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第二单元时间管理,The Art of TIME MANAGEMENT,一、时间管理的重要性,美国时间管理学者桥赛弗(Ray Josephs,1955)就时间管理问题访问了大量的美国工商业界人士，他说：在美国许多成功的实业家皆具有将今日24小时最有效果地使用的独特才能，我从他们身上学到了时间管理的奥妙。,“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。,小案例：,如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.64万元。你在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何的规定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64万元。请问：你如何用这笔钱？,时间资源的特性,每天我们有24小时，每小时由60分钟组成，每分钟由60秒组成，总计就是8.64万秒。,时间资源的特性 （1）供给毫无弹性 （2）无法蓄积 （3）无法取代 （4）无法失而复得,人的一生大约能占有二万五千多天，核六十多万小时，或者三千六百多万分钟，或二十多亿秒。,子在川上曰：逝者如斯夫，不舍昼夜。,君热爱生活否？若然，则不可浪费时间，唯时间乃是构成生活的材料。 浪费时间者，事实上就是浪费金钱！ 弗兰克林 使用时间是人的伟大艺术。 拿破仑,彼得德鲁克在有效的管理者一书中是这样强调时间管理的，“有效的管理者不是从他们的任务开始，而是从他们的时间开始。他们也不是从做计划开始，而是从发觉他们的时间实际花在什么地方开始。然后，他们尝试管理他们的时间，减少用于非生产性需求方面的时间。一个人是不是有效的管理者，最大的区别在于他们是否珍惜时间，此外没有别的区别办法”。,時間管理,了解自己的时间花在什么地方？,活动跟踪表 真实准确 注意细节 不要有遗漏 马上记录,二、你利用时间的效率如何？,你约会经常迟到吗？ 你是否经常对工作所需要的时间做出错误的判断？ 你是否总因为启动太晚而不能在规定的期限内完成工作？,常见的不良习惯之一：时间观念差,不善于控制时间的对策： 工作的具体内涵是什么；在上面花多长时间； 可能的推迟和耽误；,时间观念,第一，既然他们的所作所为并不以目标的实现为向导，则不论他们得时间使用方式如何，都不构成浪费。 第二，不从事目标制定与追求的人通常都是浑浑噩噩而难有所成的，对这种人的任何花费时间，我们都看成是浪费。,对于不从事目标制定和追求的人的时间使用方式，我们持有两种不同看法：,你利用时间的效率如何？,你是否需要设定最后期限来促使你动手做某事？ 你是否把每件都拖到最后才作但是通常还是能按时完成任务？ 你喜欢挑战吗？,常见的不良习惯之二：需要压力才能行动,要点提示：防止压力过度,你利用时间的效率如何？,你是否经常因为感到信息不足而推迟决策？ 在开始一项工作之前，你是否需要时间考虑、调研和规划你的工作？ 对令你生气的事，你总推迟处理并且希望它们会自行消失？,常见的不良习惯之三：拖拉延迟,时间管理学者杰克弗纳的拖延商数测验,你利用时间的效率如何？,在事情开始不假思索立即着手，然后逐渐泄气，最后发现难以完成？ 你是否喜欢一气呵成地将一件事做完，如果不能，是否就会丧失兴趣？ 你是否在一件工作与另一件工作之间跳来跳去，结果毫无进展？ 你的精力是否容易被分散，虽然嘴上埋怨，而实际上喜欢被打断？ 你是否在打电话、给同事发电子邮件或聊天上用的时间太多？,常见的不良习惯之四：虎头蛇尾,你利用时间的效率如何？,你是否愿意计划好每一天，但如果没能恪守计划就会感到有压力？ 你是否愿意在某一段时间内持续工作？ 你是否有时因为在某个环节投入太多时间而不能按时完成全部工作？,常见的不良习惯之五：缺乏灵活性,你利用时间的效率如何？,你是否有时卷进不属于你份内的事？ 你是否眉毛胡子一把抓，结果忙不过来？ 你是否有从来没有时间从事案头工作？,常见的不良习惯之六：过于忙碌,做计划、弄清自己的目标和职责、授权,关于计划的一些不正确认识,我用不着计划我的工作。 做计划限制了我的自由。 做计划并不符合我的工作方式。,1,三、做好时间规划,三、做好时间规划,关于计划的一些不正确认识,制定计划太具体，太复杂，而且没有用处。 做计划花的时间太长了。 我做的计划多并且不合实际。,2,计划可以缩短工作的执行时间并提高工作的效率。有一位专家对某部门的两组类似工作的计划时间、执行时间以及所获成效进行对比，结果发现： (1)计划时间较长的那一组工作所需的执行时间较短，而计划时间较短的那一组工作所需的执行时间较长； (2)计划时间较长的那一组工作所花费的计划时间与执行时间的总和要少于计划时间较短的那一组工作所花费的计划时间与执行时间的总和； (3)计划时间较长的那一组工作的成果在素质上要高于计划时间较短的那一组工作的成果。,计划的重要性,计 划 时 间 执 行 时 间,计划时间 执 行 时 间,素质较高,素质较低,如何做好计划？,检查你的目标,员工目标,团队目标,保持良好的平衡,团队领导模型,任务,个人,团队,如何做好计划？,正确设定工作优先级,比起讨厌的事来，先做喜欢的事； 比起费时的事来，先做省时的事； 比起难事来，先做容易的事； 比起初次遇到的事来，先作熟知的事； 比起重要的事来，先做急事； 比起可以选择做的事来，先做有义务做的事； 比起没定下时间来的事，先做已定下时间并记入记事本的事； 按照事情发生的自然顺序处理。,我们大都习惯于下列准则决定行事的先后次序：,按事情的“缓急程度”办事,最紧迫的事(今日必须做) 次紧迫的事(今日应该做) 不紧迫的事(今日可以做),假设：越急之事越重要，则按此順序办事可否？,当然可以！,但是从经验法則可以确认：現实中，往往急事皆不重要，重要的事均不緊迫。,典型的实例,年终工作总结报告的编制即是一种典型的实例。 任何一位管理者都认为，工作总结报告是一项重要的工作。但若现在距离报告截止日期尚有两个月时间，则一般人不会视为今天“应该”做的事，更不会视为今天“必须”做的事，而可能将它视为今天“可以”做的事。既然它是“今天可以做的事”，它也是“今天可以不做的事”，因此，它将不断地被拖延下去。直到截止日期迫近，这些人才如临大敌般地处理“紧急事件”。结果不是迟交了工作总结报告，就是草率应村了事。经过了这一番挣扎之后，这些管理者可能信誓旦旦地下定决心，下一年度的工作总结报告定将提早准备。但是，除非他们 彻底改变按“缓急程度”办事的习惯，否则 到了下一年度，他们仍将重蹈覆辙。,如何做好计划？,正确设定工作优先级,确定工作优先级的原则： 根据事情的轻重缓急来做计划,任何事情，按照完工的期限长短，区分为紧迫和不紧迫的事；以及按照对目标、成果、业绩的贡献程度区分为重要与不重要的事。,重要任务,不重要任务,紧迫的事情,不紧迫的事情,根据事情的轻重缓急来确定工作的优先级别, 重要但不紧迫, 重要并且紧迫, 不重要但紧迫, 不重要也不紧迫,紧迫性/重要性矩阵,时间管理矩阵,四种极端情況的各自结果：, 结果： 压力 筋疲力尽 危机处理 忙于收拾残局,偏重第一类事务,結果：短視近利， 危机四伏 轻视目标与计划 缺乏自制力、怪罪他人 人际关系浮华、甚至破裂,偏重第三类事务,結果： 全无责任感 工作不保 依賴他人或社會机构为生,偏重第三、四类事务,結果： 有远见、有理想 平衡 纪律 自制 少有危机,偏重第二类事务,一日的时间分配,平常集中精力、动力多做优先级B，则既能累计成绩，又能避免危机，即减少类的事(没有计划造成的！)。 多属有求必应之事，不可投入太多时间。是不急不重要。它可给个人带来乐趣，但要有所节制，不可自律不足。,四、寻求平衡,思考和行动之间的平衡 工作效率和工作效果之间的平衡 工作和维持工作能力之间的平衡 压力不足和压力过度的平衡 工作和生活之间的平衡,工作和生活的平衡是一个交易你和自己之间就所得和所失进行的交易。平衡意味着选择和取舍，并承担相应的后果。,五、自信果断、好斗和消极/自卑的举止特点,拒绝他人请托,一般来说，管理干部所面临的请托可能来自部属、上级、其他同级的管理者，或是组织以外的人士。在诸多的请托之中，有一类是职务所及而责无旁贷的；另一类虽然也是职务所及，但请托本身却是不合时宜或者不合理的;尚有一类则属无义务予以承受的请托。引起管理者困扰的是后两类。,常見的不良习惯：有求必应,成 因(心理障碍),对 策,接纳比拒绝给为容易 想做广受爱戴的人 不了解拒绝的重要性 不知道如何拒绝,切莫呈一時之快 受尊敬比受喜欢更为重要 1,拒绝是一种量力的行为 2,拒绝是维护自身优先顺序順序的手段 学习拒绝要领,宁受尊敬不受爱戴！严厉的必要性。断送短期的好感而赢得长期的尊敬！要学会说不！,说出你的要求排除内心消极的暗示,案例：农夫的故事 有一个农夫在耕地，眼看就要耕完的时候，他的农具突然坏了，农夫十分沮丧，按计划他应该在当天就把田耕完。为了完成计划他想还是先借用一下邻居的农具吧，于是农夫以极快的速度赶往邻居家。翻过了高山穿过了溪谷，他一边走一边想：“邻居自己也要用耕具，因为我们的情况差不多，他肯定不会借我的。“在快要进村庄时，他内心有一种消极的声音在说：“不，他决不会帮我的，他为什么要帮我？“转过弯，上了桥，这种声音仍在重复：“他决不会借给我的。他根本不喜欢我。“当最后来到邻居家时，农夫的心情已经糟极了。他的邻居打开门，看到这个农夫嚷着：“我再也不需要你的耕具了“，然后扭头就走了，邻居感到大惑不解。,说出你的要求直截了当的说出你地想法,李阳：开口说英语 他常对演讲台