退货单（登记在退货单登记本后面）日期供应商名称退货单流水号索赔办理员退货单号（3） 传单登记本日期传单人时间部门单据类型单据编号接收人及时间（4） 退货异常登记本 日期部门单据类型供应商名称供应商编号单据编号异常情况说明跟进处理情况备注（5） 商品质量问题登记本日期供应商名称供应商编号单据编号经手人商品条码或编码商品规格质量问题验收员审批人（6） 验收抽查登记本日期单据编号验收人抽查人抽查情况差异原因验收员确认备注（7） 退货商品交接登记本日期部门退货单号箱号及箱数交接双方签名备注（8） 非商品验收登记本日期验收物品名称送货商名称（赠品）送货清