材料学院学生会资料管理细则核定.doc

材料学院学生会工作管理细则为保证学生会工作的顺利进行；提高学生会工作的工作效率；加快学生会各项资料的整理及归档，现拟定材料学院学生会工作管理细则如下：资料管理1、各部门须于活动举办前两周在学生会办公室资料管理表格填写活动时间、地点，以下同类表格均见附件一；2、各部门须于活动举办前一周内由部门资料负责人将活动策划书纸质档交于办公室副主任姜晓辉或办公室干事李华鑫、李朝晖签字，然后找分管主席签字及朱老师签字，最后需将签字后的策划书交给办公室副主任姜晓辉或办公室干事李华鑫、李朝晖，同期策划书电子档须并发送至办公室副主任姜晓辉邮箱895249421一份，并须在办公室资料管理表格中策划书项填写上交时间，策划书模板见附件二；3、各部门须于活动结束后一周内由部门资料负责人将活动总结（中间附加两张照片）交于办公室副主任姜晓辉或办公室干事李华鑫、李朝晖；同期总结电子档及精选的两张活动照片须发送至办公室副主任姜晓辉邮箱一份；并须在办公室资料管理表格中总结项填写上交时间，活动总结模板见附件三；4、各部门须于活动结束后一周内由部门资料负责人将活动照片、新闻发送至办公室副主任姜晓辉邮箱一份；5、各部门若不按时或不交活动资料，将不予以报账及通报表扬，且将于学生会例会予以通报批评。财务管理1、学生会活动经费的使用，原则上实行预算、决算制度。2、各部门开展活动需要经费时，应以节约为原则制定活动经费预算方案，然后交院团委审批，由院团委批准后方可开支（数额超过300元必须报主管学生工作的院党委副书记审批）,未经同意擅自动用的经费不予报销（注：如无特殊情况，不予追加经费）;3、各部门向办公室预支的活动经费，则必须在活动完成后两天内向办公室报账；4、报账需要交的票据有：空白清单、空白发票（清单与发票上的印章保持一致）、报账明细表（见附件四）和预算（与策划书一致）；5、需要交的电子资料有：报账明细表和策划书预算；6、发票遵循“可多不可少”的原则，不可少交发票；7、水费、打印费不报；8、签单流程:1）相关部门列2份清单（见附件五）交到办公室审核签字，同时交电子档；2）审核通过后，拿着签字清单同生活部相关人员一起到宇航文体商店拿物品，签单；9、任何人不得挪用公款，不得公报私款，一经发现，即予以勒令退职处理、全院通报批评，并如数追回公款，情节严重者给予有关校纪处分。通报表扬注意事项1、 活动负责部门在活动结束之后，经部门讨论，决定申请通报表扬后，由该部门的活动负责人向办公室递交第二课堂活动表彰审批表。2、 通报表扬的级别、人数由活动负责人与主席团讨论决定3、表彰审批表表格只能占一张纸，不允许超出；表格末端有附件三等字样；审批表正文字体为宋体、小四、不加黑。新闻报道、图文资料清单必需填写清楚。4、对于审批表附件1标题、正文字体要求:宋体、小三、加黑；每行6个人名要求对齐，区别参与人员与组织人员；每两个名字之间有两个空格。5、要求申报部门必须有附件2，申报表扬人数、申请活动在审批表、附件1、附件2中必须完全一致，仔细核对附件1与附件2名字、学号和人数。注：1、部门须在活动结束一周内，向主席团和院团委提交通报表扬的申请。2、院团委将视活动的效果和影响力决定通报表扬文件下发的时间。3、通报表扬的文件由学生会办公室负责整理、公示和存档备案。4、样本见附件六。该文件自公布时生效，若违反相关工作管理细则，将在学生会例会给予通报批评及进行相应的处罚，最终解释权归学生会办公室所有。材料学院学生会办公室2012年11月5日附件一：活动资料统计表活动时间活动名称活动部门活动地点策划书上交时间总结上交时间活动负责人 附件二：策划书模板 活动名称策划书正文标题为楷体三号；正文内容为仿宋_GB2312小四。 活动部门活动策划时间附件三：总结模板活动名称总结正文标题为楷体三号；正文内容为仿宋_GB2312小四。附加两张活动照片（照片要求具有活动代表性，需精选两张，且以嵌入式插入）、活动若有新闻，需将新闻附在活动总结后。活动部门活动策划时间附件四：报账明细表模板材料学院“ 活动名称 ”活动报账明细表(楷体小一，加黑)物品名称单价（元）数量金额(元）经手人日期水杯5.015.0常军20121021楷三不加黑合计（元）5.0以上情况属实（楷体三号，加黑） 部门及相关负责人签字：（部长） 附件五： 签单审批表模板材料学院“ 活动名称 ”活动 签单审批表部门： (楷体小一，加黑) 日期：物品名称单价（元）数量金额(元）经手人水杯5.015.0楷三不加黑合计（元）以上情况属实（楷体三号，加黑） 相关负责人签字： 附件六河南理工大学材料科学与工程学院第二课堂/学习竞赛活动表彰审批表申报部门申 报 人申报日期 年 月 日申报原由在 年 月 日开展的“ ”的 活动中， 。故申请给予以下 人相应表彰。申请表彰级别及名单：第一级别 人 按院级通报表扬给予表彰（加2.0分）等第二级别 人 按院级通报表扬给予表彰（加1.5分）等第三级别 人 按院级通报表扬给予表彰（加1.0分）等第四级别 人 按院级通报表扬给予表彰（加0.5分）等（详见附件1、2）新闻报道报道时间： 报道媒体： 图文资料清单 其 他 各部(室) /学生会/团总支审批意见 资料存档部门签名： 负责人签名： 年 月 日院团委审批意见 负责人签名： 年 月 日学院审批意见 负责人签名： 年 月 日附件3：公示稿（草稿） 附件4：比赛结果注：表格内所有内容必须手写，打印、涂改无效。附件1： 2012年材料学院 活动名称 通报表扬名单第一级别（共 人，每人加德育分2.0分）组织人员： 参与人员：第二级别（共 人，每人加德育分1.5分）组织人员：参与人员：第三级