组物业档案管理内容.doc

第一组物业档案管理内容目录一、档案管理制度2（一）物业管理公司档案管理规定2（二）物业管理公司管理保密规定3（三）物业管理公司档案资料41、物业管理公司验收档案42、物业管理公司二次装修档案43、业户资料44、物业管理公司管理文本汇编45、物业管理公司设备维修保养类56、物业管理公司设施设备检测类57、物业管理公司物业管理处运作类5二、物业管理的内容6（一）双方当事人的姓名或名称、住所6（二）管理的项目6（三）管理内容6（四）管理费用6（五）双方的权利和义务6三、物业档案管理的技术条件8（一）、文字档案的管理8(二)、档案的分类8(三)、档案名称及编号81.档案名称82.档案编号9第一组物业档案管理内容一、档案管理制度（一）物业管理公司档案管理规定： 1公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管（包括代理主管）负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。 2有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。 3物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。4物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。 5物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接办理移交手续、经确认后方可离任。6物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件放在档案中不得随意使用。 7因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书确认，如有违反的作泄密处理。8公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符求的保管责任人将作适当处分。 9物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。（二）物业管理公司管理保密规定：1在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料，业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。 2业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中，由专人负责注记及存档等工作，由物业管理公司主管每周审核，其他工作人员未经许可禁止查阅。 3物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务 4应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。 5公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引，由物业管理处统一保管，高级管理员以上级别人员可借阅（须办理借阅手续），每次限时一周。实行借阅目的为指引员工培训，严禁任何形式的抄袭及复印。 6发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。 7员工应具有维护他人阴私权利的法律意识，主动为公司及业主保守秘密，对于任何人士不正常的打探行为，应坚决拒绝并向公司报告。 8员工因执行保密规定不当，致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的，公司将按员工守则有关规定从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。 （三）物业管理公司档案资料：1、物业管理公司验收档案： 1）土建、设备安装竣工资料（图纸、设备资料）； 2）设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件； 3）机电设备保养合约； 4）公共区域设施设备验收记录（管理公司）； 5）公共区域设施设备移交记录（发展商、承包商与管理公司）； 6）单元验收及移交记录（承包商、业主与管理公司）；2、物业管理公司二次装修档案： 1）用户单元二次装修图则及审批手续； 2）二次装修期间管理处监督检查资料；3、业户资料： 1）入伙情况记录； 2）业主（租户）情况登记（包括名称、单元号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等4、物业管理公司管理文本汇编： 1）管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册； 2）物业管理公司各类管理规章制度及装修规定等； 3）物业管理公司各项管理分包合约；5、物业管理公司设备维修保养类： 1）各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施；2）各类设施设备有独立的维修档案，及日常巡检维修记录； 3）主要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日记、交接班记录、巡视记录及人员进出记录； 4）物业管理处有用户维修保修单，维修后应有回访记录；6、物业管理公司设施设备检测类： 1）变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录； 2）电梯要有劳动部门合格证书及年检报告； 3）生活水箱要定期清洗并存记录，清洗后要有卫生部门水质检 报告，清洗工作应有有效体检证明； 4）避雷系统要有定期检测报告； 5）应有定期沉降检测报告； 6）消防泵、管道应有定期试机及换水记录，烟感及温感探头应有定期测试工作记录； 7）其它设施设备检测记录资料； 7、物业管理公司物业管理处运作类：1）正式文件应用电脑打印操作，并有规定的电脑档号及存档目录记录； 2）物业管理公司管理费收缴情况 3）物业管理公司管理费财务报告 4）物业管理公司物业管理处运作报告；物业管理公司物业管理处会议记录（包括内部会议及与发展商或业主委 员会的会议） *物业管理公司物业管理处值班记录 *保安值班记录 *设备巡检记录 *管理工作计划与报告 二、物业管理的内容（一）双方当事人的姓名或名称、住所。合同的甲方(委托人)为某物业的业主或使用人选 举产生的物业管理委员会，乙方(受委托人)为物业管理公司；（二）管理项目。即接受管理的房地产名称、座落位置、面积、四至界限；（三）管理内容。即具体管理事项，包括：房屋的使用、维修、养护；消防、电梯、机电 设备、路灯、连廊、自行车房(棚)、园林绿化地、沟、渠、池、井、道路、停车场等公用设施的使用、维修、养护和管理；清洁卫生；车辆行驶及停泊；公共秩序；房地产主管部门规定或委托管理合同规定的其他物业管理事项；（四）管理费用。即物业管理公司向业主或使用人收取的管理费物业管理的收费情况比 较复杂，不同的管理事项，收费标准也不同。有的收费项目是规章明确规定的，如季节性的供暖收费；有的收费项目是同物业管理委员会洽商决定的，如停车场的停车费。这些收费，能明确的都应当在合同中明确规定；（五）双方的权利和义务。根据城市新建住宅小区管理办法的规定，物业管理公司的权利主要有：1、有权根据有关法律、法规，结合实际情况，制订小区物业理办法。物业管理公司制订的小区管理办法可以是综合性的管理规章，也可以针对不同方面制订专项规章，例如卫生公约、保安公约等等。物业管理公司制订规章属于对小区管理服务的重大措施，必须经小区业主大会或物业管理委员会认可后，管理规章才能生效。这些管理规章不属于政府行为，没有普遍的效力，只在小区居民范围内具有约束力，其性质属于团体自律性规章;2、依照物业管理合同和管理办法对住宅小区实施管理，这既是行使权利也是履行义务；1）依照物业管理合同和有关规定收取费用；2）有权制止违反规章制度的行为；3）有权要求管理委员会协助。管理委员会作为房屋所有人和使用人的代表，有责任协助物业管理公司做好工作，对于小区管理中出现的重大事件，或者个别难以解决的问题，物业管理公司可以将情况向管理委员会通报，有权要求管理委员会按照管理规章出面协调和解决，管理委员会应当予以支持和协助；4）有权选聘专营公司承担专项管理业务。物业管理是多方面的管理与服务，物业管理公司本身不可能具备各方面的管理条件，因此根据管理项目的需要，一部分专项业务必须委托其他专营公司完成。比如将清扫小区衔道和清理垃圾、化粪井的专项工作，转包给清洁公司 等单位或人员承担；聘请保安公司承担小区治安管理工作等；5）可以实行多种经营，以其收益补充小区管理经费。我国的物业管理开展不久，群众生活水平也还不高，不能象国外那样实行物业管理的高收费在国外物业管理也是微利行业但又不能沿用传统房产管理“以收定支”的做法，弥补经费不足的办法就是开展多种经营，以经营收益补充管理经费。三、物业档案管理的技术条件（一）、文字档案的管理1.文件档案的收集要齐全完整。2.文件材料的归档，应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容，保管期限进行分类归档，并登记清楚。3.归档的文件材料在一个卷内要按机构（问题）或文件形成的时间系统地排列，应能够反映文件的形成过程，保持文件之间的关系，便于查找、利用、保管。4.案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期（16年-50年）、短期（15年以下）三种。(二)、档案的分类:1.档案分类应视案卷内容部门组织业务项目等因素,按部门、业务项目分类，先以部门区分。2.档案分类应力求切合实用。3.同一案件以装订于一个档夹为原则，如案卷较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档夹装订，并增设“卷次”编号，以便查找。4.每一档夹封面内首页应设“目次”，案件归档时依序编号、登记，并以每一案一个“目次”编号为原则。(三)、档案名称及编号：1.档案名称：1)档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。2)各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示，其位数使用视案件多少及增长情形斟酌决定。3)档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。4)档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或务增多时，随时增补之用。5)档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。2.档案编号：1)编页号新档案文件应按作者、内容、时间等特征交叉归档、编页号顺序以“001”开始，每个保管单位独立编号。如有缺漏编页号时可在原编号后加“-1”或“-2”等予以标志，并在备考表中加以说明。页号编写位置，左侧装订的，正面标在右上角，反面标在 全部编在原文件上，不可编在其它位置。图表、照片的页号可编在空白处或背面左上角；声像档案中录音带、录像带及光盘的页号可编在正面空白位置上。托裱过的文件页号应编在文件的右上角或左上角。一张纸上贴了数张小纸片的，每张纸片都要一一编号，一张一号。2)目录编制案卷目录的编制应按照国标目录格式打印，一式三份，一份连同已装订的案卷放在文件首页之前，一份装订成册，成为全引目录，作为索引、查找工具，另一份作移交目录。3)备考表的填写备考表用于填写盒内文件情况说明（如文件缺损、修改、书写材料不规范等），整理人和日期。在文件整理盒管理过程中，如有需要说明的情况，需填写备考表，置于盒内文件之后。4)装订装订前准备工作在装订前要先去除文件上所有的金属物，（包括钉书钉、回形针、大头针等），清除时要注意不要损坏文件。对无装订线的文件，要另行加边。对破损的文件，要进行裱糊。加边或托裱应用无字的白纸。文件纸型大小不一、长短不齐的，要折叠理齐，使右边齐