出差日程计划表的格式

1 / 4 出差日程计划表的格式 日程安排计划表的制作和填写 (1)年预定表。如果是总经理办公室分发的预定表大致都不会有问题，但文秘人员自己制作时，则要考虑上一年度的预定表，而关于时间、地点、主题等，也应向上司或负责办理该事项的部门确认。通常制作年预定表时的注意事项如下： 由于预定表的注意目的在于一目了然，所以文字表达一定要概括、简要、明确。 因为所记载的事项大多数都属于例行的事，因此详细内容在抄写于月预定表、周预定表、日预定表上时，应该再补充记载。 完成之后即制作复 印件，然后向上司提出。 (2)月预定表、周预定表、日预定表。在这三种表当中，究竟以那一种为基础好呢 ?应该根据一个企业的行业类别、上司所负责部门及上司的习惯来决定，并没有一定的标准。多数以月预定表为基础。至于日程安排计划表，目前在市场上有小笔记本式、日历式或电子的如 “ 掌上电脑 ” 、“ 商务通 ” 之类，而文秘人员一般都是以一年用的日程安排计划笔记本为主。每当需要将日预定表及周预定表交给上司时，就从这里抄出有关内容制作成表。文秘人员一定要养成良好的习惯，即只能有一个主要的日程安排计划表，以及有2 / 4 事情就一定填写在 计划表上。 这个日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，也不要废弃，而应当作为记录保存下来，仍很有参考价值。保存期限大约 3 至 5 年。 一般说来，上司都是把日程安排计划写在自己的日历式、电子式小笔记本上，并随身携带。文秘人员应该注意： 在替上司安排约会时间之前，必须先对上司的工作时间表有全盘的了解，才不会发生错误。而且所有的日程安排计划都要在征询上司意见之后再决定。 在决定日程安排计划时，应立即填写在上司的日程安排计划表上，或写在便条上交给上司，再由上司自己填写。 上司没有经过文秘人员而自己决定的日程安排计划，也必须填写在主要计划表上，所以文秘人员应请求上司若有这种情况，应主动告知。 信息要尽量详细，如果表上的空白处太少，可以使用速记符号或自己能够了解的简单符号。 暂定的预约用铅笔填写，等决定以后要马上用墨水笔改写。 先将年预定计划抄写在文秘人员的主要日程安排计划表上，时间、地点、及其他当时已经很清楚的信息，也要记录下来。 然后再把每个月的会议、活动等以月为单位的的例行3 / 4 安排计划填写进去。 在制作日程安排计划表时，要留意上司改变思考的时间，到下一个地方去所花费的时间 (充分考虑交通阻塞的程度 )等，在时间的安排上应宽裕些，这样有事容易应付。 如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空挡，请上司决定优先顺序。 有时计划属于机密事项，不便公开。文秘人员只需表示 “ 没有空闲时段 ” 即可。 从黄昏至夜晚的日程安排计划，经常会有私事及不属于业务的事项，必须先获得上司的同意，再将时间、地点填写进去。 在日程安排计划表中，若遇到上司出差 (国内或国外 )时，要 清楚地填写出发和返回的时间、日期，并另外制作旅程表，必须先确认出差日程、机票的日期、时间、班机名称、起飞、降落的机场名称、地名等等。 旅程表除了预定行动以外，也要填写： 旅店名称、地址、电话号码 ; 当地联络者的姓名、地址、电话号码 ; 会面者的姓名、公司名称、地址、电话号码 ; 当地的本国大使馆地址、电话号码等必要的信息。 另外，旅程表除留底