《秘书学概述》PPT课件.ppt

第一节 秘书 第二节 秘书部门 第三节 秘书工作 第四节 技能训练,第一章 秘书工作概述,了解秘书的来由、职业特色、类别和秘书部门的特征，掌握秘书工作的原则和特点，理解秘书工作的作用。 通过本章学习，对秘书有一个初步的了解，为学习后续内容，奠定一个良好的基础。,教学目的,教学重点与难点,一、教学重点 1、秘书的概念 2、秘书的职业特点 3、秘书工作的原则与作用 4、技能训练 二、教学难点 1、秘书的来由与定义 2、秘书工作作用的技能 3、案例分析,一、 “秘书”词义的演变 宫中秘藏之书 ： 指谶纬图箓等书。是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。 职务之称: 秘书工作人员,是从清末开始的,这是现代秘书概念的源头。 社会职业：秘书已被看作是广泛的社会职业之一，它属于第三产业（服务性行业）。,第一节 秘书,二、 秘书的定义 所谓秘书，乃是组织或主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，提供辅助工作与综合服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与主管制定的行政性任务的人员。（一说）,秘书是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。 秘书学陈合宜著 秘书是专门从事办公室程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。 秘书职业技能标准 1998.5劳动和社会保障部,所谓秘书专业，乃是办公室内特定主管的助手。其任务，是在认可的职权范围内，不必经过直接的督管，就能运用办公室的工具，从事该主管制定的行政性任务。 （1998.8 原国际职业秘书协会，现更名为：国际专业行政协会） 秘书就是直接为领导、主管或雇主提供辅助管理、综合服务，并以脑力劳动为主的工作人员。 杨树森,三、 秘书的职业特色 1.直接性 一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么; 二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报的; 三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果的成败与领导有直接的关系。,2.稳定性 秘书与其服务对象之间的关系有相对的固定性，短至数月，长达几年甚至几十年。 3.知识化 秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识。,4.年轻化 发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为2035岁。他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶梯。 5.女性化 近20年来，女性秘书有明显增加的趋势，这是由女性的心理素质所决定的。西方国家的初、中级女性秘书占总数的比例达到了90%。,四、秘书的分类 1、横向分类 ： 按单位性质不同： 机关秘书 企业秘书 私人秘书 商业秘书 涉外秘书,按工作内容不同： 机要秘书 文字秘书 信访秘书 通讯秘书 事务秘书 生活秘书,按服务对象不同： 公务秘书：集体、专职 指为国家机关、社会团体、事业单位、公有制企业或股份制公司的领导服务，由组织人事部门考查选用，由国家或单位支付薪酬的秘书。 私人秘书： 指为个体企业主或其他雇主服务，由个人聘用并由雇主本人支付薪酬的秘书。,2、纵向分类（层次）：,高级：出点子，行政总监或办公室主 任，参与决策。 中级：笔杆子，主要是文字秘书，其工 作对领导决策起重要作用。如调 查、信息、文稿起草等。 初级 ：跑腿办事，接待、联络、收发等。,一、 秘书部门的涵义 秘书部门又称秘书机构。 广义的秘书机构:指承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、调研、信访、行政、督查等部门。（如下图） 狭义的秘书机构:指承担以办文办会为主，专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书处、秘书科等。,第二节 秘书部门,广义秘书机构图,办公室（主任、副主任）,调研科室,秘书科室,档案科室,信访科室,行政科室,督查科室,机要科室,二、 秘书部门的地位 秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单位，都是直接为单位领导层服务的。它处于承上启下、协调左右、沟通内外的枢纽地位。如图 ：,三、秘书部门的基本特征 从属性 秘书机构在整个机构体系中属于综合性的辅助部门。 中介性 在党政机关、企事业单位内，领导层是决策机构，职能部门是执行机构。 综合性 秘书机构的主要活动是围绕领导层的活动而展开的，活动内容涉及面广。,一、秘书工作内容 有两种说法： 一说：三个内容 二说：三大类，22项,第三节 秘书工作,一说：三个内容,办文：主要围绕文书、文件、文字材 料开展的工作。 办会：包括会前的筹划和准备、会中的组织 和服务、会后的善后和落实。 办事：主要分信息工作、技术工作和日常行 政事务工作。,二说：三大类 ， 22项 ：,第一类：政务性工作（7） 调查研究 信息工作 参谋咨询 协调工作 督查工作 议案、建议、提案工作 文字工作,第二类：业务性工作（9） 文书工作 档案工作 资料工作 会务工作 信访工作 保密工作 网站管理 谈判事务 公关工作,第三类：事务性工作（6） 领导日程安排 随从工作 通信联络 接待和礼仪 值班和突发事件处理 机关日常事务,二、 秘书工作的原则 1.准确原则 理解和执行党和国家的现行方针政策。 收集和提供领导工作所需要的信息资料。 判断和贯彻领导意图。 处理各种秘书事务和领导者交办的事项。 进行文字表达和口头表达。,2.及时原则 要确立正确的时间观念。 要讲究工作效率。 要分辨轻重缓急。 要变被动为主动。 3.严谨原则 严密地思考。 周详地运作。 谨慎地行事。,4.同步原则 要同步思维。 要同步行动。 要同步提高。 5.保密原则 要强化保密意识。 要具备法律知识。,三、秘书工作的特点 从属性 是现代秘书工作最根本的属性和特点。 辅助性（被动性） 秘书机构的辅助地位，决定了秘书工作的被动性。 事务性 综合性 机要性 指秘书工作的机密性和重要性。 潜隐性,四、秘书工作的作用 枢纽作用： 秘书部门的地位是承上启下，联系左右，沟通各方的枢纽。 参谋助手作用： 秘书工作的参谋助手作用，贯穿在秘书人员辅助领导工作的整个过程中。 形象作用： 秘书人员在工作中的一举一动、一言一行以及办事风格，都代表本单位的形象。,五、秘书工作的发展趋势,逐步形成以公务秘书为主导、社会秘书为主体的职业阶层 逐渐形成双向选择的社会化秘书性服务系统 逐渐走向秘书工作科学化的道路,六、国外秘书工作的发展趋势,由事务型转为智能型 秘书工作日益专业化 秘书人员的高学历、秘书工作的永业化,【秘书心里与气质检测】 秘书招聘考核：一张A4纸，上面600个格子，横30，竖20.每个格子内是铁锚图案，锚头不规则地指向前后左右。要求在10分钟内统计出不同指向的锚头各有多少。 请问统计方法？,技能训练,方法： 1.逐个统计 2.先上，后下，后左，剩下的为右。 结果：快而准确，跟部长或书记。 快而不够准确，接待。 慢而准确，管理信息、档案。 慢而不够准确，留在办公室打杂观察。,训练：规划办公空间，设计办公格局 案例