技术资料归档管理规定.pdf

1 蒲城清洁能源化工有限责任公司蒲城清洁能源化工有限责任公司 70 万吨万吨/年煤制烯烃项目年煤制烯烃项目 技术资料归档管理规定 （执行版） 技术资料归档管理规定 （执行版） 2014 年年 4 月月 2 1 目的 为统一本工程项目施工技术文件材料的归档工作，建立完整、准确、系统的竣工档案，特制 订本规定。 2 适用范围 本规定适用于公司建设项目各管理部门、设计单位、工程建设承包商、施工单位、监理单位 及参与项目建设的其它单位。 3 定义 3.1 项目文件 指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文 字、图表、声像等形式的可追溯性文件，包括前期文件、设计文件、项目管理文件、施工文 件、设备仪器类文件、监理文件、试生产文件和项目竣工验收文件等。 3.2 项目前期文件 指工程开工之前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。 3.3 项目竣工文件 指项目竣工时形成的反映施工过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工 图和监理文件组成。 3.4 项目施工文件 指项目施工过程中形成的反映建筑、安装情况的文件。 3.5 项目竣工图 指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。 3.6 项目监理文件 指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。 3.7 项目竣工验收文件 3 指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。 3.8 项目文件归档 指建设项目的设计、施工、监理单位在项目建设完成时向建设单位或者委托的承包单位移交 经整理的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送 档案管理机构。 3.9 项目档案 指经过鉴定、整理并归档的项目文件。 3.10 项目档案的移交 项目中间交接后，承包商按照合同、协议或规定向项目档案室移交档案；项目档案通过专项 验收后，向生产使用单位移交。 4 项目档案管理组织机构及职责 4.1 组织机构 为确保工程项目文件材料归档的完整、准确、系统、规范，项目文件归档和移交工作在蒲城 清洁能源化工有限责任公司项目竣工资料验收领导小组的统一领导下，实行集中管理、分级 负责的原则， 4.2 管理职责 4.2.1 公司档案管理工作由技术开发部档案室归口管理，负责对项目文件的形成、收集、整 理、归档工作进行检查、指导和监督；负责项目档案专项验收的组织工作；接收和管理公司 项目档案。 4.2.2 项目控制与施工管理部根据归档范围和归档责任负责完成自身所形成文件的收集、整 理和归档工作；负责对承包商所移交归档文件的检查、指导、监督、审核、签署等工作，并 在交工资料的真实性、准确性、齐全性及完整性严格把关；负责项目文件向技术开发部档案 室移交的工作。 5 项目文件的收集和编制 5.1 收集和归档责任 项目文件由文件形成单位负责整理、归档工作，各责任单位必须按归档要求和归档时间做好 归档文件的收集、整理、组卷、编目和移交归档。具体归档范围及归档责任详见表 5.1 所示 4 表 5.1工程建设项目文件归档范围、保管期限和归档责任一览表（仅供参考）表 5.1工程建设项目文件归档范围、保管期限和归档责任一览表（仅供参考） 分类号归档范围保管期限、份数归档责任分类号归档范围保管期限、份数归档责任 6.10基本建设一期工程 6.10.00.00 工程项目建设管理过程中形成的特殊载体 6.10基本建设一期工程 6.10.00.00 工程项目建设管理过程中形成的特殊载体材材 料（声像、照片、电子光盘） （包括奠基、料（声像、照片、电子光盘） （包括奠基、 开开 工仪式、建设前原始地形、地貌，项目建设 重大节点、中交仪式、国家领导人视察、各 专题会、试生产、竣工验收等） 永久/2 份 综合管理部、 项目控制与 施工管部 承包单位 6.11前期文件 6.11.01.00可行性研究文件2 份技术开发部 工仪式、建设前原始地形、地貌，项目建设 重大节点、中交仪式、国家领导人视察、各 专题会、试生产、竣工验收等） 永久/2 份 综合管理部、 项目控制与 施工管部 承包单位 6.11前期文件 6.11.01.00可行性研究文件2 份技术开发部 1.项目建议书及报批文件永久 2.项目选址意见书及报批文件永久 3.可行性研究报告及评估、报批文件永久 4.项目评估(包括借贷承诺评估)、论证文件永久 5.环境预测、调查报告、环境影响报告书及 报批文件 永久 6.11.02.00设计基础文件2 份 项目控制与 施工管理部、 技术开发部 6.11.02.00设计基础文件2 份 项目控制与 施工管理部、 技术开发部 1.工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报 告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、 重要土、岩样报告及说明 永久 2.地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及 重要设备安装测量定位、观测记录 永久 3.水文、气象、地震等其它设计基础资料永久 6.11.03.00征地移民文件2 份规划部6.11.03.00征地移民文件2 份规划部 1.征用土地申请、批准文件、红线图、坐标 图、行政区域图 永久 2.征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协 议书 永久 3.建设前原始地形、地貌的状况图、照片永久 6.12设计文件 6.12.00.00设计管理文件2份 技术开发部 6.12设计文件 6.12.00.00设计管理文件2份 技术开发部 1.各设计阶段设计审查、会谈纪要、设计评 价、鉴定、审批文件 基础设计包终版审查文件（包括工艺及PDP长期 5 分类号归档范围保管期限、份数归档责任分类号归档范围保管期限、份数归档责任 审查文件） 审查意见、审查咨询报告、审查会谈纪要 等 长期 设计评价（估）报告、鉴定、审批等永久 2.设计联络往来文件长期 开工会纪要、设计交底会议纪要、各专题 会议纪要等 传真 信函 通知 备忘录 内部、外部工作联系单 6.12.01.00总体规划设计文件永久/2份6.12.01.00总体规划设计文件永久/2份技术开发部技术开发部 6.12.02.XXX （装置代码） 各装置的基础设计文件（初步设计） 永久/2份6.12.02.XXX （装置代码） 各装置的基础设计文件（初步设计） 永久/2份技术开发部技术开发部 6.12.03.XXX （装置代码） 各装置的详细设计图纸（施工图），按照以 下专业图号排列 永久/2份6.12.03.XXX （装置代码） 各装置的详细设计图纸（施工图），按照以 下专业图号排列 永久/2份技术开发部技术开发部 1工艺 2管道 3仪表 4设备 5机械 6电气 7热工 8暖通 9电信 10给排水 11建筑 12结构 13消防 14总图 15储运 16分析化验 6.12.05.XXX （装置代码） 关键技术设计文件或引进技术文件 （工艺包）永久/2份 6.12.05.XXX （装置代码） 关键技术设计文件或引进技术文件 （工艺包）永久/2份技术开发部技术开发部 6.13项目管理文件6.13项目管理文件 6 分类号归档范围保管期限、份数归档责任分类号归档范围保管期限、份数归档责任 6.13.00.001、专项审批文件永久/2份6.13.00.001、专项审批文件永久/2份 震评价报告及报批文件 按职能分工 由各相关部 门负责归档 按职能分工 由各相关部 门负责归档 地质灾害评价报告及报批文件 水土保持评价报告及报批文件 水资源论证报告（含水权转换报告）及报 批文件 职业危害预评价报告及报批文件 工业卫生评价报告及报批文件 劳动安全预评价报告及报批文件 消防、人防、规划等申请、批复文件 节能评估报告 矿产资源压覆审批文件 军事文物文件 2、配套协议文件长期/2份 水、电、天然气、通信、供排水、能源动 力、防疫等配套协议文件 材料、燃料供应、外部运输等来源协议文 件 长期/2份 6.13.00.01项目部管理文件 项目控制与 施工管理部 6.13.00.01项目部管理文件 项目控制与 施工管理部 1.项目总体策划及审核、发布文件永久 2.项目例会、 专题会、 项目经理例会、 协调会、 调度会会议纪要 长期 3.签报（阅批件）长期 4.工程建设大事记永久 6.13.01.00投资控制管理文件2份 规划部、 项目 控制与施工 管理部 6.13.01.00投资控制管理文件2份 规划部、 项目 控制与施工 管理部 1.总体建设进度计划、项目执行计划长/短期 2.月度、年度进度计划，月度、年度进度统 计报告 长/短期 3.月度、年度费用计划，月度、年度费用报 告 长/短期 4.工程概算管理及结算文件长期/永久 5.项目进度控制、费用控制、合同控制管理 文件 长/短期 7 分类号归档范围保管期限、份数归档责任分类号归档范围保管期限、份数归档责任 6.13.02.00工程质量管理文件2份 项目控制与 施工管理部 6.13.02.00工程质量管理文件2份 项目控制与 施工管理部 1.工程质量管理体系文件长期 2.工程质量监督报告永久 3.工程质量管理专题纪要、工程质量整改通 知单及回复、检查通报、通知 长期 4.工程质量事故处理文件永久 6.13.03.00HSE管理文件2份HSE管理部6.13.03.00HSE管理文件2份HSE管理部 1安全事故处理文件永久 2. HSE检查通报及整改回复短期 6.13.04.XXX （装置代码） 施工管理文件长/短期 项目控制与 施工管理部 6.13.04.XXX （装置代码） 施工管理文件长/短期 项目控制与 施工管理部 1施工综合管理文件（信函、传真、工作联 络单、通知等） 2份 2项目组施工管理文件（会议纪要、传真、 内部工作联络单、通知、备忘录、工程质量 整改通知单及回复、HSE检查通报及整改回 复、中交验收文件） 2份 6.13.05.00财务管理文件2份财务资产部6.13.05.00财务管理文件2份财务资产部 1.银行借贷及资本金方面文件及批复长期 2.税务方面的文件及批复永久 3.外汇管理方面文件及批复永久 4、工程建设项目财务计划及执行、年度计划 及执行、年度投资统计文件 永久 5、交付使用的固定资产、流动资产、无形资 产、递延资产清册、竣工决算文件 永久 6、项目会计档案短期 6.13.06商务管理文件2份 商务与采购 部、 企业管理 部 6.13.06商务管理文件2份 商务与采购 部、 企业管理 部 6.13.06.00商务管理工作中形成的综合性文件长/短期 6.13.06.01 商务合同正、副本（包括招标、投标、评标 文件） 1.招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑 文件 长期 2. 投标书、资质材料、委托授权书和投标澄 清文件、修正文件（包括承诺函，保证性文 永久 8 分类号归档范围保管期限、份数归档责任分类号归档范围保管期限、份数归档责任 件） 3. 评标报告、开标记录、评标人员签字表、 评标记录 长期 4. 中标通知书长期 5.合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、 合同变更文件 永久 6.13.07采购管理文件2份 商务与采购 部、 企业管理 部 6.13.07.00 6.13.07采购管理文件2份 商务与采购 部、 企业管理 部 6.13.07.00项目采购工作中形成的综合性管理文件长/短期 6.13.07.016.13.07.01 采购合同正、副本（包括招标、投标、评标 文件） 1.招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑 文件 长期 2.投标书、资质材料、履约类保函、委托授 权书和投标澄清文件、修正文件 永久 3.评标报告、开标记录、评标人员签字表、 评标记录 长期 4.中标通知书长期 5.合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、 合同变更文件 永久 6.14施工文件 6.14.00基础工程永久/2份 项目控制与 施工管理部 承包商 6.14施工文件 6.14.00基础工程永久/2份 项目控制与 施工管理部 承包商 01 勘探阶段 02 土方阶段 03 强夯阶段 04 桩基阶段 6.14.XXX（主 项号）.00 各装置综合卷永久/2份 项目控制与 施工管理部 承包商 6.14.XXX（主 项号）.00 各装置综合卷永久/2份 项目控制与 施工管理部 承包商 1封面A 2封面B 3交工文件总目录 4交工文件总说明 5施工组织设计 9 分类号归档范围保管期限、份数归档责任分类号归档范围保管期限、份数归档责任 6单位工程分部分项划分表 7承包商资质报审 8综合性工程技术专题洽谈记录、各专业综 合性图纸会审纪要 9. 综合性会议纪要 10开工报告 11停、复工令 12项目管理计划 13专业施工三级质量控制点划分表 14.设备、仪表等制造厂商及设备、仪表清单 15重大质量事故处理鉴定报告 16工程尾项清单 17工程中间交接验收申请 18备品备件移交证明 19工程实体照管责任移交证明 20专用操作、维修工具移交证明 21工程质量保修书 22单位工程质量评定表 23工程质量评价报告 24. 工程中间交接证书 25. 工程交工证书 交工文件三方会审单 6.14.XXX（主 项号） 各装置专业卷 6.14.XXX（主 项号） 各装置专业卷 （按综合册、施工技术册、工程质量验收资 料、使用功能安全功能控制资料顺序进行案 卷排列） 6.14.XXX XX001 一、综合册永久/2份 项目控制与 施工管理部 承包商 6.14.XXX XX001 一、综合册永久/2份 项目控制与 施工管理部 承包商 XX指专业号1封面A XXX指主项号 2封面B 3专业工程交工文件总目录 10 分类号归档范围保管期限、份数归档责任分类号归档范围保管期限、份数归档责任 4交工文件说明 5. 特殊工种人员资质报审 6开工报告 7备忘录、技术总结 8施工方案及报审表、施工计划、施工安全 技术措施、施工工艺文件 9工程变更一览表及设计变更和工程联络单 10专业工程技术洽商记录 交工文件三方会审单 在 综 合 册 后 流水排列 二、施工技术册 在 综 合 册 后 流水排列 二、施工技术册 1封面B 2.交工技术文件说明 3技术交底、图纸使用说明 4施工定位（水准点、导线点、基准线、控 制点等）测量、复核记录、地质勘探 5.专业施工记录 6.检测（验） 、试验、调试、试车记录（报告） 交工文件三方会审单 在 技 术 册 后 流水排列 三、工程质量验收资料永久/2份 项目控制与 施工管理部 承包商 在 技 术 册 后 流水排列 三、工程质量验收资料永久/2份 项目控制与 施工管理部 承包商 1封面B 2.交工技术文件说明 3施工质量验收记录 4.分部、分项工作质量验收评定记录 5、单位工程质量验收评定记录 交工文件三方会审单 在 工 程 验 收 册 后 流 水 排 列 四、使用功能、安全功能控制册永久/2份 项目控制与 施工管理部 承包商 在 工 程 验 收 册 后 流 水 排 列 四、使用功能、安全功能控制册永久/2份 项目控制与 施工管理部 承包商 1封面B 2.交工文件说明 11 分类号归档范围保管期限、份数归档责任分类号归档范围保管期限、份数归档责任 3.材料/设备质量证明文件一览表 4材料报审表 带附件： （1）数量清单及自检结果 （2）出厂质量证明文件 （3）合格证 交工文件三方会审单 6.14.XXX（主 项号）.01 土建专业卷 6.14.XXX（主 项号）.02 设备安装专业卷 6.14.XXX（主 项号）.03 管道专业卷 6.14.XXX（主 项号）.04 电气专业卷 6.14.XXX（主 项号）.05 电信专业卷 6.14.XXX（主 项号）.06 仪表专业卷 6.14.XXX（主 项号）.07 消防专业卷 6.15.XXX（主 项号） 各装置竣工图（按照设计图纸专业图号顺序 归档） 各专业单独组卷，每专业卷前加“封面B” 、 “交工文件三方会审单” 永久/2份 项目控制与 施工管理部 承包商、 技术 开发部、 各设 计院 6.14.XXX（主 项号）.01 土建专业卷 6.14.XXX（主 项号）.02 设备安装专业卷 6.14.XXX（主 项号）.03 管道专业卷 6.14.XXX（主 项号）.04 电气专业卷 6.14.XXX（主 项号）.05 电信专业卷 6.14.XXX（主 项号）.06 仪表专业卷 6.14.XXX（主 项号）.07 消防专业卷 6.15.XXX（主 项号） 各装置竣工图（按照设计图纸专业图号顺序 归档） 各专业单独组卷，每专业卷前加“封面B” 、 “交工文件三方会审单” 永久/2份 项目控制与 施工管理部 承包商、 技术 开发部、 各设 计院 1工艺 2管道 3仪表 4设备 5机械 6电气 7热工 8暖通 9电信 10给排水 11建筑 12 分类号归档范围保管期限、份数归档责任分类号归档范围保管期限、份数归档责任 12结构 13消防 14总图 15储运 16分析化验 6.16.XXX（主 项号） 无损检测资料 无损检测单 位 6.16.XXX（主 项号）001 6.16.XXX（主 项号） 无损检测资料 无损检测单 位 6.16.XXX（主 项号）001 一、综合管理资料 1.检测单位资质 2.施工合同 3.开工报告/停复工报告 4.项目经理任命文件 5.单位资质证书、项目部组织机构人员及资 质 6.会议纪要及往来信函 7.施工组织设计等 6.16.XXX（主 项号）002 6.16.XXX（主 项号）002 二、施工技术文件 1.检测委托单、检测报告、射线检测排版图、 管道单线图等 6.17.XXX（主 项号） 6.17.XXX（主 项号） 各装置监理文件 6.17XXX（主 项号）.01 6.17XXX（主 项号）.01 施工监理文件 （按综合册、施工监理册顺序进行案卷排 列） 长期/2份 项目控制与 施工管理部 监理单位 长期/2份 项目控制与 施工管理部 监理单位 一、综合册 1封面A 2封面B 3交工技术文件总卷宗目录 4交工技术文件说明 5监理规划、细则及批复 6施工及设备器材供应单位资质审核， 7施工进度、延长工期审核 13 分类号归档范围保管期限、份数归档责任分类号归档范围保管期限、份数归档责任 8变更价格审查、支付审批、索赔处理文件 9. 开（停、复、返）工令、许可证 10. 监理通知、监理工程师指令、指示、来 往函件、报告 11. 协调会议纪要 12. 主要材料及工程投资计划、工程量完成 报表及分析统计文件 13. 监理月报 14. 监理工作总结 二、施工监理册 1封面B 2设计变更、材料、零部件、设备代用审批 3外观、质量、文件等检查、抽查记录 4旁站记录 5单元工程检查及开工（开仓）签证 6工程分部、分项质量认证、评定 7工程质量评价报告 8监理工作声像材料 6.17.XXX（主 项号）.02 设备采购、监造文件 （按综合册、材料册、施工记录册顺序进行 案卷排列） 长期/2份 项目控制与 施工管理部 监理单位 6.17.XXX（主 项号）.02 设备采购、监造文件 （按综合册、材料册、施工记录册顺序进行 案卷排列） 长期/2份 项目控制与 施工管理部 监理单位 1封面A 2封面B 3设备制造单位资质审核 4会议纪要 5监理工程师通知单、来往文件 6. 监理工作联系单 7监理月报 8设计变更、材料、零部件、设备代用审批 9质量事故处理文件 10监造工作声像材料 11设备采购、监造工作总结 6.17.XXX（主生产技术准备、试生产文件2份生产部6.17.XXX（主生产技术准备、试生产文件2份生产部 14 分类号归档范围保管期限、份数归档责任分类号归档范围保管期限、份数归档责任 项号）.00项号）.00 1技术准备计划短期 2试生产管理、技术责任制短期 3开停车方案短期 4技术培训材料短期 5安全操作规程，设备试车、验收、运转、 维护记录，事故分析报告 长期 6试生产运行记录短期 7工业卫生、劳动保护、环保、消防运行检 测记录 短期 8试生产产品质量鉴定报告短期 9产品技术参数、性能、图纸永久 6.18.XX（竣 工 验 收 年 度 后两位）.00 竣工验收文件2份 项目控制与 施工管理部 6.18.XX（竣 工 验 收 年 度 后两位）.00 竣工验收文件2份 项目控制与 施工管理部 1项目竣工验收报告永久 2工程设计总结永久 3工程施工总结永久 4工程监理总结永久 5项目质量评审文件永久 6工程审计文件、材料、决算报告永久 7环境保护、安全、劳动卫生、消防、水土 保持、档案等验收审批文件 永久 8竣工验收会议文件、验收证书及验收委员 会名册、签字、验收备案文件 永久 9项目评优报奖申报材料、批准文件及证书长期 10工程现场声像文件永久 5.2 项目文件编制的基本准则 归档的项目文件必须完整、准确、系统、规范，要能够真实记录和反映工程建设项目的提出、 调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、设备安装、调试、试生产及竣 工验收的全过程，做到图物相符、数据可靠、签署完备；项目施工文件按照“存、交分离” 的原则，执行石油化工建设工程项目施工过程技术文件规定(SH/T3543-2007)、 建设工 程文件归档整理规范 （GB/T50328-2001） 、 建筑工程质量验收统一标准 （GB50300 -2002） 15 石油化工建设工程项目交工技术文件规定(SH/T3503-2007),一并交业主归档。项目文件 整理时，要保持文件之间的有机联系，分类科学、组卷合理，案卷编目、装订等符合国家 重大建设项目文件归档要求与档案整理规范(DA/T28-2008)的要求。(注：建设工程中有关 铁路、公路、桥梁、电信、35KV以上送变电工程等交工技术文件及格式应按有关国家标准、 行业标准规定执行) 。(注：建设工程中有关 铁路、公路、桥梁、电信、35KV以上送变电工程等交工技术文件及格式应按有关国家标准、 行业标准规定执行) 5.3项目文件编制质量要求 5.3.1 归档文件应做到字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字认可手续齐备，并应剔除易腐 蚀的金属物。 5.3.2 需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料（红色墨水、纯兰墨水、圓珠笔、 复写纸、铅笔等）书写、绘制；用热敏纸形成的需要永久、长期保存的文件归档时应附一份 复印件。 5.3.3 材料质量证明文件必须是加盖生产厂检验专用章或质量证明专用章的原件,或供应商 在产品质量文件复印件加盖确认印章的延续性质量证明文件。 5.3.4 竣工图由EPC承包商或设计单位负责编制。在图签栏内注明“竣工阶段” ，图签栏内的 设计、校核、审核等签署齐全。若竣工图根据设计变更在最终版设计发生修改,应在竣工图注 明修改依据的变更单号。竣工图完成后应逐张加盖并签署竣工图章，用章位置宜在图纸标题 栏上方空白处。 （竣工图章详见图5.3.4） 图5.3.4 5.34竣工图章（单位为毫米，图章中“竣工图”三号、宋体、居中；其余文字：小四、 宋体、居中） 5.3.4.1竣工图章的使用应按照DAT28-2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理 规范规定的竣工图章执行，竣工图章的式样、内容、尺寸如图5.3.4所示 16 5.3.4.2所有竣工图均应逐张加盖竣工图章，图纸目录、说明、材料表、设备表、工艺规格表、 仪表规格表等文字材料、表格首页的背面（左下角，距左边2010mm距下边2010mm）加盖 竣工图章，竣工图章应使用不易裉色的红色印泥，加盖在图纸标题栏上方或附近空白处，无 加盖竣工图章的位置时，可加盖在标题栏的背面处。 5.3.4.3编制单位、监理单位应逐张签署竣工图章，竣工图章的内容应齐全、清楚，签名栏不 得由他人代签或以个人印章代替签名，应是签名本人可辨识的手写体亲笔签名，其中“编制 人” 、 “技术负责人”原则上不能为同一人； “监理人”应该是专业监理工程师或总监理工程师 签名，因个人签名难以辨识时应在卷内备考表中说明。 5.3.4.4实行工程总承包的项目，由工程总承包单位或施工分包单位签署，未实行工程总承包 的项目由施工单位签署。 5.3.4.5一个工程由两个或两个以上施工单位共同完成的，施工单位各负其责，完成责任段内 的竣工文件的编制，交由总包单位统一组卷，最后交监理单位审核。 5.3.4.6竣工图章中的编制单位、监理单位可填写规范的单位名称简称，也可在竣工图章制作 时直接标明。 5.3.4.7竣工图章中编制日期一般填写竣工图编制完成的日期 5.3.4.8竣工图的整理应区别情况按工程竣工验收的要求组卷。 5.3.4.9 字体“竣工图”为宋体三号，其他为宋体小四； 5.3.4.10 在刻制竣工图章时，应表达单位全称； 5.3.4.11 当建设工程实施EPCM承包管理模式时，竣工图章中的“监理单位”应改为“EPCM 单位” ， “现场监理”应改为“专业负责人” ， “总监”应改为“项目经理” 。 5.3.5 竣工图应按技术制图复制图的折叠方法 （GB/T10609.3-2009）的要求折叠，幅面为 A4大小、手风琴式，图面向里，且标题栏显露在右下角。 5.3.6 录音、录像文件应保持载体的有效性，对录音、录像文件的管理应执行录音录像档 案管理规范的有关规定，照片档案的管理应执行照片档案管理规范的规定。 5.3.7 长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。当设计、施工文件以只读光盘形式提供 时，必须提供一份经责任人员签字确认的原件，并确保光盘内容与纸质文件的一致性。电子 文件的归档管理应按照电子文件归档及管理规范 （GB/T11822-2000）有关规定执行。 5.4 施工文件的审查要求 5.4.1 施工文件的过程控制责任 17 各工程EPC承包商在装置（单元）的建设过程中，要确保所形成施工文件的完整、准确；监理 单位和各项目组要对施工文件进行过程控制，在过程控制中履行审查责任，各装置（单元） 在中间交工验收前，项目控制与施工管理部要组织工程承包商将项目文件进行初步整理、组 卷，以供中间交工验收时进行内容审查。为了确保施工文件的真实、可靠以及与实物的一致 性，各装置（单元）在中间交工验收过程中，各专业验收小组在验收实物的同时，必须审查 施工不同质量控制点，进行相应的报审和签字认可。项目组要确保施工文件的齐全、完整、 准确。 5.4.2施工文件的审查要求 各装置（单元）在中间交工验收前，为了确保施工文件的真实、可靠以及与实物的一致性， 各装置（单元）在工程实体子单位或分部工程验收1个月内及时组织进行内容审查，中间交工 验收过程中，各专业验收小组在验收实物的同时，必须审查施工文件的内容，主要是审查材 料质量证明、设备、仪表等制造厂商文件以及竣工图等，并在“施工文件内容三方会审单” 中签署审查意见。 5.5 项目文件的归档时间和份数 5.5.1 项目前期文件在前期阶段及时归档2套（至少1套原件） ，电子版文件 DVD 光盘2份。 5.5.2 设计文件的归档应在设计阶段结束后归档。对于基础设计文件应整理归档2套(至少1 套原件)；详细设计文件也应归档2套（蓝图） ；设计管理文件在各设计阶段结束后完成归档2 套（至少1套原件） ；设计文件电子版 DVD 光盘归档2份。 5.5.3 项目管理文件由各相关部门负责，按年度进行收集、整理、组卷、保存，在项目完工 时归档2套（至少1套原件） ，施工管理文件（含中间交工验收文件）在完成装置(单元)中间交 工验收后1个月内完成整理、组卷并归档2套，至少1套原件，电子版 DVD 光盘2份。 5.5.4 试生产文件由生产运营部负责收集、保存，在试生产结束后归档2套（至少1套原件） 。 5.5.5 施工文件（含施工图）在工程实体子单位或分部工程验收3个月内进行整理、组卷， 并 完成内容的审核、确认，经项目控制与施工管理部验收案卷质量后移交技术开发部档案室归 档，归档2套，电子版 DVD 光盘2份。 5.5.6 竣工图在工程实体中交验收后3个月内完成整理、组卷，并完成内容的审核、确认， 盒 内散装，按各个专业单独整理、组卷后移交2套，电子版光盘2份。 5.5.7设备、仪器类资料包括：制造厂产品合格证、规格书、产品外形图、装配图、安装指导、 操作指南、维修手册、备品备件清单、检查报告记录、特种设备监检证书及其他相关文件图 18 纸等。业主采购的设备、仪器及仪表，采购员在开箱后，将全部资料移交给承包商，及时办 理相应的移交手续（资料名称、编号、页数、份数、原件及复印件等，承包商签字盖章手续 齐全） ，并负责将移交手续提交至档案室。商务采购部最终负责提交其所购买的针对于此承包 商的设备、仪器、仪表的汇总清单，以便档案室核对承包商所移交资料的齐全、完整及准确 的情况。承包商负责提交档案室2套进行管理保存，以满足工厂联动试车和试生产的需要。 在 实体中交验收后3个月内，最终由承包商将2套（至少1套原件）完整的设备厂商资料整理、 组 卷，移交至档案室验收归档，同时归档2套电子版 DVD 光盘；承包商采购的设备仪器类，承包 商负责提交档案室2套进行管理保存，以满足工厂联动试车和试生产的需要。在实体中交验收 后3个月内，最终由承包商将2套（至少1套原件）完整的设备厂商资料整理、组卷后，移交至 档案室验收归档，同时归档2套电子版 DVD 光盘。 5.5.8 业主采购的材料类文件原件由商务采购部负责将原件提供给承包商，由承包商进行整 理、组卷。 5.5.9监理文件应在完成中间交工后3个月，与承包商的施工文件同时归档，归档2套（至少1 套原件） ，电子版 DVD 光盘2份。 5.5.10电子文件的编号、 整理、 归档必须与纸质文件对应一致。 电子文件刻录为 DVD 光盘2 份 进行移交。电子版文件格式为：可编辑电子版1份，签署信息齐全的 PDF 版1份。 5.5.11 项目建设过程中所形成的重大事件的照片、录音、录像文件，由形成承包单位及管理 部门及时收集、整理、保存，按年度或项目中交后，向档案室归档2套。 6 项目文件的整理和编目 6.1 项目文件整理组卷原则 6.1.1 项目文件的整理组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机 联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理的要求。 6.1.2 本项目所有应归档文件的整理、组卷，由文件的形成单位或承办单位负责，由相关部 门或专业验收小组审核，并按归档时间要求移交档案室，归档时，同时移交电子版文件。 6.2 项目文件整理组卷方法 6.2.1 建设单位各单位形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备仪器类文件、施工文件、 生产试运行文件及竣工验收文件，应根据文件的性质、内容分别按阶段、装置或单位工程整 理组卷。生产试运行文件由生产运营部负责收集、整理、组卷后，一并归入项目档案中。 6.2.2 项目管理文件按问题和时间整理组卷，其中施工管理文件按装置、问题、时间整理； 19 商务、采购合同及合同管理文件按装置、合同号进行整理，并按招、投、评文件、合同书、 合同管理文件综合组卷，如一卷文件太多可分开组卷；会计档案的整理组卷执行财政部、国 家档案局1998年8月21日发布的会计档案管理办法 。 6.2.3 勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，按装置和专业整理组卷。 6.2.4 施工文件的整理、组卷 6.2.4.1 组卷要遵循文件形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组 卷合理，区分不同保管期限，符合档案管理要求，手续齐全，便于借阅。 6.2.4.2 项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；项目竣工图 按建筑、结构、电气、给排水、暖通、消防、环保等顺序组卷；设备文件按专业、台件等组 卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按问题 组卷；原材料按单项工程、单位工程组卷； 6.2.4.3 同一专业的交工文件按综合、技术资料、材料质量证明、施工记录分别组册，并在 同一分类号中，以案卷流水号进行统一的案卷排序。同一装置如有几个施工单位分别建设其 单位工程、分部、分项工程时，所形成的施工文件原则上应单独整理组卷，不同施工单位之 间的资料不拆分，不互相拼接，但必须由总承包商在交工技术文件说明中加以说明； 6.2.4.4 建筑工程类（包括钢结构和水暖卫生设备、管道）文件，按单位工程整理组卷； 6.2.4.5 设备安装工程类文件（包括设备附属钢操作平台）按设备位号、安装工艺顺序组卷； 同一台设备的记录放置在一起，辅助机应编入主机设备项目中，本系统设备的保温、保冷、 脱脂、防腐等一并编入； 6.2.4.6 管道安装工程类文件（包括室外给排水工程）应按安装工序顺序组卷，阀门检验、 调试、保温、保冷、脱脂、防腐等一并编入； 6.2.4.7 电气安装工程类应按供配电系统每台设备和系统位号顺序组卷； 6.2.4.8 仪表安装工程类文件应按控制、检测系统位号顺序组卷； 6.2.4.9 设备、原材料和半成品质量证明文件按单项（单位）工程、专业整理，并按照品种、 规格、材质、质量证明文件类型等分类、顺序组卷，列明目录和材料的使用部位和数量。 6.2.4.10 竣工图按装置、详细设计划分的专业、图号分别组卷。 6.2.5 监理文件按综合、材料、施工监理分别组册，如文件较少可组成综合卷。 6.2.6 案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。 6.3案卷内文件的排列规则 20 6.3.1 管理性文件按问题、时间或重要程度排列。 6.3.2 设备文件按依据性、开箱验收、产品合格证、检测、试验报告、随机图样、安装使用 说明及操作维修手册等顺序排列。 6.3.3 竣工图按主项（装置） 、专业、图号排列。 6.3.4 施工文件按管理、依据、评定、验收、建筑、安装、检测实验记录排列。 6.3.5 卷内文件排列，一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正文在前，附件在 后；印件在前，定草稿在后。 6.4 案卷编目规则 6.4.1 卷内文件页号的编写：卷内文件有书写内容的页面均应编写页号，单面书写文件在右 下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏 外右上方；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号；各卷之间不连续编页号。 6.4.2 卷内目录编制 内应编制覆盖所有资料的“卷内目录”,主要内容如下： 6.4.2.1 序号:应填写登录案卷的流水顺序号，从阿拉伯数字 1 起依次标注卷内文件的顺序， 一个文件一个号； 6.4.2.2 文件编号（文件形成单位的编号）: 应填写文件文号或图样的图号、设备位号或项 目代号； 6.4.2.3 责任者:应填写文件形成者或第一责任者； 6.4.2.4 文件题名: 应填写文件标题全称； 6.4.2.5 日期: 应填写文件形成日期，如一份文件有几个日期，则填写该文件的起止日期。 如隐蔽工程检查验收记录，有数页，最早日期为“20130330”,最晚日期“20130712”则日期 应填写为“20130330-20130712”。 6.4.2.6 页数: 应填写每件文件的总页数； 6.4.2.7 备注：可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。 6.4.3 案卷封面和脊背的编制 案卷封面采用案卷外封面和案卷内封面两种形式。内封面采用石油化工工程建设交工技术 文件规定 （SH3503-2007）的封面 A 和封面 B；外封面采用“档案封面” ，主要内容如下： 6.4.3.1 案卷题名: 应简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包括项目（名称、代号、装置 （单元）代码及结构、部件、阶段的代号和名称等；项目名称应与批准的原立项、设计（包 21 括代号）相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文； 6.4.3.2 立卷单位：应填写文件组卷部门或项目负责部门； 6.4.3.3 起止日期：应填写卷内文件形成的起止日期； 6.4.3.4 保管期限：应根据有关规定填写组卷时划定的保管期限； 6.4.3.5 密级：应根据保密规定填写卷内文件的最高密级； 6.4.3.6 档号：应根据建设单位的档案分类编号方案，填写档案的全宗号、分类号和案卷流 水号。施工文件的档号，在整理组卷时由建设单位统一给定(注：档号由档案室统一填写)； 6.4.3.7 背脊采用“档案背脊” ，应填写保管期限、档号和案卷题名或关键词。 6.4.4 卷内备考表 卷内应设“卷内备考表” 。 6.4.4.1 卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数、不同载体文件的数量，说明组卷情况， 如立卷人、检查人、立卷时间等； 6.4.4.2 卷内备考表排列在卷内文件之后； 6.4.4.3 互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，并注明 其载体形式。 6.4.4.4 总页数：应填写案卷内全部文件的页数之和。 6.5 案卷的装订 6.5.1 勘察设计文件原则上要求是 A4 大小，图纸和文字装订成册，厚度不超过 5 厘米。 6.5.2 基础设计文件采用装订成册或打孔成册，不能散装或打捆交付（一般保留设计单位原 文件的成册形式，不宜拆卷重新装订） 。每册装订厚度不得超过 3 厘米。封面和脊背采用可插 入式的硬塑质文件夹，文件夹的尺寸为 310 毫米250 毫米（最大宽度不超过 270 毫米） 。 6.5.3 详细设计和竣工图，由设计单位（或承包商）归档。需装订成册或按专业散页折叠装 盒。散页装盒的图纸需要每张加盖档号章，对页数较多的 A3、A4 幅面的图纸如，文字材料、 材料表、设备表或管道空视图等，可以是非蓝图，装盒时，可在图纸目录上加盖档号章即可， 不必每页盖章。图纸装盒的厚度按专业图纸的多少合理分配，一般不超过 2、4、5 或 6 厘米， 不同幅面的图纸按技术制图复制的折叠方法 （GB/T10609.3-2009)统一折叠成 A4 幅面， 手 风琴式，图面向里且标题栏显露在右下角。 6.5.4 案卷文件以件为单位装订，并在每件文件首页右上角空白处加盖档案号章，并填写档 号和序号（档号由档案室填写） 。 22 6.5.5 设备仪器类文件，应基本保留原文件成册形式，但应在卷内各独立成册文件封面上方 空白居中位置加盖并填写档号章。档号章标准格式如下图： 档档号号 序 号序 号 6.5.6 案卷内不应有金属物。6.5.6 案卷内不应有金属物。 6.5.7 外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。 6.5.8 各类资料的卷皮除基础设计文件外，一律采用盒装，其外表规格为310毫米220毫米， 厚度一般采用2、3、4或5、6厘米。 6.5.9 案卷内外封面、卷内目录、备考表的尺寸为 A4幅面。 6.5.10 卷盒和卷内表格印制应清晰、 端正。 卷盒、 案卷外封面和备考表由公司统一提供样品， 以确保归档案卷外表的整齐、美观。 6.6 声像、电子资料整理 6.6.1 承包商和业主应按照照片档案管理规范的规定，及时进行声像记录、收集和积累。 在声像文件整理时，应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。 6.6.2 电子文件的整理应按照电子文件归档及管理规范的有关规定执行。文件的容量大 小应尽量降低，以节省存储空间。每一卷文件的容量大小应不超过20M 为宜，每个文件不应 超过100K 为宜。 7项目档案的整理和移交 7.1 整理分类 7.1.1项目档案由项目控制与施工管理部责成设计、 施工及监理单位参照公司的档案分类体系 统一进行分类和编号，档号由档案室统一填写。 7.1.2 档案室要对项目档案进行清点、编目，并编制项目档案案卷目录、全引目录。 7.1.3 案卷（分类）目录的编制，按档案分类规则的体系结构和保管单位的排列次序，以保 管单位为对象进行著录，并编制文件级目录，即由卷内目录加档号组成。 7.2 移交要求 单项工程实体中间交工验收合格后3个月内，承包商完成案卷整理、组卷、编目、装订，机械 15m 10mm 35m 10mm 23 动力部在资料的真实性、准确性、齐全性及完整性等方面审核无误后，由项目控制与施工管 理部负责向技术开发部档案室移交项目档案，移交时必须填写“竣工资料移交清册” ，一式3 份，经交接双方核对无误后签字，作为移交凭证各执一份保存，其中一份承包商自行留存。 8相关文件8相关文件 技术制图复制图的折叠方法 （GB/T10609.3-2009） ； 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 （DA/T28-2002） ； 工业安装工程质量检验评定统一标准 （GB50252-2010） ； 科学技术档案案卷构成的一般要求 （GB/T11822-2008） ； 石油化工建设工程项目施工过程技术文件规定 （SH/T3543-2007） ； 建筑工程文件归档整理规范 （GB/T50328-2001） ； 建筑工程质量验收统一标准 （GB50300-2002）