《会展项目流程》PPT课件.ppt

第二章 会展项目流程,第一节 会展项目是什么？ 一、会展市场 从会展活动的角度来定义，会展市场指按照一定的法律规范，由主办者组织人员和场馆，以会展活动中的各种服务为交易对象，以产品推广和信息、技术交流为目的一系列交易活动的总和。,会展市场是由若干相互联系的要素构成的一个复杂的运作系统。 这些要素中有四个主要的方面： 1.会展交易主体。 指会展市场从事交易活动的个人或组织，包括会展需求主体和会展供给主体。,会展需求主体是会展活动所要服务的对象，对会展产品或会展服务有潜在需求且具有一定购买能力的单位和个人。 会展供给的主体是提供商品展示场所、环境、技术服务、信息交流等一系列会展服务产品的展会组织者或主办者。,2会展交易的客体。会展活动的交易对象即会展服务，如票务服务、展品运输等。 3会展举办的时间和地点。会展的最大特点在于“集中”，必须集中在一的时间、地点进行。 4. 会展活动的交易法规。必须由国家或相关部门制定会展经济活动的法律法规，以规范会展市场行为,二、会展市场包括哪些机构吗？,会展市场的发展需要多个机构参与，主要有： 1政府。 会展市场需要政府发挥指导、培育、组织的作用，实行规范化管理，促进信息沟通，减少展馆重复建设，对一些公益性展览可以用政府办展的形式举行。,2会展计划者 会展计划者是会展的卖方，是会展的发起单位，可以是国内外组织、政府或其他组织和公司。 3会议组织者（PCO）和展览公司（PEO） 4会展场馆 提供会展场馆，对会展场馆进行管理和经营，会展期间交主办单位使用。,5参展商和会议代表 这是会展市场的需求方，会展的举办者只有满足了参展商和会议代表的需求和支付能力，会展的举办才能成功。 6观众 包括专业观众和一般观众。,专业观众，是指与会展活动有直接购买关系的人群，他们与展商签订购买协议的可能性很大，展商也可以从他们身上了解更多的需求信息。 一般观众，更多的是指看热闹的人群，他们是气氛的烘托者，购买和成交的可能性较小。,7行业协会 会展市场的培育和管理的另一个要素是行业协会，它可以帮助政府部门决策、执行政府的决定，说服会展参与机构接受会展的管理等，有利于促进会展市场的发展。 8会展设计搭建公司 提供展台的设计、搭建、安装服务，满足多种形式的展示需求。,9会展配套服务商 提供包括物流、广告媒体、住宿、餐饮、旅游、鲜花绿植、设备租赁等配套服务。,案例： 政府参与和管理的方式各国不一 德国政府授权德国经济展览会与博览会事务委员会（AUMA）作为权威的协调管理机构，对德国每年举办的国内外展览会、博览会进行组织和协调。,意大利，展览机构的监督和管理是由意大利工业部直接负责。 新加坡设置的展览和会议署，则隶属于新加坡贸易发展局。 也有把会展与旅游合署办公，互不隶属的，如美国旧金山会议与旅游局。 英国、法国则单设会议局，与旅游局平行，如伦敦会议局、巴黎会议局。,三、会展项目 部分会展综合专业网站 中国会展网 中国会展在线 中国展会网 httP:/ 凹凸会展网 环球会展网 http:/ ,1. 项目： 项目是一项独特的主题性工作，即遵照某种规范及应用标准导入或生产某种新产品或新服务。 2. 项目具有的特性： 独特性 一次性 多目标性,生命周期性 相互依赖性 冲突性 3. 会展项目的内涵与特色： （1）顾客导向性 从目标上看，会展企业项目管理的运作方式是以提供令客户满意的服务为目标的。,（2）项目关联性。 一个会展项目的实施往往涉及服务、交通、通讯、建筑、装饰等诸多部门，因此往往直接或间接地带动相关产业的和部门的发展。 （3）客户广泛性。 会展项目以客户群体而非个体为对象，即以参展商和观众为主的客户群，因此需要丰富展会内容，一方面吸引更多的参展商，另一方面也增强对观众的吸引力。,（4）效益整合性。 会展项目在取得经济效益的同时，也取得了巨大的社会效益。另外，会展项目收益由多方构成，是高收益、高利润的项目。 4. 会展项目的阶段 按照会展项目的特点可划分为四个阶段： 项目启动阶段 项目规划阶段 项目执行阶段 项目结束阶段,5. 会展行业与会展企业,会展行业 涉及工业、农业、商贸等诸多产业，对开拓市场、促进消费、加强国际合作交流、扩大产品出口、推动经济快速持续健康地发展等具有重要作用。 会展企业 是会展产业集群的核心组成部分和中坚力量，它们具体从事各种会展活动和相应的服务工作。,从广义上看，可以把会展企业定义为参与到各种会展经济中的各个企业和各个单位，它既包括与会展直接相关的各经营企业，又包括与之间接或衍生相关的各行各业的企业，如会展所涉及的服务、交通、旅游、广告等诸多部门的企业。 从狭义上看，会展企业是指会展的经营企业，主要包括会展的主、承办方和从事会展策划、组织、运行或展馆工程的企业。,作业 以小组为单位，从各种途径收集会展企业招聘信息，将企业名称进行整理归类。 每组至少收集10个名称。,案例 英国励展博览集团 英国励展博览集团（Reed Exhibitions）是世界第一大的展览及会议活动主办机构，已积淀逾百年的全球品质展览会的开发、策划、推广及销售的丰厚经验。,励德爱思唯尔是全球领先的出版商和信息提供商，也是一家FTSE100上市公司。 作为其成员公司，励展充分利用励德爱思唯尔横跨不同行业及地域的优势，为客户提供市场营销的延伸服务，涵盖展会、广告、直复营销及网络行销，协助客户全方位提升知名度，加强客户营销信息的递放效果。,励展遵循“用全球化思维，解决当地之所需”的理念，在世界各地设有分支及代理机构，其本地管理团队对当地市场有着精辟的认识，并与当地政府部门 商业团体及媒体有着紧密的合作关系，对客户的需求能作出迅速响应。并提出最富成本效益的解决方案。,励展通过38个办事处在跨越美洲、欧洲、中东和亚太地区的37个国家每年举办超过470个展览、研讨会、论坛和会议，服务于航天与航空、汽车、广播、建筑与施工、电子、能源、石油天然气、工程、制造、环境、餐饮与酒店、礼品、医疗保健、室内设计、信息技术与通讯、珠宝、生命科学与制药、机械、医疗教育、印刷与视觉传达、房地产、安全、体育与娱乐、旅游等 44个行业。2008年励展举办各类活动汇聚了来自世界各地的逾700万各行业人士。,励展博览集团早于 20世纪80年代就进入中国举办展览，现已发展为中国最活跃的国际展览及会议主办机构之一，拥有五家在华成员公司，包括励展中国公司、上海励华国际展览有限公司、国药励展展览有限责任公司、励展华博展览（深圳）有限公司和北京励展华群展览有限公司。励展在中国现共有员工约400人。未来，励展还将通过巩固现有展会，开发新项目和建立战略合作合资伙伴关系等方式，为中国相关行业提供更多高品质的展览会。,第二节 展览会项目的操作,展览会能否成功举办很大程度上取决于展览会的组织者，也是计划者、协调者和控制者。 组织者肩负着在同一时间将参展商和观众安排到同一地点进行交流的重任。 组织展览会是一项极为复杂的系统工程，任何一个环节的失误都会影响展览会的效果，进而影响展览会的连续举办。,讨论：目前，我国历史最长、层次最高、规模最大、商品种类最全、参展商最多。成交效果最好的综合性国际贸易展览会是哪个展会？,第106届广交会 举办时间：第一期：2009年10月 15 19日 第二期：2009年 10月 23一27日 第三期：2009年10月31 一11月4日 会期：每期5天 展览地点：中国进出口商品交易会展馆（广州市海珠区阅江中路 380号） 主办单位：中华人民共和国商务部、广东省人民政府 承办单位：中国对外贸易中心,展出内容：,展览总面积：1125万平方米（2009年春交会） 总展位数量：55 885个（2009年春交会） 成交额：2623亿美元（2009年春交会出口累计成交） 到会境外采购商：165 436人（2009年春交会） 参展商数量：出口展区：21709家（2009年春交会） 进口展区：395家（2009年春交会） 展览会项目工作流程图,一、展会项目策划,（一）展会项目策划有什么作用？ 展会策划就是会展企业根据收集和掌握的信息，对展会项目的立项、方案实施、品牌树立和推广、展会相关活动的开展、展会营销及展会管理进行总体部署和具有前瞻性规划的活动。 展会策划对会展活动的全过程进行全方位的设计并找出最佳方案，以实现企业开展会展活动的目标。,第六届中国花卉博览会总体策划方案目录 第一章： “六博会”总体分析 一、“六博会”基本情况 二、“六博会”、“五博会”、昆明世博会主要情况比较 三、举办“六博会”的有利条件 四、不利条件 五、综合效益分析 六、市场分析,第二章 “六博会”整体构想 一、办会目标 二、筹办工作重点 三、组织框架 四、资金筹措 五、人才开发计划 六、筹办的战略实施阶段,第三章 活动方案 一、主要活动 二、“六博会”、“五博会”的主要内容 三、“六博会”活动的目标 四、活动选择的原则 五、活动内容的初步效益分析 第四章 招展工作方案 一、主要内容 二、招展目标 三、招展面临的有利条件和不利条件 四、招展工作的重点及方式 五、初步设想,第五章 “六博会”宣传推介方案 一、“六博会”、“五博会”的宣传推介情况 二、“六博会”的宣传推介工作目标 三、工作重点 四、实施构想及时机选择 第六章 “六博会”市场开发方案 一、“六博会”、“五博会”市场开发情况 二、“六博会”市场开发工作目标 三、工作重点 四、实施构想及时机选择,第七章 “六博会”场馆及配套实施建设方案 一、场馆建设的基本原则及内容 二、场馆会期效益及长久效益初步分析 三、场馆建设面临的有利条件及不利条件 四、场馆建设进度 五、花卉广场建设进度 六、室外景观区建设进度 七、交易区建设进展,第八章 “六博会” 城市建设整治工作方案 一、昆明世博会、顺德五博会期间城市建设工作概况 二、“六博会”城市建设整治原则与目标 三、城市建设整治工程 四、城市建设整治效益初步分析 第九章“六博会”旅游开发方案 一、世博会旅游开发概况 二、“六博会”旅游开发总体构思 三、旅游开发条件分析 四、旅游开发工作重点,第十章 “六博会”接待工作方案 一、接待原则 二、接待内容 三、接待目标 四、昆明世博会、顺德五博会接待工作概况 五、“六博会”接待工作的有利、不利条件分析 六、接待重点 七、接待实施,（二）展会目策划流程,（三）展会项目立项,会展项目经过实施组织工作的决策者和政府有关部门的批准，并列入项目实施组织或政府计划的过程，称为立项。 实际上，展会项目立项就是一个对具体的展览会所涉及的一系列事项进行初步的规划和设计，确定其基本的框架。,1. 展会项目名称 （1）基本部分说明展会的性质和特征，如博览会、展览会、交易会、洽谈会、展销会等。 （2）限定部分主要用于说明展会举办时间、地点、规模以及内容等。 （3）附属部分是对基本部分和限定部分的进一步补充，更详细地说明展会举办的具体时间、地点等。,2.展会举办地点 展会举办地点的策划是由粗到细的，先确定国家或地区，其次是确定城市，最后确定具体的场馆。主要考虑在城市的地理位置、场馆容量、配套设施、出入便利程度、周边环境已经成本预算等因素。,3.展会的时间安排 展会的时间安排包括两个方面：展览会计划在什么时候举办和举办多长时间，主要指展览会的筹展时间、对公众开放的时间以及撤展时间。 4.展会的举办机构 展会举办机构一般包括主办单位、承办单位、协办单位、支持单位等。,主办单位是指具有国家主管部门批准的有报批会展项目资质的单位 承办单位是指虽然没有报批会展项目资源，但同主办单位一起具有招商、招展能力和举办会展的民事责任承担能力，设有专门从事办理会展的部门并有相应的专业工作人员，且具有完善的办理会展规章制度的单位； 协办单位是指协助主办或承办单位负责展会的部分策划和组织工作的单位，其任务比较集中于部分的招商、招展和宣传推广工作； 支持单位一般是对会展起直接或间接支持作用的单位，有时也会承担一些招商、招展和宣传工作。,5. 展会的规模和目标 展会规模一般分为四类：国际、国内、地区和地方 6.展品范围 展会立项目中一定要确定展览会中要展示的商品范围。首先，商品应与展览会目标一致，并能体现其目标。其次，展品范围要根据展会涉及的产业或行业范围进行调整。,7. 展会的招商、招展和宣传推广计划 是展会项目实践过程的重要组成部分，必须在立项时间形成基本框架。 8. 展会的进度计划和现场管理计划 展会项目的进度计划是指在时间安排上对会展的各项工作作出统筹规划。 现场管理计划是指在展会开幕后的展会现场进行有效管理的计划，包括布展管理计划、开幕计划、现场工作计划和撤展管理计划等,9. 展会相关活动计划 10. 初步预算 （1）展会项目的收入主要是主营业务收入、政府资助收入、资源开发收入三部分。 主营业务收入是参展商租用展位支付的租金，即展位费。 资源开发收入则包括门票收入、广告赞助收入、其他服务收入、利息收入。,其他服务收入是指项目营运期间，各方参与者使用各种设施、接受服务的收入，如搭建费、餐饮收入、纪念品收入、展具租赁费用等。 利息收入是参展商提前支付的参展费在预算期间的利息收入。 （2）展会项目的支出包括招展招商费用、宣传广告费、场馆及后勤配套费用、总体特装费用、标摊搭建及地摊费用、开幕式招待会费用、人员行政费用、流转税等。,1.作业： 请根据以下两个展会项目的资料，分别选择合适的举办地，并说明理由。 项目一：国际投资促进论坛 主办方：商务部、联合国贸易与发展论坛 主要内容：国际投资发展趋势、跨国公司投资新战略、中国企业海外投资于跨国经营方略 参加者：国内外各大企业代表、商务部代表、联合国贸易与发展会议代表、媒体记者、知名学者,项目二：东北亚民俗文化创意展览 主办方：科技部、教育部、中国贸促会以及朝鲜、日本、韩国、俄罗斯等国总领事馆和蒙古驻中国大使馆等 主要内容：增进了解、促进东北亚和平稳定与发展、引导和提升文化艺术品创意设计的科技含量、活跃洽谈、创新思维 参加者：各国政府代表、各类文化艺术创作者,2. 收集本地/家乡主要展览场馆的资料,3.查询国际、国内、地区和地方四类不同规模的展览会至少四个，并明确其展出面积、参展商数量及观众数量。 4.查询2012XX城市国际XX展览会的展品范围和当地展览会XXXX的展品范围。,第三节 展会项目报批报审,问题：展会项目立项策划之后，是不是就可以开始实施了？ 一般会展报批程序,我国的会展审批是根据会展的性质和规模采取归口管理的办法。不同的会展将由不同的一个或一个以上的部门审批。 1. 大型出国展览的审批 贸促会代表国家出国办展，经商务部、外交部和财政部会签后，报国务院审批。其他出国办展计划一律由贸促会审批。,2. 国内大型展览的审批 商务部关于在境内举办对外商品展销会的管理暂行办法中规定“境内主办单位，应按部门、地区、系统所属；分别向各自上级主管部门（指国务院各部门、各省市自治区、直辖市及计划单列市外经贸主管部门、中国贸促会）申请主办单位资格。,申请资料包括： 上级主管部门的申报文件，主办单位的申请和资格申请表加盖原登记机关印章的企业法人营业执照副本文件复印件，社团法人或事业单位法人提交社团登记证副本复印件或事业单位法人批准文件复印件，设置专门从事办展部门或机构的文件，举办展览的规章制度及招展文件（合同）范本，证明曾承办或协办过较大规模国际性展览会的材料，其他有关材料。,商务部对所报材料进行审核，对符合条件的主办单位授予其主办单位资格，并分期分批予以公布。取得批准文件的主办单位，须在取得批准文件之日起30日内，持批准文件到工商行政管理部门办理登记。”,3.地方政府的审批权限,除必须归国家有关部门审批的大型会展外，各省、自治区、直辖市和副省级城市，也可以根据会展的实际规模和情况，拥有一定的审批权。,北京市人民政府颁发北京市执行中共中央、国务院关于派遣临时出国人员和邀请国外人员来华审批权限的规定的细则（试行）的通知规定：出国举办珍贵文物展览，规模在一千平方米以上的经济、贸易、科技及其他展览，应报国务院和中央外事工作领导小组审批。报送审批之前，均须由中央、国务院 有关归口部门和外交部或中联部会签。,4. 专业展览的审批,出国举办规模在一千平方米以下的经济技术展览和我国举办国际经济技术展览要报商务部归口审批。 出国举办规模在一千平方米以下的科技展览和在我国举办规模在一千平方米以上的国际科技展览要报科技部归口审批。,出国和来华的中小型文化艺术团组、艺术表演、艺术展览、电影交流、文物考察、一般文物展览、图书展览要报文化部审批。 参加和举办有关教育方面的一般性国际会议，需要报申报教育