WBDQERP11iGL操作手册.doc

佛山市美的微波电器制造公司ERP管理信息系统总帐业务操作手册文档作者:创建日期:确认日期:控制编码:WBDQ_UG_GL_010当前版本:1.0审批签字:微波电器项目经理公司项目经理文档控制更改记录DateAuthorVersionChange Reference查阅NamePosition分发Copy No.NameLocation1234编写说明最终用户培训手册的每一章将按总帐业务中涉及的基本操作类型来展开，包括以下两个方面： 操作说明：简要叙述操作的背景、用途、注意点等。 操作过程：简要叙述操作的步骤。使用对象最终用户培训手册适应于财务部门总帐核算人员以及其他需使用本系统相关功能的人员。参考文档目录文档控制ii编写说明iii目录iv第一章 日记帐的录入与调整1第二章 日记帐引入6操作说明7第三章 经常性分录定义与生成9操作说明10第四章 日记帐的审核与过帐13操作说明14第五章 FSG报表定义与报表提交15操作说明16第六章 会计弹性域段值维护21操作说明22第七章 外币启用、公司汇率维护与汇率重估24操作说明25第八章 汇总模板定义与帐户查询29操作说明30第九章 月末结帐与关帐36操作说明37第十章 总帐常用标准报表39操作说明40第一章 日记帐的录入与调整本章主要介绍如何在总帐中录入凭证和修改凭证操作说明本操作适用于所有在总帐中直接处理日记帐输入及调整的业务。日记帐概念等同于凭证概念。操作过程 凭证录入：1. 进入：日记帐输入 若要使用批组控制，选择：新建批，否则选择：新建日记帐，进入日记帐输入屏幕。说明：在一批下可以输入多笔分录。批组控制有助于查询在同一批下的若干分录。但即使没有使用批组控制，系统也会为单独的每一笔日记帐自动生成一个批名。过帐时根据批名选择过帐。建议使用批组控制。在下图点击“新建批”，开始新建一批，如要在原有的批中输入日记账，则输入原批名，再点击“查找”2. 输入批组信息: 批组：批名称，可自定批名命名规则，如HCM0703-GL01：姓名第一个大写字母+年（两位）+月（两位）GL+第几批（两位）；也可由系统自动生成。 周期：输入批组内的日记帐所属的会计期。余额类型：缺省为实际的,实际的相对与预算而言。说明: 批组的摘要,可以缺省。总额控制：一批中借方或贷方金额总数（建议不输）状态：过帐状态缺省为未过帐的，资金状态取决与是否在系统中启动了预算，如启用了则缺省为要求，审批缺省为N/A。 创建日期：录入批组的日期。输完如上内容后选择：日记帐。3.输入日记帐信息：日记帐：分录名称,可以自定义（如HCM0703-凭证周期：分录所在的会计期，与批组中的周期一致。分类：可通过值列表选择记帐凭证的类型，缺省为“.记帐凭证”余额类型：表示实际的。与批组中的金额类型一致。说明：分录摘要。总额控制: 一张日记帐中包括的分录总金额(建议不输)。有效日期：日记帐的日期，默认当前日期，若选择的是上一会计期，则该日期缺省为上一会计期的最后一天。来源: 手工,表示手工输入的。转换：输入币种及外币的汇率类型。对于外币，需要选择汇率日期及汇率类型,建议用公司汇率,因为公司汇率在系统中统一定义,如果选择用户汇率,则可以手工定义。本位币可以缺省。若输入的为统计帐户的统计量，则选择币种STAT。行：分录行的编号，如 10，20，30等。帐户：分录行中的借贷帐户。借项/贷项：输入分录行的借贷方金额。对于外币则录入原币金额，系统将自动根据汇率值进行换算。选择存盘: 日记帐录入完毕后,可单击“”按纽，存盘并继续录入。过帐：点击“过帐”，在日记帐录入界面可以直接将日记帐分录过帐凭证修改：1、若分录尚未过帐，可以直接在分录上修改。进入：日记帐输入查询：查询分录所在的批组，在该批中选择要调整的分录。或者直接在输入日记帐屏幕输入查 询条件，并运行，查询出待修改分录。未过帐的日记帐可做如下调整：删除：直接点击删除按钮更改摘要、分类及来源：直接在说明上、分类上或来源上修改更改会计期：选择其他活动，选择更改周期，输入更改的会计期。更改货币：选择更改货币，输入更改的货币币种。2、若分录已过帐，则可补记一张凭证或将原分录冲回。冲回操作如下：进入：日记帐/输入，查询出该分录 取消：选择冲消，选择周期即冲回分录所在的会计期。运行：系统运行一后台进程，进程名为取消日记帐。进程运行完毕后，系统自动生成一冲回分录。 分录批组名规则为：“反冲”+被取消的日记帐名称+取消时间+进程号。同时原分录的状 态变为取消的。将该批过帐，则原分录得以冲回。注：日记帐冲回的方法由日记帐类型中规定的冲回方法确定。日记帐类型的冲回方法可以选择，有以下两种：更改标志：冲回的借贷方向不变，借贷金额正负变号。转换借贷：冲回的借贷方向改变。在设置日记帐分类中可进行以上选择。系统自动生成一张红字冲销凭证。第二章 日记帐引入本章主要介绍如何从GL与子模块的接口表中引入日记帐操作说明子模块在向总帐过帐后，当期业务产生的会计信息全部过到与总帐的接口表中，总帐通过该操作从接口表中抓取会计信息。除FA过帐时只能将分录直接提交到总帐；AP、AR模块在向总帐过帐时既可将会计信息提交到接口表，也可直接提交到总帐，在会计信息直接提交到总帐的情况下，无须对之进行引入；INV、PO模块必须在总帐进行引入。本操作适用于子模块仅将会计信息提交到接口表的情况。附：此章操作不属于一般GL业务人员操作范围。操作过程1、进入：日记帐/导入/运行2、选择会计信息来源的模块：如应付帐、应收帐等。3、选择组标识：AR模块在向GL每过一次帐，会产生一个标识号，GL可以根据标识号引入。4、选择是否创建总结日记帐：总结后，相同科目的余额会累计，没有明细，故建议选择该项5、选择日期范围：输入需引入会计信息的起始和终止的总帐日期。GL将根据该总帐日期范围来引入数据。6、引入说明弹性域：决定子模块的其他有关信息是否需要引入。因子模块的说明弹性域尚未启用，故该操作无意义。7、 选择：引入。系统产生一后台进程，进程完毕后，分录在总帐中自动生成。各模块在总帐中的分录都带有具有一定特征的批名，并且一批下的一笔大分录都是来自于某一特定的业务，分录名和批名有一定规则。以下是举例：GL的子模块批名特征批组下的常见分录名APAP过帐时自定义批名+“应付款”+其他信息采购发票（分币种）付款（分币种）AR“AR”+过帐进程号+“应收款”+其他信息销售发票（分币种）商业票据（分币种）贷项通知单应用程序（分币种）借项通知单（分币种）杂项接收（分币种）FA“Oracle”+“资产管理系统”+资产业务类型+公司帐簿名+会计期间增加转移报废折旧PO组织代码+采购+过帐进程号接收（分币种）INV过帐进程号+组织名+库存+其他信息MTL RMB第三章 经常性分录定义与生成本章主要介绍如何在总帐中定义分录公式及如何生成分录操作说明该操作主要适用于定期发生的一些重复性分录的处理，如费用的预提和分摊、待摊，税金的计提等分录的定义与生成等。GL的解决方案是定义重复性分录公式，在定义之后，定期运行这些公式即可得到所要分录，避免了重复性的的手工录入工作。GL能提供三种类型的重复性分录：框架分录：仅有分录的借贷方科目，金额需要手工补充。标准分录：有借贷方及金额，但借贷方金额是固定数。公式分录：有借贷方及金额，借贷方金额是变量。其值根据变量的值来定。经常性分录是手工对分录的每一行都指定一公式，一个公式只能得到一个分录行金额。典型的业务根据收入计提税金等。可用于生成所有的重复性分录。操作过程定义和生成经常性分录：1、进入：日记帐/定义/经常性2、输入批组名及说明信息：该批组名将作为生成的重复性分录批组名的一部分。3、最后执行栏：标明该批组执行的最后一个会计期和日期，是不可输入的。4、若需借用其他批组的经常性分录公式，则选择自动拷贝批组，并选择相应的批组名。5、输入日记帐分录名称及分类：该名称将作为重复性分录名的一部分，分类将作为重复性分录的类别。在一批组下可以定义若干日记帐分录。6、有效日期：该公式的有效日期范围。7、选择栏目：进入公式编辑屏幕。每一栏代表一个分录行。输入栏目所在的行数及该行帐户。8、输入该栏目的描述（任选项）：该描述将作为对应分录行的描述。9、输入该分录行的计算公式（或计算步骤）：该公式可以是常数，也可以是带变量的公式。变量为某帐户某期间（当前周期、前一周期等）的余额或本期发生净值。公式将决定该分录行是如何计算其金额的。如要定义框架分录，则只须输入该行的帐户既可，无须公式。注：公式遵循EASYCACL的规则。举例说明该规则如下：输入计算公式：A * B，则应输入如下几项：因子运算符解释A输入输入A后，后跟输入操作符，用以分离第二个值B*输入B后，规定 * 运算操作符，用以执行与A的乘法运算10、类似输入分录的其他行。11、最后增加自动抵消行，并定义自动抵消行的帐户，其作用是当定义的分录借贷不平时，将差额记入该帐户，该行的行号特定为9999，然后存盘完毕。生成经常性分录：12、进入：日记帐/生成/经常性，选择要运行的重复公式及运行的会计期，会计期决定了系统生成的分录所在的会计期。13、选择：生成。系统产生一后台进程，进程完毕后，分录生成。建议：该操作一般在期末过帐及相关科目的余额已确定之后再提交运行。第四章 日记帐的审核与过帐本章主要介绍日记帐的审核与过帐操作说明月末结帐时应确保当期发生的所有业务已正确入帐，并将当期的日记帐过帐，以结出本期期末余额，及下期期初余额。可以月末过帐，也可平时在审核日记帐后过帐。附：此章不属于GL一般操作人员的操作范围操作过程1、审核日记帐分录，可通过查看通知来完成。2、进入：其他/通知/查找3、查看列表对凭证进行审批，拒绝等操作(因审核比较繁琐，微波事业部不使用)。审核后，被审批凭证出现在提交审批人的通知中，被审批人确认凭证以被审批后进入：日记帐/过帐 输入待过帐日记帐分录的选择标准，如周期、批组等，选择：查寻，进入日记帐过帐屏幕；或不加标准直接查询，查找出所有的批组，然后再从中挑选。4、路径：日记帐：过帐，选中所有待过帐分录批组左边的小方框，选择：过帐。系统提交一后台进程，进程完毕后，过帐完成，相应科目的余额被更新。如果日记帐不能通过过帐的，系统有相应的提示。第五章 FSG报表定义与报表提交本章主要介绍在GL中如何定义并生成资产负债表、损益表及其他管理报表。操作说明GL模块提供了丰富的报表定义功能，可以利用GL的FSG报表定义功能定义资产负债表、损益表及其他管理报表，定义好后，定期运行即可出报表，无须编程。一般，所有帐上的各帐户的余额、发生额数据，都可以通过FSG报表功能取出来生成相应报表。FSG报表定义的一般过程：定义行集和列集，然后将二者组合成一报表。行集是一报表行的要素集合，包括行描述、行格式及该行金额的公式等，列集是一报表列的要素集合，包括列描述、列格式及列金额的公式等。通过行集定义的公式和列集定义的公式的交叉，可以得到报表中每一位置上的金额。若把报表看作一个二维表格则行集和列集是报表的两大要素。附：报表定义不属于GL一般操作人员操作范围。操作过程行集定义1、进入：报表/定义/行集2、输入行集名称、描述3、选择：定义行，进入行集定义描述4、输入栏目号（整数），报表将根据栏目号的大小来决定每行的显示顺序，行号小的在报表的前面显示。为考虑以后报表的维护，如在相邻两行之间可能加一行等，建议相邻行的栏目号之间留有空号。如以10、20、30、40等方式编号。5、输入行项目，该描述将作为行的名称显示在报表上。6、指定每行的格式选项：如缩进字符数、是否要空行、是否要下划线等。一般仅需设定缩进字符数即可。7、若该行是通过帐户金额来取数，则选择：帐户指定；若该行是对相关行金额的计算，则选择计算,只能选择其一。8、若选择：帐户指定，首先定义公式。例如在定义利润表时，利润的计算可取相关损益类帐户余额之和；其次定义该行的显示类型。E表示显示所有组合的明细段值，T表示仅显示汇总值，B表示既显示明细段值，又显示汇总值。再选择“活动”，表示是取借方数（借项）、贷方数（贷项）还是净值。举例：如该行为损益表上的管理费用，则公式应为：会计科目为管理费用，其他段为汇总值T；活动类型为净值；若想显示出所有责任中心的管理费用，则在定义显示类型时选择责任中心的显示类型为E，其他为T。9、若选择计算，则定义该行与其他行的计算关系。例如可定义一行为前两行之差。10、定义好所有行后, 存盘退出。列集定义1、进入：报表/定义/列集2、输入列集名称及描述3、改写段：需要在每列中用某一段的段值来替换所有行中的该段时，选择被替换的段，并在每一列设定一特定段值。4、选择：定义列,进入列定义屏幕，输入该列的显示位置(职位)、序列（用以定义列计算）、格式掩码（会计格式）、因子（金额单位）及该列帐户的余额类型及币种等。5、 若该列计算须取有关帐户的金额，则选择帐户指定；若该列是对其他列的计算得到，则选择计算。操作过程类似于行集的定义。6、 若需要强调报表列中需要关注的一些满足特定条件的特别信息，例如管理费用超过100万等，则可以定义例外来标识该列的特别行项目。选择：例外，接着选择标识符号并定义条件。7、存盘退出到列集定义屏幕，选择：创建标题，进入编辑状态，为列集中的每一列编辑对应列名。8、存盘退出。定义报表1、进入：报表/定义/报表2、输入报表名称及标题3、选择该报表的行集和列集（必选）。4、其他任选项的选择：如舍入选项、明细级别、货币种类、输出选项等5、存盘退出。FSG报表运行1、进入：报告/请求/财务2、选择需运行的FSG报表及会计周期3、选择：提交，系统产生一后台进程，进程完毕后即生成所定义的报表。注：系统的标准报表在：报表/请求/标准菜单提交。第六章 会计弹性域段值维护本章主要介绍会计弹性域各段值的维护操作说明适用于会计弹性域各段值的增加、修改、失效和停用等操作。为体现总帐对其他模块核算上的管理，建议财会弹性域段值的维护工作，例如增加一会计科目，修改一部门段值等工作，一般应由总帐的相关职责人员来完成。其他模块对会计弹性域段值的修改要求应经由总帐人员审核，最终由总帐人员在系统中实现。附：本章操作不属于GL一般操作人员的操作范围。操作步骤1、进入：设置/财务/弹性域/关键字/值2、选择查找依据为“值集”，在名称栏选择出需维护的会计弹性域值集，选择：查找，进入段值屏幕。3、若是增加一段值，则在屏幕相应位置输入如下信息： 值：表示段值编码。 说明：表示段值描述。 有效的；表示该段值是否有效，允许打勾代表有效。 母：确定是否为汇总值，若为汇总值，则可输入累计组名及级别层次（也可以不输）。在“合格符”栏目选择： 允许预算：该段值是否允许预算（对于母值不允许预算） 允许过帐：该段值是否允许过帐（对于母值不允许过帐）帐户类型：若输入的是会计科目段值，则还需明确该科目的帐户类型，是资产、负债、所有权/股东权益、收入还是费用。科目的类型将直接影响到系统的年底结帐。对于收入、费用类科目，打开新年度会计周期时，余额会被结转。所以凡年底不结转的科目，其类型都不能设为收入或费用类型。注：若输入的是母值，则还需指明该母值包括的范围。选择：定义子值范围。子值范围定义完毕后存盘，系统提交一后台进程，进程完成后，母值生效。4、若是修改一段值，则在进入会计弹性域段值屏幕后，查询出要修改的段值予以修改，完毕后存盘。修改有如下几类：（注：段值编码是不能修改的）（1）修改段值描述 （2）在截止日增加停用日期 （3）选择失效（失效后，该段值在值列表中看不到，也不能使用） （4）修改父值的范围维护值的一些属性第七章 外币启用、公司汇率维护与汇率重估本章主要介绍总帐中外币的定义、启用与汇率维护，及在期末可能做的汇率重估操作说明一般，在汇率稳定的情况下，在系统中统一使用预先定义好的公司汇率，有助于记帐的一致性，同时也有效的防止了手工汇率录错的可能。为使报表能正确反映企业债权、债务，应对企业中的外币债权债务及公司现金类资产进行重估(计算汇兑损益)。重估价时，系统将汇兑损益记入待指定的未实现损益帐户。系统中已预先定义好世界主要国家货币，需使用某币种时只要启用即可。本章操作不属于GL一般操作人员的操作范围。操作过程启用新币种： 1、进入路径：设置/货币/定义 2、查询出要启用的币种 3、选择“启用”栏，存盘。维护公司汇率1、进入路径：设置/币种/汇率/每日2、输入各币种对RMB的公司汇率值，存盘。3、汇率值输入后还可修改，要修改汇率值需先查询出要修改哪一天的汇率，再修改存盘。若每天使用不变，可以一次定义多天（如一月）的汇率值。汇率重估1、进入路径：币种/重估2、输入如下信息： 周期：重估价帐户哪一会计期的余额 未实现损益帐户：汇率差异部分将计入的帐户。 货币选项：如对某一货币进行重估价，选择单一货币；如对所有货币进行重估价，选择所有货 币。 货币、比率：需重估价的货币种类及汇率 重估价范围：对哪些帐户进行重估价，一般主要是现金类及债权债务类帐户。3、选择：重估价。系统提交一后台进程。运行完毕后，系统产生一重估价分录，分录批组中含“重 估价”字样，分录是本位币的。4、将重估价分录过帐。则各重估价帐户的外币余额与对应本位币余额的换算比率为重估价的汇 率。5、本期财务报告完成后，在下一会计期将重估价分录冲回。则各重估价帐户的外币余额与对应本 位币余额的换算比率为重估价前的汇率。点击重估,系统会自动地运行重做程序重估后的凭证如下:第八章 汇总模板定义与帐户查询本章主要介绍在总帐中如何定义模板并方便用之于各种帐户的查询操作说明GL提供功能强大的查询功能，可以利用会计弹性域各段值的各级汇总值与明细值的灵活组合来定义出各种用于查询的汇总模板。例如要查询各部门的所有费用，可以如此定义模板：公司段：明细值；责任中心段：明细值（或汇总值）；其他段：所有明细值的汇总值。汇总模板的定义和使用要求事先定义好各段值的累计组及各级汇总值，即各级父项（组）。本章操作不属于GL一般操作人员的操作范围。操作过程定义汇总模板1、进入路径：设置/帐户/汇总2、名称：输入汇总模板的名称3、模板：输入汇总模板各段值的取值要求：D、T或其他已定义的累计组 D：代表取明细值 T：代表所有明细值的汇总值。4、说明：输入对此模板的说明信息。5、最早期间：输入您要求总帐管理系统维护汇总帐户余额的最早期间。总帐管理系统将维护此会计期和随后期间的汇总帐户余额。6、存盘后系统提交一后台进程，进程完毕后，可以使用该模板来查询。使用汇总模板进行查询：1、 进入路径：查询/帐户2、输入： 会计周期：需查询帐户起止会计期 货币：查询一种货币还是多种货币 货币类型：选择“已输入的”或“已转换的”。“已输入的”指输入时的原币金额，“已转换 的”指将原币换算成本位币的金额。 计算余额类型下选择：实际金额3、总结模板：输入汇总模板类型（可选项）4、帐户：根据模板要求输入各段值。模板中要求为T的段，帐户下限输入“0 ”,上限输入“Z” ； 模板中要求为“D”的段输入帐户的起止范围。5、选择：显示余额 期间至今：本期累计净发生 期间至今兑换的：将期间至今金额折算成本位币的金额 年度至今：帐户余额 年度至今转换的：帐户外币余额折算为本位币的金额。6、 选择：明细余额。可以查询到该帐户下所有明细帐户的余额。7、 选择：日记帐明细，可以根据每一明细帐户的余额查询到当期该明细帐户的所有发生明细，即 各笔日记帐分录。点击显示全部日记帐，可以查询到T型帐户；也可以将查询到的数据从总帐中导出。点击菜单中的文件，选择“导出”。8、 若日记帐分录是来自子模块，点击“追溯”，则可以一直查到子模块产生该笔分录的信息，如果是总帐手工录入的凭证，则不能进行追溯，以下是应收模块追溯的内容，查询到子模块的内容也可以导出。导出的内容如下：第九章 月末结帐与关帐本章主要介绍总帐期末的两项重要操作结帐与关帐操作说明在确认本月的所有会计事项已在本月正确处理完毕后，应及时进行结帐与关帐。整个系统的关帐应该统一协调，GL模块应该负责关帐时各模块的协调工作。GL模块的结帐是月末表结，年末帐结。在每月期末，各损益帐户的余额是不结转的，损益的计算通过损益表定义的公式来计算；在会计年末，各损益帐户的余额结转到帐本中设置的留存收益帐户中，系统自动结出全年的利润,但不产生结转日记帐。本章操作不属于GL一般操作人员的操作范围。操作过程1、确认下一会计期间的状态为“将来”。2、接口表中的数据引入总帐：通过日记帐引入程序将总帐接口表上的数据转移到总帐。运行所有从明细分类帐到Oracle总帐的接口，除了在过帐时生成分录的资产模块外，将其余应付、应收、库存、采购模块数据过帐到总帐接口表上。 日记帐引入程序从总帐接口表上转移数据到总帐。3. 审阅并核对未过帐分录的明细分录。4. 分录过帐：把经审核无误的凭证过帐。Oracle总帐描述了不能生成过帐分录批的问题，原因如下:（1） 控制总额和实际总额不一致（2） 过帐期间是未打开的会计期间（3） 不平衡分录应改正所有分录批中的错误，重新提交改正后的分录，并过帐。5. 运行试算平衡表和其他初始FSG报表。 6. 选择重估帐户余额：重新估价外币帐户余额，更新记帐本位币货币金额。 8. 选择合并报表：运行合并，自子帐簿向母帐簿生成合并的余额或交易。在运行合并时，母帐簿内会创建一个未过帐的合并日记帐批组。9. 审核及更正余额：将Oracle总帐和其他模块进行对帐，可以通过以下两种方式：(a) 在线审阅明细帐户余额(b) 通过报表审阅帐户余额：可以使用系统中的标准会计报表（如总分类帐、日记帐、试算表及帐户分析等报表）帮助总帐和其他模块进行对帐。 10. 将有关调整入帐并生成过帐：对于错误的分录簿在过帐中产生的帐户余额的错误，应对其进行改正，做有关的调整和冲销分录，并对其进行过帐。11. 关闭本期总帐会计期间：进入路径设置/打开关闭，选择要关闭的会计周期，将状态改为“已关闭”即可，然后保存，如果此时其它模块会计期未关闭或GL接口有数据，则系统会提示错误，显示此帐套未关闭会计期的子模块或显示GL接口相应的数据未导入或未过账，系统不允许关闭此期间会计期，见上图。已关闭状态的会计期可以再打开。 12. 打开下一