商务领航裕谷K物业管理系统白皮书.doc

致力于物业管理信息化建设 “商务领航”裕谷K物业管理系统白皮书 上海裕谷数码科技有限公司版权所有版权声明上海裕谷数码科技有限公司版权所有，保留一切权利。未经上海裕谷数码科技有限公司书面同意不得擅自拷贝、传播、复制、泄露或复写本文档的全部或部分内容。本文档中的信息归上海裕谷数码科技有限公司所有并受中国知识产权法和国际公约的保护。信息更新本文档及相关计算机软件程序（以下文中称“文档”）仅用于为最终用户提供信息，并且随时可由上海裕谷数码科技有限公司（下称“裕谷软件”）更改或撤回。信息反馈如有任何宝贵意见，请反馈：信箱：上海市长宁区长宁路398号14楼B座 邮编：200042电话021-52391825 传真址： E-mail：免责条款根据适用法律的许可范围，裕谷软件按“原样”提供本文本而不承担任何形式的担保，包括（但不限于）任何隐含的适销性、特殊目的适用性或无侵害性。在任何情况下，裕谷软件都不会对最终用户或任何第三方因使用本文档造成的任何直接或间接损失或损坏负责，即使裕谷软件明确得知这些损失或损坏，这些损坏包括（但不限于）利润损失、业务中断、信誉或数据丢失。本文档中所有引用产品的使用及本文档均受最终用户可适用的特许协议约束。出版时间本文档由上海裕谷数码科技有限公司2005年6月制作出版。目 录一、产品简介1、产品概述.32、裕谷软件的定位和价值.4二、产品结构1、系统应用.52、产品逻辑结构图.53、裕谷KII物业管理软件主要功能要素.64、裕谷KII物业管理系统业务特点.65、系统运行软硬件要求.7三、系统功能架构图.8四、裕谷K物业系统功能介绍1、功能简介.92、统计分析类型.14五、物业管理信息化网络规划图1、物业管理业务体系网络结构规划.142、集团型物业管理企业全面信息建设规划.15六、产品特性.15七、软件版本与系统运行环境.20一、产品简介1、产品概述在房地产业发展日趋理性化的今天，“以消费者为中心”的新住宅文化已经悄然兴起，适合现代人居住观念的物业管理已显示出巨大的发展潜力。与此同时，物业管理的市场化、规模化、集约化进程，使得物业公司的管理结构日益庞大。成本控制、内部沟通、管理难度的增加，迫切要求采用网络化的信息传输机制，提升资源的共享利用率，提高物业管理效率。企业若要提供工作效率，“协同”是唯一途径。所谓协同，指的是协调多种不同的资源或是个体，协同一致完成特定任务。一个人的智慧是有限的，但是通过协同，企业的信息资源可以有机的整合在一起，形成庞大的企业思维，可以有效的提高管理者的决策能力。企业的协同，不止是包括员工之间的协作、与机器、与不同应用系统、不同数据资源的内部协同，也包括对企业外部各种知识（专家网络知识、供应商、经销商网络知识以及合作机构网络知识等等）的综合利用。只有充分利用了各种资源，才能强化企业的业务竞争力。协同应用不仅仅局限于人和人之间的协同，更强调知识与知识之间、应用和应用之间、流程和流程之间的全面协同。信息化管理的主要宗旨是将抽象的计划和“四流”做到协同、动态的发展，即计划与资源的协同，物流、信息流、资金流和人力资源流的协同。构建以传统社区服务为基础，以多媒体社区服务信息网为依托，以Internet网为纽带的新型社区物业管理信息系统，能使物业管理走向正规化、程序化、决策科学化，同时也将为物业管理提供新的经济增长点和长期可持续发展的空间。物管信息系统既是一种新型的管理系统，又是一种先进的管理思想。通过实施物业管理信息化建设，应对各种管理流程、活动、岗位与制度等作系统的梳理、明确和提炼，促使物管企业从感性操作走向理性操作，从而进一步推动了物业企业向集团化、协同化迈进。2、裕谷软件的定位和价值裕谷KII物业管理系统是裕谷软件最早投入研发的产品之一，也是裕谷软件的核心产品之一，随着物业管理行业的日益完善和规范，以及竞争的形式的日益激烈，上海裕谷数码科技有限公司在2002年8月适时推出了这一产品，以满足物业企业对管理信息建设的需求，同时根据物业管理企业的管理要求的日益提高，对该产品进行了改进和升级换代，目前该产品已经升级至4.0版本。裕谷KII物业管理系统是以ISO9002质量认证管理目标为基础，并且结合了各类物业管理企业的实际应用要求所设计，力求为物业管理企业引进规范的、新的管理理念和满足各个企业的个性化管理需求。此版本适用与公房、商品房、办公楼、商场以及工业园区等不同物业性质项目的物业管理应用。 裕谷KII物业管理系统产品价值裕谷KII物业管理系统将在物业企业信息管理模式建设过程中，为用户建立以下机制：v 业务流程自动化v 信息沟通网络化v 处理过程规范化v 工作经验模板化v 信息积累知识化在对裕谷KII物业管理系统的应用过程中，企业也将在管理水平和工作效率、服务质量等方面得到相应的提升，有以下几点：v 管理规范化：物业管理企业通过实施信息化建设，使之前无法规范的管理，通过电脑将其系统和规范化。v 业务流程化：通过电脑系统自动的管理功能，使公司内部业务实现流程和可控化。v 服务标准化：标准管理是对外的窗口，也是业主/租户评价物业管理好坏的要点，所以服务统一、标准也是检验物业服务的标准。v 决策统一化：企业通过网络统一下达公司决策，使公司的决策在第一时间统一的传达给每位员工，从而达到提高效率的目的。v 目标一致化：通过电脑管理使企业发展目标一致化，从而提高企业核心竞争力。二、产品结构1、系统应用裕谷KII物业管理系统应用端主要包括：v 客户端：在局域网内，用于终端客户适用，直接和服务器连接；v 远程端：异地项目适用，用于和上级公司进行连接和数据传输；v 服务器端：公司服务器适用，用于对客户端和远程端的的数据进行统一汇总和集中管理。2、产品结构3、裕谷KII物业管理软件功能要素每个物业管理企业都有与其他企业不同的独特营运方式和管理特征，也有必须用这些特征来解决的与众不同的业务问题。因此裕谷软件在为企业建立个性化管理解决方案时,根据下图所示的功能要素定位：4、裕谷KII物业管理系统业务特点5、系统需求、硬件最低配置要求v 服务器：PIII800、硬盘20G、内存256M以上、100M网卡v 工作站：PII400、硬盘10G、内存128M以上、100M网卡、硬件建议配置要求v 服务器：CPU为P42.6G以上、带冗余电源、硬盘80G以上、内存512M以上、网卡100M；v 工作站：主频1.2G以上、硬盘20G、内存256M以上、100M网卡。、其他要求：v 服务器操作系统：Windows NT4.0/windows 2000 server网络操作系统；v 工作站操作系统：Windows98/2x/XP/ME，建议采用2000以上；v 后 台 数 据 库：Microsoft SQL Server 2000。三、系统功能架构图基础资料管理房源资料管理、房产验收管理、公共设施验收 裕谷KII物业管理软件客户服务管理公共设备管理保安保洁管理行政档案管理财务费用管理领导查询保安管理、车辆及车位管理、清洁管理、清洁检查管理、清洁计划管理、绿化管理人事档案管理、培训计划管理、绩效考核管理、文本文档资料管理、会议记录管理应收款项明细管理、实收款明细管理、欠款管理及催收管理、客户收费登记和查询、维修基金管理、单据打印、财务接口住户信息综合查询、费用分析、投诉分析、报修统计、工程设备维护完成率统计等设备台帐、工程设备维护管理、维护计划管理、消防设施管理、工程设备巡查与保养管理、公共设施维护管理、能耗分摊、仓库管理住户信息管理、报修流程管理、投诉流程管理、装修流程管理、商务服务费用管理系统维护管理权限设置、数据备份/恢复、操作日志、数据远程交换、数据分离 备注：功能模块后有号的，不包含在标准版产品内，此功能为定制部分。四、裕谷K物业系统功能介绍1、功能简介1-1、基础资料管理：在系统中建立企业所管理的所有物业项目以及业主和租户的详尽档案数据库，如：项目的名称、规模、房间面积、产权性质（住宅小区、别墅、商住综合楼、办公楼、厂房、商铺等）；住户（租户）名称、行业、数量、入住（出租）情况、联系方式、车辆情况等进行详细的记录和保存，为企业在以后开展市场活动、制定相应的服务内容提供参考依据。1-2、客户服务管理：管理客户服务的整个过程，同时通过系统信息自动传递和提醒功能，使客户需求能够及时、准确的完成、同时系统自动跟踪整个过程，为企业管理提供考查依据。如：报修内容、时间、要求、派工信息和时间、材料领用的使用情况和相关费用、修理情况、时间和回访情况；投诉内容和类型、相关人员和解决方案、客户意见和反馈；装修申请与审核、相关费用、实施进度、装修审核；商务服务类型和费用收取等。1-3、公共设备管理：对物业管理公司和各管理项目的公共设备进行分类管理，并且根据不同的类型设备，制定完成的保养计划，系统自动根据计划和日常设备巡视中发现的问题，生成工程部的每日（或近期）工作日程安排，并且通过系统可对日常维护事件进行“紧急”、“重要”、“一般”等级别的分类，使企业人员的工作安排更为合理。同时系统自动跟踪所有维护内容的实施完成情况，并且可进行提醒和分析。1-4、保安保洁管理：物业管理中的保安、消防和清洁是物管工作的重要环节，系统详细的记录物业范围内的人员进出、车辆进出的车位使用情况、临时停车费用的现金收款情况、日常的巡视以及重大事件的备档，消防安全设施的检查、损耗和更换情况，清洁情况和检查考评记录等，以便公司领导随时进行查询和监督。1-5、行政档案管理：企业内容人员的结构以及员工层次和素质水平，使企业市场竞争的核心，系统建立了完整员工档案，如：姓名、岗位、学历、职称等，同时针对人员的调动、升迁、绩效考评进行管理，企业对员工可制定相应的培训计划，根据设置系统将完成每个员工培训安排计划表、并且对培训的内容、时间、完成情况、相关证件等进行管理。1-6、财务费用管理：根据企业的要求，系统通过灵活的收费项目和标准设置，可自动计算生成每个住户（租户）的管理费、清洁费、保安费、设备运行费（或电梯水汞运行费）、停车费等应收款项的明细帐目，登记收取的每笔款项的金额、时间、交款人员、交款方式、发票等信息，并且可以针对冲销、作废、预收费用等情况进行灵活操作。系统可快速对当月各类应收、实收、欠收、预收费用进行统计分析，并第一时间展开催交欠款的工作，提高回款率。1-7、领导查询：集中的反应企业内部各部门的工作情况，并且进行系统的统计、分析，并以报表和图形的方式，为领导提供最直观、详细、准确的各类汇总信息，为其了解企业运作和制定相应的政策提供第一手的资料。1-8、系统维护管理：是系统运行稳定、安全的核心，因此系统管理人员可以根据操作人员职位和角色不同分配查询、增加、删除、修改、转移等权限自定义设置。在系统维护中，还可以对系统数据进行备份和恢复，从而保证了系统运行安全，又体现系统与人性化管理的原则。2、统计分析类型v 房源性质、产权性质、入住（租）率统计分析v 房屋验收、公共设备设施验收统计分析v 报修类型、完成率、客户回访、材料使用情况统计分析v 客户投诉类型、处理情况、客户回访情况统计分析v 工程设备运行情况、维护计划、计划完成情况、紧急维护情况统计分析v 人事变动情况、培训计划实施完成情况、绩效考评分值统计分析v 应收款/实收款/欠收款明细及汇总、收缴率统计、年/月/日收款汇总统计五、物业管理信息化网络规划图1、物业管理业务体系信息化规划2、集团型物业管理企业全面信息建设规划六、产品特性 裕谷物业管理系统采用先进的PB开发平台，全面支持SQL Server等大型数据库，适应物业公司同时管理多个物业项目工作的需求，结合目前物业管理的实际业务情况，系统集中了以下物业管理需求的应用特点：界面及操作风格充分吸取WINDOWS 的风格特点系统采取一站式操作模式，大大简化操作过程，美观简洁，用户更易上手。独特的计划和提醒功能通过计划，使工作能够有序的进行，避免由于工作目标盲目而给工作造成的混乱局面，同时通过多种体现方式，提醒员工按时完成计划内容，并且具备独特“公告栏”，用于发布公司通知和作为公司内容提醒使用。灵活的用户权限管理用户权限细化到每个功能，用户以不同身份登录，可进入不同的功能模块，并且实现不同的功能。使用安全本系统有很强的保密性和数据安全情况，通过对数据加密和系统权限管理，便各部门只能处理和查询本部门内的工作，保证数据的保密性；同时结合数据备份功能，最大限度的保证数据的安全，不至因各种意外情况使得宝贵的数据损坏或丢失。搜索能够灵活强大系统提供独特的查询方式，客户依据工作系统，对资料查询的条件进行任意的组合，客户在使用系统时又要知道所需信息的任何一个或多个已知条件，即可找到所需信息，同时还提供模糊查询的模式。强大的报表定义功能报表可实现多种自定义，同时辅以专业的定制图形分析,为用户提供强大且直观的报表功能。强大的自定义功能，能方便的满足客户现有的和将来的需求系统提供强大功能自定义体系，客户可以根据自身要求对数据、字段函数、计算公式、程序