QC成果报告-提高物资招标采购率

提 高 物 资 招 标 采 购 率小组名称：物资供应中心招标管理小组发 表 人：陈庆卫单位名称：中石化股份有限公司安庆分公司二一五年五月十二日简 介中国石油化工股份有限公司安庆分公司坐落在长江之滨的黄梅戏之乡古城安庆，是长江中上游特大型“炼油、化工、化纤、热电”一体化联合生产企业，年营业收入超485亿元，净资产117亿元，累计加工原油1.2亿吨、上缴税金超330亿元，是全国重要的石油化工产业基地。物资供应中心承担着安庆分公司生产建设所需物资的供应工作，年采购金额超30亿元，经过多年的发展，物资供应构建了以“归口管理、集中采购、统一结算、统一储备”为主要内容的管理体制，如何按照国家法律法规及中国石化的要求大力推进招标采购，进一步营造公平、公正、竞争的采购氛围，防范物资供应风险，提升采购内涵价值，是物资供应管理的重要任务，为此，本次QC小组选择提高物资招标采购率作为本次课题。一、 小组概况1、小组名称：物资供应中心招标管理小组2、小组成立时间：2011年11月3、注册号：AQSH/QC-40-20144、小组成员表：小组所在单位物供中心注册号WG-002成立日期2011年11月小组名称物资供应中心招标管理小组注册年月2011年11月QC小组成员情况姓名性别职务组内职务王 彪男经理顾问刘晓华男副经理顾问潘 武男主任组长吴选仓男主任副组长汪晓武男主任成员韩金节男副主任成员周永生男副主任成员沈声松男办公室主任成员刘 华女物管室主管成员盛 青男物管室副主管成员饶惠芳女物供中心质管员成员陈庆卫男招标业务员成员5、本次活动时间：2014年2月2014年12月6、小组成员均接受TQC教育40小时以上7、小组历史成绩：2013年荣获全国石油和化工行业优秀质量管理小组2014年荣获安徽省质量协会优秀质量管理小组二、 选题理由1、国家法律法规的要求。招标采购是国家唯一以立法形式确定的采购方式，受到法律保护，国家先后颁布了招标投标法、招标投标法实施条例、电子招标投标办法等法律法规用于规范物资采购行为，促进社会公平，提倡依法治国。 2、中国石化推进招标工作的要求。2013年2月份，集团公司傅成玉董事长对招投标工作作了重要指示：“要抓好制度的规范化，首先是招投标”。2013年8月份，集团公司先后制修订了6个招标管理制度和12个招标管理规范，大力推进招标采购工作。3、公司对物资供应防范风险、降低采购成本的要求。招标投标是市场经济中高级的、规范的、有组织的交易方式，在“公开、公平、公正、择优”的原则下，通过竞争能够有效优化社会资源配置，规范竞争行为，降低企业交易成本，预防腐败发生。三、 现状调查小组对安庆分公司物资招标采购情况进行了统计分析，2013年，安庆分公司自采物资金额82081万元，其中招标金额为3531万元，物资招标采购率有待进一步提升，具体情况如下。2013年企业自采物资调查表单位：万元大类描述自采金额（万元）自采框架协议合同招标框架协议招标01钢材2132.1174.9202有色金属及冶金炉料1178.1503木材、水泥及建筑材料8354.416450.62990.6306原油加工及石油制品160.6408化学原料及化学产品12789.73215.873.9910炼化三剂及油田化学剂8314.4117.26614.04296.113油漆涂料2670.642573.1215天然橡胶、橡胶制品及塑料制品589.78377.5916包装物2972.432877.7617化学纤维加工及纺织产品1424.581358.1818劳保用品1173.111045.7173.5188.0219杂品1015.46740.521石化专用设备4420.3223通用设备981.6930331025动力设备5.2526交通运输设备250.427起重输送机械313.0629电器设备及配件226611.2330电工材料2072.84731.5554.3531低压电器元件及附件1328.3472.0846.7132日用电器412.4833通讯器材266.434电子工业产品及元器件813.10.1836消防设备及器材1195.55213.1137专用仪器仪表399.4538通用仪器仪表7561.641.0839玻璃仪器、化学试剂321.34151.741通用工具及小型机械400.85347.2743紧固件109.99386.1744建筑用五金产品196.42150.24708.8745轴承751.03735.3746阀门1276.771667.2747管道配件1301.751246.548石化专用配件2758.8518.8849工矿配件及液压件6027.351108.2751水路、铁路、内燃机及拖拉机配件31.4852纺织机械配件及纺织器材2059.921294.553密封件1363.221185.6255其他设备及配件420.1814.23合计82081.1125394.78997.542533.57由表中数据可以看出：1、2013年有近7.9亿物资未招标采购。2、2013年实际框架协议采购金额25394.78万元，其中招标采购金额2533.57万元，框架协议招标采购率不足10%。注：2533.5725394.78*100%=9.977%，框架协议招标采购率不足10%； （2533.57+997.54）82081.11*100%=4.3%，自采物资招标采购率。四、 目标确定1、2014年中国石化将加大区域协同采购力度，预计2014年安庆分公司自采物资采购金额约在50000万元左右。2、安庆分公司颁布了相关的制度与规范，进一步明确招标采购物资的范围、品种、金额等，有利招标采购的实施。3、2014年安庆分公司自采物资主要品种、类别与往年相比，基本没有变化。考虑上述因素，故将本次活动的目标确定为：招标购率不低于40%、招标采购金额不低于20000万元。五、 原因分析1.小组成员对影响招标采购率低的因素进行了调查分析，如下图。2. 要因分析-对关联图中的原因进一步分析，确定主要原因。1）相关人员法律法规熟悉程度不够为了解相关人员对招投标知识熟知程度，我们分别随机收取业务员、评标专家和供应商各20名进行了调查，结果如柱状图所示。从柱状图可以看出：与招标采购直接有关的三类人员对相关法律法规知识了解不够，如对法定必招范围的物资只有个别人了解。上图是在对业务人员进行招标培训前进行法规知识调查。进一步分析如下：业务员对相关法律法规熟悉程度不够供应商对相关法律法规熟悉程度不够评标专家对相关法律法规熟悉程度不够无法确定适宜招标物资，导致询比价增加不能重视招标采购，投标文件被否决评标质量不高，投标人因误解而降低积极性招标效率降低，直接减少招标采购金额如：2013年8月，我们招标采购一批水泥排水管时，一家供应商对招投标法不了解，认为和询比价相似，没有时间观念，在超过招标文件规定的截止时间后3分钟递交投标文件，结果被拒收，最终因未超过3家投标人而终止招标。所以：相关人员法律法规熟悉程度不够是要因。2） 编制招标文件时部分条款不严谨，影响招标成功率和效率招投标文件编制水平低、条款不严谨、技术模糊、有歧视性条款等直接影响招标质量和成功率。招标文件不严谨，技术模糊，有歧视性条款等条款不严谨技术模糊歧视性条款引起质疑和投诉；影响评标及合同执行无法按标准评标；对价格影响大；引起采购偏离引起质疑和投诉；影响投标人积极性；增加招标成本，降低成功率如：2012年6月在招标采购一批电器产品，由于需求单位的使用习惯，对部分产品要求特定品牌，结果招标文件发出后，有供应商提出质疑，认为是歧视性条款，最后，花费了大量时间与需求单位协商，最终去掉了特定品牌，但采购进度受到了严重影响。所以：招标文件时部分条款不严谨是要因。3）目前资源市场成员供应商编制投标文件水平较低部分供应商未参加过招投标活动，投标文件制作水平较低，直接影响到整个招标采购的质量，如果仅仅产品质量优良但没有一个很好的投标文件，也容易错过机会，同样对招标人来说，也失去了选择优质资源的机会。2012年底，招标采购一批化工原料，因该原料属危险化工产品，一家非常有实力的供应商在招标文件中不仅未按招标文件要求编制储备及物流运输方案，还未提供危险化学品生产许可证（注：该供应商实际有危险化学品生产许可证），导致招标文件被否决。最终整个标包废标。所以：供应商编制投标文件水平低是要因。4) 评标办法单一，不适应部分物资的评标评标办法：评标办法是否合理、科学，商务分比重的大小等将直接影响招标结果，同时因为评标办法缺失而导致部分物资无法招标。技术复杂、要求高的物资技术标准通用、要求低的物资综合评分法经评审的最低评标价法2012年10月采购一批建筑材料，该批物资因质量等级差异较大，招标时不能采用经评审的最低评标价法评标，而在评标办法中又没有合适的评标办法，最终只能采取询比价采购。所以： 评标办法单一是要因。5）评标专家本职工作繁忙，评标时责权利失衡评标专家基本都是技术骨干，在单位居于重要岗位，工作繁忙，参加评标属于额外工作，并且还要承担法律风险，在评标后，我们无法按照国家发改委规定支付评标报酬，专家积极性不高，出勤率趋于降低趋势，对招标活动有影响，但分公司内部可以协调解决。所以：评标专家本职工作繁忙，评标出勤率低不是要因。6）制度滞后不完善招标范围法律规定必须招标范围企业制度可规定适宜招标范围相关法律法规在宏观上规范了招投标活动，各企业具体情况不同，需在操作层面细化法律条文，做到有章可依。只有在制度上才能确定适宜招标的物资品种。中石化总部、分公司已修改、颁布修改制度、规范，故制度滞后不完善非要因。7）招标品种较少，部分适宜招标物资未纳入招标范围招标品种、采购模式：每种物资需求规模、需求频率及技术条件不同，需具体分析找出适合招标的物资，此举将直接影响小组目标的完成。自采物资大类招标情况39个大类10个大类有招标采购28个大类有框架采购8个大类框架有招标采购9个大类框架协议金额超1000万元2个大类有招标采购所以：部分适宜招标物资未纳入招标范围是要因8）价格风险不能有效控制 招标方式签订的合同，价格不能谈判，不平衡报价时有发生，导致个别物资价格偏高，业务人员考虑到所承担的价格风险，更愿意进行询比价采购。2013年元月招标一批材料时，其中有一种材料价格偏高，合同执行结算以后，系统预警，监察部门就发来函询，要求说明原因。所以：价格风险不能有效控制是要因。六、 制定对策小组通过对主要原因进行分析，制定了相应措施，见对策表。对策表原因对策目标责任人完成时间相关人员法律法规熟悉程度不够业务员、供应商进行专题培训；针对评标专家的工作性质，采取标前培训。业务员、供应商和评标专家了解和部分熟知相关法律法规。刘华陈庆卫2014年3-5月。招标文件编制不严谨在对业务员培训的基础上，严把招标委托单的审核。招标文件更严谨，不得出现歧视性条款和遗漏关键条款。陈庆卫饶慧芳2014年全年投标文件编制水平低编写投标文件制作的教材对供应商进行集中培训。投标文件标志规范，不能出现因投标文件编制不规范而被否决的现象。盛青陈庆卫2014年4月评标办法选择不当针对不同物资采用不同评标办法，合理确定商务分比重，对技术要求标准的通用物资采用经评审的最低评标价法。扩大经评审的最低评标价法的使用；评标内容更具规范合理。刘华陈庆卫2014年全年价格风险不能有效控制结合市场情况，参照历史采购价格，对部分常用物资设定最高限价。抑制不平衡报价，降低采购成本，做到经济供应。 刘华盛青2014年全年部分适宜招标物资未纳入招标范围分析历史采购和需求数据，确定主要招标物资品种。框架协议物资，无特殊情况，一般采用招标方式采购。确定主要招标物资品种盛青饶慧芳2014年3月七、 对策实施实施一：活动流程小组按照PDCA管理模式启动活动流程了解现状；分析数据；查找问题。对业务员、评标专家、供应商实施培训；制定制度；确定品种。阶段性实施检查，对偏离纠正，对缺陷修正。对结果进行检查确认；遗留问题转入下一轮循环。PCDAPDCA循环图实施二：招投标法律法规培训法律法规培训63家供应商89人业务人员38人上图为对供应商进行培训实施三：确定招标物资品种1、小组认为提高招标采购率必须抓大放小，主要抓住金额大、使用频率高、技术上可行的物资。技术可行使用频率高金额较大2、依据确定的原则，小组对2013年框架协议采购物资进行了分析。2013年度物资采购金额与频率分析大类描述重复编码数量发生采购编码数量编码重复使用率金额01钢材1364209665.08%2132.10 02有色金属及冶金炉料215935.59%1178.15 03木材、水泥及建筑材料46567568.89%8354.41 06原油加工及石油制品12920064.50%160.64 08化学原料及化学产品23327285.66%12789.73 10炼化三剂及油田化学剂21428974.05%8314.40 13油漆涂料24825696.88%2670.64 15天然橡胶橡胶制品及塑料制品1361144993.93%589.78 16包装物151883.33%2972.43 17化学纤维加工及纺织产品666995.65%1424.58 18劳保用品27830192.36%1173.11 19杂品50055090.91%1015.46 21石化专用设备417695.33%4420.32 23通用设备10765316.39%981.69 25动力设备21118.18%5.25 26交通运输设备11010.00%250.40 27起重输送机械85813.79%313.06 29电器设备及配件406106038.30%2266.00 30电工材料1242218956.74%2072.84 31低压电器元件及附件1032190554.17%1328.34 32日用电器40667560.15%412.48 33通讯器材437259.72%266.40 34电子工业产品及元器件40583948.27%813.10 36消防设备及器材13121461.21%1195.55 37专用仪器仪表0160.00%399.45 38通用仪器仪表2127701930.30%7561.64 39玻璃仪器、化学试剂1781193592.04%321.34 41通用工具及小型机械51961184.94%400.85 43紧固件5679606393.67%109.99 44建筑用五金产品56759595.29%196.42 45轴承1064110196.64%751.03 46阀门2776506754.79%1276.77 47管道配件161392144575.26%1301.75 48石化专用配件531131440.41%2758.85 49工矿配件及液压件2198461547.63%6027.35 51水路铁路内燃机及拖拉机配件136819.12%31.48 52纺织机械配件及纺织器材89496392.83%2059.92 53密封件4294465292.30%1363.22 55其他设备及配件7020534.15%420.18 通过对2013年的数据进行分析，对采购金额大于1000万元、物料编码重复使用率（重复使用率高，说明需求频繁）高于80%的物资纳入招标重点管控范围。实施四：招标文件编制确定详细的技术标准，描述准确严谨的商务条款，准确用词确定采购模式框架协议确定定价原则调价机制编制招标委托单招标师审核相关条款生成招标文件并发布招标文件是整个招标过程所遵循的法律文件，招标文件的编写质量对整个招标工作的成功起着至关重要的作用。小组要求针对招标物资的特点和要求进行认真、详细的研究，内容应尽量详细，考虑要周到，要求用词准确。同时，加大委托单的审核，防止出现歧视性条款带来被动。实施五：合理选择评标办法技术简单、性能要求标准不高的产品经评审的最低评标价法技术复杂、性能要求高的产品综合评分法细化评标内容，合理确定技术和商务分。评标办法选择要求业务人员充分考虑采购物资的技术满足程度、标准化程度、市场供求状况、价格的差异水平等情况，科学合理的选择评标办法，细化评标内容，确定商务分和技术分的比例。对技术通用、性能标准，没有特殊要求的一般选用经评审的最低评标价法。实施六：优化评标专家库，提高评标专家积极性原：6个专业140名专家现：19个专业162名专家专家库优化为了规范招标行为，做到评标过程的公平、公正，优化了评标专家库；同时为提高评标专家的积极性，由中心向分公司申请评标补助。实施七：防范价格风险由于招标结果不能进行价格谈判，鉴于企业招标中潜在投标人的特定范畴，小组强化了价格管理措施，防范价格风险。防范价格风险措施批量物资招标，对每项明细设置权重，抑制不平衡报价常用物资招标，比对历史数据库，设置最高限价。价格波动频繁的物资框架协议招标，利用第三方信息，设置合理的调价机制实施八：制订和完善招标制度制定、修改和完善了招投标管理制度体系。中华人民共和国招标投标法中华人民共和国招标投标法实施条例集团公司招投标相关管理制度安庆石化物资采购招标管理规定安庆石化物资采购专家和专家库管理办法安庆石化物资招标采购档案管理办法国家部委相关规定实施九：依法开展招投标活动依法组织招投标否决8家投标文件拒收3家超时递交的投标文件拒收1家未按要求密封的投标文件因不满足法定人数重新招标4标包小组在开展活动期间，要求依法组织招投标，规范招投标活动。图为小组在开展开评标活动实施十：活动实施及检查小组认为在不影响正常业务开展的前提下，只能边开展业务边开展活动，边检查边修正，为此制定了活动流程。NY活动实施及检查流程图小组开会：安排活动编写培训教材培训业务员完善制度供应商评标专家分析历