采购运作的实施及流程(精).ppt

第二章 采购运作的实施及流程,了解采购实施的基本步骤；,掌握采购认证的方法和要求；,理解和认识选择供应商、签订合同、合同跟踪、付款操作等采购实施的全过程。,采购需求 采购策略 质量控制,一、发现需求 1.紧急订单 这些订单产生的原因： 错误的库存控制； 生产计划和预算的不足； 对供应部门在合适的时间内向使用者提供物料的能力缺乏信心； 完全出于习惯，在订单上标注“紧急”的字样。,第一节 采购需求和计划,2小额订单 小额订单问题的解决办法： 采购部门应该建议其提高采购申请中标准件的数量； 供应部门收到小额订单申请后将其积累起来直到总金额达到一个可观的数额可止； 建立采购申请一览表，某些天接受某些事项的采购申请； 使用“无库存采购”或“系统合同”的概念；,第一节 采购需求和计划,向内部顾客发放采购信用卡，用以直接向供应商采购； 采购部门建立空白订单制度，可使内部顾客用它发出订单，供应商汇总收款； 建立和主要供应商之间的电子联系，这样，订购和再订购可以自动地进行； 处理小额订单的权限和报价过程应该重新调整使用电话和传真进行订购；,第一节 采购需求和计划,对于各种不同的物料和服务需求应量在某个或某些合适的供应商处进行订购； 价值较低的订单交给公司外的第三方去处理； 采用无票据支付手段（自己主动计算需支付的金额），或是订单时就附上空白支票； 使用者直接下订单。,第一节 采购需求和计划,3空白支票采购订单 空白支票采购订单的优点： 它减少了小额采购的文书工作； 由于支票与采购订单一齐寄出，所以节省了邮费，节省了信封； 由于可以立即支付，采购方可以要求获得较大的现金折扣； 它还使处理应付账款的部门节省了时间和人力； 这一体系最大的优点是发货彻底不允许再延期交货（即那些被当作“履约”或“毁约”的订单）。,第一节 采购需求和计划,4公司采购卡 （1）使用采购卡可能有以下风险： 失去对采购活动的控制； 业内供应商只有有限的一些被接受； 跟踪和汇报工作不力。,第一节 采购需求和计划,（2）发卡者应采取如下控制措施： 在采购点判断它是否已达到了每张卡所设的金 额上限； 限制每天进行的交易数额； 限制每笔交易的金额； 判断供应商是否经过了公司的认证。,第一节 采购需求和计划,二、需求描述方式及规格 三、采购数量 （一）编订采购数量计划的目的 预估材料需用数量与时间，防止供应中断，影响 产销活动。 避免材料储存过多，积压资金，占用堆积的空间。 配合公司生产计划与资金调度。 使采购部门事先准备，选择有利时机购入材料。 确立材料耗用标准，以便管制用料成本。,第一节 采购需求和计划,（二）采购量的决定过程 1生产计划 2用料清表 3存量管制卡,第一节 采购需求和计划,图2-1 采购数量计划制定流程图,四、采购预算 （一）改革业绩评估方式 （二）采取合理的预算形式 （三）建立趋势模型 （四）用滚动预算的方法,第一节 采购需求和计划,五、预算编制方法与流程 （一）预算的编制方法 1弹性预算 2概率预算 3零基预算 4滚动预算,第一节 采购需求和计划,一、选择供应商时的质量控制 二、认证的质量控制 三、中试认证的质量控制 四、批量认证的质量控制,第二节 质量确认和采购价格,五、采购价格影响因素的分析 （一）供应商成本的高低 （二）规格与品质 （三）采购物品的供应关系 （四）生产季节与采购时机 （五）采购数量多少 （六）交货条件,第二节 质量确认和采购价格,六、询价的方式 1.询价的方式 （1）口头询价方式 （2）书面询价方式 2.询价单,第二节 质量确认和采购价格,七、报价 1.接受报价的原则供参考。 （1）分类报价原则。 （2）定期报价原则。 （3）资料齐全原则。 （4）报价单规范化。 （5）样品提供与保管。 2.报价主要种类 （1）口头报价。 （2）书面报价。,第二节 质量确认和采购价格,八、采购价格的确定 1.商业环境调查的主要范围 2.信息搜集的方式 3.分析信息的搜集渠道 4.调查所得资料的处理方式,第二节 质量确认和采购价格,一、订单的制定 1.熟悉需要订单操作的物料项目 2.价格确认 3.确认项目质量需求标准 4.确认项目的需求量 5.制定订单说明书 6.查询采购环境,第三节 采购订单、收货和付款,7.计算供应商容量 8.与供应商确认订单 9.确定意向供应商 10.发放订单说明书 11.确定物料供应商 12.制作合同,第三节 采购订单、收货和付款,二、跟踪和催货 三、收货物料检验 1.确定检验日期 2.通知检验人员 3.物料检验 4.处理检验问题,第三节 采购订单、收货和付款,图2-6 物料检验过程,四、物料的接收 1.物料接收过程 2.与供应商协调送货事务 3.与存储部协调送货事务 4.通知供应商送货 5.库房接收及物料入库 6.处理接收问题,第三节 采购订单、收货和付款,五、收货问题的处理 1.收货和检验的具体意义 （1）确保以前发出的订单所采购的货物已经实际到达； （2）检查到达的货物是否完好无损； （3）检查所定购的货物数量； （4）货物送往应该到在的下一个目的地以进行储存、检验或使用； （5）确保与接收手续有关的文件都已进行了登记并送交有关人员。 2.收货相关问题分析,第三节 采购订单、收货和付款,六、结清发票和付款 七、付款步骤 1.查询物料入库信息 2.准备付款申请单据 3.付款审批 4.资金平衡 5.向供应商付款,第三节 采购订单、收货和付款,八、货币种类与