财务人员如何利用Excel提高工作效率.doc

财务人员如何利用Excel提高工作效率对于大多数的财务人员来说，需要运用Excel做很多的财务报表，如：资产负债表、利润表、所有者权益变动表、现金流量表。而如何利用Excel更好的提高自己的工作效率，节省自己的时间，做到事半功倍的效果，这更是每一个财务人员所希望了解的。 也许财务人员也曾经希望通过读书来学习Excel，可是又有几个人在工作中真正去运用过、实践过呢？不过，能够愿意通过读书来学习的人，至少说明你是有学习意愿的，你是希望自己在工作上有更高的提高的。这一点是值得肯定的。 人们常说，兴趣是最好的老师，压力是前进的动力，所以作为财务人员，当工作需要用到功能强大的Excel，而你又能很好且快地运用其完成工作时，那种成就感所带来的满足感足以让你开心、兴奋！ 对于Excel新手来说，我们需要了解到关于Excel的基本操作方法和常用功能，诸如输入数据，查找替换，设置单元格格式，排序、汇总、筛选和保存工作簿。 输入数据，也许会有人觉得这是很容易的事情，这有什么需要说的吗？可是细节决定成败，所以我们从细微处一点一点来讲解大家可能知道但偶尔会忽略到的事情，希望可以通过以下内容的介绍可以提高你在工作中的效率，帮助你可以更快的处理事情、运用好Excel. 输入文本 虽然在Excel中输入数据同我们在word、powerpoint的表格中输入数据没有什么本质上的区别，不过仍是会存在一些差异。当在单元格输入文本后，按回车键表示一个段落的结束，光标会自动移到本单元格的下一段段落的开关，但是在Excel的单元格中输入文本时，按一下回车键表示结束当前单元格的输入，光标会自动移到当前单元格的下一个单元格，出现这种情况时，如果你是想在单元格中分行，则必须在单元格中输入硬回车，即按住Alt键的同时按回车键。 输入分数 当我们在使用Excel表格时，在前列输入“3/16”这种形式可正常显示，可到后面输入相同的形式却显示成“3月16日”这种形式。这是由于Excel会自动把以 / （除号）或 （减号）隔开的数字当成日期格式。对此，我们有两个种方法来解决，第一，需要我们对分数单元格进行格式设置，即点菜单：格式 单元格，会弹出单元格属性对话框，在数字选项卡的分类中，选择“文本”；第二，输入3/16前，先输入 “” （英文单引号，这是文本的前导符号，在单元格不显示，也不影响单元格参与运算）。 输入负数 在单元格中输入负数时，可在负数前输入“ ”，也可将数字放在“（）”括号内来标识，比如在单元格中输入“（88）”，按一下回车键，则会自动显示为“ 88”。 输入小数 在输入小数时，一般大家都会用小数点，当你需要输入大量带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字时，可以采用下面的方法：选择“工具”、“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”标签，选中“自动设置小数点”复选框，并在“位数”微调框中输入或选择要显示在小数点右面的位数，提醒大家如果要在输入比较大的数字后自动添零，可指定一个负数值作为要添加的零的个数，比如要在单元格中输入“88”后自动添加3个零，变成r4“88000”，就在“位数”微调框中输入“ 3”，相反，如果要在输入“88”后自动添加3位小数，变成“0.088”，则要在“位数”微调框中输入“3”。另外，在完成输入带有小数位或结尾零字符串的数字后，应清除对“自动设置小数点”符选框的选定，以免影响后边的输入；如果只是要暂时取消在“自动设置小数点”中设置的选项，可以在输入数据时自带小数点。 输入货币值 Excel几乎支持所有的货币值，如人民币（￥）、英镑（）等。欧元出台以后，Excel2003完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。用户可以很方便地在单元格中输入各种货币值，Excel会自动套用货币格式，在单元格中显示出来，如果用要输入人民币符号，可以按住Alt键，然后再数字小键盘上按“0165”即可。 现如今有很多人的电脑上的Excel都做了升级，升级为Excel2007.已经习惯了使用Excel2003版的人，在操作Excel2007版时，会发现有些不同，有些东西找不到。下面，我们对Excel2007改进的一些功能作一些简单的介绍。 操作及功能逻辑分类 Excel2007将操作将功能进行逻辑分类，分别放在相应的“带形功能区”中，共分9类，即开始、插入、页面布局、公式、数据、审阅、视图、开发工具、加载项。每个功能区中又分成几块小的区域，分别集中相应的功能命令按钮。同时，一些命令按钮旁有下拉箭头，含有相关的功能选项。在区域的右下角，有扩展箭头可显示该区域功能的对话框。 改进的排序和筛选功能 在Excel2007中，用户可以使用增强了的筛选和排序功能，快速排列工作表数据以找出所需的信息。例如，现在可以按颜色和3个以上（最多为64个）级别来对数据排序。您还可以按颜色或日期筛选数据，在“自动筛选”下拉列表中显示1000多个项，选择要筛选的多个项，以及在数据透视表中筛选数据。 快速连接到外部数据 在Excel2007中，不再需要了解公司数据源的服务器名称或数据库名称。现在，您可以使用“快速启动”从管理员或工作组专家提供的可用数据源列表中选择。Excel2007中的连接管理器使您可查看工作簿中的所有连接，并且重新使用连接或用一种连接替代另一种连接更加容易。 更佳的打印体验 除了“普通”视图和“分页预览”视图之外，Excel2007还提供了“页面”视图。您可以使用该视图来创建工作表，同时关注打印格式的显示效果。在该视图中，可以使用位于工作表中右侧的页眉、页脚和边距设置，以及将对象（例如图表或形状）准确放置在所需的位置。在新的用户界面中，还可轻松访问“页面布局”选项卡上的所有页面设置选项，以便快速指定选项，例如页面方向。查看每页上要打印的内容也很方便，这有助于避免多次打印尝试和在打印输出中出现截断的数据。 通过介绍了的一些，Excel输入数据的简单操作，输入文本、输入负数、输入小数、输入货币值