人民医院公文处理办法.doc

公文处理办法第一条 在公文处理工作中，应遵循党和国家的方针、政策、法律和有关规定；必须做到及时、准确、安全；必须严格执行国家有关法律、法规和保密规定，确保国家秘密安全。第一章 公文的种类第二条 医院常用公文种类：（一）决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级部门不适当的决定事项。（二）通知 适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级的公文，传达要求下级办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（三）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（四）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（五）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。（六）批复 适用于答复下级的请示事项。（七）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法，明确要求下级单位贯彻执行，报请上级机关予以批转或者转发。（八）函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（九）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。（十）决议（只适用于党的机关公文）适用于经会议讨论通过的重要决策事项。（十一）规定（只适用于党的机关公文）适用于对特定范围内的工作和事务制定有约束力的行为规范。第二章 公文格式第三条 公文一般由版头、份号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。（一）秘密等级和保密期限：涉及党和国家秘密的公文，应当标明密级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。密级与保密期限并排，密级在前，保密期限在后，中间以“”隔开，都用号黑体字，顶格标注在版心右上角第行。密级两字之间空一字，有保密期限时则不空。（二）涉及党和国家秘密的公文，如有具体保密期限应当明确标注；凡未标明或者未通知保密期限的秘密事项，其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。（三）紧急公文，应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”，紧急程度两字之间空字，用号黑体字标注。本单位参照国家行政机关公文紧急程度顶格标注在版心左上角第行，如需同时标注密级和紧急程度，密级标注在第行，紧急程度标注在第行。（四）发文机关标识，应当使用发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。发文机关标志居中排布，使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。如需同时标注联合发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联合发文机关名称为准上下居中排布。（五）发文字号，包括发文机关代字、年份、序号，应当在首页发文机关标识下方标明。年份、序号使用阿拉伯数码标识。联合行文，只标明主办机关发文字号。我单位参照国家行政机关发文字号，其上行文的发文字号在横隔线上居左空字处标注。用号仿宋体字。发文年度要用全称，并用六角括符“”括起来，发文顺序号不编虚位（即不编为001），不加“第”字。（六）签发人，上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成。上行文的发文字号居左，左空一字，签发人居右，最后一字顶格。编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，两个姓名之间空一字，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。（七）公文标题，由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号方正小标宋体字，分一行或多行居中排布；文中如有小标题可用3号方正小标宋体或黑体字。小标题的破折号用“”。回行时，要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当、标题排列应当使用梯形或菱形。（八）主送机关，公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，在最后一个机关名称后标全角冒号。多个主送机关之间应用“，”隔开，如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。（九）正文，公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1、”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层用仿宋体字加粗和第四层用仿宋体字标注。（十）公文附件，指对正式公文具有补充、说明性的附加文字材料，附件顺序和名称应标注在正文之后、成文日期之前。在正文下空1行，左空2字用3号仿宋体字标注“附件”，后标全角冒号和附件名称，如需回行，与附件名称第一字对齐排列，行政公文的附件名称后不加标点符号。有两个以上附件时，应注明顺序，顺序号使用阿拉伯数字，在“附件：”后上下对齐排列，数字后用下圆点符号。附件标题用2号方正小标宋体，正文字体同本条第（九）款。附件与主件装订在一起，应在附件左上角第行顶格用3号黑体字标注“附件”，有序号时标注序号。如附件与主件不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标注公文的发文字号并在其后标注“附件”（或带顺序号）。 （十一）发文机关署名应使用全称或规范性简称，与标题中的发文机关名称一致。（十二）印章，有特定发文机关标志的普发性公文、电报以及“会议纪要”可以不加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。用印应当上不压正文，下压成文日期；联合行文需加盖两个以上印章时，主办机关印章在前，其他机关顺序排列。（十三）成文日期，以本机关负责人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关负责人签发的日期为准；会议决定事项的发文以会议通过日期为准。成文日期使用阿拉伯数字。决议、决定、规定、会议纪要等不标明主送机关的公文，成文日期加圆括号标注于标题下方居中的位置。（十四）公文附注，指需要说明的其他事项，应当在成文日期左下方加括号标注。（十五）抄送机关，指除主送机关外需要执行或者知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。抄送机关名称应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关可以是上级、平级、下级和不相隶属的机关。在排列顺序上，按照机关性质和隶属关系确定，依照先上级、再平级、后下级的顺序。（十六）印发机关名称和印制日期，应当在抄送栏之下标明，无抄送机关在主题词之下标明。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。（十七）公文的页码，页码必不可少，一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。（十八）上报的请示性公文，应当在印发机关名称和印制日期之下注明联系人的姓名和电话。第四条 公文用纸一般采用国际标准A4型，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际确定。第三章 行文规则第五条 行文应当确有必要，注重效用。第六条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。下级机关应当向直接上级机关请示和报告，一般不得越级，因特殊情况必须越级请示和报告的，应当抄送被越过的上级机关。受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。第七条 向上级机关报送公文，内容应当为需要报告的重大事项；上级机关要求报告办理情况的事项；须经上级机关审批或者决定的事项。第八条 除医院办公室和党委办公室外，院内各处室不得对外正式行文，与相应的其他机关联系工作确需行文，应当以函的形式行文。第九条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关；除领导人直接交办的事项并要求直接报送外，不得直接向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。第十条 请示与报告必须严格分开，不得在报告中夹带请求批示或者批准的事项。第十一条 不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准，或者向不相隶属的来文机关答复请求批准的事项，应当使用“函”，不得使用“请示”或者“批复”。第四章 发文办理第十二条 发文办理指以本机关制发公文的过程，包括草拟、审核、签发等程序。第十三条 草拟公文应当做到：（一）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权以及与主送机关的行文关系确定。（四）拟制紧急公文应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应写明具体的年、月、日。（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。（七）应当使用国家法定计量单位。（八）公文使用非规范化简称，应当先使用全称并注明简称；使用国际组织外文名称或者其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（九）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第十四条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商会签，协办部门要积极配合，取得一致意见后方可行文。第十五条 以医院名义发文，公文送院领导签发前，拟文部门负责人要进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定等。第十六条 以院党委或者医院名义上报公文，分别由医院党、政主要负责人（院长、党委书记）签发。以院党委或者医院名义制发的决定、通报、决议，分别由院党、政主要负责人签发。以院党委或者医院名义制发的其他公文，分别由院党、政主要负责人或者由其授权的其他院党、政领导签发。第十七条 公文正式印制前，医院办公室应当进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，公文格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。第五章 收文办理第十八条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、初审、拟办、批示、承办、传文件名称：公文处理办法文件编号：YB-B1-003最近修订日期：2014/6/1页码/页数：6/9阅、督办、办结等程序。第十九条 办公室对收到的公文应当及时登记、初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。第二十条 对符合公文处理规定的公文，办公室应当及时提出拟办意见直接送主管领导批示、阅知，或者转请有关部门办理、阅知。对属于部门职权范围内的事项或者经院领导授权、委托由处室办理的事项，应当直接转请有关处室办理；需要两个以上部门办理的公文，应当明确主办处室；紧急公文明确办理时限。对不符合公文处理规定的公文，经医院办公室负责人批准后，退回呈报单位并说明理由。第二十一条 承办处室收到交办的公文，应当及时处理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本处室职权范围或者不宜由本处室办理的，应当及时退回交办部门并说明理由。第二十二条 报院领导批示的公文，院领导应当及时批示。院领导审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；对没有请示事项的，圈阅表示已阅知。第二十三条 院领导批示或者转请有关处室提出办理意见的公文，批示或者办理后，应当及时退回医院办公室，由办公室按规定程序处理。第二十四条 报院领导批示的公文，医院办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，防止积压、延误。第二十五条 党政各部门对院发文件、院领导批示文件的办理：（一）院发文件中要求报告执行情况，凡明确提出时限要求的，主办处室应当按时限要求及时将执行情况书面报告医院办公室。（二）对医院办公室分发或者翻印的上级文件应当认真贯彻。确需由我院行文作具体部署的，医院有关部门应当结合工作实际，提出贯彻意见，并代拟文稿报医院办公室。第二十六条 向上级报送公文为35份；一般公文不超过3000字。第六章 文件传阅制度第二十七条 传阅人员收到文件后，要及时阅读。急件应当日交回，一般文件应在三日内交回办公室。第二十八条 传阅人员不得自行传递、转借他人阅读或随身携带，不得将文件带回家中和将文件文件名称：公文处理办法文件编号：YB-B1-003最近修订日期：2014/6/1页码/页数：7/9内容泄露给无关人员，任何人不得私自保存文件，以防丢失。第二十九条 在阅文过程中，可将指示、建议或意见写在有关栏目内，并签名和注明时间，及时返回院办公室。第三十条 对文件中要求急办的事项，应交分管领导阅后及时送承办部门处理，不可拖延。第三十一条 承办部门和经办人员在阅办文件时，要认真负责，应按文件要求和领导指示办理。第三十二条 接收文件和退还文件时要当面点清份数，以免发生差误。第三十三条 若发生文件丢失，要及时报告领导、并认真查找。第七章 公文归档第三十四条 公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案法和我院档案工作条例等有关规定，及时将公文形成过程中的正本、定稿、重要稿件和有关材料整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。第三十五条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷）。要保证归档公文的齐全、完整，便于保管和利用。第三十六条 与其他单位联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或者其他形式的公文副本。第三十七条 院领导兼任其他职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。第三十八条 归档范围内的公文，应按照有关规定定期向档案室移交。第三十九条 拟制、修改和签批公文，书写格式、所用纸张、装订和相关材料必须符合存档要求。第八章 公文管理第四十条 以医院名义制发的公文，由医院办公室统一审核、用印、归档和销毁。第四十一条 上级机关的公文，除绝密级及注明不准翻印的以外，经院领导或者院办主任批准，可以翻印。翻印时应注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。第四十二条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章，视同正式公文管理。第四十三条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文废止，视作自废止之日起不产生效力。第四十四条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文经整理（立卷）后移交档案部门。第四十五条 工作人员调离工作岗位时，应当将个人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第四十六条 不具备归档和存查价值的公文，应当经过鉴别和单位负责人批准，定期销毁。第四十七条 销毁秘密公文，必须严格按照有关规定履行审批登记手续，到指定地点由2人以上监销，保证不丢失，不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。第四十八条 公文制作标准（一）公文用纸幅面规格： 采用国家标准A4型，其公文页边与版心尺寸为：天头（上边白）为37mm；地脚（下边白）为26mm；订口（左边白）为28mm；翻口（右边白）为25mm。上行文的发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。上行文的第一页一定要有正文。（二）公文用纸技术指标：60g80g/m2 胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%90%。横向耐折度15次，不透明度85%。PH值为7.59.5。（三）公文中图文颜色：未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。（四）公文的排版、印刷与装订格式：1、公文一律采用从左至右横写、横排的格式。2、公文的排版规格：本单位参照国家行政机关公文，采用A4型纸，每面排22行，每行排28个字。 文件名称：公文处理办法文件编号：YB-B1-003最近修订日期：2014/6/1页码/页数：9/93、公文的制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。4、公文的印刷要求：双面印刷；页码应套正，两页误差不超过2mm。印品有墨实，均匀，字面不花、不白、无断划，黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%、M80%。5、公文的装订要求：左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯钉眼距书芯上下各1/4处，允许误差+4mm。平订钉