《随从工作》PPT课件.ppt

第五节 随从工作,第一节 随从与随从工作,一、 随从：主要指秘书人员跟随领导者外出活动。 随从工作：是指秘书跟随领导外出活动期间，为保证领导者顺利开展工作所从事的一切流动服务活动。 随从工作也称为公务旅行管理、商务旅行。,（一）随从工作的类型： 1、调查研究型 2、检查考核型 3、处理问题型 4、看完慰问型 5、商务谈判型 6、参加会议型,（二）随从工作的特点： 1、流动性大 2、时限性强 3、环境复杂 4、情况多变 5、工作要求高,（三）随从工作的意义： 1、做好随从工作，有利于领导工作效率。 2、做好随从工作，有利于树立领导机关和领导者的形象。 3、做好随从工作，有利于锻炼秘书的才干。,第二节 国内出差管理,一、随从事务工作程序。 （一）准备阶段。 思想准备、组织准备、 资料准备、物资准备 （办公用品准备、生活用品准备、旅游用品准备、出差资金准备）,（二）出差阶段 1、周密安排领导活动 2、认真做好各种记录 3、主动联系、及时沟通等,（三）结束阶段 1、返程安排 2、整理出差材料 3、落实有关问题 4、旅差费报销问题 5、回顾总结随从工作,二、商务随从工作 （一）领导商务旅行的任务 参加会议、参观访问、实地考察、业务洽谈、商务谈判、签订协议,（二）秘书的随从工作 1、制定计划 （1）内容： 一般有，出差的性质 出差的目的地 出差的活动等。,（2）制作旅程表 包括内容： 日期：指某月、某日、星期几 时间：出发及返回的时间，包括目的地抵离时间和中转时间；开展各项活动的时间；就餐、休息的时间等。 地点：出差的目的地（包括中转点）；旅行过程中开展各项活动的地点；食宿地点等。 交通工具：出发、返回时使用的交通工具；停留地的交通安排。 具体事项：商务活动内容，如访问、洽谈、会议、宴请娱乐活动以及私人事务活动等。 备注：记载提醒上司注意的事项。,旅行计划（李恒寿 总经理）,（3）旅行计划（日程表）具体要求是什么？ A、应详尽、有条理，按时间顺序排列； B、时间不可太紧，应留有余地； C、复印三份：上司；上司家属；办公室存档； D、了解目的地相关情况：气候；交通等。 E、保密。,2、订票和准备旅行物品。 3、周密安排旅行活动。 4、返回后的工作。,（1）领导外出旅行时，要确定临时负责人； （2）领导旅行时，还未完成的日常工作材料，应整理或解决清楚，日常事务不能积压，要照常进行； （3）电话及来访者的接待，要与代理领导一起处理。 （4）搞好文件的收发、整理和传阅工作。 （5）与在外地的领导保持联系，并制作联系备忘录和领导的活动时间表。 （）及时处理领导传回的指示。 （）领导回来时，准备好接站的车，有时间的话，秘书要亲自前往迎接。,了解： 领导外出旅行时秘书的工作处理,第三节 涉外商务旅行管理,一、出国前的手续。 1、撰写出国申请：事由；路线（所在国名）；日程安排；人数；附相关说明。 2，办理护照：携相关证件和照片去公安机关或相关机构；填写有关卡片和申请表；仔细检查护照并签字。,护照：某国公民出入本国国境和在国外旅行或居留时，由本国发给的一种证明公民国籍和身份的合法证件。我国的分为：外交护照、公务护照、普通护照三种。普通护照又可分为因公的和因私的两种。,签证：一个主权国家在本国或外国公民所持的护照或其他旅行证件上的签注、盖印，以表示允许其出入本国国境或者经过国境的证明。若把护照看成是身份证，签证就是出入证。我国的签证一般在护照上。,3，办理签证,黄皮书的英文为： International certificate Of Vaccination 它是国际卫生组织为了保障出入国境人员的人身健康，防止某些疾病传染流行所要求的证明。,4、办理国际预防接种证书（黄皮书）,5、 办理出境登记卡：凭护照、户口簿、居民身份证办理。,二、出国前的准备工作,1、信息资料 A、有关业务信息（我方、对方） B、出差国的信息: 地理环境、气候、风土人情、交通、旅馆等情况 2、编制旅程表（注意时差） 3、准备携带物品（公务用品与私务用品） 4、准备外汇 5、预定机票（领导人英文名字不要写错）,时差：国际规定以英国格林威治时间（GMT）为标准时间。地球的两个半球分为东八区和西八区，东八区时间比GMT早，西八区比GMT晚。对于出国人员来说，调整时差必不可少。通常计算是以经线划分，即格林威治以东，每15度加1小时，以西，每15度减1小时。,三、出入境手续