Word高级-长文档排版教程.pptx

长文档排版技巧,Word 2010,长文档的困惑,纲目结构复杂，内容较多，几十甚至数百页； 浏览、编辑和查找都相当困难； 花大量时间修改格式、制作目录和页眉页脚等。,工作报告、宣传手册、毕业论文、书稿,长文档排版的主要内容,制作长文档的纲目结构； 设置多级标题编号； 定义、应用和修改样式； 为图表设置题注和交叉引用； 为注释和参考文献插入脚注或尾注； 文档结构的整体布局（分节、分页和页面设置）； 设置页眉和页脚； 编制目录和索引；,两个关键概念,样式 格式的集合。 包含：字体、段落、编号、边框、制表位 优点：应用快捷、格式统一、一改全改。 种类：段落样式、字符样式、表格样式、列表样式 分节 节是文档的一部分。 插入分节符之前，Word将整篇文档视为一节。 在需要改变页面方向、页边距、分栏状态、纵向对齐方式、行号、页眉和页脚样式、页码、纸型大小及纸张来源等特性时，需要创建新的节。,1. 建立长文档的纲目结构,在“大纲视图”中建立文档的纲目结构,3. 定义、应用和修改样式,3.1 应用标题样式,3. 定义、应用和修改样式,3.2 修改标题样式,3. 定义、应用和修改样式,武汉科技大学本科毕业设计(论文)基本规范,注意： 在“标题1”的段落格式中设置“段前分页”。 否则，段前距显示不出来，导致标题紧贴页眉。,3. 定义、应用和修改样式,修改标题样式后的效果,3. 定义、应用和修改样式,3.3 新建专门用于文档一般文字的“一般文字”样式 很多用户，习惯给文档的一般文字，应用Word提供的“正文”样式。实际上，这样做，不好！ 因为，Word提供的样式，都是以“正文”为基准建立的， “正文”为样式之母。如果修改“正文”，其他样式均会产生相应的改变。 鉴于上述原因，应该先为一般文字，新建一个样式（如“一般文字”）。,武汉科技大学本科毕业设计(论文)基本规范,3. 定义、应用和修改样式,3.4 应用“一般文字”样式 将文章内的所有正文应用“一般文字”样式。,4. 录入正文,5. 为图表设置题注和交叉引用,题注 针对图片、表格、公式一类的对象，为它们建立的带有编号的说明段落，即称为“题注”。 例如每幅图片下方的“图 1.1 本文研究思路”等文字就称为题注，通俗的说法就是插图的编号。 交叉引用 为插图编号后，还要在正文中设置引用说明，例如“如图1.1所示”。 引用说明文字和图片是相互对应的，我们称这一引用关系为“交叉引用”。,5. 为图表设置题注和交叉引用,5.1 插入题注,5. 为图表设置题注和交叉引用,同理，新建题注“表”,5. 为图表设置题注和交叉引用,5.2 修改和应用“题注”样式,5. 为图表设置题注和交叉引用,5.3 插入交叉引用,如何删除题注标签与编号之间的空格？,此方法一劳永逸。 设置一次后，以后所有的word文档均无此空格。,如何在插入题注时，自动去掉中间的空格？,如何删除题注标签与编号之间的空格？,步骤1：打开Word文档后，按“Alt+F11”键， 打开“VBA对话框”。,如何删除题注标签与编号之间的空格？,步骤2：粘贴程序代码，并保存。,如何删除题注标签与编号之间的空格？,双击，获得程序代码。,如何删除题注标签与编号之间的空格？,如何删除题注标签与编号之间的空格？,更神奇的是：,新建任何一个Word文档， 插入各种不同的题注， 那个讨厌的空格都不见了！,如何删除题注标签与编号之间的空格？,Sub InsertCaption() 修改系统插入“题注”命令 功能：自动删除标签与编号间的空格（英文除外），并在题注数字后添加一个空格；适用于：Word 2003 - 2013，不兼容WPS文字！ 真正从原理上协同系统插入题注，无任何前提条件；用户照常插入题注即可，甚至感觉不到程序的存在！ Endlesswx于2015年8月4日 另,如果插入的始终未域代码而不是数字，非程序问题，Alt+F9一次即可 Dim Lab As String, startPt As Long, endPt As Long, myrang As Range On Error Resume Next 发生错误时让程序继续执行下一句代码 Application.ScreenUpdating = False 关闭屏幕更新，2013在此处关闭更新会导致输入框灰色不可选，故修正在调出对话框之后 startPt = Selection.Start startPt标注起始点 *将if条件隐藏隐藏即可实现-手动替换题注空格* If Application.Dialogs(357).Show = -1 Then 插入“题注”对话框秀出来,如果按确定结束时执行以下程序，避免按取消后的空格,357也可换成wdDialogInsertCaption Application.ScreenUpdating = False 关闭屏幕更新 Lab = Dialogs(357).Label endPt = Selection.Start endPt标记插入的题注部分终点 Selection.Start = startPt 选定插入的整个题注 删除标签与编号间的空格（英文后的保留） With Selection.Find .Text = Lab & “ “ .Forward = True False=向上查找,(True=向下查找) .MatchWildcards = False 不使用通配符 If Lab Like “*0-9a-zA-Z.“ Then 此处判断标签的最后一个字符是否为英文或数字，是则不删除空格 Else .Replacement.Text = Lab .Execute Replace:=wdReplaceOne 替换找到的第一个，此处用作删除空格 endPt = endPt - 1 删除空格后，末位减1 Selection.End = endPt End If End With 在题注数字后添加一个空格 Selection.Fields.ToggleShowCodes 切换域代码，这样才能用d查找域 With Selection.Find .Text = “d“ .Replacement.Text = “& “ .Forward = False False=向上查找,(True=向下查找) .MatchWildcards = False 不使用通配符 .Execute Replace:=wdReplaceOne 替换找到的第一个，此处用作添加空格 End With 选定整个插入的题注内容，将域代码切换回来 endPt = endPt + 1 增加空格后，末位加1 With Selection .Start = startPt .End = endPt .Fields.ToggleShowCodes 切换域代码（切换回来） End With 将光标定位至题注所在段尾处 Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1 此句光标返回插入题注前的原始位置，对于已经输好标题的情况并不合适 选择段尾回车符 With Selection.Find .Text = “13“ .Forward = True False=向上查找,(True=向下查找) .MatchWildcards = False 不使用通配符 .Wrap = wdFindContinue 继续查找 .Execute End With Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=1 定位到段尾回车前 End If Application.ScreenUpdating = True 恢复屏幕更新 End Sub,6. 插入脚注和尾注,脚注和尾注可以对文档中的内容作注释。 脚注：是对某一页有关内容的解释，常放在该页的底部； 尾注：常用来标明引文的出处或对文档内容的详细解释，一般放在文档的最后。 脚注和尾注都是由两个部分： （1）注释引用：一般以上标的形式紧跟在要注释的内容后面 （2）注释文本：置于注释标记所在当页的下面或文尾,6. 插入尾注，建立参考文献,步骤1：在正文尾部插入一个“分节符（下一页）”,插入了一个分节符（下一页）,6. 插入尾注，建立参考文献,步骤2：插入尾注,6. 插入尾注，建立参考文献,注意：插入第一个尾注后，产生三个变化： （1）尾注引用 （2）尾注分隔符（尾注延续分隔符） （3）尾注文本,6. 插入尾注，建立参考文献,6. 插入尾注，建立参考文献,步骤3：对“尾注引用”应用和修改样式,6. 插入尾注，建立参考文献,步骤4：删除“尾注分隔符”和“尾注延续分隔符”,6. 插入尾注，建立参考文献,6. 插入尾注，建立参考文献,步骤5：插入分页符 将“尾注文本”，即参考文献置于下一页,6. 插入尾注，建立参考文献,步骤6：输入 “参考文献”，应用为“标题”样式，并修改“标题”样式。,6. 插入尾注，建立参考文献,步骤7：对“尾注文本”应用和修改样式,小四、宋体、Times new roman、 两端对齐、悬挂缩进2.5字符、1.25倍行距,6. 插入尾注，建立参考文献,7. 文档结构的整体布局（分节、分页和页面设置）,7.1 分节和分页 在需要改变以下特性时，需要创建新的节。 页面方向 页边距 分栏状态 纵向对齐方式 行号 页眉和页脚样式 页码 纸型大小及纸张来源等,7. 文档结构的整体布局（分节、分页和页面设置）,封面 中文摘要 英文摘要 目录 正文 参考文献 致谢 附录,正文各章之间插入“分页符”,7. 文档结构的整体布局（分节、分页和页面设置）,7.2 页面设置 页面设置是基础。设置不好会导致打印出的页面不美观，图像位置不能固定等问题。 页边距 页边距、纸张方向、页码范围 纸张 纸张大小、来源 版式 节：节的起始位置、是否取消尾注 页眉页脚：奇偶页不同、首页不同、距边界的距离 页面：垂直对齐方式 文档网格 文字排列方向 网格 每行字符数 每页行数,7. 文档结构的整体布局（分节、分页和页面设置）,8. 设置页眉和页脚,8. 设置页眉和页脚,页眉： 加“武汉科技大学本科毕业设计”或“武汉科技大学本科毕业论文”，字体为三号隶书，居中，单倍行距。每页首行文字的段前间距为0.5行。 页脚： 摘要和目录的页码用罗马字母小五号字，底端居中； 正文的页码用阿拉伯数字，小五号Times New Roman字体，底端居中。,武汉科技大学本科毕业设计(论文)基本规范,8. 设置页眉和页脚,步骤1：设置第1节页眉,8. 设置页眉和页脚,8. 设置页眉和页脚,步骤2：设置第2节页眉,8. 设置页眉和页脚,步骤3：设置第1节页脚,8. 设置页眉和页脚,步骤4：设置第2节页脚,8. 设置页眉和页脚,步骤5：设置第3节页脚,8. 设置页眉和页脚,步骤6：设置第4节页脚,9. 编制目录和索引,目录 就是文档中各级标题的列表，它通常位于文章扉页之后。 目录的作用在于，