化工企业之QGCLTXZN21103-2010采购合同管理制度（发布稿）.doc

QGCLTXZN21103 Q/GCL/ZNGYTXZN 21201-03-20101 范围 本制度规定了泰兴中能远东硅业有限公司(以下简称“泰兴中能”)物资采购合同的要求、构成、内容和表达形式等。 本制度适用于泰兴中能经营计划部物资采购合同工作。2 术语与定义物资采购合同是指经营计划部因采购需要就某一或数件物资与供应商签定具有法律效应的设立、变更、终止民事权利义务关系的协议是指出卖人转移标的物的所有权于买受人，买受人支付价款的合同。3 管理职责3.1 经营计划部职责3.1.1 负责起草、部门负责人自审、报审核/会签、整理各类物资采购合同，建立合同台帐，并对其过程产生的过错承担责任。3.1.2 协助总经理工作部法律事务组采用协商、调解、仲裁、诉讼等方式处理合同有关事宜。3.2 总经理工作部法律事务组职责3.2.1 负责审核合同文本中所有条款的合规性。3.2.2 法律事务组和顾问律师重点对合同条款合法性、完整性、违约责任、有无结算方式、质量要求、技术标准等条款进行审核。并对审核不慎产生的过失承担责任。3.3 财务部职责负责审核合同双方是否为关联交易，并审核合同文本中与合同金额相关条款的合规性、结算方式等与职责有关的条款，根据合同金额做好资金使用计划并负责对外付款。并对审核不慎产生的过失承担责任。3.4 技改指挥技术品质部技术组职责负责审核技改物资采购合同，重点审核质量要求、技术标准、交货时间和掌握物资供应商的制造能力和生产条件等情况，负责签订技术协议并进行小签（此协议是合同文本最重要的组成部分，每页双方当事人必须签署。在技术协议文本设计时每页要设置甲乙双方签字栏，此栏要预留空白多一些，参加谈判的人均要签字），并对审核不慎产生的过失承担责任。3.5 相关部门职责负责审核相关合同的质量要求、技术标准、交货时间和掌握物资供应商的制造能力和生产条件等情况，负责签订技术协议并进行小签（此协议是合同文本最重要的组成部分，每页双方当事人必须签署），并对审核不慎产生的过失承担责任。4 管理方法及流程4.1 合同的主要条款标的(指货物、劳务、工程项目等)。数量、质量。价款或酬金。技术协议（简单时可直接进入合同正式条款，复杂时可另行制定技术协议，但此协议是合同文本最重要的组成部分）履行期限、地点和方式。违约责任。法律规定或按照合同不同性质而要求必备的条款以及当事人一方要求在合同中必须规定的条款。4.2 合同的签订4.2.1 合同一律采用书面形式，与合同有关的资料（如电子邮件、传真等）也是合同的组成部分。较复杂的设备、技术要求较高的化工原材料和三剂需签定技术协议，作为商务合同的组成部分与合同具有同样的法律效力。4.2.2 订立商务合同的双方应当遵循平等互利、协商一致的原则。合同必须由企业法定代表人或其授权的委托代理人在其授权范围内签订。企业法定代表人或法定代表人指定的人员经授权即为签订合同的委托代理人,这些人员在对外签订合同时,必须对公司及授权人负责。4.2.3 合同代理人在签约前,应当对对方主体资格、资信情况和履行能力进行认真的审查,不可盲目草率。对方是法人的,要看是否依法取得营业执照,参加签订合同的人是否是该法人的法定代表人或法定代表人所授权委托的委托代理人,前者应出示法人代表证明书等身份证明,后者除授权委托书外,应出示本人身份证明,注意审查授权委托书的内容、权限范围、有效期限。对方是其它经济组织,要看是否有工商机关依法核准登记的证明材料。4.2.4 审查签约对方的注册资金、制造能力和生产条件（生产商）、经营能力（经销商）,以保证企业合同的履行率。代订合同,必须事先取得委托人(法定代表人)的委托证明,表现为授权委托书。但经办人员依法持有单位的业务介绍信,也视为享有代理权。有关经办人员未经授权不得擅自以委托人的名义与其它单位签订合同,也不得超越代理权或以委托人名义又与自己所代理的其它单位签订合同,否则应当对因此造成的损失自行负责。4.2.5 合同经办人应检查合同的内容是否符合国家的法律法规、出卖人有无合法资格，合同责任是否明确，条款是否齐全，文字解释是否清楚，手续是否完备，出卖人有无履约能力，在材料、技术、动力、设备和产品质量方面是否有保证。4.2.6 合同经办人负责依据询比价或招议标结果起草合同，并按EC系统合同会签流程完成采购合同的审批签定工作。4.2.7 合同会签结束且合同文本的签署页经企业总经理或总经理书面授权代表签字后方可以加盖合同专用章。4.2.8 物资部采购员依据招议、续标、询比价会签流程的审批结果起草合同，进入审核流程（见合同经办、审核、会签、审批、签署、用印、归档流程），审核结束后交合同对方签字盖章，接到对方盖章后的合同后1-2个工作日完成公司的签字盖章流程。4.2.9各类询比价会签单、合同文本（原件）、技术协议（当事人小签的原件）等事项结束后采购员及时整理并形成台帐，每月3日下班前将上月的交物资部合同管理员汇总、收存。4.2.10 合同编号，执行编码规则（见附录A），并在总合同号后面添加本部门的合同流水号（待总号编后或走流程前均可，但不得遗漏，确保是连号）。4.3 合同文本版本的使用4.3.1 使用国家、行业或对方的固定文本时，必须将与本公司不适应和不用的空白部分划去，需要修改的划去不适应的部分，在下方写上修改的内容；需要附加条款的，在合同文本中无法添加的可另行附文，但必须在此合同正本中注明“后附的XXX补充或附加条款是本合同的组成部分，与本合同具有同等的法律效力”，也必须在另附的文本中注明“此补充或附加条款是XXX合同的补充或附加内容，与XXX合同相同具有同等的法律效力”。4.3.2 使用本公司的合同文本时，应与对方协商其条款，原则是主题明确、需求清晰、公平公正。4.4 合同台帐建立4.4.1 机要秘书财务部建立公司的总合同台帐。4.4.2 物资部经营计划部建立本单位经办的总合同台帐。4.4.3 合同台帐应包括合同编号、价款、合同标的、签约日期、履行期限、履行情况、备注等。4.4.4 合同管理人员在建立台帐的同时,合同评审单以及合同履行过程中的往来信函、电报、电话记录等法律凭证,应登记编号,保存备查。4.5 合同经办、审核、会签4.5.1 物资采购、处理工作的合同经办合同的经办由经办人依据各方需求计划和供应商选择的规定（招仪标、询比价或长期合格供应商签订要求）起草合同，报部门负责人审核（符合性文本、招仪标规定、技术、质量、付款、交货方式、交货期、运输、安全、环保、不符合要求的赔偿等）后，并在附言栏内必须签署“此合同已经本人审核，符合要求，请各专业部门进一步审核。XXX（签名）/XXXXX（签年月日）”的语句（不得笼统的用“同意”或是不签任何确认是否经过审核的话语只是签名。否则视为该部门未审核的草稿，各审核部门/人不予审核和会签，出现延误等问题由经办部门/人全权负责），将电子版的文本同时呈报（横向或并联形式报出，减少流程时间）各需要审核的部门/人，并通过电话或短信提醒审核人予以审核（以免延误时间）。4.5.2 合同审核、审核后问题修改的反馈a）合同审核合同在报会签前先进行审核，审核部门/人接到合同时，依据本部门所属职责和权限对其全面审核（如：使用部门负责对技术、质量、服务、交货期限等要求进行符合性审核，财务部门负责对金额、支付方式等要求进行符合性审核，法律部门负责对合规性、合法性、不能如期履行合同过错方的赔偿以及发生纠纷的处理等要求进行符合性审核）。符合要求时，审核人应明确签署“经审核，符合要求，同意报会签。XXX（签名）/XXXXX（签年月日）”语句的回复；不符合要求时，要求修改的，审核人应明确签署“XX条款的XX内容不符合XX要求或有XX瑕疵或XX有风险，建议与对方协商修改（或建议修改为“XXX”）。“经审核暂不符合要求，不同意报会签。XXX（签名）/XXXXX（签年月日）”语句的回复。b）物资部经营计划部经办人接到审核后的合同的处理：1）对无异议和无须修改的合同，直接上会签流程，同时呈给除总经理外的所有需要会签的人员会签（纸质版时，电子版时已有签署的依据，就不再走此过程），会签完后再呈总经理最后审批签署。但经办人在附言栏内必须签署“此合同经呈XX、XX、XX、XX部门审核，无修改内容，请予以会签。XXX（签名）/XXXXX（签年月日）”的语句。否则，会签人不予会签，并退回。2）对有瑕疵或要求修改的合同，合同经办人按审核人的意见或建议与对方进行商讨和修改，将修改的文本直接呈原要求修改人再审核（再无须发其他人），无问题时再直接上会签流程，同时呈给除总经理外的所有需要会签的人员会签，会签完后再呈总经理最后审批签署。但经办人在附言栏内必须签署“此合同经呈XX、XX、XX、XX部门审核，对XX、XX和部门提出修改的内容进行了修改，并又报经审核且同意已修改的内容，请予以会签。XXX（签名）/XXXXX（签年月日）”的语句。否则，会签人不予会签，并退回，延误的责任由经办部门/人全权负责。c）合同会签合同会签部门/人，接到经已审核过需要会签的合同时，进行再复核（之前是否报审核过、或是否将瑕疵已修改、或是否按提出的修改要求予以修改）后签署“符合要求，同意报审批。XXX（签名）/XXXXX（签年月日）”或“已按审核时提出的要求进行了修改，现文本符合要求，同意报审批。XXX（签名）/XXXXX（签年月日）”的语句。否则，不得呈报总经理审批，并退回，延误的责任由会签部门/人全权负责。4.6 合同的打印与盖章4.6.1 合同的打印流程上传到到机要秘书处的合同文本，已经是经总经理审批后的最终版本，不得修改，若在执行当中有问题，可另行签署“补充合同”。机要秘书负责编制流水号和打印装订合同，并逐份加盖“机要室骑缝章”予以骑缝（按合同要求的分数另加印一份留存核查用）。机要秘书将打印的合同留存一份作为复核和核查用（与正本一起归档），其余合同正常由经办人领取联系对方单位先行签字盖章后呈报本公司总经理或其委托人签署（机要秘书或合同经办人）、机要秘书在指定用印处加盖合同专用章后使合同生效。特殊合同经领导同意，可以将打印加盖骑缝印章的合同版本先行呈报总经理或其委托人签署、机要秘书在指定用印处加盖本公司合同专用章，由经办人签字领取，联系对方单位签字盖章使合同生效后带回，将一份原件交由机要秘书存档，其余合同原件交由财务部及经办部门存档。经办部门定期（7日内）将合同扫描成PTFPDF电子版本分发给机要秘书、法务、财务、内控等各有关部门以供执行。4.6.2 合同的盖章 经总经理签署的合同机要秘书可直接盖章（合同专用章），经总经理委托人签署的合同经过办理用印审批手续后方可盖章（盖章必须由机要秘书亲自办理，不得将印章交与其他任何人代办）。4.7 合同的归档、使用合同正本至少一式两份，一份由机要秘书暂留存定期交档案室归档（加打印后签字前的一份核查稿），一份由经办人交合同对方；副本至少一式四份，一份经办部门留存和本部门归档（使用时可用复印件），一份由经办部门提交财务部作为付款的主要依据，由财务部留存和归档（使用时可用复印件），两份由经办人交合同对方（根据要求确定份数）。4.8 合同的履行、变更和解除4.8.1 合同签订和生效后,由经办部门或经办人员负责根据合同要求的交货期及时列入采购计划和跟踪催办议程,确保合同的如期履行。4.8.2 合同履行过程中,经办人如果发现对方发货数量、质量、价格、交货期限、付款期限等不符合合同约定的相关规定时,合同经办人员应当立即向对方提出书面异议。4.8.3 在采购合同履行过程中,应严格执行现行采购政策和有关制度,发挥主观能动性、积极性。4.8.4 经办人如果发现使合同难以履行的重大问题,应当及时向部门负责人汇报,由部门负责人作出相应处理意见,经总经理核准后执行。4.8.5 如果因我方不能履行或不能完全履行时,合同经办人员应当及时以书面形式与对方联系、协商，若修改或中止合同时,用公函的形式发给对方，并限期答复以免影响信誉,给企业造成经济损失。以书面形式4.8.6 如果因对方不能履行或不能完全履行时,合同经办人员应当及时以书面形式与对方联系,若是影响我公司检修时间、工程进度的，应将造成的损失计算或后果陈述，并要求对方承担责任的用公函的形式发给对方（合同中有明确规定时）。4.8.7 如果对方当事人要求变更、解除合同的,应当在确保企业合法权益不受侵犯或受到的损失得到补偿的前提下慎重研究,妥善处理。经办人应将合同的变更或解除情况通知本部门合同管理人员及时登记入帐。4.8.8 合同的变更或解除,按照平等互利的原则,经双方当事人协商同意。其通知或协议应当采取书面形式,以利有据可查。4.8.9 合同管理员对合同履行情况进行跟踪,督促经办人员及时履行合同,对已经变更或解除的合同,在登记台帐上注明变更、解除原因及其内容。4.8.10 应收账款应以业务员自清为原则,在必要的阶段由公司清债人员协助清理。有关业务员办理移交及大的货款债权纠纷可由清债人员监督、跟踪、处理。业务人员与合同执行人员密切配合,就应收账款针对不同情况进行清理,以尽快使合同得以完全履行。4.9 合同纠纷的处理4.9.1 因合同产生纠纷的处理,应本着“以事实为根据,以法律为准绳”的原则,一般按照“协商、调解、仲裁或起诉”的程序进行,以自行解决为基本方式,并且在维护公司合法权益的基础上,考虑双方今后的业务往来情况,给予妥善解决。4.9.2 合同纠纷自行协商,调解不成,凡需要申请仲裁或诉讼的,由该合同经办人或经办部门提出书面意见经部门负责人审核后报主管领导，由主管领导向总经理汇报同意后，由经办人员配合法律主管部门执行。4.9.3 合同纠纷处理完毕,合同经办人员以及合同管理员对纠纷处理的全过程形成书面材料向部门负责人和主管领导汇报，由主管领导向总经理汇报后与合同统一存档备查。5 检查与考核5.1 各分管领导和部门依据第3、4章管理职责和管理方法及流程的规定与要求对管辖的责任部门或人员实施检查、指导、辅导，对不符合、不合格提出纠正或纠正措施，并对其有效性验证。5.2 公司考核部门依据第3、4章管理职责和管理方法及流程的规定与要求对管辖的责任部门或人员实施考核。6 文件与记录6.1 合同编码规则 Q/GCL/ZNGY 20962TXZN 21103/WJ-01-20106.2 合同经办、审核、会签、审批、签署、用印、归档流程 Q/GCL/ZNGY 20962TXZN 21103/LC-01-A6.3 物资合同台账 Q/GCL/ TXZN 21103ZNGY21201-03/BG-01-A7 附录7.1 附录A Q/GCL/ZNGY 20962TXZN 21103/WJ-01-20107.1 附录B Q/GCL/ZNGY 20962TXZN 21103/LC-01-A7.1 附录C Q/GCL/ZNGY 21201-03TXZN 21103/BG-01-A附加说明本制度由泰兴中能标准化管理机构负责提出。本制度由泰兴中能公司经营计划部负责起草或修改。本制度主要起草人、修订人：王 浩审 核： 审 定： 批 准：本制度由泰兴中能公司经营计划部负责解释。本制度于二一一年一月一日第一次发布实施。本制度由中能公司标准化管理机构负责提出。本制度由中能公司物资部门负责起草或修改。本制度主要起草、修订人：白 雪 倪爱伟 审 核：沈中军 何庆生 孙忠义 赵光燮 高敏伟 张治仁（标准化）审 定：李 力 吕锦标 姜振启批 准：蒋文武本制度由中能公司物资部门负责解释。本制度于二七年八月二十八日第一次发布实施。本制度于二一年八月六日第三次修改发布，二一年八月十日实施。附录A（引自Q/GCL/ZNGY 20962TXZN 21103-2010标准的附录）合同管理编码规则1 范围 本规则规定了泰兴中能远东硅业有限公司(以下简称“中能公司”“泰兴中能”)合同编号的要求，适用于中能公司泰兴中能所有合同编号的工作，是合同管理标准的附录。2 编号规则 2.1 编号原则2.1.1 唯一性每一份合同只能对应一个编号，即不能出现一个编号对应多份合同，也不能出现一份合同对应多个合同编号。2.1.2 合理性编号结构要与实际业务分类体系相适应，即由合理的业务分类体系相应地设计出合理的编号。2.1.3 可扩充性必须留有足够的备用编号位，以适应不断扩充的业务处理需要。2.1.4 稳定性合同编号工作是建立管理信息系统的一项基础工作，很多处理的业务、处理的方法、以及应用软件常与编号有密切关系。合同编号影响面很大，编号规则设计应该慎重，一经批准实施，必须严格执行，不能轻易修改。2.2 编号组成本合同编号由大写英文字母、数字、符号“-”“/”、汉字“补”组成的不等长编号。以大写英文字母为主，数字为年份与顺序，连接符统一用半角状态下的符号“-”“/”，有补充合同的才可用汉字“补”。2.3 编号结构本合同编号由六部分组成的不等长编号：第一部分为8位，用“GCL/ZNGYTXZN”来表示协鑫集团所属企业代码，其中后四位为本公司的名称简称标识（中能硅业泰兴中能）。第二部分为2位，用大写英文字母来表示合同类别代码，按集团统一规定编制（见3.4），编制规则需满足合同类别代码唯一性原则，取前两位合同类别简拼作为标示代码。第三部分为2-4位（不超过4位），用大写英文字母来表示合同类别的细分类别代码，编制规则需满足合同细分类别代码唯一性原则，取前一至四位合同细分类别简拼作为标示代码。第四部分为4位，用数字表示年份代码，如2010。第五部分为合同流水号码，为4位（以利信息系统扩展应用，因本公司的年合同量在千份以上），用自然序数编制而成，不足4位的在前面用零补充（如：0001、0011、0111、1111）。第六部分为3位，用汉字“补”加2位数字来表示补充合同的顺序码（可选项），如补01。合同编号示意图如下：注：红色标注代表可选部分3 其它说明与注意事项 3.1 符号说明 合同编号中“/”符号代表后面的有层级所属关系；“-”符号起连接作用。3.2 可选项说明合同编号规则中的补充合同的顺序码为可选部分，补充合同的顺序码，有增补合同的在原合同号码的后面加此顺序码，但必须依据规则“补”+两位数字顺序码。3.3 示例GCL/ZNGYTXZNXX*0000#补#第一部分第二部分第三部分第四部分第五部分第六部分公司标准代码合同类别细分类别年份合同流水码增补合同顺序码(可选)例1代码GCL/ZNGYTXZN-CG/JGXM -2010-0066层次意义第一部分第二部分第三部分第四部分第五部分第六部分分类属性公司标准代码合同类别细分类别年份合同流水码增补合同顺序码对应编码GCL/ZNGYTXZNCGJG20100066对应含义中能硅业泰兴中能采购技改项目2010年第66号整体含义中能公司泰兴中能2010签订的第66份合同，此合同为技改项目类合同例2代码GCL/ZNGYTXZN-CG/SCJY -2010-0026-补02层次意义第一部分第二部分第三部分第四部分第五部分第六部分分类属性公司标准代码合同类别细分类别年份合同流水码增补合同顺序码对应编码GCL/TXZNGCL/ZNGYCGSCJY20100026补02对应含义泰兴中能中能硅业采购生产经营2010年第26号26号的补2整体含义泰兴中能中能公司2010签订的第26份合同的第2份补充合同，此合同为采购类生产经营合同3.4 编码类别明细表序号合同类别代码合同类别名称细分类别代码细分类别名称编号示例合同经办单位/人1.1CG采购类SCJY生产经营类GCL/ZNGYTXZN-CG/SCJY-2010-#物资部1.2CGJG技改项目GCL/ZNGYTXZN-CG/JG-2010-#物资部2.1XS销售类TDJG太阳能级多晶硅GCL/ZNGYTXZN-CG/TDJG-2010-#经营策划部（销售部）2.2XSDDJG电子级多晶硅GCL/ZNGYTXZN-CG/DDJG -2010-#同上2.3XSFCP副产品GCL/ZNGYTXZN-CG/FCP -2010-#同上2.4XSFJWZ废旧物资GCL/ZNGYTXZN-CG/FJWZ -2010-#财务部3.1ZB总包类TJ土建GCL/ZNGYTXZN-ZB/TJ -2010-#工程组3.2ZBAZ安装GCL/ZNGYTXZN-ZB/AZ -2010-#工程组4QT其它类4.1QTJS技术GCL/ZNGYTXZN-QT/JS-2010-#实用/生产部技改/技改组4.2QTYF研发GCL/ZNGYTXZN-QT/YF-2010-#研发中心4.3QTJW检维修GCL/ZNGYTXZN-QT/JW-2010-#机动设备部4.4QTHR人力资源GCL/ZNGYTXZN-QT/HR-2010-#人力资源部3.4 编码类别明细表（续1）序号合同类别代码合同类别名称细分类别代码细分类别名称编号示例合同经办单位/人4.5QTCW财务类GCL/ZNGYTXZN-QT/CW-2010-#财务部4.6QTTZ投资类GCL/ZNGYTXZN-QT/TZ-2010-#法务4.7QTZL租赁合同GCL/ZNGYTXZN-QT/ZL-2010-#财务部4.8QTFW服务合同GCL/ZNGYTXZN-QT/F