公司实施应收业务解决方案

中国北方工业三家子公司（北京、运动器材及中北化工）Oracle实施应收帐款解决方案审批:北京公司项目经理安达信项目经理文档控制/Document Control修改记录日期作者版本修改参考号02-Feb-02王志炜1.0没有以前版本03-Feb-02李莉娜1.11.0审阅人姓名职位审阅签字文档保存拷备号.地点备注12目 录（Content）文档控制/Document Controlii目 录（Content）iii概述1文档结构1相关文档1客户管理2业务现状及需求2解决方案2客户的变更3解决方案3交易类型4业务现状及需求4解决方案4通知单栏目10业务现状及需求10解决方案10自动会计11业务现状及需求11解决方案11业务处理12业务现状及需求12解决方案12预收帐款管理15业务现状及需求15解决方案15收款管理16业务现状及需求16解决方案16催款17业务现状及需求17解决方案17坏帐处理18业务需求18解决方案18查询与报表19业务需求19解决方案19已解决和未解决的问题21未解决的问题21已解决的问题21iiia98f1050c3caeaa439f2c210e578f04d.pdf公司机密，仅供内部使用概述Oracle应收帐是一个多功能的应收款系统，有助于企业的现金流动并满足企业发票管理的需要。Oracle应收帐是Oracle应用软件的一部分，具有灵活的、现代化的商业流程、强有力的图解性能并与其它系统相统一。应收系统能够进行客户管理，提供详细地应收信息，及对开票进行有力的控制。文档结构本文档将从以下几个方面，对应付帐款的解决方案进行具体阐述：- 客户管理- 交易类型- 通知单栏目- 自动会计- 业务处理- 预收款管理- 收款管理- 催款- 坏帐处理- 查询与报表相关文档本文档的设计基于以下文档的内容：北京公司业务需求分析（baseline）.北京公司财务业务流程.客户管理业务现状及需求北方各公司（以下简称各公司）目前对客户资信管理力度不够，财务部门对客户资信基本不了解，业务员掌握客户资料。公司在业务专业化、规范化操作的条件下，要求长期往来客户信息透明化。把客户资源通过信息共享方式提供给公司，使公司主要业务保持稳定的客户群。解决方案对于较稳定的长期客户，由专门部门在系统中建立客户档案，销售部门和财务共同管理。应收管理尽量针对实际用户，特殊情况下可将作为客户管理。与公司发生交易的内部往来单位，作为一类客户进行管理。在Oracle系统中建立统一的客户编号和相关信息，如编号、描述、地址、付款条款、分类、销售地区、联系人及电话、帐单至地点、销售资料至地点、折扣等信息。具体参见“销售管理系统解决方案”的客户部分。客户的变更目前各公司都拥有长期往来客户，对客户已经进行的和有可能发生的变更情况及处理方式随意性很强，从而引发潜在的呆坏帐。客户的并购、子公司的设立都会产生建立新客户或合并原有客户的需求，公司需要及时更新客户信息。解决方案各公司对客户的变更管理，关系到应收帐款能否收回，因此任何关系到客户的变更并由此可能导致收款地址等信息的改变，都应该进行系统纪录并保证在未结业务发票中得到体现，以免出现呆坏帐。Oracle应收款系统可以处理客户合并的情况。业务人员在得到客户变更的准确信息后，在销售管理系统内视情形在将客户的地址合并，或不同的客户合并之后，将所有以前的客户发票信息更新到新的客户地址或新的客户信息中去。合并完成后，用户查询客户信息时，将看到包括新旧客户在内的所有应收帐款事务处理信息。（应收客户合并）Oracle系统没有标准的处理客户分离的功能，建议在系统中直接增加新的客户信息并可以建立与原公司的关系，但是无法查询该新的客户的历史信息。交易类型业务现状及需求目前各公司的收入主要分为主营业务收入、其他业务收入和营业外收入，其中主营业务收入包括商品销售收入和代购代销业务收入。商品销售收入包括出口自营收入、进口自营收入和内贸自营收入。各公司需要对销售人员的业绩进行考核。在销售收入确认的同时，可以对销售人员的业绩进行统计记录。解决方案根据各家公司的业务情况在系统内设置如下交易类型：编号交易类型描述交易类型分类收入科目应收款科目1自营出口业务发货形成的应收款发票自营出口发票发票2自营进口业务销售形成的应收款发票自营进口发票发票3自营内贸业务销售形成的应收款发票自营内贸发票发票4减少原发票金额贷项通知单贷项通知单5销售预收款销售预收款定金6代理进口预收款代理进口预收款定金7代理进口付款、结算代理进口发票8代理出口收汇代理出口收汇定金9代理出口付款、结算代理出口发票10其他业务应收发票其他业务发票发票1112对于需要详细考察的收入业务类型，可以在“通知单栏目”中定义。对于物料销售，可以在每种物料的属性中设置销售收入科目。 通过“自动会计”指定会计科目各段的取值来源，从而生成应收帐款科目和收入科目。详见方案的“通知单栏目”和“自动会计”部分。自营销售收入1、对于自营业务，各公司业务员（或专门人员）在订单管理系统内录入产品销售的产品信息、发运信息并导入到应收管理系统，最终生成自动发票。汇率为系统预设的固定汇率，系统自动生成以下分录：发出商品时确认成本借：商品销售成本-部门-产品类别-出口/进口/内贸贷：库存商品创建自动发票借：应收外汇帐款贷：销售收入-销售员-产品类别-出口/进口/内贸系统的自动会计功能将在发票的导入过程中指定相关的应收帐款、收入等帐户，但应收会计可以对其进行手工调整。2、收款Oracle支持交叉币种收款，即收款币种和发票币种不同。收到货款后，应收会计在系统内录入收款，汇率输入当日换汇汇率核销发票借：银行存款-人民币-帐号贷：应收外汇帐款借/贷：汇兑损益3、退货业务员（或专门人员）在订单管理系统内录入产品销售退货信息并导入到应收管理系统，最终生成自动发票，系统自动退货会计信息。4、业绩考核在录入销售订单时可以指定销售人员，对销售业绩进行分配。创建自动发票时，系统可以将相关的销售人员信息传到应收模块，实现对销售人员的业绩考核。 发现销售业绩分配错误，如果该合同还未发运生成自动发票，则可以直接修改合同；但如果合同已经发运生成自动发票，则分别由业务员在销售系统对合同和财务在应收系统对发票进行业绩调整。代理业务由于代理业务本身不承担直接商业风险，不涉及到物权的实际转移，因此系统可以对物流信息不进行管理；无论是进口代理还是出口代理的业务收益，都不是收入和成本差额，而是一项固定的代理费用收入。因此建议代理业务在应收系统直接处理，具体方案如下：代理进口业务：1、 在公司与客户签订协议，客户依协议给付定金后，应收会计输入代理进口预收款类型发票，并对发票进行收款核销，应收款管理系统将创建以下日记帐分录： 定金发票：借：应收帐款 贷：预收帐款收款：借：银行存款-人民币-帐号贷：应收帐款2、 当在进口过程中发生付款情况时，应收会计输入一张代理进口类型的发票，根据实际情况输入发票行，在发票行说明中说明付款原因，并将该发票与对应的预收款发票进行核销。应收款管理系统将创建以下日记帐分录： 发票：借：应收帐款贷：应收总帐中转总帐：借：应收总帐中转贷：现金/银行存款-人民币-帐号核销定金：借：预收帐款贷：应收帐款3、 结算代购代销收入时，应收会计录入代理进口类型发票，发票行指定代购代销收入，金额为代理费收入，如果某些费用需要对客户进行收款可以以发票行的形式录入，指定相应的费用科目，在发票行说明中说明原因。将该发票与对应的预收款发票进行核销。应收款管理系统将创建以下日记帐分录：发票：借：应收帐款贷：代购代销收入贷：财务费用核销定金：借：预收帐款贷：应收帐款4、 退还客户的余款时，应收会计输入一张代理进口类型的发票，根据实际情况输入发票行，在发票行说明中说明付款原因，并将该发票与对应的预收款发票进行核销。应收款管理系统将创建以下日记帐分录：发票：借：应收帐款贷：应收总帐中转总帐：借：应收总帐中转贷：现金/银行存款-人民币-帐号核销定金：借：预收帐款贷：应收帐款5、如果客户定金不足则进行补收，并核销相应发票。代理进口业务的相关发票编号均以代理合同号为前缀。代理出口业务1、 当发生费用垫付时，应收会计输入代理出口类型的发票，根据实际情况输入发票行，在发票行说明中说明付款原因。应收款管理系统将创建以下日记帐分录： 发票： 借：应收帐款贷：应收总帐中转总帐：借：应收总帐中转贷：现金/银行存款-人民币-帐号2、 代理出口收汇后，应收会计输入代理出口预收款类型发票，并对发票进行收款核销，发票币种和收款币种均为人民币，应收款管理系统将创建以下日记帐分录： 发票：借：应收帐款贷：预收帐款核销定金：借：银行存款-人民币-帐号贷：应收帐款3、 结算代购代销收入时，应收会计录入代理出口类型发票，发票行指定代购代销收入，金额为代理费收入，在发票行说明中说明原因。然后将该发票及其他垫付费用发票与对应的预收款发票进行核销。应收款管理系统将创建以下日记帐分录：发票：借：应收帐款贷：代购代销收入核销定金：借：预收帐款贷：应收帐款4、 还客户的余款时，应收会计输入一张代理出口类型的发票，根据实际情况输入发票行，在发票行说明中说明付款原因，并将该发票与对应的预收款发票进行核销。应收款管理系统将创建以下日记帐分录：发票：借：应收帐款贷：应收总帐中转总帐：借：应收总帐中转贷：现金/银行存款-人民币-帐号核销定金：借：预收帐款贷：应收帐款5、 如果客户定金不足则进行补收，并核销相应发票。代理出口业务的相关发票编号均以代理合同号为前缀。其他业务收入、营业外收入发生其他业务收入、营业外收入的应收款时，应付会计在系统内录入其他业务收入类型发票。系统自动生成相应分录。通知单栏目业务现状及需求对于产品销售收入和其它业务收入、营业外收入，需要产生不同的会计分录。解决方案对于销售的商品，由于系统中已定义了物料，不需再定义通知单栏目。对其它一些收入需要挂应收发票的，可以通过通知单栏目定义从而在输入发票时自动生成对应的收入科目。编号通知单栏目名称收入科目1固定资产清理收入2销售费用3罚款收入4存入保证金5其他收入6代理支出7代理收入89101112自动会计业务现状及需求应收帐款的管理，发票和收款信息的核销主要通过会计科目来实现。解决方案Oracle在每一个交易类型中设置有关应收帐款、收入等帐户信息；在通知单栏目和物料属性中设置不同的收入帐户；在自动会计中设置应收、收入等帐户的取值规则。当交易输入时，系统自动搜寻自动会计的取值规则，产生会计分录信息。应收款管理系统使用的所有自动会计帐户结构如下：科目段收入应收款税运费未得收入未开单应收款自动发票结算公司 201010101部门 4销售人员0000000000会计科目 7标准通知单行事务处理类型税预收帐款科目产品 4标准通知单行000000000000备注 5事务处理类型客户地址税客户地址对于收款，则通过收款方法、收款银行以及收据来源等一系列关联设置，使系统自动查找相关银行和现金类帐户，自动形成会计信息。具体规则及取值见AR的setup文档。业务处理业务现状及需求目前各家公司均有多币种管理、折扣和非足额收汇的需求。解决方案多币种管理系统可以处理收款币种和发票币种不同的情况，需要在系统配置文件中选择“启用交叉货币”。折扣处理各公司通常要求客户足额付款，目前没有提供任何形式的折扣。因此决定了公司的付款条件也相对简单。但从公司的长远发展角度而言，可能会在将来的交易中逐步与国际惯例接轨，对不同合同、不同客户以及不同回款速度考虑给予不同程度的折扣优惠。Oracle应收帐款系统提供了用户可自定义的无线多种付款条件，各公司可以随业务发展不断增加所需的包括折扣在内的多种付款条件。譬如针对现金折扣，就可以由用户在付款条款中设置带有折扣的付款条款。在客户配置文件或客户主文件中选择该付款条款，或者在定单录入或应收事务处理时选择该付款条款。在用户作收款帐务处理时，系统将自动计算应得的折扣金额，并允许手工修改折扣额。针对销售折让，在定单录入或应收事务处理时直接录入折让后的销售价格，不需要作特殊的系统设置。非足额收汇处理目前各家公司均存在不能足额收汇的情况，主要原因是产品质量问题、或支付银行手续费，分三种情况：1、 有质保金，即对供应商的应付帐款没有全额支付。处理方式是：先冲减销售收入，然后扣除剩余应付帐款。2、 如果没有质保金，处理的方式：首先冲减销售收入，然后在和供应商签定下一采购订单时要求扣除部分货款作为对上一笔合同的赔偿，对于扣除的货款将冲回上一订单的商品销售收入。帐务处理与以上“1”情况相同。3、 如果需要支付银行手续费，则在收汇记帐时，直接红冲产品销售收入。结合Oracle系统功能，提供系统处理方案如下：情况一：1、应收会计首先针对原发票做一张贷项通知单，根据实际情况从而冲减原发票的行金额，自动产生分录：借：收入 贷：应收帐款2、 然后再在应付系统将针对该供应商做一张借项通知单，借项通知单号以该笔合同号为前缀，分配行科目是收入科目，金额为质保金金额。最后执行零付款核销原应付发票和借项通知单。系统自动创建分录：借：应付帐款 贷：收入情况二：1、应收会计首先针对原发票做一张贷项通知单，根据实际情况从而冲减原发票的行金额，自动产生分录： 借：收入 贷：应收帐款2、对于下一笔采购订单的扣款，同情况一的处理相同，只是借项通知单号以上一笔合同号为前缀。情况三：应收会计在系统输入付款信息时直接对发票进行调整，选择对应的调整的活动类型，并输入调整原因，自动产生分录：借：收入 贷：应收帐款收入确认各公司的主营业务是利润的主要组成部分，而且业务量较大。利用系统产生的自动发票可以将销售工作一次处理完成，如果有其它需要手工干预的情况，应收会计可以进行手工调整。业务人员在销售发运确认后，根据订单管理系统的销售合同的状态，系统自动创建发票，应收会计在应收帐款管理系统中复核发票即可。建议创建自动发票的程序每天运行一次。如果发票帐龄是依据发运日期计算的，需要规定业务人员在输入发运事物处理时，输入真实的发运日期，这样自动发票的日期就是实际发运日期。预收帐款管理业务现状及需求目前各家公司存在对客户进行预收款的情况。解决方案根据Oracle系统的功能，提供两种方案。方案一：1、 应收会计将客户的预收款以“销售预收款”的交易类型录入系统，交易编号以合同号为前缀，并对其进行收款，收款单号为合同号。创建会计分录：销售预收款：借：应收帐款贷：预收帐款收款：借：银行存款-人民币-帐号贷：应收帐款2、当销售发票确认后，与销售预收款进行核销。方案二：1、 应收会计将客户的预收款以收款的形式直接录入系统，收款单号为合同号，但不和具体发票进行核销。创建会计分录：收款：借：银行存款-人民币-帐号贷：预收帐款2、 当销售发票确认后，与收款进行核销。收款管理业务现状及需求各公司在对外贸易中一般采用三种结算方式：L/C、T/T、D/P，通常风险较小，也存在D/A结算方式。解决方案收款管理出纳收到银行水单后，记录在收付款登记簿上，应收会计到出纳处取回单据，在收付款登记簿上签字，录入收款信息，如涉及外币业务，则输入当日汇率，并核销发票，系统自动生成会计分录。应收会计可以按照实际需要，要求主要系统维护人员在系统中设置相应的收款分类和付款方法。收款方式可以自定义，收款方式下需需要分别定义不同的银行和银行帐户。收款方法：电汇、信用证、付款交单和承兑交单信用证管理Oracle系统不具备标准的信用证控制流程。但各公司可以采用总部业已完成的二次开发的信用证功能来实现。开户银行开户银行的设置可在 AP、AR中共享，各家公司根据实际情况设置自己的银行帐号信息，并指定对应的现金（银行）科目。杂项收款对于直接收款的业务（如银行利息收入），可以通过系统杂项收款的功能直接实现。催款业务现状及需求公司将业务员作为催款人员，由业务员对客户进行提醒和催款。解决方案系统功能1. 在Oracle应收系统中加强了对于客户应收款与收款情况的考核与信用度考核，定义一些客户付款条款，以促使对于客户收款情况的分析。如30Net，30天为付款信用期，超过30天付款的，应引起公司的注意，及时采取措施，尽早收款，以防止坏帐的产生。2. 提供了多种查询方式与报表功能，可定义各种帐龄期间，从而对客户应收帐款进行管理。3. Oracle应收帐款系统提供详细的对帐单、各种帐龄分析报表，提供按销售人员不同产生的销售报表，便于对销售人员的业绩进行考核。4 坏帐准备的提取在总帐完成。催款各公司在实际业务中通常由业务人员与客户交涉催款事宜，考虑到客户关系管理的重要性，由财务人员总体对帐龄进行管理，但不对具体客户催款。各公司财务人员提供报表并给出催函，交由业务员进行具体催款。以上为建议催款方案，各公司根据实际情况安排催款活动。坏帐处理业务需求各家公司每年均计提坏帐准备。解决方案1. 在年末，参考Oracle系统提供的帐龄分析报表，按一定的比例在总帐中计提坏帐准备。 在总帐记录： 借: 管理费用-坏帐准备 贷：坏帐准备2. 对已经确认的坏帐的发票直接对其进行调整，调整金额为坏帐金额。确认坏帐时，选择“坏帐调整”活动类型进行调整，系统自动创建会计分录： 借: 坏帐准备贷：应收帐款根据公司实际情况确定财务人员的调整的金额权限。查询与报表业务需求提供客户往来帐的帐龄分析报表等管理性报表解决方案Oracle系统的应收模块提供比较丰富的查询功能及报表。在线查询系统提供了以下的在线查询功能： 客户帐户查询：此功能提供多客户的帐户查询,可查询到客户的帐龄、客户某期间的余额。直接输入客户名称范围或客户的编号范围、