罗盘IPMS酒店管理系统操作说明书.doc

罗盘IPMS 用户手册USER GUIDER 北京万维罗盘信息技术有限公司 北京市海淀区知春路56号中航科技大厦6001室 电话：（8610）82139949 传真：（8610）82133391 网址：序言罗盘公司推出的全互联网酒店管理系统 iPMS，可以基于SaaS模式运行（既根据使用需要付费），酒店无需硬件投入，无需软件投入，甚至无需人员投入，就可以通过互联网使用专业的酒店管理软件，而且完全规避了使用盗版商业软件的风险。据专家估计，比起传统的酒店管理系统，罗盘的解决方案可以节省酒店80% 以上运行及管理成本。罗盘iPMS同时具备强大的连锁管理、会员管理、中央预订系统、网站在线预订等功能，支持电话、公安和门锁接口等服务。使用罗盘iPMS，酒店（或连锁集团）的网络营销也将易如反掌。同时，由于B/S架构中央化的特点，酒店管理方可以随时随地在任何一台有上网条件的电脑或手机上查看酒店的实时运营情况，真正做到运筹帷幄之中，决胜千里之外。计算机管理系统的重要意义首先，无论是对于新上电脑系统还是更换旧的电脑系统，都代表一种新的管理模式介入，代表一种新的变化甚至是变革，当然这种变革，是在融合酒店自身管理特点的基础上，给酒店带来更先进更高效率的运作模式，可以最大限度地节省人力物力，优化企业资源配置。这就是本系统在酒店应用的重要意义所在。相反，如果一个新的电脑系统不能给整个业务流程和管理带来好的变化，只在一定程度上，满足了部分以前需要手工制作的报表，满足原有的习惯，那么很显然这不是一次成功的应用。以下具体阐述：规范业务流程，提高操作速度手工时期接待工作中所需要制作报表，在这里将不复存在。只要输入规范正确，电脑系统中将自动提供大量的报表。电脑系统的使用，使得业务的分工变得很明确，间又相互关联相互约束。规范的数据录入，也将直接保证夜审及结帐时的数据准确，并在夜审时得到更多的统计分析数据。 当然相对与手工来说，使用电脑系统最直观的好处体现，就是业务操作速度的大幅度提高。 速度提高最明显的是结帐操作，因为结帐时，大部分的帐务电脑已经自动产生，例如房费、电话费等等，同时所有消费的合计与应收应退，都已有最清晰直观的体现，无须收银员再拿着计算器去计算，因此可以大大提高操作的速度，并最大限度减少发生意外差错的可能。加强审核控制，杜绝作弊 在电脑系统的控制审核模式下，以往在手工方法下容易发生的错误甚至作弊现象，将变得没有可能。因为电脑的大部分重要操作，都是不可逆的，也就是不可随便删除或者修改，或者会留下每一步的操作痕迹。当然，电脑不是万能的，它提供的只是完整的手段与途径。因此最重要的事情，是必须存在与系统模式相适应的，最严格的管理制度，才能构成最完善的控制与审核体系，从根本上杜绝各种人为的错误与作弊现象。为决策分析提供强大的统计数据系统每天基于各种预先设置的代码，产生大量的统计数据与报表，从不同的角度，覆盖酒店业务的每个方面，供财务以及各级经理做决策分析之用。从某种意义上说，这才是基于电脑系统，给酒店带来的最重要的东西！ 当然，数据内容与报表格式的产生，是否符合酒店的管理特色与习惯，是系统在应用中一个很重要的问题。酒店各部门经理一般均有着丰富的酒店经验，而电脑系统也是经历过大量酒店的实践，不断吸收各酒店好的经验与管理理念逐步发展而来。因此，我们需要相互融合，取长补短，并在工作中及时地交流沟通，使基于罗盘系统的管理模式，在酒店发挥最大的综合效益。一、基本操作1.1、系统登录操作用户选择系统快捷方式，双击图标。弹出如图1所示的登陆界面，输入用户帐号，密码以及对应班次登陆系统。 图1下面介绍如何正确输入【用户帐号】、【密码】、【班次】。【用户帐号】：与用户一一对应，由指定系统管理员设置。一般设置后不得删除【密码】：用户登录密码，由管理员初始化后，在系统【登录密码修改】自行修改【配置班次】：根据酒店自身实际操作的班次数及命名做初始化设置【班次号码】：根据上班情况输入相对应的班次号码【强制断网】：由于系统支持断网操作，所以在酒店网络出现异常，或不稳定的情况的下，可以在此按钮前选钩，完全进入离线操作状态，等网络稳定之后，在去掉此钩，重新登陆，上传所有断网操作的数据，断网的情况下请不要在多个机器上同时操作。【系统设置】：服务器配置，功能选项以及调试选项。【程序在线】：表示系统联网状态。注意：只有曾经登录成功的用户才能在断网情况下登录。罗盘建议：系统保持在线是常态，断网是非常态。 注意：系统夜审之前登陆一个班次，夜审之后注销，登陆另一班次。 温馨提示：第一次安装系统登陆时，系统在下载数据，速度会相对较慢。系统登陆时候同时显示加载速度以及进程，请耐心等待。在输入以上三项内容时，可以使用回车或者键盘左上方的TAB键来移动光标。正确输入帐号、密码、班次后，登录系统成功。1.2、房态图界面说明【标题栏】：显示酒店名称，营业时间，班次，操作人姓名及帐号。【菜单栏】：管理系统的所有功能可以在菜单中实现，进入不同的选项时菜单的功能是不同的，会自动根据你所使用的功能调出相应的菜单，【当前状态栏】：显示当前的操作界面，包括了今日房态，今日预抵，在住客人，今日离店，本班收银界面。【工具栏】：包括当前经营状态统计 房态图显示过滤设置；以及房态图符号及颜色说明。【房态图】：显示全部房间当前客房的使用和清洁及维护状况，一目了然。【隐藏右边栏】：点击此按钮可以可以把右边工具栏收起，房态图变宽，需要时在打开。 图21.2.1、房态图说明 工具栏上点击房态图颜色及颜色说明，如图3所示： 工具栏上点击房态图显示过滤设置，如图4所示：【建 筑】：根据酒店实际物理区域划分。【楼 层】：显示每个楼层的房间数量。【房 型】：根据客房的自然类型将客房分成若干类来管理，通常同一类房的不同的房间其标准房价是相同的如：标准间，套房等【风 格】：定义出房间一种特有的格调和特点 图3 图41.3、菜单栏说明每个主菜单都有自己的子菜单，子菜单中的每一项都和操作功能紧密相连，因此熟悉菜单是掌握预订接待系统操作的基础。操作者可以单击主菜单，打开相应子菜单，浏览熟悉这些子菜单。1.3.1、散客管理 “散客管理菜单”如图5所示，主要包括以下命令： 图5【散客步入】：散客步入的操作【散客客房预订】：散客预订的操作【待入住散客订单】：所有待入住的散客订单【查询全部散客订单】：全部的散客订单，包括入住前，入住中，取消，Noshow的订单【查询全部登记单】：所有在酒店住过的登记单列表1.3.2、团队管理“团队管理菜单”如图6所示，主要包括以下命令： 图6【团体客房预订】：团队预订的操作【在住团队列表】：所有在住的团队【待入住团队列表】：所有待入住的团队【今日预计离店团队列表】：登记单上离店日期为今日的团队【查询全部团队】：所有团队的列表1.3.3、收银管理“收银管理菜单”如图7所示，主要包括以下命令： 图7【临时挂账登记单列表】：所有挂账的客人列表【临时挂账团队列表】：所遇挂账的团队列表【历史账务查询】：酒店历史账务查询，查询后，可以查看账务的详细信息，并且可以跟踪到所属的登记单、团队等【发票管理】：所有账务的已开及未开发票的查询【佣金层次设置】：设定协议客人的返佣的公式【历史佣金查询】：所有返佣单位的列表以及查询各个单位佣金的情况【中介单位列表】：设置的佣金的单位查询，同时可编辑修改以及查看此单位的详细情况1.3.4、客户管理“客户管理菜单”如图8所示，主要包括以下命令： 图8【酒店协议客户查询】：和酒店在业务上有某种约定而在书面上有成文的单位。通常这种单位在饭店享有某种程度的优惠。这里包括协议单位的详情和账务，也可添加和编辑【酒店常客查询】：客人入住酒店后，住店的资料上传至服务器，其信息将被系统完全并且永久保存，便于今后的查询、统计和分析【会员卡类别列表】：酒店所能使用的会员卡类别列表，包括查看已售卡和卖新卡【会员卡搜索】：根据提供的资料搜索匹配的会员卡，查看会员卡详情【会员卡快速查找】：根据会员卡号快速查看会员卡详情【会员卡销售明细】：酒店员工通过前台卖会员卡的一个统计【电子折扣卷管理】：酒店发行的电子卷，代金卷等【积分奖品管理】：根据积分领取奖品【奖品申请管理】：根据积分申请奖品【酒店黑名单列表】：主要用来记录在酒店有不良住客记录的住客。这种住客可能是对酒店的硬件设施有破坏性，也可能是公安部通缉的要犯。酒店可自行添加和删除，被添加黑名单在登记时系统会有提示。1.3.5、房态管理“房态管理菜单”如图9所示，主要包括以下命令： 图9【批量修改房态】：选择可批量修改房态，如：脏房批量改成干净房等【打印房态表】：点击可打印当前的房态，系统中不同符号表示不同房态 VC 干净的空房（可卖房） OD 住客脏房 VD 脏的空房（走房） OC 干净住客房【打印早餐表】：点击显示在住客人所需的早餐列表，可打印【快速制作门卡】：填写房间号，客人姓名，制作门卡【读取门卡信息】：把门卡放读卡器上 点击 能看到门卡的信息【远期房态】：从房间角度观察的每天客房使用情况，预测未来某天房间使用情况的工具按全部客房的房号，列出每一间客房从当天到第30天之间的使用情况。【房类预测表】：从房类角度观察的每天客房预订情况，预测未来房类使用情况的工具当天到第30天期间每一天，每一类房的预订情况，包括预订数剩余数及维修自留数，预计平均房价和总收入【房间维修记录】：查看房间的维修记录，可输入房号查询【房间自留记录】：查看房间的自留记录，可输入房号查询【放盘管理】：指给酒店的房间设置时间段内的房价【查看价格】：根据需求查询房价1.3.6、夜审“夜审菜单”开始夜审，如图10所示 图10【营业日】：是系统自动产生和维护的一个营业日历，每天夜审结束后该营业日并将营业日历翻到下一页， 即开启下一个营业日。【夜 审】：审核并汇总当前营业日所发生的全部业务，打印出相关的统计报表，结束当前的营业日并开启下一个营业日的全部过程。 夜审注意项及操作系统都会一一提示【夜审前必须处理事项】：提示点击进入界面可提示酒店夜审之前的处理工作【操作日志查询】：所有操作的一个记录，可以查看到每一步操作【未记账话单查询】：做了计费软件的接口，则计费软件中未计费的话单会体现在此1.3.7、POS“POS”如图11所示： 图11【POS点消费】：点击可消费POS点【POS点设置】：点击可设置POS点，包括新增POS和新增商品【客房用品物品设置】：设置客房用品的类型，名称及价格，方便查看。设置成功，在客房账务新增客房用品消费中会有体现【损物赔偿物品设置】：设置损物赔偿的类型，名称及价格，方便查看。设置成功同上【哑房帐号列表】：设置补录消费的营业点。同时漏收费用可以从哑房录入。1.3.8、报表“报表”如图12所示： 图12【报表中心】：报表是酒店管理中最重要的一个环节，在系统中设计的报表主要包括班结账报表，收入报表，客人报表，预订报表，登记报表，账务报表，房间报表，公司报表。系统提供的报表非常丰富，酒店可根据需要查看并打印1.3.9、酒店设置“酒店设置”如图13所示： 图13【房间建筑列表】：酒店实际建筑列表，可新建编辑【房间楼层列表】：建筑的楼层列表，可新建编辑【房间风格列表】：房间特有的格调和特点的列表，可新建编辑【房间类型列表】：可编辑，设置超预定数量以及钟点房房价【房间列表】：酒店所有的房间，可编辑操作，这里不涉及修改房型【酒店全局设置】：酒店全局设置的修改【外币汇率设置】：设置外币的汇率1.3.10、系统“系统菜单”如图14所示： 图14【手动更新PMS及CRS设置】：点击更新设置【手动更新房态图（F5）】：点击更新房态图，快捷操作F5【国际化配置】：编辑外语，体现外文账单【接口配置】：电话计费，公安系统，门锁系统与IPMS的接口【键盘快捷键设置】：设置快捷键操作【单据号生成器】：可设置自动生成押金单据号【自定义登记单图标】：根据登记类型选择图标即可，完成后更新，登记时以设置的登记类型登记，房态图上就会显示所选中的图标【IPMS软件说明】：罗盘前台系统所需安装程序下载地址，常见问题解答，最近版本更新的主要功能【断网数据维护】：如果系统曾经断网操作过，那么可点此完成数据维护【登录密码修改】：为防止泄密，操作员应该经常修改自己的口令（因为口令泄密可能造成一定的经济后果）。该功能只有在正确地输入原口令情况下才能修改成功【退出系统】：点击退出IPMS系统二、系统操作2.1、预订该节所讨论的内容覆盖整个酒店的预定业务2.1.1、散客预订1、点击房类预测表，如图所示，查看预订时间内的房型剩余量房类预测表从房类的角度分析并呈现从当天起到未来的某一天之间该酒店的客房预订情况。该表参考的信息由未来的客人订房信息及预订团队的订房信息构成，因此尚有不确定性因素。但在房间资源非常紧张的情况下，此表提供的信息可以作为超预订依据之一。可选择日历起始时间查看剩余房间数，确定之后，关闭窗口。【日历起始时间】：点击日历图标可选择【已预订总数】：所选时间内的所有预订的总数量【房间余量】：所有时间内酒店所有房型的剩余数量，公式（可预订数+已预定数+不不用数量）我们主要通过这个数据来观察是否还有房可订【平均房价】：预订的所有房间预订价格的平均值【总收入】：预订的所有房间预订价格的总和2、点击系统散客管理，单击散客客房预订，弹出预订界面，如下图所示【预订期间房态维护】：列表方式显示同时间内预订留房情况【入住日期】：用鼠标左键单击入住日期右侧日历表，在弹出的日历中选择；可以通过键盘上下箭头键修改日期。【离店日期】：用鼠标左键单击离店日期右侧日历表，在弹出的日历中选择；可以通过键盘上下箭头键修改日期。【预订房型、数量】：该位客人预定的房间数，按钮选择；单击右侧下拉按钮并选择相应的预定类型【订单来源】：用鼠标左键单击按钮选择渠道【价格类别】：用鼠标左键单击按钮选择【协议单位】：只有协议单位客人住店时才需要选择协议单位，同样协议单位也是选择的而不允许直接输入协议单位名称，如果是非协议单位客人则不需要填写。协议单位的选择方法：用鼠标左键单击按钮选择，协议单位较多，可选搜索按钮选择，当选择了协议单位后，协议单位的价格类别及所需返佣的单位，佣金的类别都会自动导入到预订单【自定义房价】：前面方框选上勾，输入价格，注：当自定义了房价后需备注标明为何使用了这个价格以便查询，定义完成后房价就会是这个自定义的价格而非我们选的价格类别中的价。【会员类别、卡号】：需手工输入会员卡号，选择类别，当选择了会员后，会员的基本信息 也会被导入。【返佣单位，佣金类别】：用鼠标左键单击按钮选择【客源】：系统默认或设置好的客源分析，单击按钮选择【销售员】：酒店销售，打击按钮选择【预订人】：需要手工录入，如果是会员，系统会导入信息【联系方式】：包括手机，传真，电子邮箱，座机，邮编，通讯地址，可选择录入，但至少提供一项，方便酒店与客人能联系上。【付款方式】：用鼠标左键单击预付方式右侧下拉按钮，在弹出的窗口中选择。【到达人数】：用鼠标左键单击按钮选择，包括成人和小孩数。【到达方式】：需手工录入【到达时间】：用鼠标左键单击按钮选择【预订备注】：用于详细说明客人的情况或需求的补充说明。【订单预付款】：填写客人预先支付的款项，打印收据交由客人签字确认。在输入预订金时单据号必须输入，单据号输入是为了方便财务审核及收银员查账、对帐。【入住人信息】：客房入住人的资料，可提前录入，登记时会自动转入登记单，姓名，证件号码手工录入，其他由下拉菜单选择。【录入常客】：常客概念参考1.3.3。点击录入常客，输入姓名或证件号码点击查询即可找到该客人，查看客史，可查询到客人入住的相关历史资料。在查询结果中双击要选择的常客，则会导入进预订单。 搜索常客 查看客史3、选择性填写资料，点击确定提交，订单生成。4订单修改及取消 首先在散客管理菜单，待入住的散客订单中找到订单，点击详情进入订单 查找订单 订单详情点击订单修改按钮，进入修改界面，这里可对预订基本信息，附加资料，预订人信息进行修改。完成点击确定修改即可，如下图： 订单取消只需在订单详情上选择订单取消按钮，输入取消原因（对有预付款的订单需对预付款进行处理）确定取消即可。从菜单查询所有散客订单可找到被取消的订单5、给客人分配房间，查看订单详情中客房分配列表，订单生成时自动带入了未指定房间号的预留房，这里点击指定房间，选择一个房间确定，为客房预留房间成功。 预留房间成功房态图上预留房态发生变化： （8422为预留房） 如取消了待指定的预留房我们需点击进行操作，这可预留待指定和指定房间号的房间，如下图：2.1.2、团队预订1、同散客预订查看房类预测表。2、点击团队管理菜单团队客房预定，进入预订界面，如下图：【团队名称】：旅行团队的名称，手工录入。【房态图代码】：显示在房态图上的团队名称以区分不同的团队，手工录入【联系人姓名】：主要负责人，例如团队的领队等。【酒店销售】：针对客人的酒店销售人员【价格类别】：用鼠标左键单击按钮选择【客源类别】：用鼠标左键单击按钮选择【预抵店时间】：用鼠标左键单击入住日期右侧日历表，在弹出的日历中选择；可以通过键盘上下箭头键修改日期。【预离店时间】：用鼠标左键单击入住日期右侧日历表，在弹出的日历中选择；可以通过键盘上下箭头键修改日期。【协议单位】：只有协议单位客人住店时才需要选择协议单位，同样协议单位也是选择的而不允许直接输入协议单位名称，如果是非协议单位客人则不需要填写。协议单位的选择方法：用鼠标左键单击按钮选择，协议单位较多，可选搜索按钮选择，当选择了协议单位后，协议单位的价格类别及所需返佣的单位，佣金的类别都会自动导入到预订单【返佣单位 佣金类别】：用鼠标左键单击按钮选择【联系方式】：联系人的联系方式包括电子邮件，手机，座机，传真【业务来源】：相当于客源，鼠标点击选择【抵达时刻】：用鼠标左键单击按钮选择【团队成员数】：团队实际到达人数，包括成人男性成人女性和小孩，用鼠标左键单击按钮选择【挂账额度】：酒店给团队设定的可欠费额度，一般在创建协议公司是建立，当选择协议公司时，如该协议公司允许挂账，则挂账额度会导入。【预订备注】：用于详细说明客人的情况或需求的补充说明。【团队预付押金】：需手工录入【团队负责费用】：在酒店的业务中，团队主帐与团队成员帐之间常常有许多约定的付费关系。当团队主帐一旦设定了某种费的转帐路径后，其成员在发生该种费用的帐时，该费用将被自动转到团队主帐中去。在上面窗口，勾选该团队需支付其成员的相关费用码；如完全支付，点击全选按钮即可。【团队房价 特殊价】：团队享用的所有房型的房价，团队享用的更实惠的价格为特殊价，需手工录入，一旦录入特殊价 则此团队入住时房间价格就会是这个录入的特殊价，不设置则取系统价格。3、选择性填写资料，点击确定提交，订单生成。4、订单的修改及取消 首先在团队管理菜单，待入住团队列表中找到订单，点击详情进入订单 这一界面可修改 如下图： 修改团队费用界面 修改团队价格界面 如有需要添加附加费用则点击 如下图： 订单详情上点击，进入修改界面如图所示： 可修改基本信息，联系信息，备注，完成后确定修改即可。 订单取消只需在订单详情上选择，弹出对话框，与散客订单取消情况一致5、为团队留房排房，点击，如下图：可根据房型预留未指定房间号和指定房间号的房间，预留完成，确定提交即可 预留完成之后，未指定房间从指定房间 也可通过来完成，如下图：酒店房间很多的情况下，可以选择按钮，自动排房也是批量排房的一种，按照空余房间数从上自下排出给团队预留的房间 根据提示信息选择房间，点击确定排房即可。同散客预订，预留房之后，房态图发生变化 （8226为团队预留房）2.2、入住2.2.1、散客入住从酒店业务出发，散客的入住分为两种情况，预订客人步入和直接步入1、 预订客人步入状态栏上点击今日预抵，可以看到所有的预抵订单，根据姓名或订单号找到订单，查看订单详情 确定后直接点击入住，弹出如下界面：【登记完毕自动打印登记单】：选上则确认提交此页面会自动打印出登记单，不选反之【入住日期】【离店日期】：为订单上填写的时间【入住房间】：为预订预留的房间【价格类别】：预订时选择的价格【登记类型】：预订转入【电话等级】：鼠标点击选择【酒店销售】：鼠标点击选择【VIP 保密】：显示在房态图上左下角的代码，可进行勾选【入住备注】：客人的特殊需求【入住人信息】：预订客人自动导入，可手工录入，如是常客，可录入常客【预订房价】：预订时选择或自定义的房价【房间押金】：客人入住时支付的费用在这填写，包括现金，刷卡，刷预授权选择填写，确定提交，预订客人入住成功 今日预抵房间在房态图上有提示，也可以从房态图上找到此房间，在房态图上右键选择预订客人抵达，同样进入上面的界面2、 散客直接步入房态图上空/净房鼠标右键点击散客步入，进入下图所示界面：根据客人的实际情况填写完成，确定提交即可 散客步入的另一方式：系统菜单散客管理散客步入点击进入，与上图界面基本一致，入住的房间需选择，这里需查找空房，选择之后其他操作与上述方法一致。登记完成后会弹出界面如下： 点击制作门卡，发卡完成，打印登记单，给客人签字确认注意：如果是一个客人开多个房，相当于是添加同住联房，在步入框的顶上有按钮，点一下加一间房，会在中间客人列表中显示下属房客人情况以及房型房价中显示其房价。【读取公安】：针对酒店有自己的扫描仪而非公安提供的扫描仪，做了接口后可点击此按钮将资料直接写入PMS对应的此房间3、会员步入 进入此界面，根据查询条件查找会员资料，在下面出现的列表中选中卡号对应的客人，点击后面的操作（不积分表示此会员入住成功后会员卡上不会产生积分），进入到散客步入相同的界面，只不过这个界面的会员资料已经完善。4、钟点客人步入 房态图上空/净房鼠标右键点击钟点客人步入，进入下图所示界面： 由于钟点客人房费按小时计算，所以登记时需要手工录入房费，其它操作跟上述一致5、联房操作预订客人的多间房入住时会自动变为联房，直接步入的联房，登记完成后，从某一登记房间上鼠标右键选择房间和账务类型，确定提交即可，联房成功，房态图制左小角会显示主房房号联房的主房设置，联房的取消，从房上点击鼠标右键完成操作 2.2.2、团队入住状态栏上点击今日预抵，可以看到所有的预抵订单，根据姓名或订单号/团名找到订单，查看团队详情，为团队批量排房，之后点击入住，房间较多，批量登记，如团队已排房，只需登记即可如果批量登记 需从团队详情已入住房间点击详情补充客房入住人资料根据来完成 实现了与公安系统的接口后就可读取接口 直接导入入住人的资料团队入住十分灵活，可满足团队客人分批分天的登记，只需给团队预留房时选择时间即可团队客人的退团或散客的入团操作，团队客人退团在其房间上鼠标右键点击退出团队，散客入团也从登记的房间上鼠标右键点击加入团队 散客退团 散客入团 退团确认 入团确认2.3、帐务 本节讲所有关于帐务的操作，首先介绍帐务相关名词【押金】：客人押金费用的金额。【退款】：客人退款费用的金额。【预结收款】：一般指刷的消费【单据号】：该项目对应的原始凭证（单据）的号码，目的是便于查询原始单据。【备注】：对该项目的特殊情况的说明。【帐页】：即账单类型，系统提供5个帐页，把同一个客人的不同账目设定在不同的帐页上就可以分别对每个帐页上的账目进行操作【转账】：转帐就是把自己的消费费用转到另一方的帐号上（在这里另一方的帐号可以是某个客人、也可以是某个团队、也可能是协议单位或者综合收银帐户，在这里总台的应收款并不会减少，只是发生了一次帐目转移），转帐有很多种不同的实现方式。针对不同的业务使用不同的转帐方式。【冲销帐】：一般主要是针对结帐错误的冲调【修改帐】：修改账目【分拆】：主要用于部分结账，费用AA的房间【部分结账】：在住客人在入住时间内对某些费用的结账【房间挂账明细】：列出跟协议单位挂钩的房间挂账至单位的账目及直接挂账的情况2.3.1、散客帐务点击在住散客房，查看详情房间附属功能包括【自动附加费用列表】，【自动转账规则设置】，【租借物品列表】，【预授权列表】四大块【自动附加费用列表】：是否需要附加费用，添加了列表中显示【租借物品列表】：客房是否租借物品，列表中显示【预授权列表】：客房是否有预授权，列表中显示明细【自动转账规则设置】：房间帐务是否需转出，添加后列表中显示 散客添加自动转账只能转到在住的房间，如下图： 具体对帐务的操作，房间帐务详情，见下图： 快速录入费用输入框中输入金额，按回车键即可提交至帐务列表帐务列表上鼠标右键来选择对帐务的操作，包括新增费用（包括POS点设置的客房用品及损物赔偿费），加收半日房费，加收全日房费，新增押金，新增退款，调整过去发生的帐务，增加预授权，批量冲销帐务，部分结账，打印汇总和明细账单，自定义账单打印列表下方会显示客人的总消费，总收款，以及应退客人选项，当客人消费大于押金时，应退会变成，且金额为红色字体。添加费用选择费用类型，输入费用金额，填写备注信息即可，完成之后帐务列表会显示该笔新增的的费用，POS中设置好了客房用品或损物赔偿的，我们在右键菜单添加时会弹出下列对话框：只需双击商品列表中的商品，选择数量，确定提交即可，损物赔偿同样添加冲销帐右键操作弹出上图界面，选择费用，填写冲销原因，确定冲销即可，冲销后显示：在报表中会记录下每一笔冲销帐 部分结账右键账单列表选中弹出上图界面，选择付款方式，填写备注信息，选中费用，打印账单（分明细和汇总，酒店根据需求选择），最后结账即可，部分结账的费用在账单列表中显示为： 分拆帐务，选中一笔费用点击右键选中分拆如下图，根据实际情况拆分： 当需要对某笔帐务操作时，选中此费用点击右键，可对选中的帐务冲销，修改，分拆，设置到帐页，具体操作方式跟上述情况一致。使用和退还积分支付根据卡类卡号输入金额，以及做相应的备注说明使用储值卡付款和退款 同样根据卡类型卡号，输入金额做一定说明2.3.2、联房帐务 点击在住联房中的随便一间查看详情，跟散客帐务一样，联房多一选项，房间帐务概览，房间帐务详情与散客的操作一致，着重讲解联房的帐务详情，见下图：联房的房间都会显示在其中，点击右键对每个房间进行操作，包括查看登记详情，查看帐务详情，结账退房，批量转账至主房以及联房的所有房间批量退房，当右键选中从房时会多一选项“设为主房”，各个房间的帐务详情操作跟散客帐务操作一致 批量转账，选择房间和费用类型，确定提交即可转账完成，从房会提示，一目了然。2.3.3、钟点房帐务与散客帐务基本一致，操作也一样，如下图：2.3.4、团队帐务在住团队的任意一间房，在房态图上点击鼠标进入查看房间所属团队详情，分为团队主帐和团队各房间帐务。在酒店业务中存在这样的情况， 团队所有成员客人的某些类费用均由团队来付，其有关的帐目应记在团队主帐上。 系统用团队付费来处理这种业务。实务操作如下：操作员先用团队付费设置由团队主帐所付的各类费用。当团队的成员客人发生这些类费用时，系统将自动做一笔转帐操作， 将该客人的这笔费用转到其团队主帐上。主帐帐务的操作与散客帐务的操作一致团队各房间的帐务与联房帐务详情操作一致：2.4、退房2.4.1、散客退房选择需要操作的客人，房态图上鼠标右键，点击结账退房：超过设置加收半日房费时间会弹出加收半日房费对话框选择加收或不加收，如未到设置加收半日房费时间，则进入下图界面：【半天房费】：从酒店的业务来讲，住客离店时间超过中午十二点（此处时间可能会根据酒店的不同而不同，后台可设置）将加收全天房费的一半即半日房费。【全天房费】：从酒店的业务来讲，住客离店时间超过下午六点（此处时间可能会根据酒店的不同而不同，后台可设置）将加收全天房费。一般来讲下午六点是酒店的入住高峰，住客离店时间超过这个时间就可能会耽误一间客房的出租情况，所以传统上来讲，住客离店时间超过下午六点将加收全天房费。散客结账另一操作，点击房态图所需操作房间，进入房间详情，点开房间帐务详情，选择按钮，同样进入下图界面：散客房的帐务详情，参考2.3.1散客帐务操作，核对帐务，核对完毕，点击现在结账，可手工录入结账的特殊情况，点击确定 系统提示退房成功，房态图上变为空/脏房。2.4.2、联房退房联房的退房十分灵活，操作也很便捷，只需选择需操作的联房的随便一间，点击进入房间详情，点开联房帐务详情，如下图：如2.3.2联房帐务中操作，对其帐务操作，核对后，在任何一间房上右键操作进入批量退房，批量退房的房间帐务清单需为0，这退的是联房中所有的从房，之后还需核对帐务，退主房，联房的退房成功。 最后房间详情界面点击，弹出联房帐务详情核对帐务后点击现在结账。如果联房的房间单结帐，不一起结，只需在第一步操作中右键单击每一间房间，点击结账退房即可，操作与散客的退房一致。同时也可在下属房帐务为0的情况下，直接从主房点击结账退房，下图界面将从房同时退房选上钩即可2.4.3、钟点房退房当钟点房到了退房时间时，系统会提示，根据提示操作，所有的操作与散客退房一致2.4.4、团队退房由于团队涉及到一个团队的主帐，所以在给团队结账时我们需先把团队各个房间结账退房，再根据团队的主帐选择，具体操作如下：先在选择需操作的团队的在住房的任意一间，单击右键选择房间所属团队详情团队各房间帐务，对团队各个房间的帐务进行操作后，对团队房间进行退房，团队帐务操作同联房的操作一致，我们只需在任意一间房上右键选择批量退房，退房完成，核对团队主帐，选择按钮我们也可以在查看团队详情时直接点击，会进入下图的界面：同样对帐务进行操作核对后便可结账退团 系统提示退团成功。2.4.5、挂账退房/团挂账退房/团只需核对好帐务后在结账的界面选择即可，系统提示，确认，挂账退房成功 补结账时需在系统菜单收银管理临时挂账登记单列表找到此房间，点击即可：2.4.6、结账/挂账客人的重入重新操作离店客人或挂账客人的帐务时我们需把客人重入 离店客人的重入，系统菜单散客管理查询全部登记单，根据客人提供资料找到此登记单，点击详情进入登记单，点击登记详情上按钮即可。 确定提交，客人重入成功，房态图上找到此客人住的房即可对帐务进行操作，如果是今日离店客人我们可以从状态栏今日离店今日已离找到客人，点击详情与上述同样操作。挂账客人的重入同样从系统菜单临时挂账登记单列表中找到此信息，点击详情进入，具体操作同上。2.5、客房部2.5.1、房态修改1、设置脏房，系统后台可设置在住房退房后是否为脏房，房态图上右键操作 点击设置为脏房 设置净房，鼠标单击垃圾筒图标 点击确定即可如果所需清洁房间较多，我们可选择批量修改（维修也可），系统菜单房态管理批量修改房态，配合工具栏选择需清洁的房间，点击确定批量更改即可。2、设置维修/自留房 同样房态图上右键操作，点击开始维修房间，点击将房间自留选择维修开始及结束时间，维修结束后是否为脏房：结束维修时，维修房自动变为脏房，提醒客房中心相关人员进行打扫。填写维修原因，确定提交即可同维修，操作后确定提交即可 当提交维修及/自留后，房态图发生相应变化，鼠标放房态图上能看到原因 维修图标 占用图标 完成维修/自留，房态图上选择维修/自留房，鼠标右键完成房间维修/结束房间占用确定即可 如果维修或占用的房间较多，我们可以从系统菜单房态管理房间维修记录/房间自留记录里查看，同样也可从这完成维修，结束占用3、锁房 房态图上右键操作点击暂时锁定房间，输入加锁原因房态图上显示图标，鼠标放上显示加锁的操作员及原因4、房管备注 任何房态下都可添加此备注，更醒目的提醒使用者蓝色小圈图标提示鼠标点击图标可看到备注信息2.5.2、客房留言，叫醒在住客人点击右键新增叫醒时间/给房间客人留言 选择时间确定提交 选择接收客人，手工录入留言人姓名及留言内容，确定提交左侧闹钟为叫醒图标，右侧信封为留言图标，能单击图标查看详情留言在通知到客人后单击完成即可，叫醒在时间到时系统会有提示，取消可选择取消按钮 留言详情 叫醒详情 叫醒提示2.5.3、客房操作痕迹在住客人鼠标右键查看登记单操作痕迹 房间的操作痕迹任何一间房都能查看 列表中列出此房清扫/维修等状态的时间及操作员2.5.4、超预订控制 系统菜单酒店设置房间类型列表，在所需设置超预订的房型前点勾，点击编辑：最后一项缺省允许超订的数量，输入数字即可，如酒店标间实际数量为20输入超订数为5，则酒店标间在做预订时则可以预订25间。手工录入所有需要进行超预订控制的房间数量，点击确定完成超预订控制操作。完成后我们需在菜单系统中点击更新PMS设置或注销用户重新登录即可。2.5.6、POS点本系统 POS 点功能 ，主要针对酒店独立小卖部，小商场，餐厅等的现金消费及每日销售统计。此费用有别于客房用品消费，不录入房间帐务（也可转入房间帐务），但体现在每日的营业收入报表。点击POS进入POS点设置。1、POS点的消费首先我们要增加POS点， 如下图： 填写名称，点选所产生的费用类型，选择允许挂账，则此销售点的商品能转出到房间，如选择不允许，则此类商品只能现金消费。 2、新增商品类型，如下图： 填写一个物品所属的类型，确定提交 3、新增物品，如下图：点选所增加的商品类型，填写物品名称，单价，详细说明可在备注中添加确定提交通过这3步我们就健全了一个简单的POS点，当点击菜单上POS点设置时就能看到如下图所示，一个POS列表，刚刚添加进去的这个POS点及其商品就体现在列表中，POS点和它所包含的商品类型以及商品都能建多个（重复上面3个步骤）当然我们也可以通过修改按钮来对这些项目一项一项进行修改。新增完POS后我们要开始消费，同样选择菜单POS选中POS点消费，如下图：列表中列出POS点的名称，费用类型及是否允许挂账，操作项上有2个菜单，开始消费就进入消费，历史帐务可选择时间段查看该POS点在这段时间内的所有消费，点击，如下图所示：在左边的商品列表中选中要消费的商品，双击进入右边消费单，填写消费单，完善结账单，确定提交即可。如果设置POS点时允许挂账，则能在这点上转房间帐/挂公司帐，把这笔POS消费转入某个指定房间。2.5.7、客房用品/损物赔偿 在系统菜单“POS”中后2项有客房用品物品设置及损物赔偿物品设置，这2项中酒店可自行设置和编辑客房用品及损物赔偿，方便查询及在客房帐务中方便添加 先增加一个客房商品的类型再新增客房用品，编辑名字，单价即可，损物赔偿也是同样的操作（这部分操作与POS点的设置基本一致，具体操作参考2.5.6POS点的设置）。增加完之后我们可以通过这2个选项来查看客房商品及损物赔偿的价格。同时在客房帐务详情里右键鼠标操作新增客房消费及新增损物赔偿时都能看到开始添加的这部分内容。在2.3.1散客帐务中有这部分操作的介绍。三、夜审相关3.1、夜审概念尽管酒店昼夜24小时营业，但为了管理上的的需要，必须审核并汇总一天来的营业情况，故每天都定时安排一次审核汇总工作。由于酒店一般夜间的营业较少，故几乎所有的酒店都把每天一次的审核工作放在夜间进行， 并称之为夜间审核，简称为夜审。由于不同的酒店根据自己的业务情况不一样，规定夜审时间也随之有差别。即使同一家酒店，因某些特殊的原因而造成每天的夜审时间也会有差别，为了克服这种差别对营业统计的影响，有必要提出营业日的概念。营业日：是系统自动产生和维护的一个营业日历，每天夜审的终审后结束该营业日并将营业日历翻到下一页，即开启下一个营业日。夜审：有了营业日的概念后，就可以给夜审下个准确的定义。审核并汇总当前营业日所发生的全部业务，打印出相关的统计报表，结束前的营业日并开启下一个营业日的全部过程。3.2、夜审步骤1、点击菜单“夜审”开始夜审，进入夜审界面： 这一页面是系统在夜审前的所有提示信息，请仔细阅读此页面2、开始夜审，下一步菜单进入界面预审检查：在这里会有5个选项需要处理，根据提示选项后为则需要处理，选项后为的则表示此项已完成，只有当所有选项都为时，才能进行下一步的操作需要处理的选项直接点击后面红色字体，会弹出一个处理的对话框，如下图：对话框上会有相应的提示，根据提示结合酒店的实际情况来处理这些问题，处理完成之后系统会提示点击确定，预审检查栏上这一项就变成，当所有的选项处理完成，在预审检查页会提示，这时点击进入下一步操作，如下图：这是一个对当日所有入住房间房价的一个审核，酒店可根据记录仔细核对，包括非标房价入住的房间，标准房价入住的房间，今日到今日离的房价房间，核对完毕，进入下一步操作，系统会有一个提示 确认无误，点击确定，系统进入夜审最后一项，如下图：点击按钮，开始夜审，完成之后系统提示： 点击确实按钮，系统自动退出，用新的操作员及班次重新登录即可，夜审完成之后系统营业日历自动翻到下一页。四、报表中心4.1、报表报表是酒店管理中最重要的一个环节，在系统中设计的报表主要包括：班结帐报表、收入报表、帐务报表、房间报表、公司报表等。如下图所示，点击进入报表中心，根据上面按钮进入此类报表，点击即可 注意第一个按钮收藏夹，由于系统报表多，所以酒店可以把平时需要的报表添加到此收藏夹下，更方便查看查看报表需要选择查看条件，一般班结账报表需要选择收银员名字和班次，其它一些报表需要选择时间或时间段 4.2、重要报表1、班结账 根据收银员或