对计算机固定资产实时管理的实践与思考.doc

对计算机固定资产实时管理的实践和思考新昌县国税局信息中心固定资产管理调研小组一、 我局计算机固定资产管理的现状我局现有计算机固定资产362台，金额296元，分布于国税大楼和县办证中心国税窗口，共有140多人使用。计算机固定资产由财务部门办公室和技术部门信息中心共同管理，办公室负责预算审批、采购和处置，信息中心负责库存和实物管理，按财务管理办法和有关ISO工作规程等制度进行日常管理。在上半年经过多次盘点，解决了一系列历史遗留问题，固定资产帐实相符，管理责任和使用权利落实到使用人，资产清单定期上墙公布到每一个办公室，并于2007年7月20日正式启用网络版财务软件，采用省局集中平台管理固定资产。二、 计算机固定资产管理中的三个矛盾和一个特点1、 固定资产与实时管理的矛盾说起固定资产管理，大家一定会马上联想起一个词语“盘点”，“盘点”就反映了固定资产事后管理（入帐）的特点。能不能少一些盘点，多一些实时呢？传统的固定资产管理模式，资产登记在局一级，不细化到各单位；入帐时候一般还无法确定使用者和管理责任人，加上日常内部移交环节没有及时入帐或者干脆不入帐，因此，很难通过帐面查找到资产实物的当前地点和使用者。如果是房屋等不动产，那还问题不大，但是如果是流动性很强的计算机，矛盾就相当突出了。2、 资产管理与实物管理的矛盾资产管理部门关心的是阶段性、整体上的资产信息，只要资产还在局内，还能使用，一年盘点一次，那就OK了。但是实物管理需要更加明细的信息和更多的日常手续，帐面需要能够反映实时的资产信息。3、 管理与使用的矛盾使用者着眼于微观的实物使用，考虑的是资产使用功能和效率，就计算机而言，使用者只关心计算机新旧、快慢，日常只涉及到硬件中的输入输出。而管理者则着眼于宏观的整体规划和微观的后勤服务，管理者需要考虑计算机更新换代和分配的规划，机房、网络和安全监控等基础设施建设，以及日常维修维护工作。固定资产管理有两种不同的角度，管理者总是先考虑资产安全，使用者总是先考虑效率优先。角度不同，矛盾产生。计算机固定资产的特点：高折旧、高消耗、易损坏、流动性强。1、计算机的高折旧，与普通资产有所不同，一是折旧大部分不是由于资产本身使用功能的丧失引起的，而是由于外部应用环境改变引起的，上马新的信息化项目的应用对网络和计算机软硬件都提出了新的需求，导致一大批旧计算机的淘汰。比如农村管理站撤并和光缆的普及，使得原值十万元的铜缆广域网设备只能全部报废；CTAIS2.0的上线，使得数十台奔3电脑全部淘汰出业务岗位。2、高消耗的特点在激光打上体现得更加典型。一个突出的例子是利盟彩色激光打C750，整机买价10894元，更换一套墨盒却需要10692元，差价仅为202元，大约一年需要更换一套墨盒。3、易损坏的特点使计算机不像固定资产，更像低值易耗品。4、流动性强也是计算机的特点，一是因为易损坏，经常需要收回维修、送出保修甚至报废，都涉及固定资产变更手续，而是由于更新换代、人事调动等需要大批量变更手续。三、计算机固定资产管理的难点计算机固定资产管理的难点，也是由计算机资产的特点决定的，计算机虽然是固定资产，在使用中却是流动的，而且是经常需要流动的。信息中心既是管理者，又是使用者，因此带来计算机固定资产管理的矛盾，实际上它是一种规范管理程度和使用效率高低的矛盾。按我局传统的资产管理方法，内部调动不需要办理资产变更手续，因此，要掌握资产状况只能依靠定期或不定期的盘点，而盘点只能保证盘点的时刻点上的资产，而不能提供时刻点以外的时间段的资产情况。计算机资产登记中有使用人和存放地点栏目，传统的做法是不论实际如何，统一把全局计算机登记在信息中心下面，那么在日常使用过程中，包括资产领用、移交、维修等，都不涉及资产登记项目的不动，在资产日常管理方面工作量非常少，但是无法反映资产实际使用情况，不利于固定资产管理。如果在某一时间需要某一计算机资产的使用情况，单凭固定资产管理资料，是无法马上找到这台计算机的资产实物，必须借用计算机使用清册等其他管理手段，管理的实时性不强。同时，由于连续几年上级没有明确固定资产的分类编号，导致我局固定资产编号工作一直没有开展。固定资产没有编号，就像个人没有了身份证，身份得不到唯一确定。两台同一批次的同型号计算机，谁看起来都是一模一样。计算机还好一点，有个产品序列号可以区分，但是有的设备就不行。因此，没有固定资产编号，管理的基础不扎实，管理手段很难开展。由于上面的原因，导致盘点非常困难。每次盘点，都需要借用其他手段，才能得出盘存报告。对固定资产的跟踪管理也难以开展，无法掌握固定资产的整个生命流程各个环节的情况。四、 固定资产实时管理的设想和措施鉴于传统管理的时效性不高，无法及时掌握资产管理情况，因此，随着国有资产管理办法的出台和我局ISO质量管理体系的深入，对固定资产管理提出了更高的要求，我们采取一些措施，提出了资产实时管理的概念，以解决目前资产管理的困境。什么叫实时管理？就是每一个资产的当前实际情况以及历史变更情况都能够随时查看，随时可以盘存，并且盘存的时候不需要盘总数轧差，直接就盘点到每一个资产，一个一个清点。万一帐实不符盘赢盘亏，可以直接找到相关责任人。怎样开展资产实时管理？我们认为至少有三个前提条件，而且缺一不可。首先必须把所有涉及计算机资产管理内容的项目纳入登记，比如计算机的显示器是CRT，还是液晶，存放地点是在机房，还是在各科室办公室，是谁在使用等等，都要搞其清楚；其次把所有资产登记项目变动的环节都要纳入管理，比如资产整个生命流程从采购或者调入、入库、领用、维修、报废、处置或者调出，以及资产的内部流转过程如存放地点变动、使用人变动，等等；然后实行计算机网络化管理，并与资产使用管理办法配套，这样就形成了一个实时资产管理体系。有了管理体系，还必须给每一个资产进行分类编号，确定资产的唯一身份，全面采集录入登记项目，明确管理责任人，然后上墙公布。日常资产管理中还需要结合ISO规程，对资产流转工程中的每一个环节都有相应的表单记录，确保历史记录完整。有关人员要树立固定资产规范管理的理念，确保按体系规范流转、完整记录。五、 计算机固定资产实时管理的一些思考经过上面一些措施，我们初步做到了计算机固定资产的实时管理，管理质量有了很大改善，但是由于缺乏一套好的固定资产管理软件，在实际操作过程中，软件管理感觉没有覆盖固定资产的全部操作，效率不够高，工作量大。目前我局使用的省局集中平台的财务软件没有对固定资产管理进行专门优化，效率低，比如十台计算机入库，不能给十台计算机分别编号，在领用出库的时候也不能一台一台领用，因此，大批资产入库时，必须分开一台一台单独编号、单独入库，录入工作量很大；固定资产的拆分不方便，比如把一台计算机的CRT显示器更换成液晶，拆下来的CRT显示器由于不是一个单独的固定资产，在处置的时候没法办理手续，只能放在仓库里，等待计算机主机处置时一起办理。软件对固定资产的流转过程监控不够，不支持内部流转，比如对存放地点变更、使用人变更都直接修改登记，没有相应的历史记录和记录表单打印，我们还需通过ISO表单对固定资产的一些流转环节进行监控记录。软件目前的盘存功能不够强大，对提高实际盘存效率帮助不大。在实际盘存，最好能够提供三种清册与实物核对，一种是分类清册，反映不同分类资产的数量，用于掌握总数；一种是分存放地点的清