公文知识培训(2009-4).ppt

tzczj669699,全市公文知识培训,2009年4月,tzczj669699,OA公文操作,公文知识培训主要内容,发文,收文,公文调整,对外行文,文种选择,建立流程,拟稿要求,建立流程,拟批意见,更改处理,删除取消,替换附件,行文规则,系统建立,行文格式,注意要素,送交处理,系统流转,纸质打印,tzczj669699,公司文件 公司函 部门（通知） 县公司文件 工作联系单 业务通报 签报,发文类型(文种) 选择,一般不用,tzczj669699,公司发文 “台移发”：由公司分管领导会签，总经理签发。 适用于向上级单位上报的请示和报告； 向地方政府发文； 内容为公司综合性、政策性等方面的事项； 重要制度颁发； 重要人事任免/调动； 联合发文时； 重大活动/仪式开展等。 “台移发”：由公司总经理或分管领导签发。 非重大事项； 某专业性工作部署； 一般人事任免/调动； 某方面专业性标准制度等发布等。,发文类型(文种) 选择,tzczj669699,公司函：平级横向行文，主要是工作联系，要求配合，协助处理工作。总经理签发。末尾日期下隔行要留联系人姓名电话。 公司对当地政府的某部门； 市公司对省公司部门。 部门（通知）：部门内较小、日常频发事项；部门经理签发，抄送分管副总，总经理可以不抄送。 工作联系单：用于台州移动范围内的文种，不发往省公司，平级横向行文，主要是工作联系，要求配合，协助处理工作。市县两级都可以选择使用。 县公司之间工作联系； 县公司与市公司部门间工作联系； 市公司部门之间工作联系。 县公司文件：县公司发文主要文，除工作联系单以外均用此文种行文。,发文类型(文种) 选择,tzczj669699,党委发文：主要用于公司党委工作部署、党内机构设立、党内干部任用（免职）等。06年底新开发的模块，一般由党群办拟稿发文，党委书记签发，党委机要秘书成文发出。党委公文使用频度较小。 党委收文：系统正常开通，省公司来文很少。平时注意查阅有无收文。 纪委发文和收文：系统模块只预设，还没开通。,党委和纪委发文,tzczj669699,发文标题,文种类型和发文单位与主送单位之间的关系决定标题形式和行文语气： 向上级：关于XX的请示/报告； 向平级：关于要求/申请/协助处理XX的函； 向下级：关于XX的通知/通报/批复。,公司函/工作联系单,公司文件/县公司文件,公司文件/县公司文件/部门（通知）,tzczj669699,发文建立过程,tzczj669699,发文建立过程,tzczj669699,发文建立过程,tzczj669699,发文建立过程,tzczj669699,发文建立过程,tzczj669699,此会签选择项在部门经理处，拟稿处没有送会签的选择项,发文建立过程,tzczj669699,此会签选择项在部门经理处，拟稿处没有送会签的选择项,发文建立过程,tzczj669699,发文建立过程-公司函,tzczj669699,发文拟稿要求,1.开头部分：主要作用是强调发文的必要性、针对性，引起下文。开头的撰写要精确、简洁、概括性要强，要尽快引入主体内容。 2.主体部分：是正文的核心，其内容主要阐述公文的具体事项、意图，如：说明做什么，怎么做；或明确需解决的问题，提出原因，提出要求等等。总之，这部分应使收文者对公文所表达的信息获得具体明确的认识。主体内容应主旨明确，重点突出。对具体的图表、实施方案、制度办法等应当以附件形式，正文只要简要概述即可。 3.结尾部分：公文结尾一般十分简洁，可套语式结尾或文章式结尾。 套语式结尾：根据公文的内容不同而用语不同，如“特函复”、“妥否？请批示”、“以上各条，望遵照执行”等。 文章式结尾：即撰写一般文章方式的结尾，如总结概括式结尾、提出希望式结尾等，一般不宜过长。,正文写法：根据公文的结构，分三部分写。,tzczj669699,发文成文语言/格式要求,语言要准确、简明、庄重、得体，杜绝口语化、随意式词句； 文件内容要简洁，段落要清晰，主题要明确易懂； 主送单位要用标准全称，文中对单位称呼要用标准全称或规范的简称； 正文、附件名称要完整规范，不得用简易文字或数字字母代替 非特殊情况，文件内容不能过长，方案、办法、细则、制度、图表等相关内容要作为附件； 结构层次序数，第1层为“一、”、第2层为“（一）”、第3层为“1、”、第4层为“（1）”，杜绝出现其它段落符号，正文中间不出现空行； 除大段标题外，忌对其它内容采用加粗字体，不能出现阴影、彩色等字； 成文日期要和正文内容在同一页面上； 文件尾注排版时要下调到页面底端；,tzczj669699,发文成文语言/格式要求,标题与主送单位之间要空一行，正文与附件之间要空一行，成文日期与附注之间要空一行； 上行文的请示和重要报告要显示签发人，和发文冠字同行左右对称，左右各空一字； 文件冠字的顺序号为实数，前面不能加“0”； 每段句首空两个汉字; 联合发文，主办单位应当排列在前，发文冠字只显示主办单位发文字号，落款所有单位盖章; 标题较长需要分行时，要形成正/倒梯形状，两行字数最好相差不超过三个，且不得拆开词组进行分行； 文件正文内容不能过长，导致主题不突出，不能把附件内容并入文件正文。不能夹带图、表，实施方案（细则）、制度等具体内容； 公文中的数字使用不规范。除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用词、缩略词，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它应当使用阿拉伯数字。在一件公文中，同一类数字的使用前后应一致； 引用文件名称时，应将文件名称使用书名号，并在其后用小括号注明发文冠字和文号，其中文号的年度应用六角号；,tzczj669699,“附注”的位置在成文日期和印章之下，空一行后另起一行空两格标注。对移动公司以外的请示和函应在附注括号内注明联系人姓名、职务和电话； 两个以上的主送单位或抄送单位，一般按系统先外后内、先大后小的顺序排列； 请示”和重要报告要显示签发人。对直属单位以外的单位，用请示和函时，要在附注括号内注明联系人姓名（职务）和电话。 使用文种和文件内容要相匹配；行文关系应按隶属关系和职权范围确定， “请示”和“报告”是两个不同文种，不得混用。“报告”中不得夹带请示事项。一般不越级请示或报告。因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的上级单位。“请示”应一事一请示；一般只写一个主办单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不能同时抄送下级单位。地市上报省公司或县上报市公司的请示/报告，应直接报送省公司或市公司，不得直接报送省/市公司领导或相关部门，也不要多头分送，以免贻误批办。,发文成文语言/格式要求,tzczj669699,要养成重要事项发文习惯，不能用邮件代替发文 文书要对成文格式进行调整 文档调整后要保存再关闭，然后要先保存再继续流转 发现文种错误、附件错误等，要立即中止，并采用IT支持单请求省公司维护人员协助处理 各部门、中心要固定人员发文，忌人人发文，发文拟稿人要咨询部门文书,发文注意事项,tzczj669699,按时收文:一般最少每隔一个小时要刷新一次,及时接收登记; 建立工作AB角,当自己不在时有人能接替; 正确的进入文件接收处:我的工作室日常办公公文流转所有收文（公司收文） （误区：在待办栏进入或通过邮件ADMIN接收不及时，系统有滞后） 准确拟填主送/抄送单位（人员）； 对本部门领导做好催办（批阅） 对本部门员工待办公文进行监管并催办 部门拟稿发出的文件本部门同时收到发文，可以根据情况接收，大多数情况下只需直接存档，不需进入收文批阅流程 当漏发送对象时，可以在公文流览中找到文件，进入后通过“重置信息”和“重新发送”功能进行补发； 文件的检索和查询：县公司/各部门文书可以查询当年文件，所有以往文件可以提交市公司文书查询； 发现异常或问题，可以联系公司文书或向省公司发送IT支持单寻求处理。,收文注意事项,tzczj669699,个人：对于自己名下待办、待阅文件，应及时处理流转结束掉，不要一直挂在系统上；对重要文件要下载保存。 当前存在部分人员对文件只查看而不流转处理现象，查找文件时也习惯到待办文件中查找，这样会带来问题： 首先系统每次升级可能会对未处理文件清“零”现象； 其次待办文件积压过多，新旧文件混杂难区分，会耽误对新近文件的处理； 如果是属公司领导、部门经理、部门分管经理批阅流程，当不继续流转时，即使填写了主办人/协办人/抄送个人，他们也不能收到。,收文注意事项,tzczj669699,OA系统收发文其他注意事项,很多人习惯到“待办事宜”栏或根据邮件“admin”提醒来处理新到文件，这样也存在问题：因为有些文件点击过但没流转处理时，可能不会在“待办事宜”栏中再显示，对OA不熟悉的人会误以为已处理；同时“admin”提醒也存在不及时、甚至不提醒的现象，即文件达到与邮件通知不同步，光凭邮件通知来处理会耽误事。 正确的方法是：通过进入我的工作室日常办公公文流转（或党委公文）公司发文（或所有收文各部门、各分公司），到里面待办文件显示才是准确完整的。如市公司市场部收文文件在：我的工作室日常办公公文流转所有收文市场经营部。 公文系统中，收发文时操作中途停止的，自动归入到“待办文件”栏中，下次可以进入打开点“编辑”后继续操作。如对一文件进行接收或作发文处理时，因某种原因中止，下次可以在待办文件里找到继续操作，不需另行新建。,tzczj669699,公文调整,代领导批阅/审批/签发等； 签发后要对附件调整； 文件类型建立错误，需要删除； 发文作废时要求删除； 对当前处理人调整； ,经常会遇到一些情况，需要文书紧急调整，如：,以前老OA具备这些功能，但省公司已经计划全部关闭全省老OA系统，故今后类似问题只能提交IT支持单由省公司来处理，可能时效性上要差些。,对于作废的发文，只要能退回（没有签发前），如果今后有同类型的发文需要建立，则可以重新利用,tzczj669699,对外行文（政府机关等）,行政公文写作遣词造句,以记叙说明的明确、规范和简洁为特征 以平实庄重为基本格调 上行、下行、平行的文件均有既定的程式和成套的特定用语,请示-现将有关事项请示如下。以上妥否，请批示 报告-现将有关情况报告如下。/特此报告 批复-现批复如下。/特此批复 通知-现将有关要求/事项通知如下。,行政公文写作特定用语,tzczj669699,公文语言的特点,庄重 庄严凝重，不追幽默诙谐 准确 用语有分寸要适度，不能模棱两可，含糊不清 朴实 不要故作高深，用生僻深奥的字眼 精炼 简明精练，有话则长，无话则短 严谨 科学严谨，没有歧义，不出漏洞 规范 语体规范、用语规范、写字规范，正确运用标点符号,tzczj669699,公文词语的运用,开头用语：据查、据反映、根据、遵照、依照 称谓用语：我、本，贵、你，该 经办用语：经、业经 引叙用语：悉、谨悉 期请用语：请、敬请、恳请 表态用语：拟同意、原则批准、准予、宜 征询用语：当否、可否、妥否 期复用语：请批示、请回复、当否，请批示 承转用语：为此、据此、故此、综合上述、有鉴于此 结尾用语：特此通知（通报、函复、函达） 专用语的运用：网络、支撑、BOSS、MIS、拍照客户、物理集团等,tzczj669699,对外行文（政府机关等）,行政公文写作通知,正文基本结构： 简述缘由/依据明确通知事项（现将通知如下：）提出时限/要求、注意事项 要点：标题（关于动宾词组/合成词组的通知） 语言（作为下行文，语气不必谦恭、要求明确适度） 篇幅（力求简短，千字以下）,tzczj669699,对外行文（政府机关等）,行政公文写作报告,正文基本结构：简述缘由主要事项简要分析意见建议 要点：标题（关于偏正词组/合成词组的报告） 语言（上行文，平实简洁） 篇幅（2000字以下，如情况复杂，可附带附件）,tzczj669699,正文基本结构：事由分析及建议请示事项结束语 （以上妥否，请批示） 要点：标题（关于动宾词组/偏正词组的请示） 语言（事由及分析条理清晰、请示及建议言之有理） 一文一事,对外行文（政府机关等）,行政公文写作请示,tzczj669699,正文基本结构：事由-原则上必须引请示文件（经研究，现批复如下） -批复事项 （一般无结束语，也可扼要提出宏观要求 请各。遵照上述批复，认真做好。） 要点：标题（关于主谓词组/动宾词组的请示） 语言（可简述批复目的，批复事项必须简明扼要） 不同意请示事项，也应正式答复但不可行文批复（可以函或电话告知）；如原则同意，但仍有补充意见，可行文批复，但必须明确补充意见或原则同意的补充条件,对外行文（政府机关等）,行政公文写作批复,tzczj669699,正文基本结构：情况简介通报事项分析评价结束语 结束语一般为对下一步工作要求，但应简明扼要，主要为激励性/警示性的指导原则， 切忌写成工作部署性的通知，如确需安排工作，应另行文 要点：观点明确、实事求是、文风朴实、简洁明快 逻辑清晰、层次简单,对外行文（政府机关等）,行政公文写作通报,tzczj669699,会议纪要（记载、传达会议情况和议定事项的工作文书） 正文基本结构：会议概况（会议名称、起止时间、地点，参加人员、列席人、主持人、会议主要议程）会议议定的主要事项，会议的基本精神或明确意见 （可以使用鼓动性或有号召力的语言作为结束语，也可自然结束） 要点：语言简明扼要、严格遵循事实、逻辑清晰 会议纪要与会议记录的区别 会议记录是会议的原始记录，会议纪要所涉及的会议应为有决策权的负责人主持召开的，纪要应强调议定事项（或明确再议）。,对外行文（政府机关等）,行政公文写作会议纪要,tzczj669699,公文的种类 (1)命令（令） 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布重大强制性措施；嘉奖有关单位和人员。 (2)决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 (3)公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。,国务院关于发布国家行政机 公文处理办法的通知,国 务 院 文 件 国发200023号 ,tzczj669699,(4)通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。 (5)通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 (6)通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。,国务院关于发布国家行政机 公文处理办法的通知,国 务 院 文 件 国发200023号 ,tzczj669699,(7)议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 (8)报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 (9)请示 适用于向上级机关请求指示、批准。,国务院关于发布国家行政机 公文处理办法的通知,国 务 院 文 件 国发200023号 ,tzczj669699,(10)批复 适用于答复下级机关的请示事项。 (11)意见 适用于对重要事项提出见解和处理办法。 (12)函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 (13)会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。,国务院关于发布国家行政机 公文处理办法的通知,国 务 院 文 件 国发200023号 ,tzczj669699,在公文格式方面，要掌握各个要素的位置和具体的标识要求。要素标识发生错误，就会违背行文规则、违反行文关系，影响行文效果。,行政公文版式分为眉首、主体、版记三部分,tzczj669699,1.眉首部分 (1)公文份数序号； (2)秘密等级和保密期限； (3)紧急程度； (4)发文机关标识； (5)发文字号； (6)签发人。,行政公文版式分为眉首、主体、版记三部分,tzczj669699,2.主体部分 (1) 公文标题； (2)主送机关； (3)公文正文； (4)附件及说明； (5)成文日期； (6)印章； (7)附注。,行政公文版式分为眉首、主体、版记三部分,tzczj669699,3.版记部分 (1)主题词； (2)抄送机关； (3)印发机关和印发日期。,行政公文版式分为眉首、主体、版记三部分,tzczj669699,1.联系：同属上行文，都是下级机关向上级机关行文。不能用于平行或不相隶属关系机关的行文。 2.区别： 一是两者的作用不同； 二是行文时间不同； 三是内容和结构不同； 四是上级机关处理的方法不同。,常见问题：请示与报告不分,tzczj669699,常见问题：函与批复的运用,函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项.函具有与其他主要文种一样的法定效力。 批复适用于答复下级机关的请示事项。只适用于上级对下级行文。 平行关系和不相隶属关系机关、部门之间行文，只能选用“函”和复“函”文种，不得用“请示”和“批复”文种。,tzczj669699,常见问题：印章的使用,只盖一个印章的单一机关发文时： 1.落款处（成文日期之上）不署发文机关名称，只标识成文日期。 2.成文日期横向距离右空4字，纵向距离依印章的大小而定，其标准为印章加盖在成文日期上，上距正文1 行之内。 3.“下套”方式：适用于带有国徽、印章下弧没有文字的印章。加盖时印章的图案和文字不压成文日期，仅以下弧压在成文日期上。 4.“中套”方式：适用于印章下弧有文字的印章。印章的中心线压在成文日期上。,tzczj669699,两个印章的位置和用印要求。 联合行文的用印：两个单位联合 行文应将成文日期拉开，左右各空7字，主办单位印章在前，两个印章均压成文日期，相距不超过3 MM。,常见问题：印章的使用,tzczj669699,三个以上印章的位置和用印要求 联合行文的用印：三个以上单位联合行文，上行时，行文单位都要署单位名称，将印章加盖在单位名称上；印章每排最多3 个；最后1排的1个或2个印章，应居中排布；成文日期标识在最后1排印章之下空1行的位置，右空2个字。 只采用一种加盖方式；每排印章的中心线对齐。,常见问题：印章的使用,tzczj669699,（一）公文标题中可以不标明发文机关； （二）将主送机关移至版记部分置于抄送之上； （三）适当缩小发文机关标识中发文机关的字体； （四）适当缩小首页的字距、行距。,常见问题：首页必须显示正文,为防止变造公文，要求公文的首页必须显示正文，当发文机关、主送机关较多，以至首页不能显示正文时，可以采取以下办法变通：,tzczj669699,常见问题：落款日期/印章应与正文末同页,为了止伪造公文，公文落款日期（及印章）必须与正文最末一行（包括“附件”）同处一面，不应再采取标注“此页无正文”的办法处理。 当页面不凑巧时，采取的办法主要是加大或缩小公文的字距和行距。,tzczj669699,一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。 一般不使用复印件会签。 行政机关联合向上行文，为简化手续和提高工作效率，由主办单位加盖印章即可。,常见问题：联合行文的会签和用印,tzczj669699,行政机关行文，主办机关排列在前。 行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。 行政机关联合行文，标注主办机关的发文字号；与其他机关联合行文，原则上应使用排列在前机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注1个机关的发文字号。,常见问题：联合行文的排序和发文字号,tzczj669699,同业纸质文件送达,送电信/联通等同业文件时，为规范，打印文件两份附送签收表格，让对方接收人在送签单上签字，同时在一份原稿文件上签字带回，送对方一份。 若送政府部门则不需要。,tzczj669699,外来纸质文件收文办理,外来文件（纸质）收到后，需要办理或流转批阅的，附收文办理单流转。,tzczj669699,对党政机关行文格式比较：请示的不同,tzczj669699,党政机关文件格式对比,tzczj669699,E .XX街(XX路至XX段)因自来水管安装，自X月X日至X日止,请各种非机动车辆绕道通行。（不规范） E .XX街(XX路至XX段)因安装自来水管，自X月X日至X月X日止禁止通行,请各种非机动车辆绕道行驶。（规范） F.中华人民共和国将于XXXX年X月XX日至X月XX日，由中国本土向太平洋南纬七度零分、东经一百七十一度三十三分为中心，半径七十海里圆形范围内的公海上，发射运载火箭试验。（不规范） F.中华人民共和国将于XXXX年X月XX日至X月XX日，由中国本土向太平洋南纬70 、东经17133中心，半径70海里圆形范围内的公海上，进行发射运载火箭试验。（规范）,用语不规范及纠错举例,tzczj669699,用语不规范及纠错举例,G.党和国家的工作人员违犯党纪、政纪和国法，或职务上的过失，都应视错误的性质和情节的轻重，给予应得的惩罚。（不规范） G.党和国家的工作人员违犯党纪、政纪和国法，或出现职务上的过失，都应视错误的性质和情节的轻重，给予应得的惩罚。（规范） H.社会主义作为共产主义社会的初级形态，在经济制度、政治制度和思想文化三个基本方面都有自己的特征。这些特征的总和，反映了社会主义社会的完整体系，从而可以全面完整地认识社会主义社会。（不规范） H.社会主义作为共产主义社会的初级形态，在经济制度、政治制度和思想文化三个基本方面都有自己的特征。这些特征的总和，反映了社会主义社会的完整体系。掌握这些特征，可以使我们全面地完整地认识社会主义社会。（规范）,tzczj669699,XX市府办恶性传染病通知 全体市民： 据反映得知，近日来本市部分地区有一种令人惶恐的传说，称原流行于韩国的恶性传染病登革热已神不知鬼不觉地传入本市，并蔓延农村，已造成三百多人住院，其中100多