岗位说明书的编写.ppt

工作说明书编写技巧,工作分析,工作说明书,过 程,结 果,一、职责条目的整体规划,先将部门职能按预先设计的岗位进行分解，形成各岗位的职责模块。 在职责模块下列出所有具体的工作，遵循工作流程、内在逻辑顺序（PDCA）或占用时间的多少的思路来编写。 编写时注意动词的使用，如拟订不要写成制定、协助不要写成负责。,P 计划 D 执行 C 检查 A 改进,（一）、按PDCA循环,例：,（二）、按工作流程（如果有）,例：,二、职责条目表达及方法技巧,活动,输入,输出,过程方法,岗位说明书中的 “见证表单/文档”,主语,谓语,宾语,主语隐含，在职责描述中一般省略,如职责：编写项目/课题计划书（任务书）,除一般省略主语外，有时也加上“依据、按照、根据”等词语表示“输入”,如职责：根据财务部的报废通知销帐,1、（主）谓宾表达方式,2、 动词的使用,常见动词,负责 制定 批准 审阅 准备 提出 建议 检查 开发 指导 评估 编制 实施 审定 监督 审批 指导 接待 走访 收集 确保 审核 制定 编写 承担 拟订 办理 草拟 计算 统计 督促 起草 购买 检测 决定 建议 分析 设计 回答 汇总 报告 安排 研究 建立 参与 核对 抄写 传送 确认 提供 确定 考查 总结 协助 布置 调查 完成 巡查 预测 修改 保持 汇报 发放 验收 整理 保管 登记 签订,权限角度,拟订 制定,审核 修订 核对,审批 批准,发布 颁发 下达 转发,承办,组织,协助,参与,配合,参与程度角度,组织,指挥,执行,实施,落实,P和D的角度,指导,编制,建立,计算,草拟,接待,收集,C的角度,检测 检查 监控 监督 督导,A的角度,解决 纠正 改良 改善 改进,其它角度的动词,思考行为：研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、推荐、计划 直接行动：组织、实行、执行、指导、带领、控制、监管、采用、生产、参加、阐明、解释、提供、协助 上级行为：许可、批准、定义、确定、指导、确立、规划、监督、决定 管理行为：达到、评估、控制、协调、确保、鉴定、保持、监督 专家行为：分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价 下级行为：检查、核对、收集、获得、提交、制作,针对制度、方案、计划等文件：编制、制订、拟定、起草、审定、审核、审查、转呈、转交、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见 针对信息、资料：调查、研究、整理、分析、归纳、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管理 关于某项工作（上级）：主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督、管理、分配、控制、牵头负责、审批、审定、签发、批准、评估,管理人员与非管理人员,对于管理人员，多用概括性词汇，如组织、领导、进行、审核、考察、决定、指挥、指导、建立、批准等； 对于非管理人员，多为具体动作词汇，如：操作、倾倒、开动、填制、计算、发放、检查、运送等。 最后一项可统一表达为“完成上级领导交办的其它任务”。,三、基本信息撰写技巧,1、职位标识（包括职位标号、名称、所属部门、直接上级和职位薪点） 职位名称：明确、具体，不能使用含糊、通称之名称。 以下哪些名称是职位名称： 经理、库存控制员、文员、市场专员、 培训主管、秘书、工程师 职位的编码：（非计算机化可免）,2、职位概要 用一句话或者几句简练的话来说明这一职位的主要工作职位。 3、业绩标准 职位上每项职责的工作业绩 衡量要素与衡量标准。,4、有密切关系的其他岗位和人员 本部门的 公司内其他部门的 公司以外的 写职位名称或机构名称 “经常与车间质检员、 生产供应部仓管员、 公司办公室档案管理员、 税务局、财政局进行联络”。,5、所用工具及设备 “自动化机器设备” “包装设备” “一般办公室设备（即电话、电脑、传真机、复印机等）” “机械工具” “一般钳工工具”,6、工作环境特征 “闷热” “潮湿” “无菌，对白细胞数量有轻微影响。” “办公室，对身心健康无不良影响。” “高臭氧环境，对身心健康有 一定不良影响。”,工作时间特征 “正常上下班” “需要经常加班” “ 需要经常外出” “ 需要经常出差” “ 需要经常倒班” “午休时间不能保证”,7、任职资格 工作经验 同行业工作经验 如：物业管理行业工作2年以上 同职位工作经验： 如：从事财务经理岗位工作2年以上 其它特定公司的工作经验 如：2年以上上市公司工作经验、1年以上外资企业工作经验等 专业技能所必需的工作磨练 如： 2年以上财务或证券工作经验 更多为以上的结合:具有2年以上物业管理行业财务经理工作经验,培训经历 主要指脱产培训或专门培训 “党的基本知识、基本理论学习1个月以上。” “企业管理知识培训2周以上。” 财务管理培训 物业管理知识培训,知识、技能、能力 明确的证书要求 如会计证、律师证、锅炉工上岗证、教师资格证等。 如果没有这方面要求，则略去，不用写“无证书要求”。 基本知识、素质方面的要求 “应具备企业管理专业背景”、“应具备较强文字表达能力”、“要求具有高等数学知识”、“要熟练掌握MS-Office系列软件的使用”、“具备较强的外语水平”等 能力方面 “应具备较强的协调能力、处理人际关系的能力”、“应具备倾听敏感性，能捕捉到谈话对象的内心变化”,身体条件/体能要求 无特殊要求 久站 久坐 强壮 视力 身高1.75M以上 精力高度集中 “要求身体健康”其实就是“无特殊要求”。,使用的词语必须非常清晰，以保证使用该职位说明的人能正确理解所说明的内容。 模糊不清或有各种理解的词语应避免使用。例如“进行”、“开展”、“做好”、“处理”等动词没有具体指出工作的具体内容。对于“尽可能多的、典型的、复杂的、困难的”一类的形容词，不同的人会有不同的理解。如以下的概括性描述就很难体现出具体的工作事项： 抓好企业文化建设，营造积极向上、团结奋进的氛围，增强企业的凝聚力和竞争力。 反映青年的要求和呼声，维护青年的合法权益 做好安全保卫工作 尽可能多地收集市场信息,四、编写注意事项,1、用语要清晰,尽量避免使用“负责+动词”的表述方法 例如，“负责组织”，“负责编制”、“负责提出”一类的表述就不规范，应当直接表述为“组织”、“编制 ”、 “提出”。 如：组织公司年度经营管理会议 组织质量管理体系ISO9001的 内部审核工作,2、避免使用“负责+动词”,以下动词可以和其他动词搭配使用 组织、协助、配合、参与， 例如，“组织制定”、“配合制定”、“参与制定”。,3、动词的搭配使用,组织对现场情况的调查，协助解决生产过程存在的问题 参与制定年度综合计划 参与评审供应商,4、尽量以动词开头,审核分公司提交的需求计划表,制定客户分类标准,保留原表述（非及物动词一般不以动词开头）,5、用语要简洁,处理积压库存,配合财务人员盘点库存，并出具盘点表,定期组织生产系统管理制度的修订、并下发,制作生产计划表，并交计划部,审核分公司的物资申请表,6、其它注意事项,从事同一种职位的多个人可共用同一份职位说明书，而不用一人一份。 每个职位只需撰写一份职位说明书，如果工作职责70%以上发生重叠且没有10%以上的显著不同，则可视为同一种职位； 工作列举必须具体明确，不要夸大或缩小； 在职位说明书中应当使用客观的描述性词汇，最好不要用过多的体现规范性要求的形容词。 最终的职位说明书所描述的内容是该职位应当承担的责任，而不是某个人当前实际承担的工作内容。 在职位说明书中不应包括任职者个人的优缺点等诸如此类的信息。,职位说明书的内容样板-1,基本资料,（1）职位名称；（2）直接上级职位； （3）所属部门； （4）工资等级；（5）工资水平； （6）所辖人员； （7）定员人数；（8）工作性质。,工作描述,工作概要 工作活动内容：活动内容；时间百分比；权限等 工作职责 工作结果 工作关系：受谁监督；监督谁；可晋升、可转换的职位及可升迁至此的职位；与哪些职位有联系。 工作人员运用设备和信息说明,任职资格说明,最低学历； 所需培训的时间和科目； 从事本职工作和其他相关工作的年限和经验。 一般能力 兴趣爱好 个性特征 性别、年龄特征。 体能要求： 工作姿势 对视觉、听觉、嗅觉有何特殊要求 精神紧张程度 体力消耗大小。,工作环境, 工作场所 工作环境的危险性 职业病 工作时间特征 工作的均衡性 工作环境的舒服程度,职位说明书的内容样板-2,招聘专员的职务描述,职务名称：招聘专员 所属部门：人力资源部 职务代码：XL-HR-021 工资等级：913 直接上级职务：人力资源部经理 工作目的：为企业招聘优秀、适合的人才 工作要点： 1、制订和执行企业的招聘计划 2、制订、完善和监督执行企业的招聘制度 3、安排应聘人员的面试工作 工作要求：认真负责、有计划性、热情周到 工作责任： 1、根据企业发展情况、提出人员招聘计划 2、执行企业招聘计划 3、制订、完善和监督执行企业的招聘制度 4、制订招聘工作流程 5、安排应聘人员的面试工作 6、应聘人员的材料管理 7、应聘人员材料、证件的鉴别 8、负责建立企业人才数据库 9、完成直属上司交办的所有工作任务 衡量标准 1、上交的报表和报告的时效性和建设性 2、工作档案的完整性 3、应聘人员材料的完整性 工作难点：提供详尽的工作报告 工作禁忌：工作粗心，不能有效地向应聘者介绍企业的情况,实例一,招聘专员的任职资格,职务名称：招聘专员 所属部门：人力资源部 职务代码：XL-HR-021 工资等级：913 直接上级职务：人力资源部经理 一、知识和技能要求 1、学历要求：本科及以上 2、工作经验：3年以上大型企业工作经验 3、专业背景：从事人力资源招聘工作2年以上 4、英文水平：达到国家四级水平 5、计算机水平：熟练使用Windows和Office系列 二、特殊才能要求 1、语言表达能力：能够准确、清晰、生动地向应聘者介绍企业情况；准确、巧妙地解答应聘者提出的各种问题 2、文字表