SW2007-003合同档案管理实施细则.doc

江西泰豪科技进出口有限公司文件THIE.SW.2007-003 江西泰豪科技进出口有限公司出口合同档案管理实施细则1、目的与范围为适应江西泰豪科技进出口有限公司发展，规范合同相关文件的管理办法，防范经营风险，责任到人，特制定本实施细则。本实施细则适用于江西泰豪科技进出口有限公司。2、合同档案袋的管理细则21 合同档案采取一号一档的管理办法2.1.1以合同编号为合同履约过程中的相关资料进行集中归口管理。2.1.2 出口合同监管员在接到与客户签订的正式合同以及供方签字确认的排产单后，建立档案袋，封面上填写合同号、客户名称合同金额，规格型号以及数量等基本信息。2.1.3 档案袋编号采取按照区域划分，具体操作如下：采取字母加数字编号原则，即“A1”。其中：A代表东南亚区域，1表示东南亚区域第一份合同。为了便于查找，按照区域放置档案袋。22 合同档案袋资料归档的管理办法负责合同归档相关人员，在工作完成后的两天之内将所有相关文件归档并签字确认；2.2.1 商务部档案资料归档合同监管员负责销售合同/形式发票、合同评审表、内部合同(排产单)、相关工作联系函、发货申请单、商检材料制作及订船预发货通知、正式发货通知单、欠款清收保证函归档；跟单员负责装箱清单、电机、电源K3出库单、进出口K3出库单、测试报告、机组配套一览表、运输通知单归档；采购人员负责采购合同的归档2.2.2 单证部档案资料归档单证部经理负责（1）加工贸易申请资料、加工贸易手册、进口清关资料（发票/箱单/提单）；（2）水单；单证主办负责信用证、信用证审核分析表、预核签章申请表、商检材料（合同、装箱清单、发票）、报关报检材料（合同、装箱清单、发票）、商检凭条（单）、议付单据（出口保险单、提单、发票、箱单等）；单证部船务助理负责海运托书、进舱通知、货运到达签收单、海运费确认单、报关单、核销单。2.2.3 合同决算表由财务归档3、合同档案袋的查询细则3.1保密原则出口合同监管员按合同管理工作流程、合同监管员岗位说明书，对合同进行全过程监督管理。任何人借阅、复印合同，必须由合同签订部门主管或授权人签字认可。（借阅、复印申请表）3.2 查询原则合同档案查询指南按照四个区域以及档案袋编号为依据。 3.2.1 首先，确定要查询合同所属区域；3.2.2 按照合同编号可以找到您所需的档案袋编号；3.2.3 将编号告诉合同监管员找询所需文件。 4、合同档案袋的归档内容（见附件）附件一 商务部归档内容附件二 单证部归档内容5、以上实施细则从2007年12月1日起试行。附件一 商务部归档内容序号文件名称文件编号份数经办人签字归档日期1销售合同/形式发票2合同评审表3内部合同(排产单)或采购单4相关工作联系函5发货申请单6商检材料制作及订船预发货通知7正式发货通知单8电机、电源K3出库单9进出口K3出库单10装箱清单11测试报告12配套一览表13运输通知单15欠款清收保证函16采购合同17合同决算表（财务）18其它文件19备注： 附件二 单证部归档内容序号文件名称文件编号份数经办人签字归档日期1信用证2信用证审核分析表、3水单4预核签章申请表5商检材料（合同、装箱清单、发票）6报关报检材料（合同、装箱清单、发票）7商检凭条（单）8、议付单据（出口保险单、提单、发票、箱单等）9海运托书10进舱通知11货运到达签收单12海运费确认单13报关单14核销单15加工贸易申请资料16加工贸易手册17进口